公司文档资料管理办法

公司文件管理系统规范公司文件资料管理，加强文件资料的收集、保管和使用，有效地保护和利用文件资料，便于公司各项工作，提高公司文件的实用性和有效性，结合公司实际情况制定本管理方案。公司文档范围由文档、电子文档、音频和视频文档确定技术部门、营销部门、办公室、财务室项目负责人填写的各种文件除个人备份外，还自愿提交到办公室，保管备份，制作文件交付清单，收购方双方因未履行文件交付存档系统而丢失重要文件的情况下，公司应履行责任(财务室除外)。文档文档分为基本文档、技术文档、市场文档和项目开发文档一、主要存档范围：(a)基本文件：1.有关公司成立、变更申请、批准、注册等的文件资料；公司股东大会、董事会形成的文件材料；公司管理系统、流程；4.财务、会计和管理文件材料；5.有关劳动工资、人事、法律工作管理的文件资料；有关教育和培训的文件材料；7.公司资格8.知识产权、商标保护文档9.赔偿决定，媒体宣传文件(b)技术文件：1.设计文档进程文件2.技术研发资料、研究资料、技术图纸、技术文件、技术合作合同等；合作单位资格、产品检验报告等证据材料；4.有关产品生产、能源消耗、安全生产的文件资料；仪表、机械设备文件材料；6.工程日志和试验资料，各建设阶段垃圾样品和照片，工艺影像资料。7.各种总结报告；8.外国技术合作文件(c)市场文件1.营销相关文档资料包括PPT等。2、技术设计服务方案市场信息、研究信息资料；4.技术宣传方案(d)项目开发文档1.区、市、国家应对单位的项目咨询、详细文件2.请向项目提交稿报告。3.项目跟踪和项目文档4.政策、法规、法律、法规及其他文件。二、文件管理方法：公司办公室在负责副总裁的指导下具体负责文件管理、调整。(一)负责公司文件及相关资料的收集、总结、整理、分类、保管、保护、统计等工作，实行公司的各种规章制度，严格保护文件资料的机密性。(二)做好公司的各种宣传活动工作，协助收集整理展览会资料、广告彩页、装订本。(c)公司内部产品图纸、流程文档、技术数据、质量保证系统文档和变更单的原始存档、文件制作、存档；(五)管理公司重要资格证，收集文件外部文件。(六)管理公司非技术资料、公司文件、公司系统的保管、公司职员人事档案的保存。(七)负责公司培训、培训文件、公司宣传网站的定期更新；(八)监督、指导和检查其他部门的文件、信息工作，组织业务学习和教育，充当文件信息的信息源。(九)对不足的文件资料，采取其他措施积极完善。(10)。文件分类：按文件资料来源、时间、标题、内容、字母顺序分为多个层次和类别。分类除了大类别(企业管理文档、人力资源、系统文档、技术类文档、外国标准、国际标准、国家标准、行业标准等)外，根据部门、是否保密、保密程度进行分类。生成的文件目录，编号方法。(十一)公司存档文件阅览权限由副总经理级以上负责人掌握，部门需要文件阅览时，需经副总经理批准。(12)。文件借款人必须保证资料的完整性，不得擅自变更、素描、剪裁、提取、分解或毁损。注意安全机密，严禁擅自复制、复印、贷款、丢失。归还贷款文件资料的时候，要亲眼看，发现丢失或损坏的话，要及时补救，一天以上的贷款要确认文件出借目录签名。(13)公司内部的文件资料按如下方式使用。1)提供文件资料来源。2)提供文件信息副本；3)提供文献索引、目录信息；4)提供相关电子文档。(14)，公司技术部门文件中，工地施工日志、技术数据记录、图纸、工艺文件等相关文字资料要分类好，一清一楚，要及时记录在计算机存档用的电子文件中。每周主动交给办公室保管。三、技术数据存档管理方法公司的仪器设备文件是公司重要的技术储备，为了充分发挥工程实施、研究中仪器设备文件的作用，规范公司设备设备数据的保管管理，结合公司的实际情况，特别是制定本规范。(a)，设备数据存档范围1、对于公司固定资产设备，价值超过500元的购买计划、批准文件、购买合同、随机技术资料等属于归档范围。2，5，000元以上的设备，仪器设备验收报告，10万元以上的设备(包括大型精密设备和进口设备)，还应包括可行性研究报告。进口设备应包括协商和引进过程中产生的技术业务文件。3、相关设备管理文件、未生效合同、协议、设备广告材料、说明书等资料。4、固定资产设备的操作和维护相关资料如下：大型精密设备和进口设备使用记录；维修记录、故障维修记录；如有必要，将颁发周期测试证书。5、设备报告损失、报失、报废相关申报、批准文件。6、针对事务、调整、损失报告、丢失和处置等设备处置，需要归档固定资产设备的数据包括：应存档报废、损失报告、遗失申报设备、处置申请报告、报废报告单、资产处置申请表、资产价值证明(固定资产卡)。转移和处理设备，转移报告，批准，设备异动报告单存档。(b)，设备数据存档阶段1、固定资产到达后，设备采购和检验员应及时清点随机技术数据，进行检查登记工作。2、设备购买负责人必须将有关设备的保管文件与文件职员一起转让，进行签名登记，明确移交设备资料收集和转让程序。3.对提货的设备资料，应根据需要分类、登记、整理，做好保管或移交工作。保管价值超过4，10万韩元的昂贵设备，整理归档资料后，及时保管。(c)，设备数据存档要求1、各设备接收部门在办理设备接收手续时，首先要完善资料保管程序。2、设备操作、维修、处置材料必须在初始时间存档。3、公司设备接收部门负责设备和设备数据的收集、整理和存档转移工作，设备所有权使用部门应当存档需要存档的设备数据的原始文件。4、仪器设备文件材料，要用蓝色黑色墨水，不要圆珠笔或铅笔。字要整齐，图案要清晰，文面要整齐，不能改写。5、对不符合保管要求的仪器设备信息，及时采取应急措施，然后你方办理交接手续。6、只能提交批和模型设备知识库中的一个，其余的由使用部门随机存储。7、设备技术文件保管提交原始文件，副本由使用部门、负责人保管。技术信息的获取按照公司档案管理办法的规定执行。四、电子、音频和视频文档管理方法电子文件是公司办公室文件的