NOTES应用小技巧分享.ppt

NOTES应用小技巧,2,目录,1、如何更换模板设计2、邮箱如何设置“离开办公室”？3、分清主次，加快邮件处理效率：使用抄送箱4、如何创立文件夹5、如何创建信笺6、如何创立区段7、如何创立基本表格8、如何创建带附签的表格9、如何创建热点10、如何标识后续重点跟进邮件11、如何标识不同人员邮件底色和字体12、如何创立链接友情赠送2份小礼物,3,1、如何更换模板设计,使用正确的模板是很多设置和应用的基础，因此，请先确认使用的是“中兴标准邮箱（R6）”右键点击服务器邮箱数据库替换设计,4,2、邮箱如何设置“离开办公室”？,5,2、邮箱如何设置“离开办公室”？,点击“工具”“离开办公室”注意：如果点击工具之后，找不到“没有离开办公室”一项，则先选中“工具惯用选项确定”，重新点击“工具”就可以看到,6,3、分清主次，加快邮件处理效率：使用抄送箱,先检查当前模板是否正确打开服务器邮箱正确的邮箱模板如下图上方工具条应该有“抄送收件箱”按钮,7,3、分清主次，加快邮件处理效率：使用抄送箱,如果没有，先关闭下服务器邮箱请在工作台服务器邮箱图标上右键“数据库”“替换设计”模板服务器输入自己邮箱所在服务器名字回车，下面的模板选中中兴标准邮箱，然后点替换按钮，如果弹出提示窗口，就选择是，替换开始，等下面notes状态栏提示替换完成；,8,3、分清主次，加快邮件处理效率：使用抄送箱,重新打开服务器邮箱就会有这个按钮点击它选择启用它会弹出新建规则，可以暂时不设置完了重新启动notes然后在这里新建规则即可,9,3、分清主次，加快邮件处理效率：使用抄送箱,然后可以分别在收件箱和抄送箱里“查看未读”，所有未读的邮件就在这里,10,4、如何创立文件夹,文件夹可以把邮件做分类，便于查找和整理,11,4、如何创立文件夹,文件夹创建文件夹,12,4、如何创立文件夹,输入文件夹名称,13,4、如何创立文件夹,然后在邮件列表里选中欲放入文件夹邮件，点击“文件夹“移入文件夹”,14,4、如何创立文件夹,选中欲放入文件夹邮件，“移入文件夹”即可,15,5、如何创建信笺,利用”信笺“可以重复多次使用同一个邮件内容,16,5、如何创建信笺,在工具里选择“信笺”“新建”“个人”,17,5、如何创建信笺,18,5、如何创建信笺,19,6、如何创立区段概述,区段能够折叠成为一行的段落，或者展开以显示在区段中的所有文本。因此，读者只需要展开并阅读他们感兴趣的区段。区段在使大型文档更便于管理方面是有帮助的。取代让读者向下卷动文档查找重要信息的方法是，可以把所有关于一个主题的信息集中在一个区段中。创建Notes文档的第一条规则是“把重要的信息放在文档的顶部”。应用这条规则的原因是，大多数读者只扫描第一段或前两段。如果需要向下卷动屏幕，就别麻烦读者去进一步阅读它。区段效果演示：,20,6、如何创立区段概述,小三角形出现在每个区段标题的左边。要查看在某个区段的所有文本时，可以单击该小三角形（Twistie，折叠器）。再次单击折叠器，这个区段又会折叠成为标题。选择“查看”菜单中的“全部展开”命令，可以展开文档中的所有区段。选择“查看”菜单中的“全部折叠”命令，可以折叠文档的所有区段。在右图中，可以看见具有展开区段的文档。,21,6、如何创立区段方法1,适用于完全新建一个邮件点击：新建信笺创建区段点击右键：更改字体、底色、样式等可以创建多个区段,22,6、如何创立区段方法2,适用于已有现成文档，需要在邮件中发送的；选中需要创建区段的文字,选中要包含在区段中的所有文字,23,6、如何创立区段方法2,点击：“创建区段”,24,6、如何创立区段,点击右键：“区段属性”更改字体、底色、样式等可以创建多个区段,25,6、如何创立区段,设置区块样式、颜色设置是否折叠更改字体、底色、样式等可以创建多个区段,26,7、如何创建基本表格,基本表格和带附签的表格是常用的表格方式创建表格的三种方式：,1,3,2,点击：创建表格,空白处点击右键：选择“插入表”,点击：快捷键上边的“插入表格”按钮,27,7、如何创建基本表格,插入行、列或删除行、列、整个表格跟创建时一样，可以通过3种方式进行选择菜单，然后通过下边的选项可实现：,1,3,2,28,7、如何创建基本表格,合并或拆分单元格（与在word或excel中实现一样）,29,8、如何创立带附签的表格,带附签的表格可以在点击附签时显示每行，因此可以把同一项工作的不同方面进行集中展示，较为清晰醒目，连贯一体；,30,8、如何创立带附签的表格,31,8、如何创立带附签的表格,32,9、如何创建热点概述,弹出式文本热点在框中显示附加的文本。当用户把光标指向热点或单击热点区域时，该框就会弹出来（根据设置）。弹出框经常用于类似于词汇表的术语说明。效果如下：,33,9、如何创建热点方法,在邮件正文中选中需要创建热点的文字,选中需要创建热点的文字,34,9、如何创建热点,点击“创建热点弹出式文本”,35,9、如何创建热点,输入弹出式文本内容，即跟随框中将显示文字选择触发方式,输入弹出式文本的详细内容,触发方式,36,10、如何标识后续重点跟进邮件,37,10、如何标识后续重点跟进邮件,菜单中选择“后续”“添加或编辑标记”,38,10、如何标识后续重点跟进邮件,在“后续”邮箱里，可以看到标记过的邮件,39,11、如何标识不同人员邮件底色,可以对特殊人员标识不同的邮件底色和字体颜色来进行特殊提示点击“新建便笺工具惯用选项”,40,11、如何标识不同人员邮件底色,41,12、如何创建链接,链接是指向其他文档、视图或数据库的指针。当回答邮件时，对邮件的回信就包括有到原始邮件的链接。有四种可用的链接图标可以包括在文档中，如下表所示。表中是对每一种链接类型的简要说明。只有当链接是被链接到文档、视图和数据库时，其他人才能够访问它。如果链接的文档已经被删除，或者链接到的数据库不可用。或者不能被试图使用这个链接的人访问，则该链接就不起作用。链接的成功与否还取决于对文档或数据库的正确的权限或存取权限，或取决于数据库的可用性。当在邮件内使用文档链接时要小心。例如，除了自己之外无人能够访问你的收件箱。你不能够发送文档给Harry,使他能够查看你从Monica那里接受到的在收件箱中的邮件。Harry不能够访问你的邮件箱。在这种情况下，必须转发Monica的邮件,42,12、如何创建链接,43,12、如何创建链接,首先确定要链接的类型编辑链接式拷贝文档链接视图链接数据库链接,44,友情赠送：NOTES打不开请运行它,有时Notes运行不正常关闭后，再进入一般需要重启电脑，比较麻烦。这种时候可以运行下边这个程序，就可以不用重启电脑了；,45,友情赠送：眼科专家这样设置显示器,眼科专家建议电脑屏幕不要用白色，因为白色对眼睛的刺激是最大的。将电脑屏幕由刺眼的白色改为淡绿色，这样