第一章采购流程与采购制度管理.ppt

企业物料采购,南京化工职业技术学院,项目,章节,什么是采购？,采购先锋勇闯高峰,模块一熟悉采购制度管理与组织,任务一：认识采购和物流一、采购的定义和内容（一）基本概念Purchasing，Procurement采购是以各种不同的途径，包括购买、租赁、借贷、交换、征收等方式，取得物品及劳务的使用权或所有权，以满足使用的需求。它有狭义采购和广义采购之分.,模块一熟悉采购制度管理与组织,（二）采购的形式和内容1根据采购物品用途的不同划分（1）工业采购（工业企业采购）（2）消费采购（商业企业采购）2根据采购输出的结果划分（1）有形采购：生产资料与生活资料（2）无形采购：软件、技术、服务项目：土建工程等,采购的定义（1）狭义定义商品采购，是指各企事业单位及个人，为获取商品，对获取商品的渠道、方式、质量、价格、时间等进行预测、决择，把货币资金转化为商品的交易过程。采购的主体：政府事业单位企业个人和家庭消费者,模块一熟悉采购制度管理与组织,目前，中国的企业中正在:确立现代采购理念改革采购模式制定采购战略优化采购流程降低采购交易成本选择是采购的本质属性,模块一熟悉采购制度管理与组织,二、采购的地位和作用讨论：制造企业要想增加利润，有哪几种途径？例江苏省某企业生产的产品中，原材料采购的成本占60%，生产加工、销售及相关的行政费用占30%，纯利润10%。该厂后来利用网上采购的方式，使原材料采购成本从原来的60%下降到55%；而这看似不起眼的5%却使该厂的利润一举增加了50%！基于上述情况，如果用其他方式获得同样50%的利润增加额，有三种途径：一是要增加30%的销售量；二是将利润率提高40%，但利润率的提高反过来又将造成销售的下降；第三个方案就是裁员。（一）采购的经济性、采购成本是企业产品成本的主要组成部分；、进货周期直接影响企业流动资金的周转；、所购材料的品质直接关系到产品质量。（二）产品更新换代的媒介通过供应商早期参与产品开发(ESI,即EarlySupplierInvolvement）来实现的,1999年9月，美国采购协会出版的采购杂志，显示了IBM公司过去几年的采购金额占销售额的变化：1993年35%1994年37%1995年40%1996年49%1997年50%1998年51%1999年52%试解释为什么采购金额占销售额的比例逐年增加。,模块一熟悉采购制度管理与组织,（二）采购的作用1提高质量2控制成本3建立供应配套体系4与供应商建立合作关系5树立企业形象6信息管理,模块一熟悉采购制度管理与组织,任务二：采购的组织与机构一、采购组织机构的形式（一）分权式的采购组织1组织特点企业把与采购相关的职责和工作分别授予不同的部门来执行。2不利因素（1）权责不清（2）目标冲突（3）浪费资源,模块一熟悉采购制度管理与组织,(二）集权式的采购组织1织织特点将采购相关的职责或工作，集中授予一个部门执行，这是为了要建立综合的物料体系，因而设立一个管理责任一元化的组织体系。2有利因素1）大幅度降低物料成本。2）提升存量管制绩效。3）改善各物料部门之间的沟通与合作。4）降低了管理费用。,模块一熟悉采购制度管理与组织,（三）采购机构在企业中的隶属关系1采购部门隶属于生产部副总经理,总经理,行政副总经理,业务副总经理,生产副总经理,仓储,生产管理,采购,制造,产品管理,模块一熟悉采购制度管理与组织,2采购部门隶属于行政部副总经理,采,购,财,务,总经理,行政副总经理,生产副总经理,业务副总经理,采,购,人,事,仓储,生产管制,制造,品管,模块一熟悉采购制度管理与组织,3采购部门直接隶属于总经理,总经理,总经理,行政副总经理,业务副总经理,生产副总经理,人事副总经理,采购副总经理,模块一熟悉采购制度管理与组织,4采购部门隶属于资材部,总经理,资材部副总经理,业务副总经理,生产副总经理,人事副总经理,模块一熟悉采购制度管理与组织,二、采购的职责,请购单位,物料管理单位,管理阶层,仓储单位,财务单位,作业层面,采购单位,采购的职责,整体企业而言,采购部门内部而言,模块一熟悉采购制度管理与组织,三、建立采购管理组织的步骤,考虑采购管理组织的职能,确定采购管理组织机构,设计管理作业流程,考虑采购管理组织的任务量,设定岗位,为各个岗位选择配备合适的人,模块一熟悉采购制度管理与组织,任务三采购的决策与管理一、采购方式,招标采购,议价采购,采购方式,比价采购,模块一熟悉采购制度管理与组织,二、采购决策,采购价格决策,采购中的运输方式选择,交货期决策,采购质量决策,采购数量决策,采购品种、规格决策,供应商选择决策,采购国货款结算决策,采购决策,模块一熟悉采购制度管理与组织,三、采购管理,业务支持,批准实施,优化调整,业务审核,采购业务管理,模块一熟悉采购制度管理与组织,任务四：采购的制度一、采购种类,国内采购,国外采购,长期合同采购,传统采购,短期合同采购,个人采购,组织采购,采购范围分,传统采购,采购种类,采购主体分,采购方法分,采购时间分,模块一熟悉采购制度管理与组织,二、采购程序与环节,发现需求,需求说明、制定采购计划,选择供应商,采购档案管理,结算,接收和验货入库,价格洽谈、签订采购合同,采购订单安排,订单跟踪,采购流程示意图,三、采购的原则1、规范化原则2、效益的原则3、技术先进性的原则4、经济合理性的原则5、质量适合需要的原则6、功能与价值相匹配的原则7、发展固定采购的原则8、比较与选择的原则,Theoverallprincipleofprocurementisthesixrights.,TherightitemAttherighttimeIntherightquantityOftherightqualityFromtherightsupplierAttherightprice.,四：企业采购技术和管理方面的问题：（1）信息不能共享。由于组织之间信息私有化、未经集成，采购信息没有实现有效共享，包括采购方与供应方之间、企业采购部门与相关部门之间以及管理者与实施者之间。其后果有哪些？,（2）采供双方未建立稳定的合作关系。这是旧的采购模式造成的，它们以临时的或短期的合作机制为主，造成了竞争多于合作，进而导致了采购过程的不确定性。这种不稳定的合作关系的会给企业的经营带来哪些影响？,（3）与预测和物料需求计划结合不紧即不能有效根据生产需要组织采购，实现物料的供应计划与当前需求的平衡，并与企业的库存投资和策略相一致。,（4）无法跟踪采购情况包括请购单处理、采购单处理、询价单报价单处理；运输处理、收货处理、质量控制等。,（5）缺乏制约（采购事务的授权、签发、批准、执行和纪录没有进行职务分类），容易导致暗箱操作。（6）缺乏对供应商的评价和管理。总之，信息不畅和采购模式落后是企业采购中存在的根本问题,国企采购中的普遍问题：采购机构重叠；多头对外，分散采购。采购成本居高不下；各企业自备库存，造成各企业的库存量增大。采购环节的质量控制和技术管理工作重复进行，管理费用居高不下。,一般企业与世界级企业的采购活动的比较,中国急需专业的采购经理人：入世后，降低企业成本，高效的供应链管理及国际化的采购管理是中国企业走向国际的关键之一。通用汽车公司先进的采购系统、完整的采购渠道、精通成本管理的国际标准，使得公司从采购质高价低的原材料和配件一项，比同行业企业节约了10亿美元的成本。该公司的采购经理人佩罗斯成为职业采购经理人的典范。,企业虚位以待采购人才成“香饽饽”,企业采购、政府采购、跨国采购的迅速发展，使得采购人才日渐成为“香饽饽”。记者在人才市场采访发现，不少企业虚位以待，期待采购人才加盟。据了解，各类企业并未对采购人才提出年龄和学历的过高要求，但相当看重实践经验，要求应聘者至少具有两年的采购经验，了解市场行情，具有广泛的资源网络，并具备谈判、沟通、协调能力。此外，用人单位对应聘者的专业背景也相当看重。采购人才在企业中扮演的是“粮草官”的角色。他们既要熟悉企业的整个运作流程，及时提供和补足资源，同时还要充分了解市场信息、密切关注市场价格波动，在最适合的时间为企业提供价格最合理的生产和办公资料。一些企业老总说，好的采购经理，是企业成功的一半。面对这种情势，业内人士分析道，由于目前采购专门人才教育和培训相对滞后，采购专才的稀缺问题将日益凸显，采购人才的市场价值存在较大上升空间。,案例：香港利丰集团从采购管理到供应链管理,一、利丰集团的贸易转变:采购代理采购公司无疆界生产虚拟生产供应链管理二、利丰集团的经营现状,1、采购代理96年前，由于利丰的创办人通晓英文，利丰贸易成为了厂家及海外买家的桥梁。随后，利丰贸易逐渐把简单的采购代理扩展到其它更广泛的业务。2、采购公司这一阶段，利丰贸易扮演一家采购公司，即地区性的货源代理商的角色。通过在亚洲的不同地区，如中国内地、台湾、韩国和新加坡开设办事处来拓展业务。,服务内容：（1）为买家提供市场最新信息；（2）对不同的厂家作出产品、生产力及质量方面的评估；（3）向买家提供适合的厂家及供货商（4）代表买家向厂家商讨价钱、品质的管理；作为一家采购公司，利丰贸易主要的目标是：通过与生产厂家及买家建立长期伙伴的关系而达到双赢的局面。,3、无疆界生产除了作为一个采购公司，利丰于80年代也向前迈进了一步，成为无疆界生产的管理者与实施者。无疆界生产：客户会给予利丰一个初步产品概念，例如产品的设计、外形、颜色和质量方面的要求等，再由利丰为客户制订一个完整的生产计划。根据客户所提出的草案，利丰会进行市场调查，在各地采购合适的配件，例如布料、花边等，提供一个最适合的成品制造商。,在生产过程之中，利丰亦会对生产工序作出规划及监控以确保产品质量和及时交货。在这种无疆界生产摸式之下，利丰在香港从事设计和质量控制规划等高附加值的业务，而将附加值较低的业务，例如生产工序，分配到其它最适合的地方，例如中国内地，使整个生产程序及流程实现真正的全球化。,4、虚拟生产在该模式下，利丰再不是一个中介人或代理采购者，而是客户的供货商，利丰会直接和海外买家签定合同；利丰依旧不拥有工厂，而把生产任务外包给有实力的工厂，而利丰会密切参与整个生产流程，从事一切产品设计、采购、生产管理与控制以及物流等其它支持性工作。,5、整体供应链管理虚拟生产企业实际上已经是某个产品全面的供应链管理者。在虚拟生产模式的基础上，为了使整条供应链的运作更加合理与顺畅，利丰贸易继续开发更全面的供应链服务。除了负责一系列以产品为中心的工作，包括市场调查、产品设计与开发、原材料采购、选择供货商和生产监控利丰贸易还监管一系列的进出口清关手续和当地物流安排，包括办理进出口文件、办理清关手续、安排出口运输和当地运输等。,另外，利丰贸易亦会选择性地对有潜质的原材料供货商、工厂、批发进口商和零售商等进行挑选。这些在供应链中占据关键位置的企业进行融资，使供应链上供求双方的各个节点的企业能够以最佳状态运作。简单归纳，利丰贸易供应链管理的主要目的是为境外买家以合理的价格采购合适的产品并缩短交付周期。,利丰作为客户提供的服务主要包括：（1）从事各项市场调查来了解消费者的需求，为客户提供主要市场的最新信息；（2）研究与开发原材料，如布料、花边和电子配件等，以及为客户搜集最新的原材料信息；（3）根据市场最新的趋势，设计和开发符合市场需求的产品；（4）根据客户对于原材料的需求和不同地区的供应能力进行配对，与客户共同选择最佳的采购国家、地区及制造商，执行无疆界生产，实现产品全球化的增值；（5）监控采购、航运和配置原材料与配件到各国工厂；（6）在工厂生产过程中亦会提供技术援助，确保产品的质量和各个生产环节都能遵循客户的生产要求；,（7）为了做到快速反应的生产，不只监控主要生产原料的供应，而且策略性地管理库存和适时适量地补充库存；（8）为计划组装运输和航运送货服务；（9）最重要的一环，就是将信息技术应用到产品开发及寻找新的供货商的环节中，并为境外重要买家客户度身设计以达到他们的个别要求。,二、利丰集团的经营现状,利丰集团是一家以香港为基地的大型跨国商贸集团，运用供应链管理的理念，经营进出口贸易、经销批发和零售三大核心业务。,利丰集团,利丰贸易主要为欧美客户，包括连锁百货店、超市及著名品牌公司提供高增值采购服务，其出口贸易经营范围包括产品设计、原材料采购、统筹生产、物流、融资等，主要市场为美国、欧州和日本。,利丰经销在亚太区分销世界各地品牌的快流消费品、医疗产品、家电及汽车零件等，为客户提供经销批发、商务拓展、制造加工、物流配送服务。业务范围包括马来西亚、泰国、中国大陆、菲律宾、香港等,两家零售连锁店，OK便利店玩具反斗城,利丰零售,利丰的目标是：“为世界各地企业和消费者提供合适、合时、合价的消费产品”。20世纪90年代，开始进行了数项成功的并购活动，包括：1995年收购老牌英资贸易企业英之杰公司旗下的采购出口业务；1998年收购英之杰公司在亚太区的欧美快流消费品及医疗产品经销。1999年收购古太集团旗下的两家出口贸易公司。,利丰集团的贸易业务（简称利丰贸易）是集团中最重要的组成部分，从事消费产品的出口，以美国、欧州和日本为主要市场，采购基地主要集中在亚州。经营品种包括服装、饰物、家具、礼品、家居用品、手工艺品、玩具、运动用品等。利丰贸易本身并没有生产厂，而是通过协调6000多家产品优质和成本效益高的供货商进行生产，满足客户对产品品质和交货时间的严格要求。,利丰贸易在40个国家和地区设有67个采购办事处其中中国大陆地区的采购量占32%；中国香港、台湾和韩国占42%还有10%的采购量是来自于东南亚其他国家。利丰贸易的出口市场70%在北美州；21%在欧州，其余在南半球及日本。,利丰经销公司成立于1998年，核心业务是为世界各地的品牌产品在亚太地区提供批发经销等一站式的代理服务。利丰经销的客户目前有300余家，协助他们将产品分销到亚太地区的20，000多个客户处。利丰经销的产品包括食品、护理用品、家居用品、电器、时装、汽车零件等。利丰经销的销售网络覆盖9个亚太国家和地区并拥有较大规模的物流网络，包括40个配送中心,利丰零售1985年成立，目前利丰零售所建立的业务网点已分布于中国香港、中国台湾及东南亚地区连锁店铺175家从利丰的案例中，你得到哪些启示？,利丰的启示,1、采购职能是任何一个时期，任何一个企业的重要职能；利丰因为熟悉采购市场，因此迅速扩展为供应链上的核心企业；2、目前的企业处于争夺供应链上的核心企业的时期，谁都想成为供应链上的主导者。传统意义上认为，制造企业是供应链上的核心企业，但利丰的案例告诉我们，流通企业（贸易公司）同样可能成为供应链上的霸主。3、在任何一种产品的产业链上，谁处于优势地位非常重要，其他的上下游企业就会为他所控制。4、任何一个企业的发展，离不开良好的服务。,例：某公司的计算机采购某公司规模不大，可计算机就有5个以上的牌子：只要申请人有预算，他喜欢什么牌子、喜欢什么配置，采购部门就买什么，这反映了该公司采购被动和管理失控，将来计算机的售后服务质量很难得到保证。这样计算机的购买可能很便宜，但服务和维修差，造成的经济损失就很难衡量。越来越多的采购活动实际采购的不是物品本身而是服务，如计算机虽然是很昂贵的设备，但更新换代远快于固定资产折旧，该公司投资这样的固定资产实际是不合算的，一般计算机正常使用只有3年，不断修理、升级，使得累计成本不断上升，而国家规定的固定资产使用年限是8年，这样企业的折旧不能有效发挥作用，即3年后机器可能早巳完全淘汰，可仍然需要计提折旧，企业损失很大。,现在的公司员工很难离开计算机，如果计算机不能工作，会给公司带来很大的损失。如果数据丢失，或没能及时向客户报价和展示，或数据传输中有问题，或遭遇病毒和黑客攻击，那损失将是天文数字。国内外已经有公司开始向有实力的IT公司租赁计算机和服务器，在租赁期内提供每天24小时每周7天的支持，保证死机或不能上网等故障能及时得到解决，保证公司的业务正常进行。租赁期后，卖方会将机器更新换代，提供同样优质的服务。,思考题