2016基建档案整理

,基建文件材料的收集与整理,基建档案工作依据的标准、规章1、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T118222008）代替GB/T1182220002008年11月13日发布，2009年5月1日实施。本标准于1989年10月25日首次发布，2000年12月11日第一次修订。,2、建设工程文件归档整理规范（GB/T503282001）3、国家重大建设项目文件归档与档案整理规范（DA/T282002）4、技术制图复制图的折叠方法（GB/10609.3-89）,基建文件材料的收集（一）专兼职档案管理人员熟悉基建工作流程，掌握各个程序、各个环节文件材料的形成情况,见“基建档案整理”文件夹中图片“基建档案-24基建档案-31”图24、前期阶段和竣工验收阶段工作流程及文件形成情况（文件材料由建设单位负责收集）图25、监理工作流程及文件形成情况（由监理单位负责收集）图26-31、施工工作流程及文件形成情况（由施工单位负责收集）其中：图26、施工技术文件形成情况图27、施工物资文件形成情况图28、施工质量验收记录文件形成情况图29、分部工程质量验收文件形成情况图30、子分部工程质量验收文件形成情况图31、分项工程质量验收文件形成情况,（二）制定基建项目文件材料归档制度，确定本单位或者本项目基建文件材料的归档范围、归档时间、归档份数、归档质量要求。（三）开展收集工作,基建文件材料的整理,基建档案整理一般可分为分类立卷（卷内文件整理）编写卷内目录与备考表填写案卷封面装订编制检索工具装盒上架等步骤。,一、分类及类别号编制,1、机关单位，通常情况下一个全宗中“基建档案”为一级类目，具体基建项目为二级类目（二级类目中不设“基建综合”，“基建综合”解释见后）。分类及类别号编制示例如下：J基建档案J1XX工程（如：一办公楼）J2XX工程（如：第一栋宿舍楼）J3XX工程（）,J1J2J3J4,第三栋宿舍,基建档案,J,文书档案,业务档案,某机关单位全部档案分类大纲图（基建档案部分）,XX档案,第一栋宿舍,第二栋宿舍,办公楼,J1J2J3J4,第三栋宿舍,基建档案,J,文书档案,业务档案,XX档案,第一栋宿舍,第二栋宿舍,办公楼,类系：纵向表现上位类与下位类之间的从属关系,类列：横向表示各级同位类之间的并列关系。如一级类目，二级类目等,一级类目,二级类目,J1J2J3J4,第三栋宿舍,基建档案,J,文书档案,业务档案,某机关单位全部档案分类大纲图（基建档案部分）,XX档案,第一栋宿舍,第二栋宿舍,办公楼,类别号：类目的代字或代号，是类目标识的符号。J：一级类目的代字；1、2、3、4为二级类目的代号,类目：类别的名称,一级类目,二级类目,2、企业或学校等单位，如果建设项目较大，单项工程数量较多，可在“基建档案”类之下、“项目”类之上增加一个分类层级。一般是按项目的使用性质设置二级类目。按使用性质设置二级类目后，“建设项目”类目依序降为三级类目。,分类及类别号编制示例如下：J基本建设类J1基建综合（解释）J2生产建筑J3生活建筑J3.1第一栋宿舍J3.2第二栋宿舍J3.3第三栋宿舍,J1J2J3J4,基本建设类,J,党群工作类,某企业全部档案的分类大纲图（局部）,XX类,生产建筑,生活建筑,基建综合,XX类,其他建筑,第一栋宿舍,第二栋宿舍,第三栋宿舍,第四栋宿舍,J3.1J3.2J3.3J3.4,JJ1JJ2JJ3JJ4,基本建设类,JJ,某企业全部档案的分类大纲图（局部）,生产建筑,生活建筑,基建综合,其他建筑,第一栋宿舍,第二栋宿舍,第三栋宿舍,第四栋宿舍,JJ3.1JJ3.2JJ3.3JJ3.4,类系：纵向表现上位类与下位类之间的从属关系,JJ1JJ2JJ3JJ4,基本建设类,JJ,党群工作类,某企业全部档案的分类大纲图（局部）,XX类,生产建筑,生活建筑,基建综合,XX类,其他建筑,第一栋宿舍,第二栋宿舍,第三栋宿舍,第四栋宿舍,JJ3.1JJ3.2JJ3.3JJ3.4,类列：横向表示各级同位类之间的并列关系。如一级类目，二级类目等,一级类目,二级类目,三级类目,JJ1JJ2JJ3JJ4,基本建设类,JJ,党群工作类,某企业全部档案的分类大纲图（局部）,XX类,生产建筑,生活建筑,基建综合,XX类,其他建筑,第一栋宿舍,第二栋宿舍,第三栋宿舍,第四栋宿舍,JJ3.1JJ3.2JJ3.3JJ3.4,类别号：类目的代字或代号，是类目标识的符号,类目：类别的名称,3建设项目之下类目的设定（少见）：如果建设项目很大，形成案卷数量非常多时，可在建设项目之下设置下一级类目，分类方法有两种：（1）按阶段分类：分为前期准备阶段、设计阶段、施工阶段（工程监理）、竣工验收阶段和使用维护阶段等5个阶段类；（2）按参建单位分类。,分类及档号编制示例如下：J基建档案J1XX工程J1.1前期准备阶段J1.2设计阶段J1.3施工阶段,4、项目内基建文件的分类方法根据基建项目文件材料的形成特点进行分类。三个特点：阶段性特点结构性特点专业性特点,阶段性特点按照国家有关基建工作程序的规定，建设项目从酝酿到建成交付使用，一般都要经过几个阶段，每个阶段的工作内容、要解决的问题、主要参与的单位都不同。如项目前期准备阶段，参与的单位主要是建设单位、有关主管部门、勘测单位，主要工作是申请立项、获得气象、地质等基础数据，办理征地、拆迁、报建等手续，取得各种许可证。设计阶段、施工阶段又是另外一些单位做另外的事情，形成不同的文件。因此对建设项目文件材料进行分类时，首先必须考虑其阶段性的特点。,结构性特点设计单位在进行设计时一般以单项、单位工程为单位进行设计，施工单位在接到施工图后，不论是编制施工组织设计、施工方案还是组织施工，都是以单位工程、分部工程、分项工程为单位进行，形成的施工记录、编制的竣工图等文件，也随之体现结构方面的特点。而且质监部门在评定工程质量、检查竣工文件时，也是按结构进行。所以在分类时，在考虑阶段性特点的基础上，还要考虑结构方面的特点。,建设项目指具有一个设计任务书和总体设计，经济上实行独立核算，管理上具有独立组织形式的工程建设项目。一个建设项目往往由一个或几个单项工程组成。如：一个工厂、一个住宅小区、一所学校等。,单项工程是指在一个建设项目中具有独立的设计文件，建成后能够独立发挥生产能力或工程效益的工程。它是工程建设项目的组成部分，应单独编制工程概预算。如：工厂中的生产车间、办公楼、住宅；学校中的教学楼、食堂、宿舍等。,单位工程单位工程是指具有独立设计，可以独立组织施工，但建成后一般不能进行生产或发挥效益的工程。它是单项工程的组成部分。如：土建工程、安装工程等。,分部工程分部工程是单位工程的组成部分，它是按工程部位、设备种类和型号、使用材料和工种的不同进一步划分出来的工程，主要用于计算工程量和套用定额时的分类。如：基础工程、电气工程、通风工程等。,分项工程通过较为简单的施工过程就可以生产出来，以适当的计量单位就可以进行工程量及其单价计算的建筑工程或安装工程称为分项工程。如基础工程中的土方工程、钢筋工程等。,专业性特点一个工程项目的建设过程是多专业相互协作、分工作业的结果。基建工作可分为管理、设计、施工、监理等专业，每一个大专业下又可分为若干小专业，如设计还可分为建筑、结构、给排水、电气、暖通、弱电等专业；施工还可分为基础、主体结构、设备安装、室内外装饰等专业。分工作业的结果不仅使文件材料在形成时自然按专业分类，而且在日后的查找利用过程中，很多时候也按专业进行。由此在分类时还要考虑基建文件材料所反映的专业方面的特点。,从以上分析，可得出基建文件材料分类排列方法，其分类次序依次为：基建档案（项目使用性质）项目（阶段）（结构）（专业）加了括号的为可选项，未加括号的为必选项。,二、立卷（或叫组卷）,（一）基建文件材料整理原则1、“卷”是基建档案的保管单元，基建文件材料应按“卷”进行整理（不管与以“卷”还是以“件”为单位装订）。在案卷整理工作中，应注意遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，便于保管和利用。以“卷”为单位进行整理，是基建档案整理的基本原则。之后的档案目录的编制、档号的编制方法都要从这个基本原则出发。,2、组卷的要求A、质的要求案卷必须是一组具有有机联系的科技文件.B、量的要求案卷内科技文件的数量要适度：应有一个量的界限，也就是案卷的组合度。一般情况下，文字材料以200-300页为宜，多少不宜超过正负30页；图纸以10张为宜，多少不宜过半。案卷不宜过厚，一般以2040mm为宜，不宜超过。案卷的组合度：直观的表现为案卷的厚度,C、案卷及卷内不应有重份文件；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长；不同载体的文件一般应分别组卷。D、案卷内科技文件的保存价值和密级应基本一致。一般情况下，一个案卷“有机联系”和“区分价值”、“划分密级”三者基本上是一致的。但若三者不完全一致时，应以保持“有机联系”为主。,E、案卷应力求整齐美观，便于管理和使用。案卷是科技档案管理的基本单元，保管、利用都是以案卷为基本单位进行的。F、成册、成套的科技文件可保持其原有形态.G、书本式文件材料自成一卷的，可保持原状；在每件科技文件材料的右上角注明档号，但仍要编制“卷内目录”和“备考表”。,3、立卷的基本方法：（1）文件较少时，按工程建设阶段或单位工程组卷。按工程前期文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5个部分分别进行组卷。一个建设工程由多个单位工程组成时，按单位工程组卷。,（2）文件较多时：A、前期文件（工程开工前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等基建准备阶段形成的文件）：可根据建设程序（环节）、业务形成单位分别组卷，如可以组成工程决策立项文件卷、征地拆迁文件卷、勘察测绘设计文件卷、工程开工文件卷、财务文件卷,等等。组卷具体内容和顺序可参考工程资料分类表。,B、监理文件（监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件）：可按单位工程、分部工程、专业、阶段组卷，根据文件类别和数量多少组成一卷或多卷。也可按资料类别和数量多少组成一卷可多卷。类别有：监理管理资料、监理工作记录、竣工验收资料、其他资料等。,监理工作记录有很多种记录表格，文件数量较多时还可细分，首先将文件材料按性质如质量评定表、隐蔽工程验收记录、技术联系单、原材料试验记录等分开，然后同一性质的材料再按工程部位划分组卷或按时间顺序组卷。如质量评定表、隐蔽工程验收记录可按工程部位组卷，技术联系单等时间特征明显可按时间组卷。（具体可参考工程资料分类表）。,C、施工文件（施工单位在工程施工过程中形成的文件）：可按单位工程、分部工程或装置、阶段、专业（如结构、水暖、通风、电气、消防、环保等专业）、问题、内容性质、文件名称等特征组卷。,按照专业分包施工的子分部（分项）工程应单独组卷。如分包施工的支护、地基、桩基、钢结构、幕墙、弱电智能建筑系统等，应单独组卷，并按顺序排列，并根据文件材料数量的多少组成一卷或多卷。,设备文件按专业、台件组卷；设计变更文件、工程联系单可按名称组卷；原材料试验按单项工程组卷。,D、竣工图（基建竣工验收后，真实反映建设基建项目施工结果的图样）：可按专业（结构、水电、暖通、消防、环保）组卷，如可以分为工艺平面布置竣工图卷、建筑竣工图卷、结构竣工图卷、给排水及采暖竣工图卷、建筑电气竣工图卷、智能建筑竣工图卷、通风空调竣工图卷、电梯竣工图卷、室外工程竣工图卷等。每一个专业可根据图纸多少组成一卷或多卷。,E、竣工验收文件（建设基建项目竣工验收活动中形成的文件）：可按单位工程、专业、内容性质、问题等特征组卷。一个建设工程由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷。,4、卷内文件的排列（1）一个基建项目的文件材料只组成一个案卷的（情况非常少见）：卷内文件可按前期材料、监理文件、施工文件、工程竣工验收文件、竣工图等顺序排列。,（2）一个基建项目的文件材料组成多个案卷的：A、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的正本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，正本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。,B、图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。专业一般分为建筑、结构、给排水、暖通、电气、弱电、设备等专业。有图纸目录的，按图纸的原目录、图号排列；没有图纸目录的，先排总平面布置图，后排局部图，即按图纸类别序号排列。（先总后分）C、既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。（示例：见“基建档案整理”文件夹“基建项目文件材料组卷示例”）,5、编页号：卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号编页号的方法分两种（1）以“卷”为单位装订的A、每卷文件单独编一个流水页码，用号码机打印，单面书写的科技文件材料在其右下角打页码；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角、背面在其左下角打页码。折叠后的图纸一律在右下角打页码。,B、成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，内容为连续页号，利用原编页号，不必重新编写页码。自成一册，但内容是合成的，内容的页号不连续，页号要重新编写，具体以案卷为单位统一编页号。C、每卷的页号均从“001”开始。案卷封面、卷内目录和备考表不编写页码。每卷单独编号，页号从“001”开始，各卷之间不连续编页号。,（2）以“件”为单位装订的：以件为单位编写页号。,6、案卷之间的排列项目依据性文件材料基础性文件材料工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）文件材料工程施工文件材料工程监理文件材料工程竣工验收文件材料竣工图等。,三、填写卷内目录与备考表,1、基建档案卷内目录A、排列在卷内材料首页之前、封面之后。B、卷内文件目录卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号和备注等组成。（注：需要指出的是图纸有图样目录时，可做为卷内目录保管。）,卷内目录档号：J1.1-1,卷内目录档号：J1.1-1,序号：用阿拉伯数字从“1”依次标注卷内科技文件材料件数的顺序，一般情况下是以一份文件或一张图纸为单位。注意：1、不是一页给一个序号，而是一件给一个序号；2、打印件与底稿、主件与附件、原件与复印件均只作为一份文件，给一个顺序号。,文件编号：文件的文号就是文件编号，应填写文件材料印制时的编号，包括代字、年度、序号等。如：岳发改201128号图纸应填图号，如“水施03”。,责任者：1、文件的责任者以落款盖章或签名为准，填写文件的直接形成单位。2、有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。3、填写责任者时，可用其通用简称。4、竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。,文件材料题名：1、填写科技文件材料的全称。2、对于文件没标题或标题不能说明文件内容的，要根据文件的内容拟写或补充完整标题。例如技术联系单就要将本联系单的主要变更内容和变更工程部位归纳出来，以便于查找。,日期文件或图纸的形成日期（8位数）。格式为20120612有年月无日的，填写日期时要补0。如，2012年5月，填写为：20120500,页号填写每份文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号，用“首页号末页号”表示，如“021/023”，如果该份文件只有一页且单面的，则办需写一个页号，如“031”。（新标准中“卷内目录”的“页数”栏，我市要求一律改为“页号”。）自成一册保留原编页号的，全部填写此册文件的起止页号。然后，把本案卷相加得到的总页数填写在备注栏。备注需要注明的问题。备注应填写卷内文件材料需补充和说明的情况，如缺损、修改、移出、销毁等。如果是秘密文件也要将密级标注于备注栏中。,2、备考表填写包括以下内容：1）主要标明卷内文件的总页数及各类文件页数（照片张数）；2）说明卷内文件收集齐全情况和残缺破损情况（无则不写）；3）填写立卷人、审核人姓名及日期，日期为立卷的完成时间。,4）填写互见号：填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号。互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。例：193-8-5-10（电子档案）注：卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后、封底之前。,备考表的格式:,卷内备考表档号：,示例:,手工签名,卷内备考表档号：,四、填写案卷封面、档案盒封面和脊背,1、案卷封面（1）案卷封面原则上宜采用120g以上的单层无酸牛皮纸（软封皮）制作。式样见下页。软封皮封面的内容和格式与国家标准科学技术档案案卷一般构成要求中的档案盒封面保持一致。内容应包括：档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、密级、保管期限。,案卷封面格式：,档号,案卷题名,软封皮式样,档案盒,软封皮,档号：由全宗号、分类号（或项目号）和案卷号组成。组卷单位填写案卷封面档号要用铅笔，移交后由保管单位统一正式填写。,基建档案的档号结构与标识：全宗号分类号(或项目代号)案卷号193J3227,案卷顺序号,分类号,全宗号,案卷题名1、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。2、案卷题名应包括基建名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等。3、案卷题名的结构一般由项目名称、文件材料的内容特征、文件材料的名称特征三部分组成。如:XX大厦（项目名称基建）基础工程（内容特征结构）竣工图（名称特征）。,立卷单位（或编制单位）填写案卷内文件的形成单位或主要责任者，或者是文件的立卷单位。起止日期填写案卷内全部文件形成的起止日期。,保管期限填写立卷时划定的保管期限，分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的保管期限详见建设基建文件归档整理规范（GB/T503282001）附录。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。,2、档案盒脊背档案盒脊背填写档号（预立卷单位，即组卷单位用铅笔填写）、保管期限、和案卷题名。档号从左到右横排填写，数字使用阿拉伯数字。题名从右至左竖写，首行空两个字。,档案盒背脊的格式,填写示例,案卷题名,档号,保管期限,五、案卷装订,、国标科学技术档案案卷构成一般要求（GB/T11822-2008）中规定：（1）“案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订。”（注：不是“不装订”）（2）以件为单位装订的应在每份文件首页空白处加盖档号章。,2、装订前首先应将原有的订书钉、回形针等对文件保存有影响的金属物品拆掉(书本式的文件材料除外)。其次对破损文件进行修复，对文字模糊或易褪变的文件进行复制(包括对含有以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔等不耐久字迹材料制成的文件材料)。,3、对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应根据实际情况，按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处，折叠时标题栏露在右下角。,国家标准图幅：0号（A0）：1189X841mm1号（A1）:841X594mm2号（A2）:594X420mm3号（A3）:420X297mm4号（A4）:297X210mm找出规律：2XA4=A32XA3=A22XA2=A12XA1=A0,第二讲基建文件材料的收集,（9）不同幅面的基建图纸应按技术制图复制图的折叠方法（.）统一折叠成幅面（）。折叠方法：手风琴式正面向里A4大小图标外露（在右下角）。,第二讲基建文件材料的收集,1、国家标准中折叠方法示意图：见“基建档案整理”文件夹中图片“基建档案-32基建档案-35”注意：折叠时，要尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处。2、简便方法：A、不装订图纸的折叠方法，见“基建档案整理”文件夹中图片“基建档案-40基建档案-43”。示例（下页）,第二讲基建文件材料的收集,说明：较小数字序号（1、2、3）是折叠顺序，较大数字是折叠的宽度，右边和上边的图形是折叠成功后不同方向的截面图,B、装订图纸的折叠方法示例,装订图纸折叠方法示例：,第二讲基建文件材料的收集,第二讲基建文件材料的收集,第二讲基建文件材料的收集,第二讲基建文件材料的收集,第二讲基建文件材料的收集,第二讲基建文件材料的收集,第二讲基建文件材料的收集,第二讲基建文件材料的收集,第二讲基建文件材料的收集,4、用线绳装订的案卷采用三孔一线装订法，装订位置在案卷左侧中部，距左端12mm左右，装订长度160mm（上、下两点各距中点80cm），结头系在案卷内侧封底处。装订时，案卷的排列顺序：软封皮+卷内目录+档案+备考表+软封底。,软封皮封面,软封皮封面背面,卷内目录,备考表,软封皮封底,5、案卷内容全部为独立成册，可以不装订。装盒的排列顺序：卷内目录+档案+备考表。卷内可以不装软封皮。,6、对不装订的图纸，需要在每张图纸右上角加盖档号章。,档号章盖印及填写要求：盖章的位置：一般加盖在每份文件首页右上角的空白处，尽量不要压盖字迹。用印和填写颜色：