财务管理创新《关于合同审批流程的修改提案》

关于修改合同审批流程的提案一、现状（一）公司现有合同审批流程：经办人发起项目经理法务部总经理经办人归档经办人发起合同审批流程，先由项目经理审核，然后法务部审核，最后总经理审核。总经理审核后，流程由经办人归档。（二）现有合同审批流程的缺陷：由于公司合同审核流程缺乏财务部门审核，导致公司对资金风险和税收风险控制缺失。资金风险：公司现在执行资金预算，财务审核的缺失导致公司不能对合同所需资金进行预见，给企业带来现金流风险。税收风险：随着营改增政策的推行，对企业的涉税管理提出了新的更高的要求。合同条款的具体内容会直接影响企业的税负承担和税款缴纳。（三）现有流程缺陷造成的直接经济损失近期，在与江苏江扬建材机械有限公司协商管件合同价格调整事宜过程中发现，公司与江扬签订的管件采购合同在价格问题上存在很大风险，并且合同价格管理缺失，导致公司在材料价格下跌过程中损失近千万元。二、合同审批流程修改方案：纳入财务部门审核基于重要性和效率方面的考虑，将合同按金额分为三类审核（一）对金额在500万以上的合同应组织业务部门、法务部门、财务部门、审计部门进行会审，合同签订后转档案管理部门存档。（二）对金额在10万（含10万元）-500万（含500万）之间的合同，由业务经办人起草合同后发起审批流程，并在审批环节中加入财务审核。具体审核环节如下：经办人发起生产经营部门（项目经理）法务部财务部（各公司财务经理）总经理经办人归档（转档案管理部门，存档）（三）对金额在10万元以下的合同，业务部门经办人起草合同后报项目经理审核无异议后方可执行。三、财务审核重点与法务部的全面性审核不同，财务审核侧重于对合同中涉及到的财务条款的审查与核对。重点审核以下方面：（一）对合同金额的审核。主要关注合同金额是否匹配相应的资源项目，并控制在相应的项目额度内，超出部分是否执行了相应的审批程序；合同正文中的金额信息计算是否准确，是否与合同附件资料（如报价单、谈判记录等）一致，大小写金额是否相同；对于框架合同要留意框架合同金额是否合理，是否设置金额上限；涉及分期付款的合同，合同金额乘以付款比例是否等于分期付款金额等。（二）对结算条款的审核。主要关注合同结算条款是否符合企业信用管理规定，特别是对于预付款项、付款进度、验收款的管理要求，比如有企业规定对于设备类、物资类采购原则上不进行预付款，并按执行进度分批次支付货款，具体支付比例依据合作商信用等级确定。确有特殊情况需要支付预付款项的，应经过管理层特殊审批后方可进行。合同结算方式（如银行转账、银行票据、现金交易等）是否符合企业相关规定。如企业明确规定应采用银行转账等电子结算方式的，不得规定通过现金方式进行结算。除总分公司、委托第三方收款等情形外，合同正文中涉及的收款方的账户名称应与合同签订方的名称一致。 合同结算依据及附件是否符合企业会计核算要求，约定的结算附件是否包含发票、对账单、采购清单、验收纪要等，具体需结合合同标的予以判定。 合同中约定的付款时限是否具有操作性。鉴于企业内部管理流程，合同结算条款中是否预留足够时间以完成付款审批动作，避免出现“合同签订后1个工作日内付款”、“收到乙方发票后当天付款”等操作性不强的付款条款，以合理规避违约风险。（三）对涉税事项的审核。主要关注合同中约定的税负承担、发票开具等条款是否符合国家税收法律法规的要求。合同中明确约定发票类型的，发票类型需与合同业务内容、业务性质保持一致，审核时应结合以合作对方机构所在地、劳务发生地、业务内容为标准进行判定；对于涉及增值税业务的票据，应标明开具增值税专票或者普通发票，以及包含的税率；合同中未明确约定发票类型的，应通过“乙方须提供符合税法规定、以甲方财务要求的正规税务发票”等模糊方式进行。最后，要特别注意行政事业收据的使用范围。企业与行政事业单位合作的业务事项，合作内容是行政事业单位职责范围内的业务，则对方可以提供行政事业单位专用收据报账；合作内容为超出政府行政事业单位职责范围的广告、宣传、培训等经营性业务，则对方应提供符合税法要求的正规税控发票。四、合同审批制度的执行（一）各个部门应明确其审批重点，并形成具有可行性的书面文件，方便遵照执行（二）业务部门负责人（项目经理、部门经理等）将合同审批制度传达到经办人公司合同审批规定出来一年有余了，现在仍然存在不按规定走审批流程的情况，使公司的规章制度流于书面形式，造成内部控制效力缺失。业务部门在执行公司制度规定过程中，对发现的问题应及时反馈，并提出改进方案，对不反馈不执行的情况应在绩