流程图设计培训

流程图设计培训讲义,东风汽车有限公司组织开发部东风汽车有限公司QCD总部质量保证部2004年3月10日,培训目的,统一认识：流程管理是各项业务管理的主要内容之一。统一要求：规范流程设计和流程图绘制要求。统一绘图格式和工具：绘图采用VISIO软件和“跨职能流程图”设计模板。沟通与促进：沟通流程设计经验，促进公司管理规范化和标准化。,培训提纲,流程管理及流程图流程图设计流程图绘制格式及要求练习操作并绘制流程图课程总结,一、流程管理及流程图,1、流程牛津英语大词典（PROCESS）：一个或一系列连续有规律的行动，这些行动以确定的方式发生或执行，导致特定结果的实现；一个或一系列连续的操作（OPERATION）。ISO9000关于流程的定义：一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。最简单的流程由一系列单独的任务组成，有一个输入和一个输出，输入经过流程后变成输出。,2、流程管理,流程管理是一种重要的管理思想。流程管理主要涉及到跨部门职能的业务管理。流程管理的中坚力量是企业的中层管理人员。流程管理的概念和方法从技术（生产工艺）领域引入至管理领域。,3、流程图,流程图的定义：内容、步骤和工作要求等进行说明，是企业管理规范化和标准化的重要程序文件。流程图的功能：直观、简明地反映业务（活动）流程、职责分工、输入与输出控制需求和时限等要素之间的相互关系，作为开展各项业务和管理活动的基本职能。流程图的规范要求：根据东有司发200418号文东风汽车有限公司规章制度管理办法（暂行），一个完整的流程图应该具体描述该项业务展开的顺序细则，并对该业务事项的时间、空间、质量和数量、人员、条件、原则、业务范围、任务分工和方法、衔接点、信息传递与反馈、监督与考评等作出明确规定和要求。,4、举例说明到医院就诊流程,现在我们通过一个具体的例子说明怎样用流程图描述到医院就诊流程。案例就诊流程.vsd比较运用VISIO和OFFICE其它软件绘图的不同,举例并比较不同绘制方法,二、流程图设计要素,1、“1W”与“4W2H”明确“1W”即“WHY为什么制定本流程”体现“4W2H”W：“干什么（WHAT业务范围和内容）W：谁来干（WHO主管单位、分管单位、配合或执行单位）W：什么时间干（WHEN）W：在什么地方干（WHERE）H：怎么干（HOW工作原则、方法和程序）H：干到什么程度（HOW数量、质量标准及考核要求）”体会：大部分管理制度及办法都会涉及到跨部门职能分工和职责界定，以及工作程序，因此，运用流程图来描述是一个很好的解决方案。,2、流程描述要分清层次。从责任内容、责任主体、责任特点三个方面来看企业不同层次的责任；而对于这种分层的责任，需要有相应的流程描述方法和责任封闭方式。,跨职能流程图法,部门主管领导,工作流程图法,3、业务流程的描述要素。应包括具体描述该项业务展开的顺序细则，并对该业务事项的时间、空间、质量和数量、人员、条件、原则、业务范围、任务分工和方法、衔接点、信息传递与反馈、监督与考评等作出明确规定和要求。描述内容应明确各阶段并说明工作内容、信息输入/输出的相关部门、工作要求等。,4、业务流程描述程序：确定科学有效的流程的指导思想依据部门主要职能及岗位设置提出业务流程清单收集资料列出工作程序和步骤确定业务流程的总体框架及其层次划分确定业务流程所涉及到的部门及岗位确定完成各项业务流程的时间顺序形成表单/文档/信息/数据反复核实和修正草图加入有关要求和说明，绘制业务流程图。5、编制业务流程的流程图案例编制流程的流程.vsd,三、流程图绘制工具VISIO,绘图推荐采用VISIO软件世界上大部分国家和企业采用专业绘制流程图的软件工具-VISIO绘制流程图；其绘图功能强大，可以绘制设计流程图、组织机构图、网络图等多种图表。可以和OFFICE系列、AUTOCAD等软件兼容。用户可以非常方便地将VISIO图形插入这些产品中进行编辑和整合。为用户设计了大量的常见图元，组成图元库，应用时，只需选择相应的拖放至绘图页面即可生成。,推广采用“跨职能流程图”设计模板,跨职能流程图对管理动作和职能分工能够清楚描述，是大家普遍接受的表示方法。举例：1.市场调查项目流程案例市场调查项目流程.vsd2、合同评审过程图(WORD格式)案例合同评审.doc,推广跨职能流程图的理由：为了满足公司矩阵式管理的需要。为了使流程图能够满足企业中跨部门职能描述的需求，表达出公司业务流程与执行该流程的功能单元或组织单元之间的关系，我们推荐采用跨职能流程图法来描述。,跨职能流程图在VISIO中的绘制步骤,启动VISIO，选择跨职能流程图模版，进入编辑状态；将表示流程开始的椭圆矩形拖放的绘图区域中。依次创建各个进程中的图形，并用动态连接线连接。双击图形后，图形进入文本编辑状态，输入相应文字。修饰流程图，填充颜色。绘图完毕，保存。,跨职能流程图在VISIO中的绘制技巧,为了方便视觉和美观的需要，尽量拖放图形居中，使连接线呈居中直线。组合图形，按住SHIFT键，选中需组合的图形，可进行整体拖放。任意职能带可根据需要进行调整和改变位置。,跨职能流程图的版面布局（水平）,标题栏,职能带区,阶段,开始与结束在同一个职能带，形成闭环。,跨职能流程图的版面布局（垂直）,阶段,标题栏,说明,阶段一栏：按时间/逻辑顺序进展的管理动作；职能带一栏：依次表明该项业务所涉及的全部业务部门或岗位；要求或说明：对相应的工作内容标明要求或说明。结果表现形式：管理动作生成的结果，如形成文件、报告、会议纪要等。时限要求：对工作完成的时点提出具体要求。案例DFL-组织人事委员会工作流程-,四、格式要求,文字描述准确、缜密和精练，进程中使用动宾短语，如提出申请、制定计划、执行决议等。每个流程都需要表示出开始符和终结符。流程图中的所有活动都应该可以从开始符起（顺着连线）被遍历到。,阶段分隔符,按照工作阶段划分每个流程，使管理活动有序进行。例如项目管理流程可分为以下阶段：项目立项项目论证系统设计工程研制试生产,生产准备实施验收,连接线,请在流程图中使用带箭头的连线,文档,文档的输入与输出,五、绘制业务流程图的注意事项,一个比较好的业务流程图必须有三个基本特点：第一，一目了然，清清楚楚；第二，用简洁实用的标识，将业务流程的时间/逻辑顺序和相应的部门/岗位职责，一一明确指明；第三，避免漏项、缺项，应形成PDCA循环。,业务流程图与管理制度（文字性）关系,是一个有机的整体：业务流程图是文字性管理制度的重要的组成部分，一般而言，没有对业务流程规范的管理制度是不完整的制度；互为补充：一般意义的管理制度侧重于文字描述，是对流程图关键概念和要素的具体阐述，而流程图则侧重于活动（业务）环节，属于脉络性的描述，为管理制度提供一个框架；一般处理办法：流程图作为管理制度的必备的附件。通过业务流程图，任何一个局外人不经有关人员介绍就可以了解一项业务的基本处理过程。,流程图的制（修）订应遵循以下原则：,（一）准确完整地反映业务有序、高效运行的客观需要，杜绝流程环节的缺项和多余；（二）严格体现公司对各部门的职责分工（见东有司发47号文件及随后的补充文件），杜绝片面地夸大本部门的职权和忽略或排斥其它相关部门在该项业务中的作用；（三）注重将学习借鉴日产先进管理经验与东风公司管理特色相结合。（四）贯穿或贯彻跨职能团队的工作思想。（五）强调沟通。流程图应经相关部门会审、会签和审批程序后发布。（六）流程中的职能部门名称均