工程采购管理.ppt

2011年04月08日,工程采购管理,1,概述及原则集中采购定义工程采购管理采购审核和审批的二阶段模式企业战略合作伙伴工程采购推进情况工程采购下一步思路,目录,1、概述及原则,概述：全面推动工程集中采购，是集团工程设备部推进的一项重点工作，依据工程采购流程及几年的实践，此次培训并完善工程采购二阶段管理模块，以便今后稳步推进规范工程采购招投标及工程采购管理工作，理顺合同审批流程。本培训教材重点介绍了工程设备采购管理，对材料采购、施工、设计、监理等的招标管理可起到借鉴作用。通过工程集中采购对供应商进一步优化，选择集团公司的战略合作伙伴和定点供应商，并与之建立长期稳定的合作关系，其目的是通过规模采购获取良好的资源，并保证合理的价格，以提高集团各企业的装备水平及经营绩效。,1、概述及原则,原则：1公平合理、互利共赢的原则。通过工程集中采购，与供应商建立平等协商、长期稳定、互惠互利、信息共享的全面合作伙伴关系，提高合作双方核心竞争力，实现双方可持续发展。2集中决策、分散操作的原则。集中决策是集团公司制定集中采购工作模式，组织对供应商的评估。集中决策过程由集团公司与子公司共同完成。分散操作包括合同的签订技术协议的执行及执行情况反馈，分散操作过程由子公司完成。3上下互动原则。工程设备部按照以子公司为单元、以重点工程为主线带动其他预算项目，推动集中采购工作，集团公司与子公司共同形成重点工程项目的供应商清单及评价标准。由子公司按指定的优化后的供应商清单,开展工程采购工作。达到降低采购成本、控制工程投资的目的。,4,概述及原则集中采购定义工程采购管理采购审核和审批的二阶段模式企业战略合作伙伴工程采购推进情况工程采购下一步思路,目录,2、集中采购定义,集中采购定义：集中采购是指在整合企业内部需求的基础上，通过招标或议标的方式，向在行业中有规模、有实力、有信誉的企业进行的规模采购或持续采购，让企业获得稳定供应、品质保证、服务领先的一种采购模式，从而达到企业效益的最大化。保障设备采购的连续性和生产的稳定。,6,概述及原则集中采购定义工程采购管理采购审核和审批的二阶段模式企业战略合作伙伴工程采购推进情况工程采购下一步思路,目录,3、工程采购管理,采购管理主要实现采购前期准备及招标申请审批、招标过程管理及评标报告、合同审批管理二阶段的管控与跟踪。通过投资分解表、三项计划表、考察供应商和业绩、供应商清单、制定评标细则、招标文件、招标申请审批、技术交流、签定技术协议、商务谈判、评标报告、签定合同、合同审批、执行合同、表单验收、供应商评价等工作来完成一个完整的采购流程。,3.1工程采购管理流程工程采购流程图.doc,前期准备,重点项目以往合作供应商,合同生效,确认及采购计划,报审决策,主体部门提出,调研报告,决策纪要,投资分解,论证意见,论证决策,初步设计设备清单,采购模式采购计划,招标,采购计划,集团供应商,子公司年度供应商清单,行业前列供应商,施工图设备清单,实施改进,评标报告+合同,招标申请,供应商清单,审批二阶段,资金计划,采购过程,评标,合同,梳理出施工总包、自制设备,*1编制计划*2：招标申请审批3：评标报告审核合同/技术协议审批,3.1工程采购流程,5、编制招标文件6、评标标准及原则要求7、组织技术交流和拟定技术协议,8、组织招标会议9、提交评标报告合同文本附：技术协议合同执行情况检查表10、提交合同审批单,1、项目论证材料：设备采购清单、到图计划、工程网络、设备订货计划；2、入围供应商资质及业绩表3、市场调研及考查报告（入围供应商考察和其业绩使用单位考察）4、评价和选择入围供应商,制定招标计划,招标申请,评标报告,签署合同,3.2制定采购计划,1.采购计划,初步设计设备清单,施工图设备清单,供应商清单,采购计划,二者对照：1、催要施工图设备清单2、完善施工图设备清单的漏项和差异,1、按施工图设备清单完善供应商清单2、按技术要求选择合适的供应商3、加强沟通及时完善,1、按工艺要求、技术参数等进行交流和调研2、按工期、设计需求、采购周期、资金情况编制采购计划,3.2制定采购计划,1）合作意愿：较强烈的合作意愿。2）质量方面：必须通过国家质量标准体系认证，加工制作工艺齐全，检测设备完善，具备较高的研发设计能力，具有生产许可资质，能够满足我公司对该产品的质量要求的定位。3）供应能力方面：必须有较大的供应能力，产品类型齐全，在业内有良好的业绩，能满足我集团各子公司的需求。4)价格方面：质量有保证，价格合理，性价比高。5）技术和服务能力：必须有技术水平较高的专业人员，具有较强的产品研发能力，完善的售后服务体系，应急处理能力较强。,3.2制定采购计划入围供应商资质及业绩考察表.doc,拟入围单位考察,主要业绩产品,工厂设备装备,主要产品特点,工序生产产能,银行资信等级,同类产品行业地位,生产经营许可,3.2制定采购计划（业绩考察及市场调研表模板）,业绩单位考察及市场调研,设备配套工况,设备主要规格,用户评价厂家情况,售后技术服务,投资预算成本,同类产品市场占有率,同类产品的品牌,3.2制定采购计划设备供货商入围评价表.doc,设备供货商入围评价,实物质量,供货业绩,行业规模,售后服务,合作状况,注册资金,销售收入,工程采购方式,战略伙伴议价,其它情况议价,招标采购,3.2制定采购计划,3.2制定采购计划,设备集中采购及设备生命周期管理：供应商的选择是工程项目成功的关键，为了最大限度满足工程项目进度的需要及设备生命周期管理的思想。设备集中采购要与工程项目进度、投资控制、工艺流程、技术服务、后期运行、维修、备件费用及备品的通用性紧密结合，在国内选定冶金设备行业技术领先或有创新的供应商为集中采购入围厂家。工程设备部要为新上项目的设备集中采购创造有利条件，了解前沿技术，做好专业支撑；以重点工程项目为载体，以战略为导向，以资源整合、优化为手段，以信息化为平台，充分发挥幕僚作用，同子公司共同选定入围厂家编制供应商清单。,3.2制定采购计划（工程采购拟入围供应商清单）,供应商清单,明确的设备数量,技术要求和性能参数,优化后的采购投资,合作良好的供应商,拟采购方式,主要联系人,3.2制定采购计划,编制入围供应商清单应注意事项：要按照入围供应商清单模板分别填写各款项，对供应商在行业地位、排名、产品的市场占有率、主要业绩不能照抄供应商的广告词，应该是通过调研后据实填写内容。入围供应商清单要涵盖主要设备、清单中设备采购的总额度要涵盖达到总采购额的80%。逐步建立供应商库，并不断完善。确定入围供应商清单时，适当考虑子公司的地域条件等制约因素，推荐顺序是首先选用有战略合作协议厂商，其次优选已有良好合作的、技术性能有保障的供应商，所选的供应商在行业内是处于同一水平入围供应商清单初选后，要依据共同明确的设备清单及所推荐厂家进行实施招标。对存在问题及时反馈给集团工程设备部，实现动态调整，对偏差要分析原因和责任。,3.3.投资控制原则,体现先进、实用、成熟、可靠、经济、高效的原则。遵循主体先进、辅助实用、功能不过剩的原则。有明确的工程建设标杆或目标的原则。按照工程阶段的进展，工程投资全流程控制成本原则。以工程装备水平和工程内容确定工程投资的原则。,3.4.与集团经营部合作要点集团经营部集中采购厂家台帐.xls,集团经营部针对技术含量较高、通用性强、供应商资源有限，以及采购频次多、采购金额大的物资，如仪表、电气、轴承、大型加工件、电线电缆、通用设备等杠杆型产品实行集中采购并指定厂家。各子公司按照工程进展和入围供应商清单，要对集团经营部所确定的单体设备、部件厂家必须作为唯一的指定厂家。,21,概述及原则集中采购定义工程采购管理采购审核和审批的二阶段模式企业战略合作伙伴工程采购推进情况工程采购下一步思路,目录,4.采购审核和审批二阶段管理模式,招标申请,评标报告,合同审批,1、申请报告（名称数量厂家、投资、计划、时间）2、标书3、评标工作计划4、评标标准5、厂家资质和评价,1、评标报告（人员、过程、报价及最终价、综合评价、推荐和备选单位、价格、付款）2、评分表3、评标及答疑及修正议题记录4、招标审批材料,1、合同及技术附件2、评标报告审批单3、招标申请审批单,审批第一阶段,审批第二阶段,4.1提交招标申请,招标申请审批的前提：1、该项目已经有明确的设备数量、主要技术要求和性能参数。2、对采购预算投资进行了必要的优化，细化分解控制到了每一个可控单元。3、依据工程采购清单梳理行业内及以往良好合作的供应商,通过与集团工程设备部沟通确认,共同形成初步的入围供应商清单。4、该项清单逐步要达到涵盖工程采购额80%以上的采购范围。,4.1提交招标申请,对招标申请的要求：1、采购申请应提前以公文形式上报，要预留采购申请流程审批的必要时间及对采购申请修改和完善所需时间。2、采购申请的审批流程，应首先经责任单位、工程设备管理部门、子公司主管领导逐级审批。报集团工程设备部审批的，由子公司工程设备管理部门对口呈送。,4.1提交招标申请,招标申请审批附件材料：1、投资分解表（必要时附加）2、三项计划表（必要时附加）3、入围供应商清单4、招标文件5、评标细则6、市场调研、技术交流或考察报告7、入围供应商评价表8、工程采购入围供应商资质及业绩表,4.1提交招标申请（招标申请模板.doc）（招标文件模板.doc）,招标文件内容：1、申请报告（名称数量厂家、价值计划时间）2、招标书3、评标工作计划4、厂家资质和评价,4.1提交招标申请（设备采购招标评标细则.doc）,评标细则原则：评标细则中对技术、商务分值权重的划分要遵循以下原则：重大关键设备突出技术性能领先、主要设备性价比最优、一般和辅助通用性设备技术成熟更注重其经济性。根据不同情况对项目内容及权重、技术分和商务分各自分值比例可进行适当调整。,成功的谈判人员的特征：,4.2招标过程-对谈判人员要求,具有基本的公关礼仪素养清晰的思路充足的准备良好的发问技巧良好的分析和判断能力具有应对谈判过程中可能冲突的能力能够认真及细心倾听他人的陈述,4.2招标过程-如何提高采购的质量,招标前形成统一的技术方案并在招标实施的过程中严格执行使用部门、专业部门、采购部门分工合作，形成合力充分的内外部调研分析针对前面的问题，对流程进行模板化并完善不断提高采购人员的职业化水平充分利用合适的信息化工具以提高效率，减少漏洞,技术、采购方案,4.2招标过程-团队合作,慎选主谈高手：技术、商务,选择有利的谈判环境和气氛,拟定招标议程,精诚合作,发挥团队力量,评估对方有利的环境和因素,分析降价理由以获取对方之认同,预备会议:原则和分工,4.2招标过程-谈判成功的技巧,谈判前的准备准备及分析资料制定谈判目标及策略谈判中技术和商务配合，通过和谈判对手的交流，能够准确把握对方的需求、市场份额、价格或供货业绩；引导谈判方向和节奏，达成我方希望的目标。,评标报告审批附件材料,招标时间：招标主持人：参加人员：投标单位：招标方的工作范围：分项报价明细表付款方式：其它方面：技术商务评标打分供货周期：考核条款内容：,评标报告主要内容,综合评价分答疑及修正纪要招标审批材料推荐和备选单位基本情况,4.3评标报告审核审批评标报告模板.doc,4.3合同审批,合同审批材料：1工程采购技术协议2.合同文本3.合同审批单4.设备合同执行情况检查,4.3合同审批（技术协议书应包含的内容.doc）,技术协议书应包含的重点内容：1、设备供货范围、2、买方和卖方分工、3、技术保证和考核指标4、主要外购件生产厂商、5、检斤验收的考核6、.,4.3合同审批,对技术协议书的审核要点:签署的技术协议内容与招标文件是否统一供货范围及配置上存在的差异说明主要技术参数、性能指标、功能的验收、检验方法、手段、检验时间约定的考核方式设计资料及随机资料的要求采购前后技术协议内容是否有较大调整技术协议相关附件是否齐全（报设计院的设计资料提供时间、设备设计制造运输计划提供及约定的差异等）,4.3合同审批工程设备采购合同模板.doc工程设备总承包合同模板.doc建设工程施工合同模板.doc,合同文本分类：1、工程采购专用工程设备合同2、工程设备总承包合同3、建设工程施工合同,4.3合同审批,合同签订要点：（1）合同的签订应采取书面形式，合同内容涉及技术问题的，合同应附相关专业技术协议。（2）除控股公司和矿业公司内各公司间交易外，合同签订时，以对方首先加盖合同专用章；合同文本使用传真件的，事后应补齐对方盖章原件。（3）凡是公司有固定格式的合同，一律采用固定格式文本。（4）合同的审批实行逐级审批的原则,各级审批人为审批权限中规定的主管人员。任何人不得私自对合同标的进行分解，以掩盖合同的真实性或越权审批合同。（5）合同送审原则上应通过公文系统或ERP系统审批。未通过公文系统或ERP系统逐级审批的，需在报送审批人批准时填写合同审批单。合同提交审批人审批时，需提交相应的资料。凡是国家规定需由政府有关部门、机构审批或公证的合同，由业务单位办理相关的审批手续。,4.3合同审批,对合同的审核要点:是否正确使用所规定的合同版本合同版本中格式条款是否有变化，内容有无增删。约定生效条件是否明确对合同价款、工期、付款方式、税费、运费、价格调整等约定是否与评标报告内容一致执行过程中的供货范围、工期、付款比例、发票开具等关键内容条款的变更的约定性能、指标验收项目是否有考核条款，是否具有可操作性合同执行过程中的供货范围、付款比例等合同内容变更，要按原审批流程报批。,4.4合同审批权限,（1）设备合同审批权限（含总承包等）：500万元：项目部工程处工程副总总经理工程部核准、备案500万元：项目部工程处工程副总总经理工程部审批1000万元：项目部工程处工程副总总经理工程部集团公司总裁审批,4.4合同审批权限,（2）施工合同审批权限1000万元：项目部工程处工程副总总经理工程部核准、备案1000万元：项目部工程处工程副总总经理工程部审批3000万元：项目部工程处工程副总总经理工程部集团公司总裁审批,4.4合同审批权限,（3）设计、监理、勘察合同审批权限200万元：项目部工程处工程副总总经理工程部核准、备案200万元：项目部工程处工程副总总经理工程部审批500万元：项目部工程处工程副总总经理工程部集团公司总裁审批,4.5工程设备合同执行情况检查表（表单验收）工程设备采购合同执行情况检查表.doc,填写合同执行情况检查表单的基本要求：内容要填写完整，无遗漏，有明确的考核方法和时限与技术协议、合同约定完全一致,合同生效后甲方向乙方预付设备总价的30%货款、设备制作完成并验收合格后支付设备总价30%的发货款，设备安装调试结束达到合同约定的性能指标后甲方支付乙方30%的完工款。支付设备合同总价60%款时,乙方开具合同总价款60%的增值税票.设备款支付到90%办理设备款结算时，乙方同时开具合同总价款剩余40%的增值税发票.留10%的质保金，待设备正常运转一年后支付。设备以磅单检斤结算的合同，相关部门要认真审核磅单数量，准确确定结算金额。,4.6工程采购付款规定,4.7合同管理,合同签订后，若发现存在以下情形的，应及时与对方协商变更或解除合同，必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或解除。1、发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重损害我方利益的；2、我方实际履行确有不可克服的困难的；3、合同双方发生名称更名的；4、合同对方强烈要求变更或解除的。变更或解除合同，一律采用书面形式。合同变更后，合同编号不予改变。变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分，合同更新部分与原合同具有同样的法律效力。变更或解除合同的审批原则、审批权限及流程应依据原合同进行。,4.7如何确保供应商如期交貨,与供应商维持伙伴、共存共荣的生命共同体关系强调本工程项目在本公司的重要程度定合同时确定买卖双方均可接受的合理采购供货时间鼓励供应商缩短前置时间，并更有效的管理库存加强采购部门与公司内部生产、市场行销等相关部门之间的沟通对彼此的需求与产能有充分的了解鼓励供应商从“销售导向”的做法，转变为“支援客戶需求导向”的观念。,46,概述及原则集中采购定义工程采购管理采购审核和审批的二阶段模式企业战略合作伙伴工程集中采购推进情况工程采购下一步思路,目录,企业战略合作伙伴选择标准：在设计、装备制造或工程营造等特定领域处于领先地位或不可替代的企业。掌握社会稀缺资源的企业或事业单位。,5.企业战略合作伙伴,5.企业战略合作伙伴,战略合作的方式：经友好协商后通过签订长期合作协议或参股、合资等方式，建立的一种实现强强联合、优势互补、共同抵御风险并面向未来的稳定结盟关系。其目的是通过企业市场容量获取良好的资源保证及合理的价格，以提高企业的装备水平及经营绩效。经友好协商后通过签订长期供货协议或参股、合资等方式，建立的一种实现面向未来的资源优化、优势互补、互惠双赢、共同抵御风险的稳定结盟关系。推动与此类企业战略合作的目的是保证社会稀缺资源的占有份额，提高企业经营安全性。,49,概述及原则集中采购定义工程采购管理采购审核和审批的二阶段模式企业战略合作伙伴工程集中采购推进情况工程采购下一步思路,目录,6.工程集中采购推进情况,设备采购集中化程度提高，主要通用或专用设备前三家或前五家所占比例较2009年均有不同程度的中标单位越来越向有规模、有实力、有信誉的设备供应商集中，使企业逐渐实现规模采购或持续采购，获得稳定的供应、品质的保证、良好的服务。,6.工程集中采购推进情况,战略合作和集中采购现状1、五家战略合作单位如太重、陕鼓、北方重工、秦冶和三冶（中冶东北建设有限公司）所提供的设备在其所属设备分类中名列前茅，为建龙提供了关键设备和技术，与建龙集团各子公司合作良好，实现强强联合、优势互补、共同抵御风险的稳定结盟关系。获取良好的资源保证及合理的价格，提高了企业的装备水平及经营绩效。2、首次实现在子公司之间整合采购润磨机设备，确定了统一的供应厂家和采购价格。有助于提高服务质量，降低了采购成本及运行成本。3、根据子公司供应商入围和合同执行情况，建议子公司对北京恒拓迅达高科技发展有限公司、沈阳东焰高花工业炉窑有限公司、河北皓天环保设备制造安装有限公司今后不列入建龙集团招标入围厂家。,工程集中采购的明显优势通