第十三章 物业信息管理

第十三章物业信息管理,第一节信息与信息系统第二节物业管理信息系统概述第三节物业管理信息系统的开发第四节物业管理信息系统管理功能,信息：信息就是一种已经被加工为特定形式的，经过解释的，对某一社会组织的行动或决策具有明显或实际价值的数据。信息性质：具有普遍性、传递性、变换性、共享性、相对性、时效性等性质。,第一节信息与信息系统,信息的分类按产生来源划分:自然信息和社会信息；按感知方式划分:直接信息和间接信息；按符号种类划分:语言信息和非语言信息；按流通方式划分:可传递信息和非传递信息；按价值观念划分:有用信息和无用信息；按物质属性划分:广义信息和狭义信息；按加工顺序划分：一次信息、二次信息和三次信息。,一信息与数据的联系数据记录客观事物的性质、形态、数量特征的抽象符号，而信息是对数据加工的结果；信息来源于数据，但又对数据给予解释，揭示了数据的内涵。,信息系统：是一系列相互关联的可以收集(输入)，操作和存储(处理)，传播(输出)数据和信息并提供反馈机制以实现其目标的元素或组成部分的集合。,常见的信息系统大致分为事物处理系统（TPS）、管理信息系统（MIS）、决策支持系统（DSS）和人工智能系统（AI）四种类型。,二常见的信息系统,1事务处理系统事务处理系统是一种系统目标与决策无直接关系的纯数据处理系统，此系统中数据的收集、录入、编辑、加工和输出都是严格按照事先确定的规范进行。2管理信息系统管理信息系统是为实现企业的整体管理目标，对各类管理信息进行综合处理，对企业的计划、控制和执行提供帮助，并辅助各级管理人员进行管理决策的信息处理系统。,3决策支持系统决策支持系统是MIS的发展和深化，它可以支持和辅助各种问题的决策过程，而对于这一点，传统的MIS则是无能为力的。DSS在MIS的基础上，应用各种复杂的计划决策模型，对管理人员的决策工作进行分析论证，提供决策支持。4人工智能和专家系统人工智能和专家系统的特有价值是它们可以组织获取和利用专家和专门人员的智慧，来解决某个专门领域中需要专家才能解决的问题。专家系统是最高层次的信息系统，不仅能够运用专家的知识和经验进行推理和判断，而且还能解释本身的推理过程，回答用户的问题，以及不断地增长新知，修改原有的知识。,一物业管理信息系统概念及构成二物业管理信息系统在物业管理中的作用三物业管理信息系统的组成与模块划分,第二节物业管理信息系统概述,一物业管理信息系统概念及构成物业管理信息系统：就是用于物业管理的一种信息系统.其实质是指在物业管理中由人和计算机等组成的能进行信息收集、传输、加工、保存和使用的系统。,物业管理信息系统的组成包括硬件设备软件资源系统软件应用软件数据库远程通讯设备人员系统人员系统用户,二物业管理信息系统在物业管理中的作用1、存储并管理相关资料2、高效低成本处理日常事务3、加强企业内部和企业与外界的联系4、扩大企业经营服务的范围和能力5、为科学决策提供支持,三物业管理信息系统的组成与模块划分,在物业管理实践中，无论物业管理信息系统采用哪种具体方案，通常均包括如下一些功能模块：1.房产管理模块(产权管理、房产档案、出租管理、装修管理、维修管理、统计报表)2.住户/业户管理模块(入伙登记、住户资料、投诉管理、统计报表)3.设备管理模块(设备台帐、图纸管理、大修档案、公共设备、分包工程、出入库管理、统计报表)4.行政管理模块(人事管理、文件管理、资产管理、合同管理、公司制度、统计报表),5.安全管理模块（报警系统、保安管理、消防管理、停车场管理、违章处理）6.环境管理模块(保洁管理、绿化管理、废弃物管理、统计报表)7.社区文化管理模块(社区活动、公共关系管理、统计报表)8.财务管理模块(费用输入、费用记帐、应收帐款、收款登记、统计报表、月末处理、参数设定)9.系统管理模块(系统权限管理、代码维护系统、帮助系统、安全定义、数据备份、数据导入、更换操作员),第三节物业管理信息系统的开发,一物业管理信息系统开发的基本原则二物业管理信息系统开发过程及管理三物业管理信息系统的开发方法四物业管理信息系统开发规划五物业管理信息系统的系统分析,一物业管理信息系统开发的基本原则在物业管理信息系统的开发和实施过程中，应当遵守以下基本原则：1、明确目标，积极创新。2、面向用户，共同参与。3、整体性与相关性结合。4、循序渐进。5、动态适应。6、重在管理,二物业管理信息系统开发过程及管理,开发过程的组织和管理包括以下内容：开发方式的选择、开发计划的制定与控制、开发的组织和项目管理。常用方式为自行开发、委托开发、合作开发、咨询开发和购买商品软件等多种方式。,自行开发即物业管理企业完全依赖自己的开发力量进行开发。其优点是开发人员熟悉企业情况，容易满足用户需求，并且易于协调，容易保证进度，以及方便系统运行和维护。缺点是由于不是专业的软件开发单位，系统开发所采用的技术以及开发的规范程度不高，开发周期一般都较长，成功率不高。,委托开发即物业管理企业通过协议方式全权委托专业的软件开发单位进行开发，系统开发测试完成后才交付物业管理单位使用。由于信息管理系统与企业的管理密切相关，需求经常变化，而开发单位又通常与用户之间的沟通会存在障碍，所以在系统的需求理解以及系统的运行维护上会存在问题。,合作开发由物业管理单位与软件开发单位以项目合作方式，共同开发。这种方式结合了以上两种方式的优点，有利于企业人员熟悉和维护系统，也能借助开发单位的经验，保证较高的技术水平。该开发方式的主要面临的问题即合作伙伴的选择，一般应当选择具有较强的技术开发实力，管理规范，有较完善的质量保证体系，熟悉物业管理行业的单位进行合作。在选择的方式上可以采用公开招标的形式。,咨询开发这种方式是自行开发方式的一种补充，即以物业管理企业自己的力量为主，聘请专家进行咨询的方式。主要是聘请有经验的系统分析员进行咨询指导，做好系统的总体规划和系统分析，因为一个好的规划和完善的系统分析，系统就已经有了一半的成功机会。而系统的具体实施则有企业自己进行。,购买商品软件这也是现在较为常见的一种方式。因为随着软件产业的发展，一些物业管理软件包含了基本的行业特点和功能，并逐步走向成熟，形成了软件产品。采用这种方式既能节省开发成本，节约时间，又能较好的保证软件质量，所以现在已经被很多物业管理企业采用。当然由于各个物业管理企业之间总是存在各种各样的差别，有自己特殊的需求，所以会存在系统二次开发的问题。,三物业管理信息系统的开发方法,管理信息系统从产生到现在已经发展了许多开发方法，其中生命周期法（LifeCycleApproach）、结构化方法（StructuredApproach）、原型法（PrototypingApproach）、面向对象的开发方法(Object-OrientedDevelopingApproach)和CASE（ComputerAidedSoftwareEngineering，计算机辅助软件工程）开发方法在管理信息系统的开发过程中都产生了重要的影响,结构化开发方法概述用系统的思想和系统工程的方法，按照用户至上的原则，结构化，模块化，自顶向下对系统进行分析与设计。,1结构化方法,开发过程用结构化系统开发方法开发一个系统,可以将整个开发过程划分为首尾相连的系统规划、系统分析、系统设计、系统实施、系统运行和维护等几个阶段,即一个生命周期（LifeCycle）。,特点自顶向下整体地进行分析与设计和自底向上逐步实施的系统开发过程：在系统规划、分析与设计时，从整体全局考虑，自顶向下地工作；在系统实施阶段则根据设计的要求，先编制一个个具体的功能模块，然后自底向上逐步实现整个系统。,优缺点突出的优点是它强调系统开发过程的整体性和全局性，强调在整体优化的前提下考虑具体的分析设计问题，是自顶向下的观点。同时又强调严格区分工作阶段，一步一步地严格进行调系统分析和设计，每一阶段及时总结、发现问题是及时反馈和纠正，避免造成浪费和混乱。,结构化的开发方法也有不足之处，突出表现在，开发过程繁琐复杂，灵活性较差，开发周期长，并且这种方法要求开发者在调查中充分掌握用户需求、管理状况以及预见可能发生的变化，不符合人们认识事物循序渐进式的认识规律，在实际工作中有一定的难度。,2原型法,原型法是指借助于功能强大的辅助系统开发工具，按照不断寻优的设计思想，通过反复的完善性实验而最终开发出来符合用户要求的管理信息系统的过程和方法。即首先开发一个快速原型，然后运行这个原型，再通过对原型的不断评价和改进，使之逐步完善。,原型法的开发必须满足四个条件，即：开发周期必须短而且开发成本低；要求用户参与评价原型；原型必须是可运行的；原型易于修改。,原型法的开发过程如下：1、确定系统的基本要求和功能：系统分析和设计人员与用户合作，获得系统的基本需求和主要功能。2、构造初始原型：系统开发人员在对系统基本需求和功能了解的基础上，在限定的时间内，用最经济的方法，开发出一个可以实际运行的系统原型。,3、运行、评价、修改原型：原型投入运行后，用户和开发人员要对原型系统运行中所发现的问题提出修改意见，由开发人员逐步进行修改、完善。如此反复，直到满足用户的要求。4、确定原型后处理：如果最后确定了正式原型，用户和开发人员还要继续进行细致的工作，把为了强调快速而在开发原型过程中省略的许多细节逐个进行补充和完善，最后形成一个真正的管理信息系统。,原型法的工作流程如图,原型法的特点1、原型法是一种循环反复、螺旋上升的方法，遵循了人们认识事物的客观规律，易于被人们掌握和接受。2、原型法强调用户的参与，将模拟的手段引入系统分析的初始阶段，沟通了人们（用户和开发人员）的思想，缩短了用户和系统开发人员之间的距离，解决了结构化方法中最难于解决的一环。增加了系统的可靠性和适用性，提高了用户的满意度；,3、原型法强调充分利用最新的软件工具，使用与原型法相适应的一系列开发生成环境，摆脱了传统的方法，使系统开发的时间、费用、大大地减少，效率、技术等方面都得到了提高。也增强了系统对外界环境的适应能力；4、原型法将传统的系统调查、系统分析和系统设计合而为一，使用户一开始就知道开发完成后系统的模样，并全程参与系统开发，即时地发现问题、提出并解决问题，对系统的功能容易接受和理解，有利于系统的移交、运行和维护。,优点：遵循人们认识事物的规律，容易被人们接受；改变了用户与系统开发人员之间的信息交流方式，易于沟通；使用软件工具效率高，摆脱了传统方法；降低了开发风险和成本；,局限性：开发工具要求高；解决复杂系统和大系统问题很困难；要求用户的管理水平要高；系统的交互方式必须简单明了，对于大量运算的、逻辑性较强的程序模块，原型方法很难构造模型供认评价；,应用范围适合于：处理过程明确、简单系统；涉及面窄的小型系统。不适合于：大型、复杂系统，难以模拟；存在大量运算、逻辑性强的处理系统；管理基础工作不完善、处理过程不规范；大量批处理系统。,3面向对象的开发方法,基本思想：认为客观世界是由各种各样的对象及其相互关系构成，在开发过程中首先认识应用领域的各种对象和他们之间的相互关系，根据共性进行分类，在分类的基础上定义具有个性化的各种对象。各种对象通过事件和方法相互联系、相互作用，构成应用系统。,优点：减少系统开发的复杂性，缩短开发周期；由于系统由各种类的对象组装而成，决定了系统的可重用性和维护性好；系统易于改进；可以维持较长的寿命。缺点：如果没有自上而下的总体规划，直接自下而上可能会造成系统结构的不合理。,四物业管理信息系统开发规划,（一）物业管理信息系统规划的意义在进行正式开发之前，进行科学规划是非常必须的，这样可减少系统开发的盲目性，较好控制开发的周期和费用。,（二）物业管理信息系统规划的步骤,系统规划的步骤：明确规划目标、任务和要求现行系统的初步调查和分析确定系统开发策略提出新系统的开发方案可行性研究提出系统规划报告并通过评审,物业管理信息系统的初步调查和分析,物业管理信息系统初步调查一般的初步调查内容包括企业概况、现行管理系统的业务流程等以下几个方面：企业概况、组织机构调查、现行管理系统的业务流程、现行系统存在的问题、系统开发条件、系统资源状况。,物业管理信息系统的方案构想,开发方案的构想中包括以下内容：系统的近期、中期和远期目标；系统的总体结构和层次；系统的主要功能和子系统划分；系统的硬件配置原则；系统的实施计划。,可行性分析的主要内容包括：（1）系统开发的必要性（2）经济可行性分析（3）技术可行性分析（4）管理的可行性分析：指管理人员对开发应用项目的态度和管理条件。可行性分析报告要尽量取得有关管理人员的一致认识，并经过主管领导批准，才可付之实施，进入对系统进行详细调查的阶段。,物业管理信息系统可行性研究,五物业管理信息系统的系统分析,物业管理信息系统分析的任务是：在充分认识原信息系统的基础上，通过问题识别、可行性分析、详细调查、系统化分析，最后完成新系统的逻辑方案设计，或称逻辑模型设计。逻辑方案是系统分析的任务，解决“做什么”的问题。物理方案是系统设计的任务，解决“怎样做”的问题。,系统详细调查：详细调查应当遵循以下四个原则：真实性、全面性、规范性、启发性。系统详细调查的方法：访问、座谈、填表、抽样、查阅资料、深入现场、参加业务实践等。系统详细调查的内容：组织结构调查、管理功能调查、业务流程调查、数据流程调查、处理特点调查、系统环境调查。,1物业管理信息系统详细调查,2物业管理信息系统组织结构分析,组织结构，指的是一个企业的组成以及这些组成部分之间的隶属关系或管理与被管理的关系，通常可用组织结构图来表示。组织结构图是一个层次结构图。,3物业管理信息系统管理功能分析,所谓功能，指的是完成某项工作的能力。物业管理企业的管理功能描述：信息管理、收费信息管理、工程管理、设备管理,第