大学行政工作的规范与效率

大学行政工作：规范与效率,唐锐,2016年11月14日,目录,二、中山大学行政督办督查工作,三、中山大学大学服务中心建设工作,一、中山大学行政工作的“四有”要求,中山大学行政工作“四有”要求,一是处长们喜欢来找校长请示工作，这看似是对校长的尊重和信任，但是不是凡事都要向校长请示汇报呢？二是校长收到了很多来信，或者是约访，他们有自己的诉求希望校长来解决，往往还绕开了相关的职能部门，以为校长是剂万能药，什么病都能药到病除？,罗俊校长上任一段时间后，认为有两个现象值得思考：,有依据,所有的事情都必须按规则办，不能只是按领导意志办有规则的按规则办，没有规则的建规则，规则过时或不合理的要及时废除或修改，这要成为我们工作的新常态,规则的制订与修订不是随意的规则也不能是“牛栏关猫”建一个什么样的规则是水平问题，但是否执行规则是品德问题,建一个什么样的规则是水平问题，但是否执行规则是品德问题。,党政管理干部要做到德才兼备，以德为先，德是第一位。因此，大家要想安心睡觉，必须按规则办事。按规则办事就是依法治校，就是服务，不按规则办事是滥用权力。,制定规则的基本程序：,职能部门提出建议并拟写规则,发展规划办政策与法规处组织有关部门及人员研究讨论,发展规划办公室政策与法规处提出意见,校党委常委会审议,需要有关领导小组、委员会审议的，提交常委会前必须通过审议,政策一旦发布，必须严格执行,校长办公室的制度建设情况,（一）中山大学校长办公会议事决策规则（中大办20153号）（二）中山大学行政工作督办督查实施办法（中大办201451号）（三）中山大学党政公文处理实施细则（中大党发201310号）（四）中山大学行政印章管理暂行办法（中大办200516号）（五）中山大学法定代表人签字章、印鉴适用范围及审批程序（中大办20141号）（六）中山大学校领导公务活动安排办理规范（中大办201433号）（七）中山大学校领导联系秘书工作规范（试行）（校办201537号）（八）中山大学全校性会议管理办法（中大办201434号）（九）中山大学国内接待管理办法（中大办201425号）,督办科、督查科、秘书科、综合科,（一）中山大学校长办公室事务管理科内部管理暂行规定（二）中山大学校领导与学生餐会工作规程（中大办201412号）（三）中山大学梁銶琚堂、怀士堂、熊德龙学生活动中心管理暂行规定（四）中山大学公务车使用管理规定（中大办201452号）（五）中山大学关于校外单位进校拍摄管理规定（中大办20106号）（六）中山大学校长办公室会议场所使用申请表（七）中山大学校长办公室会议场所使用登记表,校园管理科,校长办公室的制度建设情况,有流程,要清晰易懂，一目了然,要公示上网，方便查询,好的制度，要靠好的流程来执行,规范行为、落实制度，提高效率、减少等待,职责不清、扯皮推诿、执行不力,目前，学校机关处室都已制定了各项工作的流程，各部门报给发展规划办的工作流程有近400项之多。,校办和信息办为了大学服务中心的建设，正在梳理各单位上报的业务流程。,全面梳理各项工作事项，每一个事项都要制定流程，对于每件事项的工作流程进一步优化和再造，这是简化办事程序、促进内部协调、提高服务质量和服务效率的战略选择。,要清晰易懂，一目了然,要公示、上网，方便查询,一旦确定了办事流程就要照办，不能有特殊、有特例，不按流程办事就是不公正。同时要及时发现问题，解决问题，新的规则一旦确定，就要有相应的新的办事流程。这是一个硬性的要求。,（一）行政公文处理1、校外文处理流程2、校内文发文流程3、校内文呈批流程（二）行政印章、资信证明管理4、印章刻制、更换、废止流程5、印章使用管理流程（三）校长办公会服务6、校长办公会会务流程7、校长办公会议题呈报流程（四）行政工作督办8、校长交办重要工作督办流程9、党委常委会（行政事项）、校长办公会决定事项督办流程（五）对内、对外联系与协调10、协调校领导出席公务活动流程11、制发工作年历流程,校长办公室的流程建设情况,（六）办会工作流程12、全校性工作会议流程13、学位授予仪式组织流程（含仪式过程控制流程）14、开学典礼组织流程15、卓越服务奖组织流程16、故居开放仪式组织流程17、与政府合作的学术论坛组织流程18、与政府合作的重大赛事组织流程19、协调其他单位活动类流程（七）国内公务接待工作流程20、重要领导调研接待流程21、日常接待流程（八）做好校领导后勤服务22、公务车辆调度流程23、公务车运行经费管理流程24、校领导餐叙/宴请服务流程,校长办公室的流程建设情况,（九）综合事务25、寒暑假期安排流程26、法定节假日放假安排流程27、中山大学品牌用品经营监管工作流程（十）场地管理和服务28、校内单位（机关、学院、团委）申请会议场地审批流程29、校外单位申请会议场地审批流程30、场地安排及协调工作流程31、场租发票的开具流程32、场租催收和账目管理流程33、在所管场地举行的重要活动的会务保障流程34、所管场地设备、物资的申购流程35、所管场地设备（设施）定期检修与维护流程36、所管场地的重要校园景观的布置流程37、物业管理公司服务人员的调配流程38、物业管理公司服务人员的考核流程39、消防安全工作流程,（十一）全校文件、信件收发40、校内文件收发及交换工作流程41、机要文件的接收与分发工作流程42、杂志报刊订发工作流程43、挂号信的收发、邮寄及退回流程44、平信的领取及登记工作流程（十二）全校性重要物资的管理45、学位服统计和购买流程46、学位服发放流程47、学位服清洁和维护流程（十三）校务公开48、主动公开信息工作流程49、信息依申请公开流程50、中山大学年鉴编辑流程51、中山大学概况编辑流程52、中山大学工作通讯录编辑流程53、校领导与学生餐会工作流程,校长办公室的流程建设情况,有记录,所有单位都要重视并做好记录工作，做到一事一卷宗所有事情要建立档案，做到有记录可查每一位职员的工作记录本，都应该是属于公家的,可以做到事后可查，有依据是一种工作经验的积累,中山大学对工作记录的要求：,（1）承担校长办公会的记录和会议纪要的拟制,2015年，校办印发中山大学校长办公会纪要21份中山大学校长办公会决定事项通知115份,校长办公室落实记录要求情况,（2）承担校级工作会议纪要和会议工作备忘录的统一印发,2015年，校办印发中山大学工作会议纪要45份中山大学工作会议备忘录120份,（3）校办内部工作会议记录,校办全体会议校办干部会议校办各科室工作例会,校办工作人员统一记录本,每周各科分别召开一次例会；每周召开至少一次主任办公会或校办干部会；每学期至少召开两次校办全体会,校长办公室落实记录要求情况,有节点,做事有依据，是规范；做事有流程，是有序；做事有记录，是可查；而做事有节点，是效率。,校长办公室提升工作效率的举措,督办单,任务通知书,计划书,结果书,台账,档案柜,周报,报告,（1）加强督办，推进提升全校行政工作效率。,校长办公室提升工作效率的举措,公文到校办，必须在半天之内流转到下一步。急件立即流转。负责督促全校各单位按时办文，每天清理全校在办公文，发现未及时办理的，及时了解情况。每周出具未办结公文清单，向有关单位及联系秘书发送督办短信及通知。负责校外文的反馈、回执报出，对校外文的办理全过程督办。,（2）公文流转有时限、有督办，确保及时、高效,一本工作方案：统一信息口径、统一工作框架一次协调会：直接讨论方案、明确分工、明确进度（1小时结束）一次彩排（踩点）：提前检查、督促落实,校长办公室提升工作效率的举措,（3）会务接待“三个一”，确保活动顺利举办,校长办公室提升工作效率的举措,（4）建设OA系统和USC系统，通过信息化手段提升工作效率,新版OA系统于2016年1月4日上线，目前已流转12839份校内文，2990份校外来文。分别占校内公文的85%和校外来文的98%。,USC系统于2016年8月31日上线，支持可在网上办结的服务业务流程，极大的方便了师生办事、提升了行政业务办理效率。（以下将有详细介绍）,中山大学行政督办督查工作,定位行政工作中的督办督查,有流程,有规则,有节点,有记录,行政工作有规则、有流程、有记录、有节点的基本要求,督办督查工作是一种行政领导方式，是确保高校行政工作“规范、有序、高效、可查”良性运行的重要手段,范围行政督办督查的边界,督办学校重大决策、重要工作部署,督查行政日常工作的规则、计划落实,校领导负责制,督办科,党委常委会行政决定事项校长办公会决定事项校长交办工作任务学校重要会议、专题调研工作事项,职能部门负责制,督查科,日常面上工作计划落实师生员工反映强烈的热点难点问题处理校长信箱的来信办理,师生关注的热点难点问题,流程行政督办督查的程序,原则行政督办督查的刚性要求,“围绕中心、突出大局”,“统筹协调、分级负责”,原则行政督办督查的刚性要求,督办督查工作台账,“主动协同、动态管理”,“办理及时、狠抓落地”,组织行政督办督查的实施架构,历史沿革,校长办公室,督办科3人,督查科3人,部门,院系,督办督查岗,督办督查岗,当前架构,数据行政督办督查的工作情况,督查,2015年,2016年以来,督办,督办,9项制度建设专题督查,从“以工作时间为导向”转变为“以任务需求的时间节点为导向”,学校“跻身国内大学第一方阵”的目标已经确立，加快推进世界一流大学建设的冲锋号已经吹响，目标能否实现，关键在于实干、苦干，贵在执行、落实。,从“随心所欲、拍脑袋办事”转变为“按四有办事”,从“被动”转变为“主动”,中山大学大学服务中心建设工作,大学服务中心建设背景,为适应学校将来的“三校区五校园”办学格局保证在不同校区的广大教职员工和学生感受无差别管理和服务实现教职工和学生可以不出校区即可办理校内所有行政审批和服务事项，升级异地办学服务体系，开创跨地区、多校区办学新机制。,UniversityServiceCenter，简称USC,大学服务中心建设模式,秉承“四个优先”原则,自助优先,线上优先,机审优先,移动优先,四个优先线上+线下一站式,大学服务中心建设模式,搭建“线上与线下相结合”平台,所有审批流程均在网上进行,在所有校园建设大学服务中心,+,建设基于多校区管理信息系统的大学服务中心体系,四个优先线上+线下一站式,大学服务中心建设模式,四个优先线上+线下一站式,一站式服务,少跑一趟腿、少进一个门、少找一个人所有工作人员由校办统一招聘和培训，在统一的政策制度和工作标准下，面向所有用户和所有业务提供服务,广州校区南校园大学服务中心,南校园地址：第三教学楼一楼大厅咨询电话现状,原状,广州校区东校园大学服务中心,东校园地址：行政楼B座103咨询电话广州校区北校园大学服务中心,北校园地址：办公楼北103咨询电话现状,原状,珠海校区大学服务中心,珠海校区地址：教学楼B201咨询电话原状,现状,大学服务中心功能,一、提升服务水平,1.优化各部门行政审批流程2.开展培训，统一服务标准,大学服务中心功能,二、提高办事效率,1.实现全校师生不出校园即可办理各类行政审批和服务事项2.各部门通过USC实现网上审批,业务,一期上线69个流程支撑85项业务覆盖：校长办公室、教务部、学生处、研究生院、人事处、财务处、保卫处等7个部门业务,实例：珠海校区教师因私出国需要学校组织机构代码证复印件,之前：教师本人或委托他人来校办凭工作证现场申请办理、领取（耗费250分钟，80元：往返4小时，办理10分钟，歧关车票80元）现在：教师网上发起申请，校办网上办理，教师去上课时在教学楼B201珠海USC取件（耗费10分钟：2分钟网上申请，8分钟荔三宿舍走到B201）节省时间：240分钟节省经费：80元,三、提供决策支持,USC系统将沉淀和集聚大量真实数据和信息，通过数据分析，为学校决策提供支持,大学服务中心功能,自助服务师生可在各校区USC自助打印：本科生