组织会议的流程及细节

我们毕业啦其实是答辩的标题地方,组织会议的流程和细节,主讲人,时间,一、会议确认,二、会议准备,三、会议期间,四、会议后期,CONTANTS,一、会议确认,会议确认,会议准备,会议期间,会议后期,Clickheretoaddyourtext.Clickheretoaddyourtext.,会议名称要用确切、规范文字表达。,会议名称应与会议的主题、类型相符,公司例会名称确保每次能统一规范,会议确认,会议准备,会议期间,会议后期,Clickheretoaddyourtext.Clickheretoaddyourtext.,考虑会议资料能否按时准备,会议开始时间是否恰当（不能太早或太晚）,考虑领导及其他参会人员工作安排。,会议确认,会议准备,会议期间,会议后期,Clickheretoaddyourtext.Clickheretoaddyourtext.,考虑参会人员是否方便到达,考虑交通、时间成本,考虑该地是否便利，各方条件是否支持会议的召开。,3.会议地点,会议确认,会议准备,会议期间,会议后期,4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。,（1）U型桌形摆设：通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物以做装饰。不设会议主持人的位置以营造比较轻松的氛围；多摆设几个麦克风以便自由发言。,会议确认,会议准备,会议期间,会议后期,Clickheretoaddyourtext.Clickheretoaddyourtext.,4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。,（2）圆形或椭圆形：适合人数较少、档次较高的会议，距离较近，容易产生近距离的交流感。（董事会）,会议确认,会议准备,会议期间,会议后期,Clickheretoaddyourtext.Clickheretoaddyourtext.,4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。,（3）回字型：此种类型的摆桌常用于学术研讨会类的会议，前方设置主持人的位置，可分别在各个位置上摆放上麦克风，以方便不同位置的参会者发言；此种台型容纳人数较少，对会议室空间有一定的要求。,会议确认,会议准备,会议期间,会议后期,Clickheretoaddyourtext.Clickheretoaddyourtext.,4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。,（4）剧院式：最大程度地摆放座椅，最大限度地将空间利用起来，在有限的空间里可以最大限度容纳人数；但参会者没有地方放资料，也没有桌子可用来记笔记。,会议确认,会议准备,会议期间,会议后期,Clickheretoaddyourtext.Clickheretoaddyourtext.,4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。,（5）课桌式：此种桌型摆设可针对会议室面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性；参会者可以有放置资料及记笔记的桌子，还可以最大限度容纳人数。,会议确认,会议准备,会议期间,会议后期,Clickheretoaddyourtext.Clickheretoaddyourtext.,4.会议室预定：根据会议形式及人数预订会议室。,（6）鱼骨型：将会议室的桌子按照鱼骨架即八字形依次摆开，此类会议摆台较适合研讨和小组讨论结合的会议内容，增加小组间交流的同时还可以聆听会议主持的发言。,会议确认,会议准备,会议期间,会议后期,Clickheretoaddyourtext.Clickheretoaddyourtext.,与会议召集人确定会议议程，确定每项议程的时间、主讲人、需要准备的会议材料等。,5.参会人员,6.会议议程,必要时候征询参加部门的意见（时间、内容等）。,具体内容,注意事项,确定参会人员类别及具体人员名单。,考虑新员工和新晋级人员。,会议确认,会议准备,会议期间,会议后期,Clickheretoaddyourtext.Clickheretoaddyourtext.,房型及房间数量是否满足要求。,01,02,会议室大小和数量是否满足要求。,用餐条件是否满足要求。,03,04,配套服务是否满足要求。,7.确定酒店：根据会议的规模、档次、预算、具体要求等选择地点。,二、会议准备,会议准备,会议确认,会议期间,会议后期,Clickheretoaddyourtext.Clickheretoaddyourtext.,整理各项花费，制定预算表，报领导审批。根据需要提前借款。预算表.xlsx,根据人员具体情况制定会务组工作分工表。会务分工.xlsx,通知应包含会议时间、地点、参会人员、会议内容、会议要求、会务安排、会议议程等。会议通知.docx会议议程.xlsx,1.会议预算,2.明确人员分工,3.撰写会议通知,会议准备,会议确认,会议期间,会议后期,4.会议回执收集,5.房间确定,6.机票、车票、车辆安排,确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式，住宿、乘车要求，制作签到表、通讯录。签到表.xlsx,制定住宿表，确定房型及数量后，告知酒店.（多预留几间、确认房间是否需要摆放茶歇、放置欢迎辞。）住宿表.xlsx,制定交通安排表，根据参会人员需求，订好车票，安排合适车辆接送。乘车表.xlsx,会议准备,会议确认,会议期间,会议后期,7.用餐安排,确定就餐形式、地点。快餐：确定标准及人数，筛选口碑较好的商家。酒店外餐厅：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、酒水准备。酒店内餐厅：自助餐或桌餐，确定桌数、餐标、菜单。,8.茶歇准备,酒店准备：告知标准和要求并确认。会务组准备：提前购买（一般选择便于清洗、方便拿取、垃圾易于回收、吃起来方便等）,9.会议材料的准备,收集会议电子版资料，确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一个文件夹中。将会议议程、签到表、住宿表、乘车表、会务分工、需用文件等会议材料打印，装入文件袋。,会议准备,会议确认,会议期间,会议后期,三、会议期间,会议期间,会议确认,会议准备,会议后期,会议期间,会议确认,会议准备,会议后期,6.笔记本电脑使用协助：查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知会场服务员协助。,8.茶水供给到位：及时通知会场服务人员倒茶水。.,9.摄影：会议重要环节必须拍摄。,7.播放会议资料：根据主讲人需要，适时播放会议资料。（会议开始前提前播放全部资料，保障资料无误正常播放。）,会议期间,会议确认,会议准备,会议后期,四、会议后期,会议后期,会议确认,会议准备,会议期间,1.宣传资料准备及发布：及时撰写通讯稿、整理照片，将稿件及照片在公司网站、内刊、微信平台等平台宣传报道。（2天内）2.会议纪要整理及发布：会议