实用外贸英语函电

实用外贸英语函电PracticalEnglishforForeignTradeCommunication,从信封到附言的外贸函电写作指导,英文书信和中文书信的写作有那些不同呢?,信封(Envelop)与中文信封相反，英文信封上收信人的地址和姓名写在信封的中间，发信人的地址和姓名写在信封的左上角，或信封背面。,地址,英文书信的地址应从小写到大，先写门牌号码，再写街道、城镇、省或州及邮政编码，最后是国家名称。国家名称的每一个字母都要大写。,UnitTwoTheStructureandLayoutofaBusinessEnglishLetter商务英语书信格式,1、TheStructureofaBusinessLetter(书信结构)Abusinessletterconsistofthefollowingparts：,信头/个人信头(Letterhead/PersonalLetterhead),公司信纸上一般都印有其名称、地址和联系号码，这就是通常所说的信头。在没有信头的普通信纸上写信，作者就需要写明回邮地址和联系号码。号码。,1)Letterhead(信头),thewriterscompanyPrintedletterheadisprintedinthecenterorontheleftmarginatthetopofthepageWhenwritingonblankpaper,onlyadressshouldbeattherightmargin.,1）Letterhead(信头),e.g.WeavewellWoolenCo.Ltd246VictoriaStreetLondonE.C.4,EnglandTel.01-1377-432Telex:9876548Cableadd:WEAVEWELL,London,1）Letterhead(信头),e.g.TheEasternSeaboardCorporation324ParkAvenueNewYork,NewYork10017Tel.225-2780Cableadd:EASTSEATelex:222711,2）ReferenceNumber(发文编号),Itisoftenplacedtwolinesbelowthetheletterhead.Insomeincominglettersyoumayfinditattheendofletterontheleftmargin,twolinesbelowthesignature.Itmayincludeafilenumber,departmentalcodeorinitialsofthesignerofthelettertobefollowedbythetypistsinitialsinthefollowingfashions:,2）ReferenceNumber(发文编号),e.g.Ourref:234GW/gp(inanincomingletter)Yourref:234GW/gpOurref456JS/lb(inthereplytotheincomingletter),3)Date(日期),Thepostionofthedatebelowtheletterhead(eitherontherightorontheleft)dependsonthestyleyoudecidetouse.Differentwaysofwritingthedate:August3,2002Americanform3rdAugust,2002BritishformEasytocausesomeconfusionlike3/8/2002or8/3/2002,soyoudbetternotabbreviatethenameofthemonth,封内日期(DateLine),封内日期是写信或打字时的日期。封内日期写在信头或作者地址的下两行。,4）InsideNameandAddress(封内名称和地址),Thenameandadressofthereceiveristypedattheleft-handmarginatleasttwolinesbelowthedate.Itappearsexactlythesamewayasontheenvelope,insinglespacing,withthetownincapitalletters.Whenthereceiverisacopmpany,theinsidenameandaddressshouldbewrittenasthefollowing:,4）InsideNameandAddress(封内名称和地址),e.g.(1)TheSpaceEngineeringCo.Ltd.32,DuckStreetLONDONN.W.4England(2)Messrs.HarrisonSewingMachines.,提示句(选择性)AttentionLine(optional,提示句(选择性)AttentionLine(optional)提示句的用途是指明把信送给某个具体的人或部门处理，尽管信是写给这个组织的。另外，在指明的收信人不在时，它也允许组织中其他人查看信的内容。提示句通常写在封内地址的下两行或封内地址的上面。,主题句(选择性)SubjectLine(optional),主题句(选择性)SubjectLine(optional)主题句简要说明信的内容。通常写在封内地址和称呼之间。如果写信人不知道收信人的姓名，也可以用主题句代替称呼。为了收到最佳效果，可以给主题句加下划线，或大写主题句。,7)TheBodyoftheLetter(信的正文),Thebodyofabusinesslettershouldbegintwolinesbelowthesubjectline.Thereisone,atleasttwolinesbelowthesalutationifthereisnosubjectline.Itcontains:Theopeningsentence(开头语)TheactualmesseageoftheletterTheclosingsentence(结束语),8）theComplimentaryClose(结尾敬语),Itisplacedtwoorfourlinesbelowthelastlineofthebodyoftheletter.Itshouldmatchthesalutation.,信尾问候语(ComplimentaryClosing),信尾问候语是写在信尾的告别话语，例如“Sincerely”，“Sincerelyyours”。通常位于正文两三行以下。第一个单词的第一个字母要大写，最后以逗号结尾。,8）theComplimentaryClose(结尾敬语),9)TheSignature(签名),Alettershouldbesignedbyhand,andinink,andfollowedbythepersonsnametypedsothatthenameislegibletothereader,thenfollowedbyhisjobtitleorposition.Thefollowingareexamplesofdifferentwaysofsigningabusinessletter:,9)TheSignature(签名),（1）Anofficialsigningforhiscompany:YoursfaithfullyTHEOVERSEASCO.,LTD(Signature)W.BlackGeneralManager,写信人签名(WritersIdentification/Signture),写信人的签名、名字和头衔(如果适用)，写在信尾问候语同侧三四行以下的位置。,10)TheReferenceNotation(经办人代号),Thenotationistypedtwospacesbelowthesignature,andshowsonlytheinitialsofthetypist.,11)EnclosureNotatation(附件),Atleasttwolinesbelowthereferenceinitials.e.g.Enclosures(3)Encl.3cataloguesEncl.1invoiceEncls:asstated,附注(Notions),附注写在写信人签名下两行的位置，附注包括参考缩写，附件的数目和内容以及将收到这封信副本的人员名单。附注写在左侧。,12)CarbonCopy(抄送),Whencopiesoftheletteraresenttoothers,typec.c.belowanyenclosurenotationattheleftmargin.e.g.c.c.Mr.J.Cooper(Mr.J.Cooperisthepersonwhowillreceivethecopiesoftheletter),13)postscript(附言),Drawthereadersattentiontoapointwhichthewriterwantstoemphasize.Itshouldbeplacedatleasttwolinesbelowanyothernotationsandflushedwiththeleftmargin.e.g.p40,13)postscript(附言),附言用来说明没有包括在信中的想法和内容。通常在附注下两三行的地方，从左侧顶格写起。在促销和私人信件中，附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑。,TheLayoutofaBusinessLetter(书信格式),1)TheBasicFormatofaBusinessLetter:,2)LetterStyles,InsdentedStyle(缩行式)FullBlockStyle(完全平头式)ModifiedBlockStyle(改良平头式)SemiblockStylewithInsdentedParagraphs(混合式)商业信函最好使用齐头式。而私人信件通常不用齐头式。在齐头式书信中，全部内容包括日期和信尾问候语，都从左侧顶格开始。段落开头不空格，各段之间空两行。修正齐头式，是使用最为广泛的一种格式，商业和私人信件都可以使用，尽管在私人信件中不一定要写回邮地址和封内地址。使用没有印刷信头的普通信纸时，这种格式最合适。与齐头式不同，发信人地址、日期，信尾问候语和签名都从中间开始写。其余部分从左边开始。,AddressingtheEnvelope（信封写法）,1）TheCommonFormIndentedStyleBlockStyle,外贸函件信封的写法,外贸函件信封的写法,信封上可以附注下列各项：(1)如需由特种邮路或邮船寄递，或需说明信或邮件的类别，可根据需要在信封左上角注明：(a)PerSSEmpressofCanada由“加拿大皇后”轮寄递(b)ViaSiberiaforEurope经由西伯利亚寄往欧洲(c)ViaSuez经由苏伊士运河寄递(d)ViaCapeTown经由南非寄递(e)ViaAirMail(ParAvlonj航空(f)ViaAirMail