职能、流程梳理与岗位说明书编写讲义

嘉年印务架构、职能、业务流程梳理与岗位说明书编写讲义,人力资源部,思考：您所在的部门职能有哪些？,部门职能与组织架构、战略的关系？,1、架构：组织架构；部门架构；2、人员：多少人？什么样的人（数量、质量）,1.嘉年印务组织架构,2.1嘉年印务部门职能（一、二级职能）,2.2嘉年印务职能分解（三级职能）,3.1职能与岗位设置的关系？,思考：1、一项职能对应一个岗位；2、一项职能对应多个岗位；,3.2职能与岗位设置的关系？,思考：1、一项职能对应一个岗位；2、一项职能对应多个岗位；3、一个岗位对应多项职能。,三手,产量统计、欠数管理,3.3职能与岗位设置的关系？,岗位设置是职能的具体体现,4.职能与流程梳理？,招聘管理,招聘实施,招聘审核,用工申请,人力规划,转正、录用,选用招聘渠道,发布招聘信息,面试,简历筛选,用人部门,用人部门,用人部门,5.架构、职能、业务流程梳理结果,1.部门职能说明书；（职能、流程）2.部门管理架构与人员编制表；（编制）3.职位说明书（岗位职责、要求人员胜任）,6.什么是岗位说明书？,岗位说明书界定的是“岗位存在的价值”、“岗位做什么事/有什么职责”和“岗位要求什么样的人来做”。实际上解决了几个问题：工作如何科学地组合成为一个整体；每一个环节/岗位的任职者应该如何规范地行动；如何选择适合于工作要求的人；如何评价开发工作的人的能力和绩效。岗位说明书的具体内容可以根据企业的需要来具体规定，一般包括：岗位名称、所在部门、工作关系、编制日期、职责要求、任职资格和工作环境等。,7.岗位说明书主要结构,基本信息,工作描述,任职资格,岗位名称，职系，编号所属部门，直接上级，直接下级编制人数,职责概述主要职责主要权限工作环境与条件,学历、专业、资格证书工作经验、知识与技能、能力要求、素质要求,关键绩效指标,指标名称、定义、计算方法数据来源、管理部门考核维度（财务、内部控制、客户、学习与发展）,+,+,+,8.1如何编写准确的岗位说明书？,方法一：通过例举工作内容，并合并、梳理工作事项与内容，如下例表：（本方法适用于管理类、部分专业类岗位）,方法二：根据业务/操作流程撰写工作事项与内容，如下例表：（本方法适用于操作类、部分专业类岗位）,步骤1,步骤2,步骤3,步骤4,输入端,输出端,8.2如何编写准确的岗位说明书？,9.如何填写职位基本信息？,岗位名称指的是任职岗位的称谓，如综合管理部部长、品质管理部经理、成本会计、采购专员。职系、职位编号指该岗位在公司人力体系中的编号位置，由人力资源部统一编制。所属部门指的是岗位工作关系的隶属部门和组，如成本会计所属部门为财务部。直接上级指的是在业务上给予该岗位直接领导的上级岗位名称，直接上级只能有一个。直接下级指的是直接向该岗位汇报工作的下级岗位名称。编制人数指的是该岗位所需员工的数量。,10.如何填写“职责概述”？,职责概述也就是职位设置的目的，应该用一句话简单地概括工作的主要功能，简短而准确地表示该职位为什么存在；例如，对于计划调度岗来说，其职位设置的目的如下：,11.如何填写职责详细描述？,职责描述：在具体描述时，每一条职责，都应尽量以流程的形式描述，尽量讲清楚每件事的输入与输出，描述的格式为：“动词+名词宾语+进一步描述任务的词语”。负责实施组织并参与实施组织指导督促检查部门内部管理领导交办工作职责责任按：负责、协助、参与等归纳职责表述按工作内容、作业过程、工作对象归纳。工作内容(如：负责组织会议工作、负责收发文件)作业过程(如：负责生产准备工作、负责设备操作工作)工作对象(如：组织或人、财、物、信息例1：职责：负责组织公司的生产经营分析会议工作。分解为：1、根据会议发起者确定会议议题、参会人员、时间、地点；2、负责通知参会人员并督促按时到场；3、负责会议记录及事项跟踪工作例2：职责：根据公司发展战略规划，组织制定公司年度生产计划。分解为：1、2、3、,12.职责范围描述的原则与要求,1、职责项目排序:按重要程度（主项）描述。2、职责项目数量:职责范围一般为68项，对个别职位可酌情确定，如：操作类岗位宜精炼职责。3、职责项目内容：各项职责应独立，不可交叉重复,13.如何填写工作权限？,工作权力指的是职权范围，包括人事、财务和业务三个方面，权力的种类如下：人事权任免权：对员工任免有决定权考核评价权：对直接下级、周边人员和直接上级的评价权奖惩权：对下级奖惩的直接决定权财务权监控权：对预算内/外费用使用的监控权使用权：对权限内资金的使用权审批/审核权：对预算内/外资金使用的审批/审核权业务权监控权：对工作过程和结果进行有效的监督和控制裁决权：对争议给予裁判决定的权力决策权：对工作做出最终裁定的权力审批权：对工作进行最终审查、批准的权力审核权：对工作进行审查、核准的权力监督检查权：对工作过程进行有效的监督和检查,14.如何填写工作环境与条件？,工作环境是描述工作时所处的具体环境状况，一般分为以下几种独立办公室一般工作环境（主要在办公室内办公，但不是独立办公室）工作环境较差（试验室作业、车间作业等等）,“使用工具/设备”填写统一用语车间、机台作业：根据实际需要填写管理工作，一般情况下，若需使用电脑、网络等，则填写：一般办公自动化设备（包括计算机、网络、电话）。若有特殊需要，则视具体情况填写，如传真机、打印机、文件柜等。,15.如何填写任职资格？,16.填写职位说明书注意事项：,实事求是，针对具体岗位，对岗位不对人，不要迁就现在的任职者；要注意语言的简练和准确，具有概括性，不要写成每日的工作流程。切忌写成流水帐。在描述时，要将具有相同特征的事项归类，总结为一项工作。填写具体、详细，可操作，不要出现“完成本职工作”等含糊不清的词语。各部门负责人以认真、严谨的态度指导下属人员编写职位说明书；在岗人员必须明晰该岗位权责及关键绩效指标。,结束语：,一、梳理方法：本次职能、职责梳理以访谈为主，做具体的岗位分析工作；二、各部门职能由中高层人员会议讨论确定；三、各岗位职责、业务流程由