会议摆台及服务SOP_第1页
会议摆台及服务SOP_第2页
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文档简介

会议摆台及服务程序与标准一、会前准备：1、初步准备：1) 了解预订会议的时间、地点、台型、人数、接待级别、特殊要求及更多客人的信息等，填写会议通知单，并及时派送到相关部门做好衔接准备。2) 根据预订参会人数及其他要求提前备齐所需桌椅、桌布、纸笔、矿泉水、茶歇物品、垃圾桶、指示牌等物品。3) 根据客人预订要求设计出会议台型，要求台型美观、合理。2、摆台：1) 摆放会议桌的要求：桌与桌拼连时横竖须成一条直线且摆放整齐平稳，台型对边距会议室墙壁距离一致，台型四周与会议室墙壁四周分别平形，行与行间距一致、宽窄适度。2) 摆椅子：正常情况下，每张会议桌摆放椅子3把，椅子正前边缘轻靠桌子，间距一致，横竖成一条直线，颜色统一，干净无破损。3) 摆茶杯：在每把会议椅正中前方距靠近座位桌边距离35厘米处摆放，杯把统一朝向客人右侧。4) 摆矿泉水：在距离茶杯半张A4纸的距离（10.5厘米）的左侧摆放，商标正面朝向客人，其水平中心线与茶杯的中心线在同一直线上。5) 摆笔和便签纸（或文件）：在每把会议椅正中前方距靠近座位桌边距离1厘米处摆放便签纸，要求摆放端正、整齐；在距便签纸右下角5厘米的45度线上摆上笔，笔尖向上。3、最后检查：1) 会议开始前半小时确保备好相关食品并装盘。点心、水果等无外包装的食品整齐摆放在盘内包好保鲜膜，会议前15分钟冲泡好咖啡或开水并放入保温壶待用。2) 将会议室门打开，调节好室温（夏季：2224度 冬季：1824度）；检查和调试好为会议提供的设备，包括投影仪、话筒、音响、电话会议设备、白板等。3) 根据客人要求将指示牌放在指定位置。二、会议服务：1. 面带微笑，关注来访客人。引领询问的客人进入会场，礼貌向客人问好：“早上好/下午好！里边请！”2. 茶水服务方法：茶水斟量为茶杯七分满，倒水时站在客人右侧，左手拿暖瓶，右手拇指、食指、中指握住杯把，端平杯子，侧身倒水，动作要轻，并轻声说：“请用茶“。3. 会议开始后，时刻注意会场情况，定时巡视，观察客人喝水情况，进行茶水的添加。4. 事先了解客人的Tea break或休息时间，掌握时间点以便补充和更换各种用品。三、会后工作：1. 填写及核对商务单的每一个细节，请客户签字确认。根据之前约定的结账方式进行收费，确保费用按时结清，发票准确递送。2. 会议结束后，热情送客，并提醒客人带好随身物品。3. 检查会议室中各种物资是否齐全、完好，防止客人损坏或被带走。4. 仔细检查会场有无客人遗留物品，如发现有遗留物品及时联络客户代表。5
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