档案信息检索与利用

档案信息检索与利用江中君,学习目的,培养学生敏锐的档案信息意识学会探索档案信息知识的本领掌握档案信息检索技能具备信档案息利用能力和独立研究能力,档案信息检索的作用,1、知识更新的途径，继续教育的重要手段2、科技人员必需的基本技能3、帮助领导层决策选题4、节约学习、科研时间,科研活动中科技文献检索所占的比例,第一章绪论档案信息的基础知识档案信息检索的基础知识,基本概念及其相互关系,1.信息(information)2.知识(knowledge)3.情报(information)4.文献(document,literature),1、信息是对客观世界中各种事物的变化和特征的反应；是客观事物之间相互作用和联系的表征；是客观事物经过感知或认识后的再现。在人类社会中，信息是以语言、文字、符号、图形、声波、光波、电磁波等形式传递，以纸张、胶片、磁带、光盘等作为纪录知识的载体来表示。信息是不同于物质和能量的一种特殊资源。,2、知识知识是人类对客观事物的认识、实践经验的总结。知识是一种特定的人类信息，它是对信息进行提炼和深化的结果。知识经过不断提高和深化，形成较为完整的科学知识体系。,3、情报情报是用来及时传递的有用的知识。情报来源于知识，必须在特定的时间内经过及时传递，并能为用户所接受和利用。情报具有知识性、传递性和效用性。,4、文献文献是以文字、图形、符号、声频、视频等手段记录和传播知识的载体。文献具有知识、载体、信息符号和记录方式四个要素。,文献档案与信息、知识、情报的关系,信息,知识,情报,文献,综上所述:信息知识情报档案文献是信息、知识、情报的主要载体形式。人类社会利用文献或文献进行交流，其实质是利用和交流文献中的信息、知识和情报。,档案信息的特点,1.原始记录性2.广泛性3.可识别性4.可存储性和可传递性5.共享性6.向电子化、网络化、数字化方向即多元化发展,档案信息的类型,按形成时间划分按形成属性划分按发辉作用划分按新中国成立前后时间划分按档案不同的载体划分,按加工层次划分,一次文献：即原始文献，是作者根据自己的工作和研究成果而写成的，也可称原始论文。例如：期刊论文、学位论文研究报告、专利说明书等,期刊论文,学位论文,二次文献：是将无序的一次文献进行收集、分析、整理并按照其外部特征或内部特征（如篇名、作者、刊名、分类号、内容摘要等）按照一定的规则加以编排形成的文献。是查找一次文献的线索。例如：目录、索引、文摘,二次文献,三次文献：是针对某一课题检索二次文献，获得与之相关的大量一次文献，对一次文献进行阅读、筛选所需内容，最后归纳、整理、加工、提炼而写成的文献。如科技动态、专题综述、情报调研报告、决策参考、指南、进展等。综述，即review最常见的三次文献，是综合、分析、评论某一课题，能全面反映该课题在国内外发展动态的文章。,零次文献：出现于70年代末我国图书情报界；是形成一次文献之前的信息，是未被记录下来或公开的最原始文献，或没有正式发表的文字材料，如书信、手稿、笔记等，也可是科技人员的口头交流。,按载体形式划分,1.书写型文献（HandWritingDocument）载体是竹简、纸张、帛等，人工抄写而成。例如，写在竹简、帛等上的古代文献、书法作品、原始记录等。,2.印刷型文献（PrintedDocument）载体是纸张，它是一种传统类型的文献。如书、刊、特种文献。,3.缩微型文献（MicroFormDocument）载体是感光材料，如缩微平片、缩微胶卷。另外，还有一种计算机输出缩微胶片。,4.视听型文献（Audio-visualDocument）又称声像型，载体是感光材料或磁性材料，如录像带、录音带、科技电影、幻灯片等。,5.电子型文献（ElectronicDocument）是指以数字化技术将文献存储在光、磁载体上，通过计算机或网络进行阅读的文献。例如，数据库文献和网络文献信息。,按出版类型划分,一、图书（Book）是对已发表的科研成果、生产技术和经验的总结性的概括论述。供读者阅读的书籍：如教科书、参考书、专著等供读者检索参考之用的工具书：如字典、百科全书、年鉴等,正式出版的图书，均冠有ISBN号，即国际标准书号（InternationalStandardBookNumber），其定长为10位数字，分为4个部分，即地域号、出版社号、书号及计算机校验号。,中国图书馆分类法分类号,二、期刊（Periodical）是一种定期或不定期的连续性出版物，每期版式基本相同，有固定的刊名，有连续的年、卷、期号。如：杂志、学报、通报、综述与述评、索引、文摘等,同图书一样，正式出版的期刊也有国际标准连续性出版物编号ISSN（InternationalStandardSeriesNumber），实现对全世界期刊的管理。ISSN号全长8位，前7位是刊名代号，末位是计算机校验号。中间的“-”只是为了便于阅读而设置的。,ISSN0140-6736,核心期刊CoreJournals1.概念：是指刊载某学科文献密度大、载文率、被引用率及利用率较高，深受本学科专家和读者关注的期刊。,2.评价核心期刊的方法：(1)载文率法：统计一定时间内刊载某一学科或专业论文的期刊的载文量，并按降序排列，取其载文率较高的为核心期刊。(2)引文法：统计科学期刊在一定时间内被引用的次数，并按降序排列，取其被引次数较高的为核心期刊。中文核心期刊要目总览（2004年版）期刊引文报告（简称JCR）,三、资料（Material）非书非刊的出版物，又称特种文献。1.专利文献是一种用法律形式来保护的文献。包括专利说明书、权利说明书、摘要、附图等。特点：涉及的技术内容广泛，比较具体可靠，能较快地反映世界各国科学技术的发展水平，有统一格式，文字简练。,2科技会议文献是科技工作者在各种学术会议上，交流科研新成果、新进展及发展趋势的讨论记录或论文等。特点：获得信息直观，反馈迅速,3科技报告是关于某项科学研究成果的正式报告，或是对研究和试验过程中各阶段进展情况的实际记录。特点：内容比较专深具体，能代表一个国家和专业的发展水平与动向。是不定期出版物，一个报告为一单行本，有统一编码。其中较著名的有美国四大报告：AD(美国武装部队技术情报服务)报告PB(美国出版局)报告NASA(美国国家航空与宇航局)报告NEC/ERDA/DOE(美国原子能委员会/能源研究与发展署/能源部)报告,4学位论文是高等院校研究生、本科生所写的作为评定学位的论文，用以介绍他们的研究成果和所得结论的调查研究报告。特点：具有独创性，内容专一，论述详细、系统，是经过一定审查的原始研究成果。北京大学医学部博硕士学位论文检索系统,学位论文,5政府出版物6标准文献7产品资料8技术档案,文献的作用,1、文献是存储科技知识的重要工具。2、文献是进行科学技术研究的依据和基础。3、文献是衡量科技人员学术水平的重要标志。,思考题,下面提到的是哪几种类型文献？1看电视。2听广播。3上网。4读书下面提到的文献是几次文献？1一封信。2百科全书。3学术论文。4红楼梦。下列文献有何特点？1教材。2专业影片。3数据库文献。4综述,文献档案检索的概念,文献档案检索：指从文献档案信息集合中查找所需文献档案或文献档案中包含的信息内容的过程。广义的文献档案信息检索包括整序和检索两者的过程和技术。狭义的文献档案信息检索是从用户的角度来理解，仅指从已经存贮的具体检索功能的文献档案信息集合中查询出所需文献档案的过程。,文献档案检索根据对象不同可分为：数据档案检索(DataRetrieval)-特定的数据事实档案检索(FactRetrieval)-特定的事实文献档案检索(DocumentRetrieval)-特定的文献是根据课题的要求，采用科学的方法，利用专门的检索工具，如书刊或数据库，从大量的文献档案资料中找到所需文献档案的过程。包括，书目档案检索、题录档案或索引检索、文摘档案检索、全文档案检索。,检索档案原理与档案信息检索语言,检索原理是指通过一定的方法和手段，使信息存储与检索两个过程所采用的特征和标识达到一致，以便有效地获取和利用文献。存储过程-对文献进行标引检索过程-根据需求，确定提问式,原始文献,主题概念,文献特征标识,检索课题,主题概念,检索提问标识,检索结果,检索工具,文献标识,提问标识,标识比较,存贮过程,检索过程,分析,标引,存贮,分析,转换,检索,文献档案特征,外表特征：如文献类型、文献名称、著者名称、语言文字等；内部特征：如学科属性、学科分类、主题内容、结构与符号等。,检索语言,描述文献内容特征的语言,描述文献外表特征的语言,分类语言,主题语言,代码语言,书/刊/篇名,著者姓名,引文,代码/序号,单元词语言,关键词语言,叙词语言,标题词语言,检索语言,一、概念：是一种在文献存储和检索过程中共同使用的语言。它的用途是描述文献特征，表达情报提问，并使两者能相互沟通。二、分类：按语言的受控情况分为：1规范化检索语言（或称受控语言）2非规范化检索语言（或称自然语言）如表达“肿瘤”的英文词有cancer、tumor、neoplasms,三、检索语言的种类：(一)分类法语言用分类号作为语言来表达各种概念，将各种概念按学科性质进行分类和系统排列。如中国档案分类法（简称中档法）A中国共产党党务B国家证务总类C证法D军事E外交F政协、民主党派、团体G文化、教育、卫生、体育H科学研究J计划、经济管理K财政、金融、保险、审计L商业、服务业M农、林、牧、渔N工业P交通Q邮电通信R城乡建设、建筑业S环境保护T海洋、气象、地震、测绘U标准、计量、专利,中图法五大部类、二十二个基本大类A、马克思主义、列宁主义N、自然科学总论毛泽东思想、邓小平理论O、数理科学和化学B、哲学、宗教P、天文学、地球科学C、社会科学总论Q、生物科学D、政治、法律R、医药、卫生E、军事S、农业科学F、经济T、工业技术G、文化、科学、教育、体育U、交通运输H、语言、文字V、航空、航天I、文学X、环境科学、安全科学J、艺术Z、综合性图书K、历史、地理,中图法类目表等级关系,R医药、卫生,R1预防医学、卫生学R2中国医学R3基础医学,R31医用一般科学R32人体形态学R33人体生理学,R331血液与循环生理R332呼吸生理R333消化与吸收,一级类目,二级类目,三级类目,四级类目,(二)主题法语言用词语表达各种概念1.关键词语言是直接选用文献中具有实质性意义的词，属非规范化词。关键词之间没有语法关系，易因概念混淆造成漏检误检，适用于计算机检索。,2.叙词语言是从文献中优选出来经严格规范化的词，既表达文献内容特征，词间又有严密的语义关系。它具有较优越的检索功能，是发展最快，应用最广的检索语言。叙词语言最主要的特性是组配性，检索人员在检索时，只要根据检索的需要，临时从词表中选出相应的叙词，按组配规则，任意扩大或缩小检索范围，极大地体现了叙词语言检索的灵活性。叙词的组配属概念组配。概念组配是合乎逻辑关系的组配，不是单纯的字面组配。美国医学索引的主题部分就是采用叙词语言的典型。,规范化语言：是指对文献检索用语的概念加以人工控制和规范，把检索语言中各种同义词、多义词、近义词、同形异义词等进行规范化处理，使每个检索词只能表达一个概念。例：IM的SubjectIndex；中目的分类目次非规范化语言：它对检索用语中的各种同义词、多义词、近义词、同形异义词等不加处理，所以也叫自然语言，如关键词。例：CAKeywordIndex,(三)代码语言选用文献中文献序号（专利号、标准号、报告号等）、化学分子式、数理公式等作为检索词，将各种数字和字母按一定顺序进行系统排列。,思考题,1.什么叫文献档案信息检索？其原理和意义是什么？2.检索语言主要有哪三大类？其概念是什么？3.简述主题法和分类法的特点。4.中档法类目等级关系用表格说明。,文献特征,外表特征：如文献类型、文献名称、著者名称、语言文字等；内部特征：如学科属性、学科分类、主题内容、结构与符号等。,检索语言,描述文献内容特征的语言,描述文献外表特征的语言,分类语言,主题语言,代码语言,书/刊/篇名,著者姓名,引文,代码/序号,单元词语言,关键词语言,叙词语言,标题词语言,检索工具,检索工具是将所收录的文献按一定的规则编制而成的具有存贮、检索和报道文献线索功能的工具。,检索工具的功能存贮功能检索功能报道功能,文献源,存贮（Storage),查找（Search),检索工具,检索工具的类型,1.目录目录是对文献的外部特征的著录。它通常以一个完整的出版物（如一本书或一种刊或一个会议录的名称）作为著录的基本单位来报道和记录文献。目录分为国家目录、馆藏目录、联合目录和出版社与书商目录等。著录内容：文献名称、著者、出版项与馆藏信息等内容。,2.索引揭示文献的外部特征和内部特征，以一个完整出版物的某一部分（如书的章节或刊中一篇论文题目）为著录单位。著录内容：论文题目、著者、文献出处（刊名、发表年月、卷、期、页码）及分类号、主题词、关键词等。,3.文摘文摘是在题录的基础上，对文献内容选择重要部分以简练的形式作为摘要，并按一定的原则和方法编排而成的一种检索工具。著录内容：论文题目、著者、文献出处（刊名、发表年月、卷、期、页码）及文种等文摘。,4.全文数据库全文数据库是指以文献所含的全部信息作为检索内容的文献检索工具。中文：CNKI数据库万方数据库外文：EBSCO数据库Springer电子全文期刊Nature电子全文期刊,全文数据库,国内文献检索工具刊简介,国内主要文献检索工具刊从出版形式上可分为两大部分：1.题录式检索工具刊：中文科技资料目录（医药卫生、中草药）全国报刊索引（科技版）国外科技资料目录（医药卫生）2.文摘式检索工具刊：中国医学文摘中国药学文摘中国生物学文摘,检索工具的结构1.编辑使用说明它是编者对使用者所提供的必要指导。2.目次表揭示正文各部分内容的名称和排列次序及其所在页码。3.正文它由大量的文献款目（题录或文摘）按一定规则编制组成。,4.索引不同的检索标目构成了不同类型的索引（如主题索引、著者索引等），提供不同的检索途经。5.附录如引用期刊目录、文献馆藏单位及其代号表等。它们是检索工具的重要附件，有利于索取原文。,1、检索工具的特点对所收录文献的各种特征给予必要的描述，以形成各种文献款目；对每条款目进行标引，形成检索标识，以作为排序与检出的依据；将全部款目有序化组织成为一个有机整体，使之易于存取；编制与提供多种检索手段，以便从各个角度查检文献。,原始文献,文献款目,检索标识,检索工具,描述,标引,排序,（目录、索引、文摘）,（题名、著者、主题、分类）,文献检索的基本方法,一、常用法1.顺查法2.倒查法3.抽查法二、追溯法三、分段法四、浏览法,一、常用法利用检索工具来查找文献的方法。1.顺查法按照时间顺序由远及近逐年查找文献的方法。一般用于检索某一课题进展，已知课题开始年代。如查找“有关SARS的文献”。2.倒查法按照时间顺序由近及远逐年查找文献的方法。适用于一些新课题或有新内容的老课题，查找近期文献。3.抽查法针对某学科或某课题研究的特点，根据文献资料发表集中的年代或时期，抽出其中一段时间进行文献检索的方法。,二、追溯法利用参考文献查找文献的方法。此法在没有检索工具或检索工具不齐备时常用。三、分段法应用“常用法”与“追溯法”进行交替查找的一种综合性文献检索方法。四、浏览法为及时获得最新文献，利用最新期刊目录或其它类型的原始文献进行浏览，直接查阅文献的方法。,文献检索主要途径,一、题名(书/刊名)途径二、著者途径三、分类途径四、主题途径五、关键词途径六、其它途径,一、题名(书/刊名)途径,根据已知图书或期刊名称检索文献的途径。这种目录和索引是按图书或期刊名称的字顺排列的。如：全国高校西文期刊联合目录、馆藏2004年生物化学新书索引,二、著者途径,根据已知著者姓名（个人和团体著者）检索文献的途径。著者索引是按著者姓名字顺排列的。,检索外文著者索引时应注意以下几点：1.姓名次序欧美人姓名习惯是名在前，姓在后，一个人的姓只有一个，名可不止一个。但检索工具中的著者索引和参考文献著录中人名表达方式与习惯相反，姓在前，用全称，名在后，用首字母，姓名之间用空格或逗号分隔。,例：WilliamHenryHarrison(威廉亨利哈里森)WilliamH.HarrisonW.H.HarrisonHarrison,W.HHarrison,WH,2.团体著者：按原名著录，并加国名以示区别例：FranklinUniversity（Canada）,3.姓名前有前缀de,des,du,la,della,von,van,den,dan,der等时，将前缀和姓作为一个整体，按字顺排列。词间空格和大写字母不影响排列。如vandeDonk,H.JvandenBosch,HvonWerder,K,4.有的著者有家族称呼即