档案管理培训讲义

文件管理培训讲义教育目的：通过培训提高各部门文件管理人员的专业知识水平和文件处理工作效率，标准化各级文件管理流程，为公司标准化、科学的文件管理系统奠定基础。培训要点：一、文件管理基础知识二、公司文件管理内容和要求一、文件管理基础知识1、什么是文件？国家机关、社会团体或个人在社会活动中直接形成的有价值的多种形式的历史记录。2、什么是文件操作？管理文件和文件业务的活动。什么是文件统计？收集、整理和分析活动，反映和描述文件和文件活动的数量特性。4、什么是存档？有保留价值的文件有系统地整理并保存在档案室或档案馆的过程。什么是书桌？由多个链接在一起的文档组成的文件存档单元。6、什么是文件整理？系统地对文件实体进行分类、组合、排序、编号和默认目录排序的过程。7、什么是文件入权？把一些文件和形成规律有机联系起来构成文件的过程。8、什么是文件实体分类？根据文件的来源、形成时间、内容、格式等特征对文件实体进行分类。9、排程编号是什么？作为字形分配给文件实体以固定和反映文件实体的排序顺序的一组代码。10、什么是文档？国家机关、社会组织或个人在履行自己的法律责任或处理工作中形成的各种形式的信息记录。11，什么是文本？同一文档根据功能形成不同的版本，可以分为原件、副本、审判、修订、各种文本等。12、什么是存档？在功能活动中形成、处理、存档的各种纸质文件资料。13、什么是存档管理？将储物箱按件分组、分类、排列、编号、编录和包装的过程。什么是全宗浩？全宗号是档案馆编在I-file单位的代码。15、什么是完整的指南？介绍和报告I/o文件单位及其生成文件的情况的文件搜索工具。这是向用户介绍和报告整体配置器(立书单位)及其形成文件情况的工具。16、什么是主题指南？介绍和报告特定主题的文件情况的文件搜索工具。17、什么是搜索工具？搜索工具是用于存储、查找和报告存档信息的系统化文本说明工具，统称目录、索引和指南等。18、什么是索引？索引是表示文件或目录的特征，是按特定顺序排列并指明相应来源的文件搜索工具。19、什么是目录？按照一定的规则记录条目并对条目进行编目的过程。20、什么是文件列表？文件列表是文件名和其他特征的完整注册，以文件列表的形式显示。21，什么是完整的引文列表？完整自变量目录是一种文件目录类型，它将文件目录和卷中的文件目录合并为一个整体，并按一定的顺序组织。22、什么是分类列表？分类目录是一种文件目录，按分类表按分类id以指定的顺序组织。二、公司文件管理内容和要求1.文件管理的范围本公司在经营活动中形成的行政工作、党群工作、企业管理、劳动人事、教育教育、安全管理、物流服务等具有保存价值的原始资料、生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产日程、设备管理等具有保存价值的原始资料。2.文件管理部门公司各职能副办公室是文件管理的职能部门，按业务范围负责公司文件的管理。收集、整理、保管公司的各种文件。各部门根据业务需要，部署负责专门负责收集、整理和保管专门房间的专门文件管理人员。各部门的文件管理人员要根据规定的存档时间和存档范围定期向文件管理部门传输文件。因工作上需要继续使用的文件资料，原件交给保管室，使用部门副本保管。接收文件必须慎重检查，通过交接程序，维护文件的完整性和安全性，使文件能更好地处理公司的所有业务。3.文件分类根据公司的实际情况，将相关文件分为9类。(a)行政；(b)人事管理；(c)会计文件；(d)生产和运营管理；(e)技术质量和安全管理；(f)外部文档；(g)超声波文件；(h)物理会计文件是公司财务工作过程中形成的有关证明、账簿、报告等的资料的收集、整理、保管。实物文件是在公司的各种活动中制作的模型、样品、赠品、证书、奖杯上旗等实物。上述九种类型的文件中，每种类型的文件内容根据需要和实际情况分为多个小类进行管理。4.存档要求4.1存档的文件资料必须完整、系统和准确。4.2存档的文档资料必须是原件。对于传真等难以存档的文件资料，应该保存副本，和原文件一起存档，然后进行说明。4.3存档的文件、资料应根据自然形成、保持历史联系的原则，并根据职权要求特征和文件内容，科学地分类、入权和目录编号。4.4文件名填写要内容准确，文字简洁，结构完整，显示卷内文件的内容和成分，区分保管期限。卷中的文件应根据问题或文件的形成时间进行系统排序和顺序编号，以创建“卷中的目录”。要写清楚清单(总是使用黑色中性笔填写)，字要整齐，绑得整齐。4.5组合内的文件排列：组合内的文件要区分不同情况进行排列，不可分割的文件要按顺序排列，即章程、图书在前面，计划、摘要在后面；正本在前面，附件在后面。印刷本在前面，最终稿在后面。案例资料中，结论资料在前面，根据资料在后面。其他文档按文档的重要性或形成时间排序。4.6文件存档份数：1个常规存档、2个或3个重要或常用文件存档。如果没有保存价值，文件保存很重要，就要办理销毁手续。4.7存档时间：部门或主管应在业务结束后立即(最迟一周内)整理卷存档中的文件，并将存档转让给公司文件管理部门。5.文件访问和贷款5.1文件查询应填写文件查询登记表，其中指定查询时间、查询内容、查询目的等。有关人员在档案室阅览资料后，要及时归还。5.2通常不能复制文件数据。有必须复制的特殊情况，必须填写文件数据复制请求书，并在有关部门负责人签署意见后才能复制。5.3原则上，本公司内部职员根据业务需要均可获得贷款，但必须由有关部门发放贷款申请，并获得部门领导的签名批准。借用文件时，要注意文件的秘密级别要求和借用者的相关权限。借用文件时，必须执行以下操作：5.3.1借款人不自行拿走或自毁文件，未经许可，禁止打开柜子搜查。按照5.3.2规定，通过登记程序定期归还需要工作上不能按时归还的东西，因此，必须通过更新程序，否则按照管理规定停止贷款。5.3.3珍惜文件，不要丢失，注意秘密，不要随便借给别人。5.3.4借用的文件不能任意折叠和拆解，严禁任意变更或写文件。5.3.5租赁和归还文件时，需要经过清点程序，档案管理员和贷款者面对面检查。5.3.6如果文件丢失、损坏或泄漏，应立即调查当事人的责任。5.3.7移交部门工作人员后，必须整理转会文件，才能办理转会手续。6.文件传输文件转让必须办理交接手续，经过接管人的签名后，接收人验证签名。7.存档文件要做好火灾、害虫防治、防盗、防尘、阳光直射“五防”工作。储藏室严禁在运营室吸烟。文件管理员应定期对文件进行安全检查，发现问题后立即向上司报告，并采取纠正措施。难以继续存档的存档数据必须及时复制。损坏的文件数据需要立即恢复。所有文档数据必须按分类分类进行卷分类，并根据其特征分为短期、长期和永久性三类进行存档，以便提供和利用文件。文件管理员必须保持文件数据的机密性(文件管理部门除外)，其他部门的员工不能访问与自己的工作内容无关的文件数据。8.销毁文件公司对各种文件每两年鉴定一次。对超过保留期限