妙笔生花的公文写作之道之二十二：行政公文写作3

Chap2 行政公文写作,中国矿业大学管理学院刘 宁二九年三月十二日,知识回顾,通报的写作报告的写作请示的写作,本节讲述,批复的写作函的写作会议纪要的写作,三、批复 批复适用于答复下级机关请示事项。批复属于被动行文。,报告、请示和批复的写作,总公司关于同意拨款修建地下消火栓的批复,食品公司： 你公司关于提请拨款增设地下消火栓的请示（食字号）已悉。经研究批复如下： 同意你公司在仓库库区范围内修建四处地下消火栓，有关手续请尽快同消防部门联系办理。 拨款3万元作为你公司修建消火栓专项包干用款，要求专款专用，不得挪作他用。不足部分请自筹解决。 年月日（公章）,（一）批复的涵义和用途 批复适用于答复下级机关的请示事项。 先有请示，后有批复。批复是下行文。,报告、请示和批复的写作,（二）批复的特点 1被动性。批复依赖下级机关的请示而被动行文。 2针对性。针对性体现在两个方面：一是批复内容必须紧扣请示的内容，请示什么就批复什么；二是批复的主送机关是请示的下级机关，即是谁请示就给谁批复。 3权威性。批复是上级机关领导意图和领导权威的具体体现。批复对下级机关具有行政约束力。有了批复，下级机关便明确能否得到上级机关的支持和帮助；准许怎样做，不准许怎样做；应该怎样认识和理解，不应该怎样认识和理解。,报告、请示和批复的写作,（三）批复的类型 1请求指示性批复。即对下级机关领会不准或不甚了解的国家的有关方针政策或上级机关的有关规定、决定，作出的解释性、指示性的答复。 2请求批准性批复。即对下级机关请求办理或请求处理的事项表明态度的答复。 3请求支持、帮助性批复。即针对下级机关在遇到难于解决或无力克服的困难时而提出请求支持或帮助的请示所作的答复。,报告、请示和批复的写作,县人民政府关于乡人民政府兴建砖瓦厂问题的批复,乡人民政府： 你乡年4月16日关于兴建砖瓦厂的请示（发号）收悉。经研究，现答复如下： 改革开放以来，农村盖房使用砖瓦量确实明显增加，因此各乡纷纷兴建了砖瓦厂。据调查，我县已经有40的农户盖了新房；约30的农户近年内不拟盖新房，砖瓦需求量相对趋于缓和。其余拟盖房户所需砖瓦的数量，我县现有砖瓦厂完全可以满足。因此，凡申报新建砖瓦厂的请求一律不予同意，以免供过于求，出现新的问题。 特此批复。 县人民政府（印） 年四月二十日,该文属于不批准批复。,（四）批复的结构和写法 1、标题 批复的标题比较复杂，有的批复标题还比较长。通常有下列几种写法： （1）由发文机关、批复事项、行文对象和文种构成。如总公司关于扩建业务大楼给第三分公司的批复。 （2）由发文机关、事由和文种构成。如国务院关于编纂中华大辞典问题的批复。 （3）由上级机关态度、事由和文种构成。如关于同意人文社科系举办秘书训练班的批复。 （4）由发文机关、请示标题和文种构成。如市人民政府对关于处理沿江路3号商业大厦失火事故的请示的批复。,报告、请示和批复的写作,2、正文 正文一般由批复引语、批复事项和批复结语组成。 （1）批复引语。批复引语的写作规定：先引请示标题，再引发文字号，发文字号应加圆括号。如“你公司关于的请示（19号）收悉。”引叙来文是为了说明批复根据，点出批复对象，使请示机关一看批复的开头，就明白是因何事而作的批复。 （2）批复事项。这是批复的关键部分，需针对请示事项给予明确答复或具体指示。一文一批复，做到态度鲜明，语言简明。 若不同意请示事项，则除在批复中表明态度外，一般还需要适当说明理由，以使对方能较好地接受，并及时作出相应的工作安排。 （3）批复结语，一般在正文末尾写上“特此批复”、“此复”等。有些批复在批复事项之后还另提出有关执行要求。,报告、请示和批复的写作,（五）注意事项 1要核实请示事项的真实性，研究请示所提方案的可行性，以及下级机关提出问题的背景。 2一个批复针对一份请示。有时数个下级机关联合请示同一件事，经研究后，应分别给各个下级机关行文批复。 3要有理有据。批复下级的请示，不能违反有关法律和政策规定，不能超越本机关的职权。 4态度要鲜明，意思要明确。同意或不同意，立办还是缓办，绝不能含糊其辞，模棱两可，让下级机关不得要领。切忌使用“似属可行”、“酌情办理”、“最好去做”之类的词语。 5若批复内容涉及其他部门，应进行协调，根据协调结果行文。 6及时批复，以免贻误下级机关的工作。,报告、请示和批复的写作,一、函 函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 函是行政公文中唯一的平行文。函的使用范围是很广的，用途也会越来越多。 函在行政公文中使用信函格式，即文头只显示发文机关名称，不带“文件”字样。,函和会议纪要的写作,关于商洽委托代培涉外秘书人员的函,大学文学院： 本集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识，业务素质亟待提高(行文的缘由、背景；)。据报载，贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班，系统讲授涉外秘书业务、公关礼仪、实用文书写作等课程(写知悉对方开办秘书培训业务)。这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会(认为对方的培训是我方秘书难得的在职进修机会)。为能尽快提高本集团公司涉外秘书人员的从业素质(以“目的句”写行文的目的) ，我们拟选派 8名在岗秘书人员随该班进修学习，委托贵院代培。有关代培费用及其他相关经费，将按时如数拨付(为商洽的事项)。 如蒙慨允，恳请函复为盼(请求对方答复)。 集团公司（印章） 二五年七月二十日,关于给超市总公司商租商场一事的复函,上海超市总公司： 贵公司关于商租商厦五楼的函（沪超函20号）收悉(引述对方来函标题及发文字号,以作复函缘由)，经研究，现答复如下(一语过渡到主体部分)： 贵公司欲租我商厦五楼闲置的楼面开设超市，这是方便顾客的购买需求，有利于盘活我商厦的闲置资源、扩大我商厦的经营规模与商品种类的好事 (先概括对方来函所商洽的事项及意义) ，本商厦欢迎贵公司来我商厦五楼开设超市。具体租金请贵公司来人面洽(表达了自己的态度,并提出面谈要求) 。 特此复函。 上海商厦 年四月一日,这是答复对方商洽事项的函。,（一）函的涵义和用途 函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 用途： 1平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系、往来。 2向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。 3业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项。 4机关单位对个人的事务联系，如复群众来信等。,函和会议纪要的写作,（二）函的特点 1使用广泛性。函的使用不受级别高低、单位大小的限制，收发函件的单位均以比较平等的身份进行联系。上至国务院，下至基层组织、企事业单位、社会团体都广泛地使用函。 2行文多向性。函可以上行、下行，但大多数函作平行文。 3用语谦敬性。不论什么类型的函，用语皆得注重谦恭有礼，尊重对方，力求得到对方更多的理解和支持。函是最注重使用文言词汇的公文。函是公文中最富有文学性的文种。,函和会议纪要的写作,（三）函的类型 1商洽函。即不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。如人员商调、联系参观学习等。 2询答函。即不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题的函。 询答函实际上又可分出“询问函”和“答复函”。有些不明确的问题向有关机关和部门询问，用询问函。对机关和部门所询问的问题做出解释答复，用答复函。询答函涉及的多数是问题而不是具体的工作。,函和会议纪要的写作,3批请函。即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的函。批请函实际上又可以分为“请批函”和“审批函”。请批函用于向不相隶属的主管部门请求审批事项，而审批函则用于主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项。 4告知函。即告知不相隶属机关有关事项的函。 以上是按内容和用途对函所作的分类。若按照文面格式分类，函可以分为公函和便函。若按照行文去向分类，函又可以分为去函和复函。,函和会议纪要的写作,（四）函的结构和写法 1、标题 函的标题一般由发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由和文种构成。 2、正文 开头。写行文的缘由、背景和依据。 一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以“现将有关问题复函如下”一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。,函和会议纪要的写作,主体。 写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。 函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。如果事项比较复杂，则分条列项书写。 结语。 不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用“特此函告”、“特此函达”。若是要求对方复函的，则用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语。请批函多以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”、“望准予是荷”等习惯用语收束。复函的结语常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。也有的函不写结语。,函和会议纪要的写作,（五）注意问题 1注意批请函与请示的区别，向有隶属关系的上级机关请求指示、批准事项用请示，而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项，则用请批函。主管机关答复请求审批事项，用审批函。 2开门见山，直奔主题。无论去函还是复函，都不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。 3一文一函，简洁明了。 4语言要规范得体，并体现函的用语特色。发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬，对级别低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善。切忌使用生硬、命令性的语言。复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定。,函和会议纪要的写作,二、会议纪要 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。 纪与记同音，纪要用“纪”，记录用“记”，区别是“纪”当整理、综合整理讲；“记”是把事物写下来。会议纪要需要对会议情况、发言和议事情况综合整理，然后传达出去；会议记录仅是如实记录会议情况和按发言顺序、按人记下发言，成为一种内部原始资料。,函和会议纪要的写作,企业集团办公会议纪要（年一月十一日）,年1月21日下午，陈总裁在总部主持召开了新年第一次总裁办公会议，确立今年企业集团的工作思路，布置了工作任务。参加会议的有各部门负责人(导言介绍了会议主题，会议时间、地点、主持人和出席人员)。会议议定事项如下(承启语)： 一、企业集团今年的工作思路是：“扶持和培育1015家骨干企业；稳定30家左右中等企业；撤、并、停、转、重组一批小企业和困难企业”， 减少企业集团下属子企业数量，促进有潜力的企业快速发展。会议要求集团总部各部门依据工作思路制订出今年的工作计划。 二、今年的工作重点是建立“三库”，即建立企业资产财务信息库、人力资源库和企业基本情况数据库。 三、今年要加强集团内部管理，强化服务意识，理顺工作程序，严格考勤考核工作，增强执行制度和各项规定的自觉性，树立企业集团的良好形象。 四、年初出台新的企业考核体系。对不同性质的企业出台不同的考核办法。 这是一篇分项式会议纪要。,（一）会议纪要的涵义和用途 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要是根据会议记录、会议文件和会议的其他有关资料整理而成的，既可以上行也可以下达。 用途:主要表现为沟通情况，交流经验，统一认识，指导工作。有些会议纪要可经上级领导机关或主管部门批转或被转发。,函和会议纪要的写作,（二）会议纪要的特点 1内容的纪实性。它是在会议后期或者会后根据会议记录和各种会议材料整理而成的，真实、准确地体现了会议情况和会议精神。 2表述的纪要性。它不像会议记录那样对会议发言和会议内容逐一记载，它只是对会议结果的择要归纳。 3作用的受限性。它只对与会单位、与会人员有一定的约束力，要求他们对会议议定的事项共同遵守、信守承诺。若希望会议纪要扩大读者范围和影响力，则需由上级机关将之作为“通知”的附件下发。,函和会议纪要的写作,（三）会议纪要的类型 按照会议内容的不同，会议纪要可以划分为以下几种类型： 1决策性会议纪要。主要记载和反映领导层制定的决策事项，作为传达和部署工作的依据，对今后的工作具有指导作用。常用于领导办公会议。 2研讨性会议纪要。主要记载和反映经验交流会议、专业会议或学术性会议的研讨情况，旨在阐明各方的主要观点、意见或情况。主要用于职能部门和学术研究机构召开的专业会议或学术研讨会议。 3协调性会议纪要。主要记载双边或多边会议达成的协议情况，以便作为会后各方执行公务和履行职责的依据，对协调各方今后的工作具有约束作用。常用于领导机关主持召开的多部门协调会或不同单位联席办公会。 根据写法的不同，会议纪要则可分为分项式会议纪要、综述式会议纪要和摘要式会议纪要三种类型。,函和会议纪要的写作,（四）会议纪要的结构与写法 1、标题 会议纪要的标题有两种写法： （1）由会议名称和文种“会议纪要”组成 (最常用)。如全国农村工作会议纪要, 全国高校大学语文教学研讨会纪要。 （2）由召开会议的机关、内容和文种“会议纪要”组成，如省经贸委关于企业扭亏会议纪要。,函和会议纪要的写作,2、正文 会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。 （1）导言。即会议组成情况。通常采用简述式写法，简述会议时间、地点、出席人员、中心议题和议程等。 （2）主体。即会议的主要精神。 综述式会议纪要。即对会议的内容或议定事项，进行综合概括，按性质分成若干部分，然后依据一定的逻辑顺序排列写出。议题比较重大，涉及面较广的会议纪要，多属此类。 分项式会议纪要。即把会议的内容或议定事项，分条列项地写出。许多办公会议纪要或讨论解决较具体、较专门问题的会议纪要属于这一类。 摘要式会议纪要。即将与会者的发言按中心议题的要求择其要点摘录出来，按内容性质归类后写出。对发言者要写出真实姓名和职务、职称。这种写法能客观地反映与会者的观点和主张，还能较大限度地保留谈话风格。 （3）结尾。一般写对与会者的希望和要求，也有的会议纪要不写专门的结尾。,函和会议纪要的写作,（五）注意事项 1会议纪要是对会议全部材料的概括、综合和提炼，因此，必须广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；按照会议精神，对材料分类和筛选。 2抓住要点。突出会议主题。把会议的主要情况简明真实、准确、扼要地反映出来，把会议议定的事项一一叙述清楚。 3语言表达上，以叙述为主。语言要精炼、通俗，篇幅一般不宜太长。 4根据会议的内容及规模，选用恰当的写作结构。结构安排要合乎逻辑，条理清楚。 5注重使用会议纪要的习惯用语。 会议纪要常常以“会议”为第三人称而记述会议内容。因而，主体部分应注重使用“会议认为”、“会议提出”、“与会者一致认为”、“会议决定”、“会议要求”、“会议希望”、“会议号召”等作为层次或段落的开头语。,函和会议纪要的写作,（六）会议纪要与会议记录的区别 会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是： 第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。 第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,函和会议纪要的写作,第三节 行政公文写作注意事项及处理要求,公文工作基本要求,合法（党的路线方针政策，国家的法律法规，上级机关的指令等）合规（语言文字、结构体式、文种等准确规范）合理（全面、准确地反映客观实际，提出的政策、规定、措施等切实可行，紧急公文应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度等）,行文规则,1.确有必要，注重效用2.按隶属关系行文3.按职权范围行文4.同级机关可联合行文5.党政分开行文6.“请示”的相关规定7.主送与抄送的规定,党的机关公文版头形式,中共文件 用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。中国共产党委员会（） 用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。中共办公厅（室）文件、中共办公厅（室）（） 用于各级党委办公厅（室）根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。中共部文件、中共部（） 用于除办公厅（室）以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。,行政机关公文格式,文件格式公文的特定格式 信函式格式 命令格式 会议纪要格式,信函式格式,发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下l行版心右边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。,命令格式,命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。,会议纪要格式,会议纪要标识由“会议纪要”组成。标识位置距版心上边缘25mm。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。本标准中的会议纪要的格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。,公文的要素,主旨 材料 结构 语言,公文主旨,表现形式： 标题 开头 小标题 段旨句 结尾,公文材料的筛选,切题 真实 典型 现实 概括,公文语言的要求,准确 庄重 平实 简明,阿拉伯数字,凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字.,汉字数字,汉字数字书写形式大写：壹、贰、叁、拾、佰、仟、万、 “零”小写：一、二、三、十、百、千、万、 “o”缩合：廿、卅、口语：俩、仨使用汉字数字的情况定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字；行政机关公文成文日期、部分结构层次序数；序数、概数；十以内的数字，可以使用汉字数字也可以使用阿拉伯数字；非公历纪年、星期等。,标点符号,GB/T 15834-1995 标点符号用法句中点号： 、 ， ； ：句末点号： 。 ？ ！标号： 引号“” 括号（） 破折号 省略号 着重号 . 连接号 间隔号 书名号专名号,标题的标点符号用法,一般情况下不用标点符号法规、规章的名称加 标题句末的说明或注释用（ ）双标题用破折号连接主题和副题强调或专用词语用“ ”文内小标题句中可以用点号，句末不用号段旨句句末用句号,数字的标点符号用法,层次序数 第一层用顿号：一、 第二层用圆括号：（一） 第三层用圆点：1. 第四层用圆括号：（1）序数后没有量词时，用逗号；有量词时， 不用号，空一个字格。如：第一，第一条概数不用号，如：八九点钟的太阳专用名词中数字超过十时用间隔号，如：一二九运动,表达方式1,叙述：是一种叙说、介绍人物经历和事物发展过程的表述方式。1.顺叙，就是按照事情发展的顺序来叙述，从发生、高潮到结局一脉相承；层次段落和事物发展过程基本一致。 2.倒叙，就是把事件的结局或最突出、精彩、富有吸引力的文段，提到前面叙述，然后再从事件的开头顺叙下来的表达方式。 3.插叙，就是在原来的叙述进程中，暂时中断一下，插入另一段叙述，插叙完后再接着原先叙述的线索继续进行下去。 4.补叙和分叙 所谓补叙，就是整个事件进程叙述完了之后，再补充交代一下个别地方的表达方式。所谓分叙，就是对同一时间内发生在不同地方或单位的事件，先叙述一件再叙述另一件的表达方式。这两种方式在公文中都用得不多。 叙述的基本要求：一是语言概括。二是交代明白。三是详略得当。,表达方式2,议论：是阐明事理、发表见解、表明观点的一种表达方式，它的主要目的是以理服人。议论的特点是运用概念、判断、推理的思维手段来议事论理，在许多情况下，它与叙述常被结合起来使用，即夹叙夹议。 议论的三要素 1.论点就是公文作者的观点、主张和看法，是论据所要证明的对象。 论点回答的“是什么”的问题，因此，论点必须明确、鲜明、深刻和具有针对性。论点有中心论点和分论点之分。 2.论据是议论中所使用的材料，用来证明论点的理由和依据。论据回答的是“为什么”的问题，因此，论据必须可靠、充实和典型。论据分为事实论据和理论论据。 3.论证是用论据来证实论点正确的过程。论证要回答的是“怎么样”的问题，因此，论证要求以理服人、有的放矢，有严密的逻辑性，做到无可辩驳。 一般说来，公文中常用的议论方法有例证法、引证法、比照法和因果推论法。,表达方式3,说明：用简练的语言对事物的状态、性质、特征、成因、关系、结构等进行解释的表达方式。它常用来解说事物和阐明事理，是公文写作中最核心的表达方式，常与叙述和议论结合在一起使用。 定义说明，用简明扼要的语言揭示事物的本质属性，从而给人以一个明确的概念。 举例说明，通过列举事例来揭示诸种事物的共同特征。 比较说明，通过对不同事物的相互比较来揭示诸种事物的内在联系与区别。 分类说明，把被说明的事物，按照一个统一的标准划分为若干类别，然后逐类加以说明。 数字说明，运用数字和数据，从数量上对事物的情况和特征加以说明。 引证说明，运用权威性的材料来说明事物。 解释说明，对事物或事理的某一方面加以解说，也称诠释说明。,公文处理工作,发文处理 草拟审核签发复核 缮印用印登记分发收文处理 签收登记审核拟办 批办承办催办,发文办理,发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。,1、 草拟公文 符合法律、法规、规章及其他有关规定。 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。,2、 公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签，行文方式是否妥当，是否符合办法及本实施办法规定的公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求。,3、以本机关名义制发的上行文，由主要负责人 (指行政机关的正职或者主持工作的负责人)签发；以本机关名义 制发的下行文或平行文， 由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发,4、公文正式印制前，应当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一、规范等。,5 、各级行政机关应当按照上级机关规定的份数报送公文。市局要求一式三份（主管领导、业务科室、办公室备案）,收文办理,1、收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。,2、 收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合法律、法规、规章及其他有关规定；涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。,3、 经审核，对符合条件公文，应当及时登记、分类，并提出分办或拟办意见送有关负责人批示或转有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。,4、分办：粘贴公文处理单,5、拟办：一般由办公室负责人对收文如何办理提出建设性意见，拟办意见应简明、具体、得体。,6、批办：机关领导对来文提出处置意见。,7、承办：承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。,8、公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。,9、注办：由承办人签注文件承办经过和结果及办结日期。,10、催办：送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。,处置办毕公文,清退 文秘部门，应定期对收进和发出的公文列出清单进行清理和清退，并将清理和清退情况向上级机关报告，不得自行处理。销毁 凡是不需要立卷和超过保管期限的文件，要定期销毁，不得散失。 需要销毁的公文主要包括：所有没有留存价值的公文，没有留存必要的重份公文，不立即销毁有可能造成失密或样子损坏的公文，一般性的没有保存价值的草稿，印制公文中形成的校样、印版等。 销毁秘密文件，必须履行登记手续，报经主管领导人批准，并由二人以上监销。,立卷与归档,公文办理完毕后，应当概括中华人民共和国档案法和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。 归档范围的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。,应归档的文件材料,1.上级来文 需要贯彻执行的上级重要会议文件, 上级业务主管部门的法规性文件, 上级视察工作形成的文件材料, 代上级草拟并被采用的文件, 上级单位转发本单位的文件等.,2.本单位形成的文件,本单位重要会议文件; 各种正式发文; 请示与上级的批复; 反映本单位业务活动的文件材料; 各种工作计划、统计报表; 本单位领导公务活动中形成的重要信函、电话记录; 本单位成立、合并、撤消、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料; 本单位的历史沿革、大事记、年鉴; 反映本单位重要活动事件的简报 、荣誉奖励证书; 信访工作材料; 本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料; 本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料; 本单位外事活动中形成的文件材料等.,3.下级报送的文件,下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件; 下级单位报送的法规性备案文件等.,4.相关文件,普查工作中形成的文件材料; 同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件; 有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件; 同级机关和非隶属单位与本单位联系、协商工作的文件材料等.,不归档的文件材料,1. 本单位的重份文件.2. 一般事务性的无查考、保存价值的文件.3. 上级单位普发的供本单位参阅、不需办理的文件材料.4. 上级单位征求意见的未定稿的文件.5. 未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿.6. 未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件.7. 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料.8. 无特殊保存价值的信封以及一般的民众来信.,立卷归档的工作程序,1.收集文件 将工作活动中形成的办理完毕的文件材料收集齐全.2.鉴别文件 对收集的文件材料进行分析,鉴别出需要归档的文件材料.3.归卷 根据归档文件材料的特征,将文件归入案卷.4.调整 仔细检查归卷的文件材料是否齐全,是否有重份文件或不需要立卷归档的文件;检查案卷文件的联系、保存价值及卷内文件的数量,进行适当的调整,最后确定组卷.5.文件的排列、编号与编目 根据卷内文件数量、来源、时间等情况,按时间、问题、作者、名称、重要程度等进行排列.然后,按照排列顺序逐件编号.最后填写卷内文件目录和备考表.,档案保管期限,保管期限从文件产生和形成后的第二年算起.永久定期:10年、30年,永久保管的档案,(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,定期保管的档案,（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； （三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料； （五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； （七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； （八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,公文中常见问题分析,1文种的误用 主要表现在报告和请示的错用 报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。 a.行文目的不同 报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。 b.公文内容不同 请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂