公文写作之道之八：公文写作一点通

2018/2/9,1,公文写作实务湖北经济学院院长办公室 张凤松,2,2018/2/9,公文的分类和种类,公文格式,公文写作要求,公文概论,3,2018/2/9,一、公文概论,4,2018/2/9,公文是机关、团体、企事业单位等在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面文件，是各级各类社会组织实施管理的一种重要工具。,（一）公文的概念,5,2018/2/9,1.实现机关职能2.辅助领导决策3.展现机关形象4.提高工作效率,（二）公文的写作目的,6,2018/2/9,1.受领导之命，代机关立言2.集思广益、群体行动3.有特定读者对象，内容针对性强4.事关公务活动，方针政策性强5.通常刻不容缓，时限性强6.讲究规范表达，不求标新立异,（三）公文的写作特点,7,2018/2/9,二、公文的分类与种类,8,2018/2/9,根据公务活动的不同领域,（一）总体分类,9,2018/2/9,根据信息表达方式的不同,10,2018/2/9,根据物质载体的不同,11,2018/2/9,传递方向,通用公文的分类,上行文：向所属上级领导、指导机关报送文件；,平行文：向无隶属关系和指导关系的其它机关送达的文件。,下行文：向所属被领导、被指导的下级机关送达文件；,12,2018/2/9,内容性质,13,2018/2/9,涉密程度,指国家秘密，不是工作秘密、商业秘密、公民隐私等。,14,2018/2/9,缓急程度,平件：无特殊时间要求；,特急件：内容至关重要并特殊紧急，随到随优先迅速传递处理。,急件：内容重要并紧急，优先迅速传递处理；,公务电报与文件的性质效用完全相同，标识方法则不同，根据紧急程度分别标明：特提、特急、加急、平急。,15,2018/2/9,公文的种类是指文件各种不同的名称，通常也称为文种。,不同的名称的通用文件能体现出文件制作与发布者不同的目的与意图，也能体现出发文者的权限及其与收文者之间的行文关系。,正确认识与选用文种能够准确反映发文者的目的与意图，体现文件的作用与价值，便于公文的处理与查找，并对于提高文件工作的质量与机关工作效率有直接的影响。,（二）公文的种类,16,2018/2/9,1.通用公文的规定文种,17,2018/2/9,命令（令）,18,2018/2/9,决定决议,19,2018/2/9,议案,20,2018/2/9,指示,21,2018/2/9,意见,22,2018/2/9,通知,批转和转发：是行文形式。批转受机关等级和组织系统的制约，只有领导机关对其所属的工作部门或其下级机关报送的公文，才能依照法律和上级规定的权限进行批转，具有批复和批转双重作用；转发只要是本级机关需要，并符合文件复制、印发规定，均可转发。,23,2018/2/9,通报,24,2018/2/9,请示报告,25,2018/2/9,批复,26,2018/2/9,公报公告通告,27,2018/2/9,条例规定,28,2018/2/9,函,29,2018/2/9,会议纪要,条例：用于记载会议主要精神和议定事项；办法：适用于记载、传达会议情况和议定事项。,30,2018/2/9,2.单位常用的其它文种,31,2018/2/9,3.专用文件的种类,32,2018/2/9,三、公文的格式,33,2018/2/9,1文件的格式是文件区别于其它书面材料的一个显著标志。,2由于公文的特殊属性与作用，因而决定了文件必须有规范的格式。,3公文格式关系到维护文件的权威性、严肃性、有效性；关系到档案的外在质量；关系到公文格式适应现代化管理工作需要，并有利于提高公文处理的效率。,文件的格式,34,2018/2/9,公文用纸主要技术指标： 60g80g胶版印刷纸或复印纸 纸张白度为85%90% 横向耐折度15次 不透明度85% pH值为7.59.5,国家行政机关公文格式,35,2018/2/9,公文用纸幅面及版面尺寸： A4纸（210mm297mm） 天头（上白边）37mm1mm 订口（左白边）28mm1mm 版心尺寸（不含页码）156mm225mm排版规格 正文用3号仿宋体字 每面排22行 每行排28字 页码插在“外侧”,36,2018/2/9,公文用纸幅面及版面尺寸,37,2018/2/9,公文中各要素标识 眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人 主体部分：公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注 版记部分：主题词、抄送、印发机关和印发时间,38,2018/2/9,00001,湖北经济学院文件,鄂经院发2010号,湖北经济学院关于的通知,、：,，。,附件：1 2,二一年十月二十日,（附注）,主题词： XXXX XX,抄送：，。 湖北经济学院院长办公室 2010年10月20日印发,眉首,主体,版记,机密一年,特 急,1、传达行文意图；2、表明文件的生效时间和法律凭据；3、表明行文关系和主送范围等。,1、提供主题检索标识；2、确定复本送达范围；3、提供公文印制责任者、时间等。,1、表明文件的法定权威和信息源；2、确定文件的处理缓急和安全要求；3、为文件的科学管理提供分类标识和检索途径。,39,2018/2/9,00001,湖北经济学院文件,鄂经院发20063号,眉首,机 密一年,特 急,目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。,便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号,传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。,发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性,文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。,反映机关本质属性，避免与相近机关混淆。通常采用三种方法：1、机关代字；2、机关代字加文种代字；3、机关代字加承办部门代字。,年份用全称，用六角括号,不加“第”不编虚号,40,2018/2/9,湖北经济学院文件,鄂经院发2010XX号,平行、下行公文，至版心上边缘25mm,眉首,41,2018/2/9,湖北经济学院文件,鄂经院发20101号,上行文至版心上边缘为80mm,签发人： 吕忠梅,上报的公文需标识签发人姓名,眉首,42,2018/2/9,四、公文写作的要求,43,2018/2/9,（一）结构层次,第一层为“一、”第二层为“（一）”第三层为“1.”第四层为“（1）”,44,2018/2/9,湖北经济学院法商学院团委关于评选2007-2008年度“五四”先进集体和优秀个人的通知（鄂经法团字20084号 ）各团总支、学生社团： 。 一、评选原则 （一）坚持公平、公开、公正原则； （二）坚持标准、宁缺勿滥原则； （三） 。 三、评选条件 （一）“红旗团总支”评选条件 1. 2.,45,2018/2/9,（二）公文语言,1.准确严密（1）准确反映意图。（2）严格遵循逻辑。 “只要全校上下统一认识，振奋精神，今年我校高考重点升学率一定能够突破90%的目标。” （3）恰当使用修辞。公文“重实用，少文饰”，崇尚精粹简洁之美、庄重朴素之美。,46,2018/2/9,2.简洁明了 “在这个问题上，无论在思想上，还是在观念上，无论在认识上，还是在想法上，我们都取得了共同的认识。”3.庄重严谨（1）使用书面语，不用口语。“散会后一块儿吃晚饭” “会后共进晚餐”“来信早就收到了，现答复你们” “来信收悉，函复如下”（2）使用含义限定的词语，避免出现歧义。“最近，有些职工表现不太好。”,47,2018/2/9,（三）几种常用公文的写法,1. 通知（1）标题 格式：发文单位+事由+文种 院团委关于评选2007-2008年度“五四”先进集体和优秀个人的通知（2）收文单位各团总支、学生社团,48,2018/2/9,（3）正文 通知的缘由（目的、意义或依据）、通知的事项和执行通知的要求（4）附件（5）落款部分 标明发文机关名称和成为日期。,49,2018/2/9,关于我校门牌号变更的通知（标题）校内各单位：（主送机关） 根据江夏区行政区划的调整及武汉市“实有人口、实有房屋”信息采集的需要，接公安部门通知，（缘由）我校的门牌号由原来的“武汉市江夏区藏龙岛科技园区洋湖大道特1号”变更为“武汉市江夏区藏龙岛开发区杨桥湖大道8号”。（事项）请各单位将相关资料予以变更。（要求） 特此通知。（结语） 院长办公室（发文机关）二一年十月二十一日（发文日期）,50,2018/2/9,2.请示 （1）标题 格式：发文机关名称+事由+文种 不能把“请示”写成“申请”，也不能写成“报告”或“请示报告”。 （2）主送机关 只能选择一个主管上级机关作为主送机关。,51,2018/2/9,（3）正文 说明请示原因（依据、目的、背景）； 提出请示的事项（主体部分）； 提出行文要求。（4）发文机关名称（5）成文日期,52,2018/2/9,湖北经济学院关于建设普通话水平测试计算机辅助测试系统室的请示 湖北省语言文字工作委员会:(主送单位) 我校自2004年成立普通话水平测试工作站以来，已先后组织近3万名学生参加普通话水平等级测试。近年来，我校要求参加普通话测试的学生越来越多，但由于我校普通话测试员数量不足，加之学校地处远城区，从校外聘期测试员的难度较大，（背景、原因）因此希望建设普通话水平测试计算机辅助测试系统10台，费用由我校承担。（请示事项） 妥否，请批示。（行文要求） 湖北经济学院 二一年十月二十日,53,2018/2/9,3.会议纪要,（1）标题（2）正文（会议概况+会议主要精神） 会议概况：会议时间、地点、参加人员、列席人员、主持人、研究的问题等会议要素用一段文字概况起来，以使读者对会议情况有基本了解。 会议主要精神：会议研究决定的主要事项。一般用条款式来行文，一条写一个决定事项。要正确集中会议讨论的意见，不统一、有分歧的意见一般不写进会议纪要。,54,2018/2/9,4.工作计划和总结,工作计划和总结，不是国家法定公文，属于日常事物类公文。不能单独行文，一般用“通知”的形式发文。如，湖北经济学院关于印发学校2010年工作计划的通知。,55,2018/2/9,（1）工作计划的写法标题：机关名称+时间+事由+文种正文： 前言：主要交代制定计划的指导思想、背景、目的、依据、总体目标，以及实施此项计划对今后的重大影响等内容。 主体：具体任务、措施要求和安排步骤。“计划三要素”。,56,2018/2/9,结尾：通常说明检查落实的办法、注意的事项等等。落款：标明制定计划的单位名称和具体时间。有的计划采用题注方式，将单位名称和日期，在标题之下的括号内注明，有了题注，就不需要落款。,57,2018/2/9,（2）工作总结,标题：机关名称+时间+事由+文种正文 前言：用简洁的语言概括总结针对的时间、工作情况、基本经验