组织协调的监理措施

第一章组织协调监督措施在IT项目中成功的最大威胁就是沟通失败。监督机构的作用是在业主单位及建设单位中建立有效的协调机制，在项目建设的各个阶段采取协调措施及各种沟通技术，促进项目建设目标的实现。通信管理的目标是及时、适当地创建、收集、发送、存储和处理有关项目的信息。标准项目通信包括通信计划、信息传递、实施现状报告、管理结束四个流程，由于信息系统建设的特殊性，监督机构协调整个项目工作，就是将信息项目项目的所有活动和力量联系在一起，协调起来。国家研究监督在项目实施中协调本项目所有者单位、赞助单位、收购单位之间的工作关系，协调项目建设过程中解决各种纠纷的工作。公司在项目协调工作中积累了广泛的组织协调经验。在国家气象局新一代雷达信息共享平台监督项目中，业主单位协助组织了北京国家级中心和31个地方分支机构的工作。在北京市最高人民法院运营监理处，我们协助业主组织派遣市3级22个法院和55个人民法庭的运维工作。北京市公路养护管理及公路检查子系统(二期项目)负责3个分监监督单位的综合协调、管理、市局、分支机构和设计单位、总集合单位、软件开发单位、分支机构收购单位等相关数十个单位的综合协调。1.1组织协调原则1.1.1监督沟通和协调机制要在监督机关和用户、建设公司之间建立良好的沟通协调渠道，建立有效的工作界面，处理日常信息交换、文件交换、会议召集等。1.1.2监督主要沟通对象拥有者单位：专案的拥有者单位或拥有者。监督机构：北京国岩信息工程监督咨询有限公司建筑单位：表示此项目的每个建筑单位。授权厂商：各方必须在书面交换文档中指定代表本方签署的授权厂商(可能有一个或多个授权厂商)。授权厂商必须是组织结构中指明的决策层或管理层。联系方式：每个交易方必须指定该交易方的联系方式(可能有一个或多个联系方式)。通过联系方式收发文件和交换信息。1.1.3调整措施国家研究监督开展业务的通信方式主要是会议制度、报告制度及其他辅助手段(如电话、传真、电子邮件、邮件、面谈等)。会议制度：监督机构与项目管理团队建立会议制度，主要包括项目监督定期会议(各方参加的每周定期会议、每月定期会议和监督项目团队内部定期会议等)、专题会议、阶段或里程碑监督总结会议等。周、月监督例会：项目监督工程师或其代表每周(或每月)在指定时间召集和主持，主要由业主单位、收购单位和监督机构的指定授权厂商参加，会议遵循主题明确、时间短、结论明确的原则。监督机关确定会议主题，并在会议前通知各方。各方应做好充分的事前会议准备。会议取消或变更时，必须提前通知每位与会者。主题会议：项目监督工程师或其代表、专业监督工程师召集、主持，主要由各方相关专家参与。这种会议主要解决主题中出现的问题或建议。必须收集和获取各方对该主题的意见和相关解决方案，最终制作主题报告。阶段或里程碑监督摘要会议：项目监督工程师或其代表召集和主持，所有各方的决策层代表或授权厂商、管理人员和技术层人员必须参加。总结阶段或里程碑期间的项目情况、问题、更改和监督机构的建议，以便各方进行充分的讨论，总结经验并吸取教训。主管机构提交会议摘要报告并得到客户方授权厂商的批准后，各方需要对问题或建议采取行动并完成期限。会议延期的话，要提前通知各与会者。报告系统：监督机构应定期向客户报告信息系统建设进展、项目进行中的问题和解决情况。监督机构将每周(月)定期会议报告、主题报告、阶段或里程碑摘要报告由客户方授权厂商签署并发送给各方相关人员。导演的其他沟通和协调方法：n监督交流会n监督调整n专家论证会n问题简报n阶段和最终接受会议等。1.2组织协调工作内容通常，更完整的组织协调系统应包括四个方面：通信计划制定、信息分发、绩效报告和管理结案。n通信计划确定项目利益相关者的信息通信要求：谁需要什么信息，何时需要，如何获取。n信息发布将所需信息及时发送给项目利益相关者。 n绩效报告收集和传播执行信息，如状态报告、进度报告、预测等。n管理结束需要在项目或项目阶段达到目标或因某种原因结束后结束，管理结束包括收集项目记录、确保最终合规性、分析项目的效果(成功或经验教训)，以及存档这些信息以供将来使用等项目结果文档的形成。项目监督工作中，组织协调的内容比较多，但概括为对人际关系的调整、组织关系的调整、合作关系的调整、供求关系的调整、约束关系的调整等。(一)协调项目监督机关内部的人际关系、项目监督机关和相关单位之间的人际关系的对象是管理工作中人员之间的联系和矛盾。(2)组织关系的调整对象主要是项目监督机构内分工和协作的矛盾，因此，要在组织机构的设置、角色和权限的划分、工作的联系和合作等方面进行协调。(三)协调关系的调整包括与基层关系的合作合作，以及项目监督机关内各部门、上下各部门和现场监督人员之间合作关系的调整。(4)供求关系的调整主要是指项目执行人、人员、材料、设备、能源等的内部需求平衡，项目监督机构和供应商之间的关系调整，前者主要是通过加强计划和日程调整，后者主要是通过合同调整。(5)约束关系的调整主要包括法律、法规约束关系和合同约束关系的调整，调整对象包括近距关系和远距关系。国家研究监督主张，组织协调工作的重点放在项目相关人员的结合部，在这些组合部做好协调和联合工作，所有人都要与工程建设项目的总体目标实现相协调。1.3项目组织协调机制1.3.1项目的整体组织和协调机制分类沟通内容组织/发布者通信范围和级别沟通方式总集成企业客户导演报告会议计划项目计划专案群组参与参与参与项目计划项目计划审阅会议转包方计划转包参与理解理解分包商工作计划分包商计划审查会变更计划专案群组参与参与理解新建项目计划新建项目计划审阅会议周金专案每周进度专案群组理解理解理解项目周刊-分包周进展转包理解-理解转包周报-里程碑的进展项目里程碑进度专案群组参与参与理解专案里程碑摘要里程碑摘要和审阅会议分包商里程碑进度转包参与理解理解分包商里程碑汇总转包里程碑摘要和审查会议状态评估迭代的进度专案群组参与参与理解状态评估状态评估会重复结束迭代的结果专案群组理解参与理解重复摘要重复摘要会议商业建模业务模型专案群组理解参与理解业务模型报告业务建模审查需求前台用例模型补充协议词汇表用户界面原型专案群组理解参与理解需求相关报表需求评估会分析设计体系结构设计设计模型数据库设计专案群组理解参与理解分析设计报告分析设计审阅会议实现源代码编码规范专案群组理解参与理解-实现审查会测试测试计划测试案例测试环境测试数据缺陷报告专案群组理解参与理解测试相关文档测试审查会布局部署计划数据迁移用户培训系统集成在线断开连接接受测试专案群组参与参与参与部署相关文档部署审查会1.3.2需求分析和系统设计阶段协调工作监督机构与业主单位、收购单位一起确定适当的调整形式和方法，如监督例会和专题会议，并在项目过程中进行。监督机关调整业主单位，调动适当的资源协助，建设单位完成工程设计前的调查分析工作。监督机关应当从客观公正的角度对本项目设计阶段发生的变化提出客观监督意见，协调业主单位、收购单位的协议。监督机关在现阶段必须记录调整后的结果，并妥善管理。1.3.3调整技术开发和实施阶段监理机关与业主单位、建设机关一起，在履行阶段建立了监理艺会、专题会议等协调的沟通体系。项目定期会议通常应包括：n确认项目进展计划完成，并提出下一步进展目标和实施措施。n确认工程质量，实施施工规范情况，针对现有质量问题采取改进措施。n检查在以前定期会议上达成的事项的实施情况，分析原因。n建设单位提交相关工程文件。n监督机构提交相关监督文件。解决n相关的工程变更 n解决需要协调的相关问题。监督工程师应根据需要及时组织主题会议，解决项目实施过程中的各种特殊问题，制作会议记录，并提交业主单位和建设单位。监督机构要使业主单位和建设单位对工程变更范围和内容等意见一致。监督工程师发出的监督指示未能有效实施的，监督工程师应及时向监督工程师报告，要求业主单位采取其他处罚措施，督促接管部门履行。监督机关调整业主单位和建设单位就索赔达成协议。监督机构协调业主单位和建设单位的工程实施。1.3.4验收维护阶段调整工作监督机关协调业主和承包商，就验收计划、验收目标、验收范围、验收内容、验收方法和验收标准等达成协议