通达建公司规章制度培训课件(ppt 57页).ppt

公司规章制度培训,2012年9月23日发行,目录,1、费用报销管理规定2、礼品费用管理规定3、风险库存管理办法4、出差管理制度5、办事处管理规定6、会议纪律执行细则,目录,1、费用报销管理规定,费用报销管理规定,一、目的为认真贯彻新会计法，完善公司财务管理，特结合公司实际制定本费用管理制度。费用管理是指财务部对费用开支的真实性、合理性、合法性进行审查、核销与核算。二、适用范围公司全体人员三、内容1、费用项目及审批权限A、以下费用必须在发生前经相关部门、领导审批后，方可执行。B、所列举费用项目外的其他费用，在按照公司财务制度规定发生后，走报销流程。,费用报销管理规定,费用报销管理规定,费用报销管理规定,2、借、请款与报销原则A、借款、请款原则1）谁借款谁归还，不允许替别人借款，更不得以他人名义借款自用;2）日常借、请款原则上要求在当月报销(或销账)，超过两个月的个人欠款将从其工资中扣除。会计主管、出纳员会每月清理一次个人借、请款余额;3）费用支付需事先借款后报销的，借款与报销分开办理。借款时填写纸质借款申请单报批一次，持发票报销时须在报销填写费用报销申请单/差旅费报销申请单再报批一次。费用支出若属分期付款的请款，在申请支付最后一笔款项时，必须拿回发票再支付。费用支付不需事先借/请款而是费用发生后拿到相应发票才请款支付或报销的，直接填写费用报销单/差旅费报销申请单报批即可;,费用报销管理规定,2、借、请款与报销原则A、借款、请款原则4）因公司业务的需要，需向其他公司支付的各项工程、购买材料、货物及其他的款项时，需由经办人按要求填写付款申请审批单报批，并附上有效的合同、发票(如采购已入库需提供入库单)、采购申请单等资料，完成审批手续，方可付款。5）除支付原厂货款在报销填写付款申请审批单申请审批外，其他借、请款均走纸质件申请审批。,费用报销管理规定,B、报销原则1）报销的原始单据必须是地(市)税务部门统一监制的发票，或财政部门监制的各类收据。工商企业和个体经营者开具的各类收款收据、白条均不能作为报销的原始单据;2）报销费用时必须统一上报销填写差旅费报销单和费用报销单两种单据，单据内容必须填写完整，有关报销项目及费用必须符合本公司规定。其中所附所有原始票据应整齐粘贴在报销单后，若有超过一张以上发票需呈阶梯状贴开。票据背面均须写明经手人、时间及事因等,否则财务不予受理;,费用报销管理规定,正确的单据与贴票方法,错误的单据,费用报销管理规定,B、报销原则3）所附报销票据内容、时间必须与实际发生的费用事实、时间相符，过期票据不得报销。票据丢失或应获取而未获取票据的，财务会给予报销金额10%扣款，最低扣款限额50元。获取发票为假发票、或抬头写错无法报销发票且无法提供同类发票替代时，财务会给予报销金额10%扣款，最低扣款限额50元。4）费用发生后次月的15号前到财务部报销。超过一个月报销者，按报销金额的80%发放；超过二个月报销者，按照报销金额的50%发放；超过三个月报销者，报销金额不予发放。报销流程提交超过2个月未终审单据，财务部停掉报销流程，报销人重新填写。5）部门负责人审核费用支出的合理性、真实性、必要性.会计审核单据的规范性，合理性、及金额的准确性。,费用报销管理规定,3、暂借款及付款、报销审批流程A、暂借款流程暂借款是因业务需要的临时借款，包括差旅费及各种临时性借款。如属出差借款和办公用品等其他零星采购借款，需先在出差流程填写出差申请单、零星物料/行政采购申请单，审批完成后再填写纸质借款申请单。暂借款审批流程：申请人直接领导财务总监出纳B、付款流程主要指支付货款，在财务系统中填写付款申请审批单。审批流程：申请人PM财务经理总经理出纳,费用报销管理规定,3、暂借款及付款、报销审批流程C、报销流程1）员工在报销时按要求在报销单填写费用报销单或差旅费报销单，附上有效的发票或收据，完成审批手续。审批流程：申请人直接领导事业部GM费用会计财务经理财务总监(1万以下终审)集团副总裁(1万以上终审)出纳2）总部PM/FAE等应区域邀请产生的差旅费(或其他费用)报销时需先填写预算调整单，将相应预算从区域调整至所属部门后再按正常审批流程报销。预算调整单需区域负责人审批，区域不同意，此费用将占用总部预算计入总部费用。,费用报销管理规定,4、业务招待费管理A、业务招待费使用范围及报销要求1）业务招待费必须用于公司与客户、原厂、其他合作机构等，且招待对象必须是与公司有直接业务关系的公司(机构)员工。原则上业务招待费不能用于公司内部员工的招待，若确因工作原因需要发生内部招待的，标准为50元/人参加人数，报销时需注明参加人员名单。公司内部发生的酒吧、KTV等费用不允许报销。2）业务招待费必须在预算内支出，无预算不允许发生。3）业务招待费支出标准(以招待对象在其公司的行政级别确定),费用报销管理规定,4、市内交通费管理A、市内交通费是员工在所在城市市区内因工作需要发生的交通费，不包括出差外地交通费。B、报销标准1）已申请报销个人小车费用的员工不再报销市内交通费，但因招待原厂无法驾驶车辆时产生的代驾费可以报销(需与对应招待费同时报销)；2）未申请报销个人小车费用的员工在其额度内实报实销，额度标准如下：,费用报销管理规定,B、报销标准3）市内交通费使用需本着“必要、节约”原则、在有多种交通工具选择的同时需搭乘最便宜交通工具。否则，财务有权调整报销金额；4）原则上除陪同原厂人员拜访客户、或需送大货给客户及确实无其他交通工具可选择时方可搭乘的士,其他情况不得搭乘的士。搭乘的士报销，需在报销单据上填写起始地址、陪同人员等信息。否则，财务有权扣减报销金额；5）市内交通费在额度内实报实销，报销时按真实出行情况提供相应票据，如报销单据出现票据连号且无法合理解释时，财务有权扣减报销金额。,费用报销管理规定,5、小车费用补贴A、小车补贴(业务)1）原则：获得小车补贴的员工不得再另外报销市内交通费(过期票据不得报销，所附报销单据必须与实际发生的费用相符)。因公原因市外的过路、过桥费、油费补贴(0.7元/KM)除外2）补贴标准,费用报销管理规定,5、小车费用补贴3）申请程序及发放：符合以上申领条件的员工，填写小车补贴申请单，经上级主管经理及总部行政部审核批准，与公司签订私车公用小车补贴协议，同时提供车辆保险单(第三者责任险50万以上)、驾驶证、行驶证正本查验并复印与协议一并交行政部存档。按照小车补贴协议,每月提供相应油票、停车票、路桥发票等车用票据。4）高速油费补贴：确因工作需要，到异地拜访客户在高速公路上产生的油费（一定是市区以外），按1.5元/KM进行油费补贴(实行出发地-当日最远目的地定距离补贴，后附行驶公里数及补贴金额)；此部分费用必须要提前填写出车申请表(注明出差地点及预计公里数)，且经上一级领导批准的方可报销。报销时将发票和申请表同时交财务审核并确保一一对应。,费用报销管理规定,B、小车补贴(后勤)1）原则上外出办公事须申请公司车辆，在公司车辆资源不足的情况下，可使用自有车辆外出办公事；私车用于公司业务前，必须事先提出申请，经部门领导同意后，方可出行；2）私车公用期间，需仔细填写车辆行驶登记表，包话：申请人、出行时间、抵达时间和地点、行驶里程、路桥费、油费、停车费等项目；油费原则上按1.5元/KM进行计算；3）外出返回公司后，用车人需将填写后的车辆行驶登记表交由部门负责人审批，审批后方能报销；费用报销时应附上审批后的车辆行驶登记表及相应发票后，按规定程序报销。,费用报销管理规定,6、电脑费用补贴A、原则：员工使用私人电脑办公，不占用公司电脑资源的状况下，公司按相应标准给予员工一定经济补偿。B、权责说明：用于办公的私人电脑中所有与公司有关的资料属公司所有，公司有权进行复制，删除等操作，离职员工必须交接电脑中公司有关资料，私人办公电脑纳入到公司统一固定资料管理系统。C、标准：笔记本电脑补贴：6000元/台5年12个月(适用于发放笔记本使用资格的员工)；台式电脑补贴：3000元/台5年12个月(适用于发放台式电脑使用资格的员工)；若电脑五年折旧完后，按50元/月进行补助。,费用报销管理规定,6、电脑费用补贴D、申请程序及发放：申请员工填写电脑补贴申请单提交主管经理、财务部、行政部审核批准，经批准后，按照电脑补贴标准,每月提供有关发票。注明:如新员工使用新买的电脑按购买总价及相关规定计算补贴；如使用自有旧的电脑，则需按照折旧计算折旧后电脑剩余价值，按公司有关规定计算补贴。(折旧价格由行政部确定，财务备案),费用报销管理规定,7、通讯补贴A、对象：符合条件的业务人员，及申请批准后的非业务人员。非业务人员申请通讯补贴需经集团副总裁审批，财务备案。B、标准：额度范围内实报实销，超过标准额度报销的，需经集团总裁特批。C、报销要求:原则上要求产生话费原因均是工作需要，如长期因私事产生大额话费、3G流量费，财务有权扣减。额度低于200元(包含)的通讯费报销可以使用定额储值卡发票，超过200元的通讯费报销必须提供话费清单或运营商机打发票。,费用报销管理规定,8、午餐、误餐及通宵加班补贴A、对象：全体员工B、午餐补贴标准15元/天，按照个人每月实际上班天数计算(出差或者请假当天扣除)计入当月工资中发放；C、因加班导致不能正常就餐情况，公司将给予员工误餐及通宵补贴，由行政部统一依据打卡时间计算计入当月工资发放。补贴标准如下：,目录,2、礼品费用管理规定,礼品费用管理,一、礼品费用定义礼品费用包括因业务开展需要赠送给合作公司(或个人)的实物礼品、购物券、现金等。二、礼品费用使用范围礼品费用支出只能用于公司与客户、原厂、其他合作机构等，且原则上赠送对象或缘必须是与公司有直接业务关系的公司(机构)或员工。三、礼品费用使用原则A、礼品费用的支出必须本着“必要、节约”，不允许铺张浪费；B、礼品费用的支出必须在预算内开支，无预算不允许支出；C、超额度的礼品费用支出必须事前申请，未获审批同意不允许支出；D、礼品费用支出侧重原厂，客户与其他合作机构等原则上只有重大节日才允许支出；,礼品费用管理,四、礼品费用的支出标准1、对客户、原厂的例行工作拜访原则上不允许赠送礼品，特殊情况对区域内关键客户可赠送价值不超过200元的礼品；2、重要节假日对区域内关键客户可赠送价值不超过500元的礼品；3、重要节假日对原厂可赠价值500-1000元的礼品；4、其他特殊情况根据申请审批结果执行；,礼品费用管理,五、礼品费用申请审批流程1、原则上赠送500元以上的礼品，要求两人同行；3、价值低于200元(含200元)的礼品赠送不需事前总部审批，只要有预算即可执行；4、价值超过200元的礼品赠送需事前填写礼品申请表，并经相应签批流程呈签完毕后方可执行，不允许先执行后申请情况发生，否则财务不予报销。(礼品申请表为纸质件，深圳外区域需传真签批)根据礼品费用申请金额，礼品费用申请审批流程如下：A、500元以下，申请人申请申请人直接领导事业部VP财务总监集团副总裁B、500-5000元，申请人申请-申请人直接领导事业部VP财务总监集团副总裁C、5000元以上，申请人申请-申请人直接领导事业部VP财务总监集团副总裁集团总裁,礼品费用管理,审批流程,礼品费用管理,六、礼品费用报销1、礼品费用谁申请谁报销，不允许他人代报销；2、赠送礼品超过200元的要求提供完整的费用申请签批单；3、礼品为实物的要求提供购买礼品的相关发票、商场小票，一般要求在正规商场购买；七、礼品采购1、重要节假日常规礼品由各单位报需求并经相关领导审核后，行政部统一采购；2、各单位零星礼品的采购，一般要求在正规商场购买并提供购买礼品的相关发票、商场小票；,目录,3、风险库存管理办法,风险库存管理办法,一、风险库存的界定1、风险物料：货品积压连续3个月无销售时，界定为风险物料，公司督促相关责任人销售；2、呆滞物料货品积压连续6个月以上但不到12个月基本无销售时，界定为呆滞物料，相关责任人按货值5%从年终将中扣取风险金，每个型号最高金额不超过￥10,000元，当年累计不超过￥50,000元,风险库存管理办法,一、风险库存的界定3、严重呆滞物料货品积压连续12个月但不到24个月无销售时，界定为严重呆滞物料。财务上按50%做损失，相关责任人按货值10%收取风险金，每个型号最高金额不超过￥20,000元，累计不超￥100,000元（含累计不超过已收取的风险金）；4、呆死物料货品积压连续24个月无销售时，界定为呆死物料。财务上按100%做损失，货品调拨到呆死库，相关责任人按亏损额(即买进时的货值)的10%承担相应责任，累计不超过￥100，000元，已收取的风险金多退少补，财务将此结果估成最终结算。,风险库存管理办法,二、库存风险押金承担比例1、有意向备货：分摊损失责任的比例为业务员：销售经理（办事处经理）：产品经理：主管业务副总=5:3:1:1；2、战略备货：分摊损失责任的比例为产品经理：销售经理（办事处经理）：主管业务副总：总经理=5:3:1:1；3、被动战略备货（原厂压货），分摊损失责任的比例为产品经理：主管副总：总经理=2:4:4。三、风险库存销售奖励1、风险库存（除呆死物料），按销售额的0.3%给Sales计算提成；2、财务已100%计提的呆死物料，若能销售出去，按销售额的10%（左右）提成。3、以上奖励适用于非本人原因造成的风险库存及呆死物料。,目录,4、出差管理制度,出差管理规定,一、操作流程1、填制单据：A、公司员工因公出差，应按规定要求在OA填写出差审批表。其中计划行程必须明细到预计时间、起至地点及乘坐的交通工具；B、行政部统一办理机票及住宿预订手续，若临时紧急出差，由出差人自行办理的，须补办出差相关手续，方可借款及报销；C、出差申请人填写借款审批表审批后到财务借款。,出差管理规定,一、操作流程2、审批权限：A、短途差旅（无住宿），报主管经理批准，若出现无预计性出差的，由部门相关人员补出差申请单；B、长途差旅(有住宿)1）出差2日以下报主管经理批准，抄送行政部；2）出差2日-5日报主管经理、主管总监批准，抄送行政部；3）出差5日-10日报主管经理、主管总监及主管副总批准，抄送行政部；4）出差10日以上报主管经理、主管总监、主管副总及总经理批准，抄送行政部；5）总监及副总出差由总经理批准，抄送行政部；6）所有出国人员，书面报总经理批准；,出差管理规定,二、出差报告及费用报销：1、出差报告：出差结束后，3天内按规定要求于行政部填写出差报告中的实际出差情况及出差报告，交主管经理评估。2、费用报销：员工应在出差结束后一周内，将手续完备的差旅费报销单到财务部报销。,出差管理规定,三、出差费用：1、住宿费：A、住宿标准：不超过300元/夜B、受公司派遣参加各种会议者，可以凭会议发票实报实销；C、住宿费须凭正式发票，在规定住宿标准内按实际住宿天数计算，超过上述标准部分不予报销；D、鼓励措施1)在需要入住单人间，自行解决住宿的情况，给予100元/天的住宿补贴(提供相同金额发票)；2)两人以上出差自行解决住宿的情况，补贴费用按100元/天平分；若其中一人自行解决住宿的情况，所有人员不予补贴；3)安排入住工厂宿舍的情况，也按此办法鼓励。,出差管理规定,三、出差费用：2、伙食补贴：A、短途差旅(当天往返)：20元/人/天（误餐费）；B、长途差旅(省外,需住宿者)：60元/人/天（误餐费），按出差天数计算；C、如果有业务餐费开支，则扣除当天当餐伙食补贴；D、出差人员到达目的地后，凡有接待单位负责招待食宿，或会议、培训费用中包含食宿的，则补贴不再另外计算；3、通讯补贴：20元/天/人（仅限非业务人员），原通讯补贴同时领取；出差达到或超出25天，补贴500元，原通讯补贴不再同时领取，由于特殊原因，出差当地通讯费用远远，超出此标准的情况，由当事人提供相关票并在报销备注中说明情况，由主管、总监签字批准。（销售人员及市场人员因有通讯补贴，所以不再享受此类补贴）,出差管理规定,三、出差费用：4、交通费：A、省内短途出差：应乘坐大巴、中巴、火车、高铁等交通工具，交通费实报实销；B、长途出差可以乘座飞机、火车、高铁、汽车等交通工具，但只能搭乘飞机普通仓、火车硬卧、轮船二等舱、高铁普座；1）出差线路如有夕发朝至的普通火车，则不能乘座飞机、高铁；2）出差线路有飞机、高铁搭乘工具选择时，只能搭乘高铁；3）搭乘飞机出行需提前购票，原则上总监级及以上员工乘座飞机只能报销8折以下机票(含8折)、总监级以下员工乘座飞机只能报销7折以下机票(含7折)，超折部分财务不予报销。如因特殊情况无法按折扣标准购得机票的，需经集团副总裁审批同意后方可超折购票。,出差管理规定,三、出差费用：4、交通费：C、市内交通补贴：选择合理的交通工具，控制费用，实报实销。办公地、出差地至火车站、机场间不得产生的士费(08:00以前、22:00以后可产生的士费用)，但如多人拼车产生的的士费用小于等于相应大巴费用时可以搭乘的士。其他情况产生的士费的，应在每张车票上注明起止地点和乘车原因；D、出差人员的交通费，只限报销至出差目的地的直线车费，未经批准不得自行绕道,否则因此造成额外的费用由当事人自理；E、员工出差的车票、飞机票由行政部统一办理订票手续。F、出差期间，产生的业务招待费、礼品费等按公司规定支出、报销。,目录,5、办事处管理规定,办事处管理规定,一、目的为加强办事处的运营管理，整合公司有效资源，使办事处的工作制度化、规范化，特制定本规定。凡办事处的设立和管理，均应遵守本规定。二、办事处管理1、规模标准：办事处规模标准，按照办事处人员达到的数量进行设置,办事处管理规定,2、人员管理A、办事处经理以上人员聘用、选拔，首先是在公司内部员工中培养提拔，其次是对外招聘；经理级以下人员尽量本地化；B、办事处人员入职、离职的管理规则请参照总部员工入、离职管理规定；C、办事处人员的劳动合同、工资、社保关系原则上由办事处统一管理(若办事处未设立分公司的可由总部统一安排)。由办事处财务部根据社保缴费、个税规定核算个人应承担的保险、个税部分，编制工资表，并核发工资。D、由总部外派至办事处人员的管理纳入办事处管理范围。,办事处管理规定,3、通讯费、交通费管理A、办事处人员(含外派)通讯费、交通费用参照公司费用报销管理规定执行。B、办事处应严格控制各种话费、交通费的使用，并在标准内凭财务部认可的发票报销。,办事处管理规定,4、考勤管理A、办事处人员的考勤管理按照深圳公司的考勤管理规定执行；B、办事处人员每月考勤由驻派办事处行政部或相关人员负责,并要求保存完整的考勤记录5、办公费用管理所有办公设备、用品、车辆管理规定根据公司相关规定执行。,办事处管理规定,三、总部外派人员至分公司、办事处的管理1、外派分类A、短期异地工作：指异地工作少于连续20个工作日，费用按照差旅费报销标准；B、长期异地工作(长期派驻)：指异地工作超过连续六个月及以上，发生的费用按照此规定报销。2、适用范围外派人员是指由公司统一派遣，长驻分公司或办事处工作至少半年以上者，不包括户籍在驻地、已婚的外派人员其配偶在驻地、未婚的外派人员其父母在驻地的人员。,办事处管理规定,3、人事管理A、对公司派出的派驻人员(后勤类/业务类)，如果办事处认为不胜任，无权自行更换和调整，应向公司人事部提交报告详细说明不胜任的理由，经核实后由公司根据情况按规定程序决定调配。B、公司为外派人员每月发放驻外补贴。按区域和岗位级别进行补助：区域及岗位：北京、天津、上海、深圳、广州等一线城市；经理级补助1500元/月，员工级补助1000元/月区域及岗位：南京、杭州、重庆、长沙、广东省内二线城市；经理级补助1000元/月，员工级补助800元/月C、劳务关系管理从公司派出的外派人员劳动合同，工资、社保关系由公司统一管理。由公司人事部根据社保缴费、个税规定核算个人应承担的保险、个税部分，编制工资表，由公司财务部核发工资。,办事处管理规定,4、租房管理A、各外派人员办公用房、员工宿舍的承租、费用支付均由派驻办事处负责人直接办理并本着就近就地的原则；B、各派驻公司为外派人员租用住房，房租分为三类标准，经公司人力行政部审核确认后办理承租手续。标准如下(如外派人员住房与办公用房属同一地点，则不再享受住房补助),办事处管理规定,四、办事处其他注意事项1、未经公司书面授权，办事处及外派人员均不得对外擅自承诺超出公司经营政策的条件,不得擅自签署协议、合同，尤其是不能以公司、办事处的名义涉及到对外担保,如由此产生的后果由经办人员个人负责，对于情节严重，造成公司重大经济损失的将移交司法机构处理。2、对外签署合同、协议、保证函等均由公司法务部审阅并签署意见，并经过公司总经理签批。3、妥善保管公司下发的各类文件，防止丢失、泄密。4、对于公司统一下发的文件要及时查收。5、办事处保证严格执行公司下发的各类文件规定，对于特殊情况不能执行或不能完全执