物资、配件管理办法及实施细则1综述

四川省水利电力工程局第一工程处物资、配件管理办法及实施细则1、为了规范和严格控制第一工程处各项目的物资、配件采购管理工作，避免盲目采购和超计划采购以及避免不合格品流入生产单位，杜绝物资、配件采购过程中的违规行为，特制定本管理办法。2、 本办法适用于第一工程处各项目部主要物资和配件的采购、存储、供应管理。3、管理目标：零库存管理目标-项目完工后，所有材料和配件的库存数量应近似为零。工程施工期间，配件库存主要是保养件和易损件，库存时间不得超过半年的保有量，物资材料的库存积压时间不得超过三个月。4、本管理办法由第一工程处负责制订、修订、解释，第一工程处党支部、财务部、机电设备管理部对本管理办法的实施进行监督检查。第一章 编制采购计划1、凡涉及到物资配件采购的项目部，应设立机电物资部或相对应的职能部门，配齐保管员、设备物资管理员（可兼采购）和部门领导。2、各项目机电物资部门的机备物资管理人员要对当地和周边地区的常用材料和配件价格进行了解，由项目部分管领导和机电物资部负责人共同确定选取信誉好、有实力的二、三家材料供应商作为合格供方。同时，机电物资部门要加强与工程技术部门的横向沟通，对施工生产中主要的、常用的物资材料的规格和使用量要统计列表，将投标文件中的材料价格标注清楚，并及时对材料价格进行了解询价，及时向领导如实反映现有价格是否已超出投标价格，以便及时采取应对措施（变更），防止亏损。3、 机电物资部应根据工程技术部门提供的月生产材料计划和各生产单位的物资和配件的需求计划结合本单位的库存在月底前编制出次月采购计划；采购计划由项目经理或分管项目副经理审核签字。4、 物资和配件的采购计划应统一采购计划表样，采购计划的内容应包括品名、规格型号、数量、价格、生产厂家（供应商）技术及质量要求、验证方法、和供货单位的联系电话。5、 采购的物资和配件涉及专业知识或重要部位者，主管领导可要求相关部门对采购计划予以审查，待审查通过后再予以审批。审批后的采购计划七日内有效，超过七日后，若还需要购置，则应重新编制采购计划并注明以前未采购的原因。第二章 物资材料和机械配件的采购1、 物资和配件的采购应先收集合格供方审批材料报项目经理或分管副经理，待项目经理或分管副经理批准后，方能采购。2、采购人员必须根据本项目主管领导审批后的采购计划进行采购，严禁无计划采购。采购中应作好货比三家的采购评审记录。3、大综的机械配件和物资材料采购可由各项目部与供应商签订购销合同。4、配件和材料采购尽可能采取先使用后付款的方式进行结算，以便及时调换、清退积压未使用的配件和材料和保证产品质量。5、对于主要设备易损件的采购要达到合理和最佳的性价比，各使用单位的操作人员、财务部和机电物资部负责人要实时了解和提供易损件的更换使用情况，作出使用价格分析，确定出相应厂家哪种品牌的易损件性价比最合理，为配件采购提供论据。第三章 物资材料和机械配件的入库验收1、对采购的机械配件和物资材料要求必须在当日内交仓库保管员进行验收入库。2、采购人员必须向仓库保管员申明货物供应商名称、供应商联系电话，并对内容真实性负责。3、仓库保管员应严格把关，严禁无采购计划的机械配件和物资材料入库。4、验收要按有关质量技术要求或按采购合同规定的质量标准进行，并检验机械配件和物资材料的名称、规格、数量是否与发货清单相符。5、验收的机械配件和物资材料要开据器材入库清单或验收单，并依据验收单及时建帐、立卡。验收单上应注明货物供应商名称、供应商联系电话。财务部凭采购人员出据的物资采购清单和经验收后的器材入库清单或相应的验收单给予报销。6、考虑到采购过程中由于部分厂（商）家未及时提供采购发票，在验收时以随货清单为入库依据，并在验收单上注明“待发票”。严格禁止以厂（商）家未及时提供采购发票为由将不明单价物品入库或直接使用后补办入库手续，避免价格误差带来经济损失。7、验收中如发现机械配件和物资材料质量低劣或与采购单不一致时应及时与采购人员联系退货或索赔，不得入库验收并在第一时间告知部门领导和项目经理或分管副经理。第四章 财务挂帐及报销管理1、批准的采购计划应同时上报财务部门一份，作为借款、挂帐和报销的依据，报销时财务人员要与采购计划进行核对，对于没有采购计划的一律不能报销，并追查无计划采购的原因和责任。2、物资配件财务入帐要求：由机电物资部验收入库的物资配件，验收单必须保管员验收签字，经部门负责人审核签字后才能作为挂帐、报销凭证，签字不全的验收单不能入帐。3、发票上应盖有供货单位公章并注明联系方式，经办人签字，否则财务部可不予报销。4、发票必须经部门负责人、主管领导审核签字后，经第一责任人批准签字的才能报销。5、采购人员必须及时报销冲账。能及时取得发票的，以审核无误的发票和验收单做为挂帐报销的凭据，未能取得发票的，应根据采购合同或盖有供货单位公章的材料清单等作为依据验收入帐，挂供货单位应付帐款，不冲采购人员备用金帐，待取得发票后，依据审核无误的发票冲帐或付款。6、需由财务代付款的，由采购人员须办理借款手续后财务按采购人员提供的户名和账号转账，并挂采购人员备用金，待收到发票货物验收入库后才能冲销其备用金。7、机电物资部必须在每月末向财务提供本月外赊购材料发票和甲供材料收货原始单据复印件或与业主核对后的清单。每半年盘库一次，与财务进行对帐，并查明不相符原因。8、调拨给配属队伍的材料，调拨单必须要由需料方签字后才能出库，并要及时在财务挂帐，并在当月的结算款中扣除。若因调拨单不及时在财务挂帐造成配属队伍超结并给项目部造成损失的，将按规定进行处罚并追究责任人责任。第五章 物资材料和机械配件的保管1、验收后的机械配件和物资材料应妥善保管，并作好标识，帐、物、卡应数量一致。坚持“日清月结”制度。2、保管员应每月定时对库存的机械配件和物资材料进行全面清点、检查、维护保养，发现问题及时报主管部门进行处理。3、机电物资部门应对仓库每半年进行一次全面清查盘点工作，核实库存机械配件和物资材料的数量，技术状况。清查结果应报项目经理。第六章 物资材料和机械配件的发放1、物资材料和机械配件的发放应遵循先进先出、易损先发的原则，尽量减少长期存放而造成物资材料和机械配件的失效。2、物资材料和机械配件的出库应开据“物资领料凭证”或“物资调拨单”， “物资领料凭证”或“物资调拨单”必须填写完整和签字手续完备才能出库，杜绝先出库后补凭单或单方签字的凭证。3、物资材料和配件出库后如发现材料或配件的规格与要求不符，在保持配件和材料完好的情况下，交保管员验证无误，可办理退库；采购人员有义务办理该材料或配件的退货或更换。第六章 其 他1、由于设计变更或其他不可预见原因造成物品积压，要积极采取处理措施，可采取退货、代替其他物品使用、变卖等措施，对确实不能在本项目得到妥善处理的积压物品要及时上报第一工程处，以便在第一工程处其他项目调节使用。由于人为因素造成物品积压并构成经济损失，要追究责任人经济赔偿和行政处理责任。2、在施工中报废的并经项目机电物资部鉴定确已无法再次使用的废旧物资材料和机械配件的处理由各项目党支部、财务部、机电物资部共同参与处理。3、第一工程处属各项目在具体实施过程中，可参照本办法制定具体的实施细则，实施细则不得与本办法相冲突。第八章 处罚细则1、机电物资管理体系不健全，使用不合格人员充任机电物资管理人员，使机电物资管理工作被动，不能按时完成第一工程处或项目部布置的机电物资管理的工作任务，除给予全处通报批评外，对机电物资部门负责人处罚500元、单位主管领导处罚200元。2、为加强项目管理人员的管理责任，对于不严格管理，控制物资配件消耗，造成项目主要材料消耗超过设计规定、造成项目亏损的，第一工程处将按超过设计量的部分对项目第一责任人，机电物资部门负责人，工程技术部门负责人进行严厉处罚：对第一责任人按超用量价值的20%、机物部门负责人按10%、工程技术部门按5%进行处罚，并同时对其它相关责任人进行处罚。3、未经充分论证或无计划采购物资材料，导致采购的物资严重积压或因质量不良、造成损失者，对当事人处以100010000元罚款，情节严重者，追究当事人及相关责任人的行政责任。4、对质次价高和盲目采购造成积压的物资，项目要书面说明造成积压的原因，其原值超过50000元的，由项目负责人及相关责任人承担20-50%的经济赔偿。5、有以下行为之一，情节较轻的，给予5002000元罚款和通报批评、警告至记大过处分；情节较重的，给予20003000元罚款、责令赔偿，并给予记大过至撤职处分；情节严重的，给予30005000元罚款、责令赔偿，并给予撤职至开除处分：1）、为了个人和小集团的利益，故意违反或指使纵容下属人员违反工程局有关设备物资管理制度的；2）、明显高于市场价格采购设备物资的；3）、进行设备物资采购时，违反第一工程处或工程局的管理规定的。4）、不进行市场调查或供货商比选，采购设备物资质量不合格，给第一工程处或项目造成经济损失的；5）、违反设备物资采购审批权限，无计划或高于批复金额自行采购的。6、 违反国家政策法规和工程局管理制度，利用职务上的便利，在设备物资采购、租赁、报废处理、让售等工作中以权谋私收受他人财物，或者挪用、转移国有财产，造成国有资产流失，情节较轻的，给予5002000元罚款、责令退赔或赔偿，并给予警告至记大过处分；情节较重的，给予20003000元罚款、责令退赔或赔偿，并给予记大过至撤职处分；情节严重的，给予30005000元罚款，责令退赔或赔偿，并给予留用察看或者开除处分。7、机电物资部门有以下行为之一，情节较轻的，给予责任人全处通报批评；情节较重的，给予责任人5002000罚款，并给予警告至记大过处分；情节严重的，给予责任人20003000