会议基本服务与流程培训课件(ppt 31页).ppt

会议基本服务与流程,一、会议的种类,二、会议常用的摆台形式,三、会议设备、设施摆放标准,四、会议服务,五、会议收尾工作,培训大纲,一、会议的种类,1、博览会,2、展销会,3、研讨会,4、新闻发布会,5、讲座,博览会,博览会是指由有关客户安排组织的，展示不同行业、不同性质产品、具有沟通商品信息、内容的产品观摩活动。博览会一般以行业、产品类型划分博览场地。各参展机构会在展示产品的区域代表本机构的标志、宣传品或广告。举办博览会，一定要按照公安、工商管理部门所规定的条例进行，严格控制进入博览会场地的人数。,展销会,展销会是指由有关单位安排组织的产品展销活动。展销会一般由单位组织机构负责组织安排（也有多个单位组织的），产品相对同一（也有多个产品类型的）。举办展销会，如突出销售内容的，一定要按照公安、工商管理部门所规定的条例进行，严格控制进入博览会场地的人数。,研讨会,研讨会是指由有关单位安排组织的，对某项专题进行研究讨的会议。大型的研讨会一般要做背景设计，突出研讨项目的主题，设主席台，位置按戏院式或课堂式摆设，放置投影机和投影幕。如一般小型的研讨会，要悬挂标志会议名称的横幅，会议场地中间设台，椅子沿台边对齐摆放。,新闻发布会,新闻发布会是指由有关单位安排组织的，为某一事项或某一专题向新闻界发布信息的会议。新闻发布会一般要悬挂标志会议名称的横额，设主席台，位置按戏院式摆设。,讲座,讲座是指由有关单位安排组织的、就某一学术专题向与会者讲授解释的会议。讲座一般要悬挂标志名称的横额，设讲台、位置按戏院式或课堂式摆设。,二、会议常用的摆台形式,1、讲座式（又称戏院式）,2、研讨式（又称课堂式）,3、回形台式,4、U形台式,5、岛屿式,剧院式：只有椅子，没有桌子（适用于大型会议）,课桌式：有桌有椅（适合讲座、培训）,口字形：将桌子摆成方形中空(适用于学术研讨会类型的),U型：将桌子摆放成长方形，在长方形的前方开口（适合小规模会议或研讨会）,岛屿式：以酒会式摆桌，只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子，不摆设椅子，以自由交流为主的一种会议摆桌形式,三、会议设备、设施摆放标准,2、会议物品摆设及标准,3、会议设施规格,1、会议设备,1、会议设备：,应提前对会议室各项多媒体设备进行调试，并于会议开始前30分钟调试完毕，确保每项设备在会议期间均能正常使用。投影仪：调试投影仪与幕布的角度，摆放位置局焦距，确保使用时投影清晰，投影位置精确。音响：调整好音响设备的音量等设置，避免会议使用时出项声音过小过大，有会议，啸叫等现象话筒：会议开始前要把话筒连接好，五项话筒要提前调试，检查电池是否充足激光笔：会议使用投影的应将激光笔提前摆放到位，保证其电池充足视频会议设备：召开视频会议的要进行设备调试笔记本、DVD碟机：接通计算机与屏幕的数据线碟片：提前试播，确认碟片画质流畅,2、会议物品摆设：,会议桌之间的距离80cm,3、会议摆放标准,与绿绒相切,与地面距离15cm,会议摆放标准,与台边距离20cm,与台边距离40cm,会议摆放标准,距离5cm,会议椅与红会议夹中心成一条直线,会议摆放标准,笔尖与桌边的距离3cm,矿泉水放在会议夹右上角，侧面与会议夹成一直线,会议夹与桌边的距离1.5cm,会议摆放标准,通道宽度为120cm,签到台：,嘉宾签到台一般摆在门口处，铺白台布、围红台裙、台上放鲜花、嘉宾签到处牌、司机签到处牌、惠赐名片牌、名片盘、签到簿、笔架、签字笔。,会议设施规格,会议设施规格,路牌：,在会议场门口、大堂和行走路线上的三叉路口摆放路牌，指明会议场地方向，以便让客人顺利到达目的地。租场结束，马上撤走。,会议设施规格,四、会议服务：,根据订单要求：1、在会议开始前将一切物品摆好，迎送员站在门口恭候客人的到来。2、在主办方工作人员到场时，负责会场服务人员需向客人了解整个会议的程序，同时向客人示范所有租场设备的使用，如投影、幻灯、示范灯光的光暗。3、带客人入座后，服务人员即时提供茶水、饮料及小毛巾。4、会议开始后领班应告诉客人服务员所处的位置，以便客人有需求时，随时为客人提供服务。5、在会议期间一般不需要为客人添加冰水，以免影响会议，应提前15分钟准备好，在会议小休时，服务员应马上为客人添加茶水，清理台面杂物。,五、收尾工作：,1、会议结束后，打开会场门门，并立于门口两侧，要即时提醒客人拿好物品并道“请慢走”。如需控制电梯，在会议结束前将电梯定好，并将客人送到指定楼层。2、检查客人