第24章++在Outlook+2007中管理个人信息.ppt

第24章在Outlook2007中管理个人信息,MicrosoftOutlook2007不但可以发送和接收电子邮件，还可以处理所有的日常事务。通过提供的“联系人”、“日历”、“任务”等功能，可以方便地记录联系人相关信息，制定约会或会议要求，安排任务或任务要求等，大大地提高了工作效率。,教学重点与难点,管理联系人使用日历安排任务使用便笺使用RSS,24.1管理联系人,Outlook2007提供的“联系人”功能可以方便地记录亲人、朋友和同事的个人信息，方便了电话簿的管理及向其发送邮件等操作。添加联系人查找和显示联系人修改联系人的数据,使用联系人功能之前，首先需要添加联系人。,24.1.1添加联系人,在Outlook2007中，可以使用多种方法来方便地查找并显示联系人的信息。,24.1.2查找和显示联系人,创建联系人后，如果其信息发生了改变，还可以进行修改。,24.1.3修改联系人的数据,24.2设置日历,使用Outlook2007提供的“日历”功能，可以用来安排约会、会议以及全天事件的时间，跟踪假日、特殊时机和其他重要日期。“日历”窗口创建约会安排会议事件和定期约会,在导航窗格中，单击“日历”按钮，或选择“前往”|“日历”命令，都可以打开“日历”窗口，默认视图为“天周月”视图，如图24-15所示。在“日历”窗口的右侧，显示时间间隔以及每个工作日的工作时间。,24.2.1“日历”窗口,创建约会是指在日历中提醒自己在某一时间做某件事情。每个约会都显示了该约会是不是联机会议，是安排了一次还是重复召开，该会议是否是私有的，以及是否为会议设置提前提醒项目等。建立约会更改约会取障消约会设置提醒,24.2.2创建约会,在Outlook中安排会议与平常的安排会议不同，平常的安排会议需要用电话、信函或其他的方法通知与会者，也不管与会者是不是有时间参加。而在Outlook中安排会议可以根据会议组织者的要求邀请与会者，更方便的是它可以根据与会者的日程安排，自动选取大家都空闲的时间自动安排会议，给安排会议者带来了极大的方便。,24.2.3安排会议,安排“事件”和“定期约会”也是Outlook“日历”中的一种功能。所谓事件，其实就是一个约会，Outlook将所有持续时间达24小时或超过24小时的约会都作为一个事件。定期约会也是一种约会，只不过这个约会是定期的而已，比如建立在每个月的5日或每年的一月一日这样的约会就是定期约会。全天事件定期周期活动,24.2.4事件和定期约会,24.3使用任务,使用Outlook2007提供的“任务”功能，可以对自己的工作任务进行安排，通过“任务要求”将任务分配给其他人，并处理跟踪任务。创建任务分配任务跟踪已分配的任务,创建一个新“任务”与创建“联系人”、“约会”等一样，创建任务时会打开一个任务对话框，然后根据需要进行选择或设置即可。,24.3.1创建任务,创建完任务后，可以根据实际情况，分配给其他工作人员。,24.3.2分配任务,创建任务并分配给其他人后，还需要对已分配的任务进行跟踪。在Outlook2007中可以使用以下方法来跟踪已分配的任务。,24.3.3跟踪已分配的任务,24.4使用便笺,在Outlook中，可以将“便笺”转换为“任务”、“日历”等，使其能够发挥更充分的作用。创建便笺设置便笺与便笺的视图使用“便笺”创建“约会”,就像用户常用的便笺一样，在便笺上记录着一些简单的，作为提醒用的一些信息。例如“明天去公园玩”、“下午召开公司会议”等。,24.4.1创建便笺,在Outlook中，使用“便笺选项”可以改变默认便笺的颜色、大小、字体、字体样式等选项。使用“便笺”中的不同视图方式，可以方便地对便笺进行分组和排序，以便于管理和使用。设置便笺组织便笺文件夹,24.4.2设置便笺与便笺的视图,“便笺”的一个最主要的特性是它的记录可以被指定到Outlook的其他部分中去，甚至可以被存放在计算机的其他文件中。确切地讲，这项特性可以应用与Outlook地任何项目，包括：任务、联系人、日记等任何别的项目。,24.4.3使用“便笺”创建“约会”,24.5我的RSS,Outlook2007提供了RSS(RealSimpleSyndication，真正简单的联合发布系统)功能。订阅者只需要将新闻、博客一类的网站添加到RSS后，它就可以自动收集这些网站的更新文章，用户可以很方便地进行浏览。添加RSS源查看我的RSS,在Outlook中可以使用直接输入Internet地址的方法来添加RSS源。选择“工具”|“账户设置”命令，打开“账户设置”对话框，选择“RSS源”选项卡，如图24-43所示。单击“新建”按钮，打开“新建RSS源”对话框，在“输入要添加到Outlook的RSS源的位置:”文本框中输入网站地址，如图24-44