汇文系统３．５版在编目模块中的应用

1/6汇文系统版在编目模块中的应用【摘要】本文阐述了汇文系统版在编目工作中的应用，从编目模块的应用、使用汇文编目模块应注意的问题以及有待改善之处3个方面的谈了使用汇文系统的体会，并提出了一些改进建议。【关键词】汇文系统编目模块图书编目武警上海政治学院图书馆从XX年开始引进汇文系统，使用1年多的时间里，我馆MARC著录的速度和正确率都有明显提高，深刻体会到汇文系统为我馆的各项工作带来的便利，下面就编目模块谈一下使用汇文系统的体会。1汇文系统编目模块的应用各种编目数据均能适应汇文编目模块能够有效地处理各种编目数据，包括CNMARC以及USMARC。各类型MARC均按照原格式存放、编辑，并且在必要时可互相转换，除了对常见的中外文普通书刊编目外，还能对视听资料、光盘等进行编目。复本合并图书编目时，会经常对复本进行合并著录。复本合并是在编目查重时发现有相同的图书，为了防止一书两种记录的现象而将两个记录实施合并。复本合并不仅要合并业务窗口，同时要合并MARC记录。操作时，先打开两个记录，2/6必须置于浏览状态，在视图中选择横向平铺，点击右键将工具栏条拖到另一个MARC记录的相应位置，并将不用的MARC记录删除。一般保存与审校存盘汇文系统的正常编目需要一般保存和审校存盘待编、已编、审校，要求相当严格。编目后首先要对MARC记录进行一般保存，一般保存后的MARC记录状态是已编。LOCALHOST在MARC字段检查无误后才能审校存盘，正常编目的图书只有经过审校存盘才能进行典藏。一般保存适用于回溯编目，但有时会出现“经过检测MARC存在错误，不能存盘”的现象。其解决办法是在系统设置中取消“普通保存是否检测MARC正确性”这一选项，再次保存即可。快捷键的使用汇文系统还提供了很多快捷键。以提高编目速度。例如FL是字段提示帮助快捷键。同时在分配索书号窗口里也是种次号自动生成快捷键F2是自动生成拼音字段快捷键。正常编目与回溯编目汇文系统适用正常编目和回溯编目。一般情况下，图书必须经过采访环节，通过送编交接才能正常编目。正常编目的图书必须分配索书号，经过典藏环节确定每本书的状态、是否送交等事项。回溯编目，适用图书回溯建库。3/6此类书不必经过采访和典藏两个环节，因为回溯的图书均有索书号，只需录入原有的索书号即可。编目中容易出现的问题及注意事项1编目数据时，最好严格遵循“采访编目典藏”这一正规工作流程，尽量不在回溯状态下编辑记录。根据笔者的经验凡在回溯状态下编辑的数据，统计工作比较麻烦。2发现多余或无效的MARC数据须及时删除，以免日积月累，书目数据库变得庞大、繁杂，影响检索效率。同时应注意，只有在无下挂财产号、索书号的情况下MARC才可以删除。3种次号建立要严格把关。在编目过程中，经常会在设置完最大种次号后，由于合并记录等情况，使某些原先设定好的种次号间出现断号现象。遇到这种情况，应及时将此分类号下的“最大种次号”删除，这样便于提醒编目人员在下次著录数据碰到此分类号时将空号及时补上。4修改已审校存盘的MARC记录的索书号时，必须在编辑状态下点开“分配索书号”窗口进行修改，否则索书号字段无法自动更正。5回溯编目中，在查到书时一定要点击“回溯一添加”功能键，然后添加相应的数据。回溯编目结束，取消回溯功能键。4/66复本合并时，应从低级记录向高级记录合并或平级向平级合并，否则合并操作就不能成功。汇文模块改进建议1提供“回收站”功能，对误删的数据可以恢复。为确保数据安全，须提供被删除记录的恢复功能，即类似于回收站的功能，以备在对数据删除后随时可以进行补救。2改进撤销功能键编目模块中有撤销功能键。但只能在编辑状态下撤销前一次的删除、复制、剪切等操作的结果。应增强撤销功能，对任何状态下前一步或前几步的误操作均能撤销。3错误信息提示自动显示功能希望汇文系统错误信息提示能够明确详细些。例如增加索书号时遇索书号重复，系统都会提示错误信息“主键唯一冲突”。此时只得退出索书号分配窗口，通过图书检索窗口查看检索结果，手工找到冲突原因，再重新打开索书号窗口，分配正确的索书号，这样既费时又费力。应设计为冲突书目记录能自动显示，使编目员能够方便的修改索书号。4完善编目模块的统计功能编目模块的统计功能虽然使用方便，但是此模块下统计出的工作量数据只是单一工号的数据。根据编目部的实5/6际需要，应该可以统计所有编目员的工作量情况，以便通过数据统计，发现问题，适时调整工作进度。5书标打印灵活性不足汇文系统书标打印对于采用回溯建库方式编目加工的图书，无法进行批打印。这样个别处理打印书标比较麻烦，而且书标打印输出时都是从整张的开始位置打印。但在实际工作中，每批书标到最后一页大部分都很难用完，有的甚至只有了两三个书标，造成了很大浪费。应在书标打印输出设置处增加一项设置输出位置选项，让书标从书标纸的某个特定位置开始打印，以减少浪费。6索书号查重设置有待改进该系统索书号查重设置欠缺。同一类目同一著者的2种图书，一种是单本，一种是上下册，汇文系统不做区分查重处理，容易造成异书同号。建议该系统在更新版本时对这一问题加以考虑。与国内其它图书馆集成管理系统比较而言，汇文文献信息服务系统较为成熟、稳定，具有较好的适应性，适合大中型图书馆使用。但在各个模块功能方面还需不断反复推敲和精雕细刻，汲取国内外最新技术，在多媒体检索技术、海量信息存储管理、个性化和自动