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文档简介
i 进货订单 进货订单 是进货业务的起点。在企业的日常运作过程中, 经常需要根据企业目前的经营状况制订进货计划, 在 本软件中以输入一张进货订单实现。ii 进货开票当进货业务发生时,需要做一张 进货单 。进货业务有两种类型, 订单类进货和非订单类进货; 订单类进货业务通过获取进 货订单来进行开进货票;非订单类进货业务,直接开进货单。 进货单 存盘后生成一张 未审核进货单 ;只 保存 不 审核 的 进货单 不增加商品库存;只有经过审核的 进货单 才增加商品库存,同时增加 应付账款 ; 在进货开票时可以选择 最近进价 或 进货价 作为缺省进货单价; 在开进货单的同时允许增加新供应商、新商品或新职员。iii 进货审核进货单保存后生成一张 未审核进货单 。 未审核进货单 通过 进货审核 便成为 已审核进货单 。 进货审核 使商品的库存数量增加,同时增加 应付账款 。iv 进货退回本模块可以实现对进货退回单的管理和控制。本模块可以处理 原单进货退回 和 非原单进货退回 。 进货退回 将减少库存数量。v 进货结算 进货结算 模块可以对已审核的但未结算清的进货单进行结算。 进货结算 的结果使 应付账款 减少。vi 预付款管理在进货业务中,有些需要提前预付定金,本模块便可实现该功能。做进货结算时,可以用预付款冲抵应付款。当 进货结算单 上的 付款总额 大于 付款合计 时, 系统自动将余 款转为预付款。预付款应可输负数。 采购部工作流程与管理制度1、 总则为加强采购工作的管理, 提高采购工作的效率, 制定本制度。 所有的采购人员及 相关人员均应以本制度为依据开展工作。 采购部经理对采购员及库管员进行考核 和管理。2、 采购部经理职责:1 负责组织公司所销售产品的 采购 。2 对库房的管理工作负责。3 做好销售员与供方之间的联系工作。4 帮助销售员作好产品的选型及推荐新产品的工作。5 对本部门员工制度执行情况负责。6 对本部门员工的专业知识培训负责。7 对员工进行严格管理,根据员工表现向公司提出奖励或处罚建议。8 严格内部管理,抓好各项规章制度的落实,对本部门办公设备的使用及管理 负责。责任到人,发现问题及时向公司领导提出奖惩建议。9 负责制定工作计划,监督工作计划的执行及完成情况。3、 库管员职责:1 早盘查(点货备发、晚清帐(当日工作当日完。2 提供及时准确的货物,做好后勤保障。具体要求:订单一发,必须及时、清 晰、准确的了解货物的运行状态,即时登报信息,直至合同完成、存档。3 负责库房日常管理事务。4 检查库存产品状况。5 按规定收发物料。6 物料进库储位的筹划与排放,7 填写库房相关数字登录到 ERP 。8 配合盘点库房产品工作的具体执行。9 物料的搬运和库房废次品的回收及保管。10 对来料来货及时入库,储放安全以防倒塌、遗失或变质。11 维护和管理搬运工具。4、 流程:1 采购流程:A 收到销售部从 ERP 发来的订单B 审批确认C 询价、比价D 采购部经理审批(重大合同向公司领导请示E 签订采购合同F 复印后,将原始合同整理装订年末存档2 付款流程:A 在 ERP 内录入付款申请单B 采购部经理审核C 副总经理审批D 财务部付款。3 收货流程:A 直发:a. 根据合同执行进程督促供货方按期交货b. 供货方传真提货单c. 通知销售内勤已发货d. 销售部内勤传真提货单至最终用户并确认e. 采购员办理入库手续f. 销售部内勤办理相应的出库手续B 转发:a. 根据合同执行进程督促供货方按期交货b. 供货方传真或邮寄提货单c. 通知办公室相关人员提货d. 提货人员将货物交库管员并办理交接手续e. 采购员清点货物并办理 ERP 入库手续4 收进项发票流程:a. 催供货方开具发票b. 核对开票内容c. 录入 ERPd. 将发票交财务部签收。5 出库流程:a. 库管员收到销售部销售内勤发出的 ERP 出库申请b. 库管员备货并复核c. 交办公室发货d. 办公室将用户签字的送货单或发货单交销售内勤5、 采购管理制度:1 建立好供方及用户档案,并做好工作记录。2 建立、建全比价制度,保证采购设备的质优价廉。3 建立客户资料管理(表册,新客户开发一览表,竞争同行动向一览表,售 后服务管理表。4 每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结,并提出本 周用款计划。5 签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前十 日通知销售内勤6 所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系,尽早解决。7 采购部负责所采购货物的入库手续。 货到后应在一个工作日内办理入库手续。 验货完毕后,及时按操作规程准确登录 ERP 。8 采购部每月 5日前,将上一月的采购合同编号整理成册9 违反上述规章制度,视情节罚款 50-500元。6、 库房管理制度:1 库房由专人管理,各种货物登记,做到帐物相符,非库房管理人员不得私自 进入库房,拒绝任何人在库房逗留。2 保持库房的整洁、有序。库区禁止吸烟,杜绝烟火隐患,如有违反罚款 100元。3 所有货物依据销售部门或合同号合理存放。4 任何出入库物品都要履行手续,见单发货,领用登记。5 保证货物完整出库、应有装箱单、发货清单(一式两份和回执。保证货物 和备品的及时、准确出库。6 接到出库申请后根据合同内容进行备货,并由领货人签字方可办理出库。7 出库返回单,应
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