销售业务内部控制制度

销售业务内部控制制度第一章一般原则第一条为了加强公司对销售业务的内部控制，规范销售行为，防止销售过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规和企业内部控制基本规范，制定本制度。第二条本制度所称销售，主要是指公司销售商品和收取货款的行为。公司提供的服务和收取的价格可按本制度的规定执行。第三条在销售过程中，公司至少应关注销售业务中涉及的以下风险：1.销售行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信用损失。2.未经适当批准或超出授权批准的销售可能会因重大错误、欺诈和欺诈而造成损失。3.销售政策和信用政策管理不规范、不科学，可能导致销售不畅、库存积压、资产运营效率低下和经营不可持续。4.未经适当授权签署合同协议可能导致资产损失、欺诈和法律诉讼。5.应收账款和应收票据管理不善和账龄分析不准确可能导致收入损失和因未能收回或及时收回欠款而提起法律诉讼。第四条在建立和实施内部销售控制的过程中，公司至少应加强对以下关键方面或环节的控制：1、职责分工、权限范围和审批程序应明确规范，机构设置和人员编制应科学合理。2.销售政策和信用管理要科学合理，销售和发货控制程序要规范严格。3.应收账款应得到有效管理并及时收回。经常账户应定期检查，任何错误应及时纠正。4.销售确认、测量和报告应符合企业会计准则和企业会计准则应用指南的规定。第二章职责分工及授权审批第五条不相容岗位的分离1.销售部的销售业务与送货业务是分开的。2.销售业务、交付业务和会计业务分离；3.发货人和店主的分离；4、销售政策和信用政策的制定者和执行者是分开的，信用管理岗位和销售收款岗位是分开设置的；5.销售人员与发票开具人员的分离；6.公司不处理由同一部门或个人销售和收款的整个过程。第六条业务集中管理1.销售部主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策，以及催收货。2.装运部门主要负责检查装运单据是否完整，并处理装运的具体问题。3、财务部门主要负责销售资金的结算和入账，监督和管理货款回收；4.销售收据和发票应由财务部指定的专人开具。5.严禁未经授权的部门和人员办理销售业务。第7条职位的定期轮换销售人员应定期轮换岗位。第八条销售人员素质要求1、具有良好的职业道德和职业素质；2、熟悉公司的产品生产流程和流程；3、熟悉国家有关法律法规、国际惯例和外贸知识；4、符合公司岗位规范的要求。第九条授权和批准1.授权模式(一)除公司另有规定外，销售业务须经公司总经理批准，但需经股东大会或董事会批准的销售事项除外。(2)公司总经理应以文件形式明确各级人员的销售授权。2.批准机关项目批准人批准机关1.销售政策和信用政策总经理(1)制定和修订；(2)以总经理办公会议的形式进行审批；(3)以内部文件的形式发布和实施。2.销售费用预算董事会(1)按预算管理实施办法的规定进行审批。3.销售价格项目Ta(1)总经理召开总经理办公会议或授权总经理决定销售政策、信贷政策、销售价格目录、折扣权限控制表等政策事项，并以文件或其他形式发布实施。(2)销售业务的其他事项的批准，应在公司制定的业务文件或批准文件上签字批准。4、审批和越权审批流程(一)审批人应当按照公司销售业务授权审批制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。(2)经办人员应在其职责范围内，根据审批人的审批意见办理销售业务。(3)对于批准人批准的超出授权范围的销售业务，经办人有权拒绝并应拒绝，并及时向批准人的上级报告。第三章销售和运输管理第十条政策控制1、公司为销售业务设定明确的销售目标，纳入年度预算，建立销售管理责任制；2.该公司控制销售价格。公司制定产品销售价格表、折扣政策、付款政策等。并敦促执行人员严格执行这些措施。3.公司控制着顾客的信用。在选择客户时，销售部信贷管理人员将对客户的信用进行评估，充分了解和考虑客户的信用状况、财务状况等情况，降低坏账风险。第十一条客户信用管理1.销售部负责客户信用调查，填写“客户调查表”，建立客户信用档案；根据客户信用，确定客户信用额度、信用期限、折扣期限和现金折扣率；2.销售部门确定的客户信用额度必须在实施前得到公司授权批准人的批准。3.对客户信用进行动态管理，并至少每年审核一次。如有重大变化，应及时调整。调整结果应由公司授权批准人批准。4.超过信用限额的货物必须得到公司的批准。第十二条赊销控制1.业务流程与客户互动信贷经理设定信贷条款它有资格赊销吗？是不授权批准批准与否不是处理销售销售审批2.控制要求(1)销售人员严格遵守规定的销售政策和信用政策；(2)对于符合赊销条件的客户，只有经公司授权和审批人批准，才能进行赊销。(3)超出销售政策和信用政策的信用销售，应根据公司的权限进行集体决策和审批。第十三条销售和交付业务流程销售业务组后台团队航运集团仓库财务处与客户互动签署合同信用评估要求付款审计填写交货通知发送发票等结算单据注册账户总结运输文件和运单通知仓库发货检查运输或代理运输储备委托托收结算开具发票第十四条接收订单和签订合同的控制1.接收订单和销售谈判(1)销售人员负责管理客户订单，收到的每一份采购订单都必须在“采购订单登记簿”中登记；(2)销售合同签订前，公司销售人员应与客户就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事宜进行协商。(三)在重大合同谈判中，至少有两名以上谈判人员；(4)销售谈判的全过程应有完整的书面记录。2.合同的订立(1)合同签订前，信用额度由信用管理人员进行信用评估后确定；(2)任何超过信用额度的合同必须根据公司的授权提前批准。未经批准，不得签署任何合同。(3)合同的签订是公司授权的，授权的相关人员与客户签订销售合同。订立数额较大的销售合同，应当咨询法律顾问或者专家。(4)合同条款应符合0在接受订单和签订合同时，销售人员根据产品库存和公司的生产周期确定交货期限：(1)所有有库存订单的客户，根据客户要求确定交货日期；(2)对于库存不足的订单，交货日期应根据产品的生产周期和生产能力与客户协商确定。2.产品的生产和开发(1)对于库存不足的订单，销售后台人员应配合生产部门发布生产任务单，由生产部门组织生产；(2)销售人员在收到用户的新产品开发意向后，应全面收集用户的产品使用情况和相关技术参数。业务员填写“新产品开发建议书”，经公司相关部门会签后，提交技术中心或事业部组织开发。3.交货通知(1)发货通知由营业部人员根据客户订单或合同填写；(2)交货通知一式六份；(3)发货通知由发货团队处理。4.交货期限控制(1)仓储部根据发货通知单组织准备和发货。仓储部门发货后，应填写实际发货数量，并加盖“已发货”字样，避免重复发货；(2)专人随时检查交货通知和包装。5.运输控制(1)装运组应检查装运通知和实际装运的货物。(2)运输队根据合同要求组织运输或代理运输；(3)航运集团必须要求承运人签署航运通知，并从承运人处获得相关航运文件；并及时将后勤人员送到财务部。第十六条销售发票的开具控制1.销售发票应由财务部指定的专人开具。2.开票人员必须根据客户的采购合同以及销售人员签发的发货通知和运单。3.开票人员应根据税务部门的规定开具销售发票。4.开具的发票必须是从主管税务机关购买或经其批准印制的税务发票。5.财务部定期检查销售发票的开具情况。第四章销售货款的收取控制第十七条货款的收取和处理1.募捐(1)货款的收取由销售部门办理，财务部督促销售部门加快收取并协助办理；(2)销售部门会同财务部门申请收回无效的逾期应收账款，经财务总监审核并经总经理批准后，通过法定程序进行结算。2.收集记录(1)销售部应保存收款记录，并在督促客户收款时尽可能获取客户签证。(2)公司销售部会同财务部定期或不定期向客户发送催款单，并将催款单作为催款记录的依据。3.托收业务的处理(1)公司财务部门应按照中华人民共和国合同法等规定及时办理销售收款业务。2)财务部门应及时记录销售收入，不得设立对外账户，不得擅自套现。销售人员应避免接触现金销售，除非事先得到财务部门的授权。第十八条应收款项的管理1.应收账款分类账(1)公司销售部的后台团队和销售人员应根据职责范围建立应收账款台账，及时登记应收账款余额的增减和每个客户的信用额度使用情况；(2)财务部根据客户计算应收账款，并根据客户设立的账户向长期客户登记应收账款余额的增减情况；(3)销售部的后勤人员和销售人员定期与财务部核对应收账款的余额和金额。如果发现任何差异，他们将找到(2)财务部每年至少向客户发送一次入住函。对于金额较大的客户，财务部认为必要时或销售部提出申请时，应派人与客户进行核对。如发现差异，应及时向上级报告，并会同有关部门及时查明原因，进行处理。3.账龄分析与坏账处置(1)财务部门定期分析应收账款的账龄，编制账龄分析表，提示逾期账款，建议相关部门采取紧急催收措施或其他解决办法；(2)可能成为坏账的应收账款按内控6号资金的规定处理。(3)公司财务部门应对已核销的坏账进行登记备查，以保存已核销的坏账。收回已核销坏账时，应及时将已核销坏账入账，防止形成账外资金。4.应收票据管理(1)公司应收票据的取得和贴现必须经除票据保管人以外的监事书面批准；(2)公司由出纳员保管应收票据。对于即将到期的应收票据，公司应及时提示付款人付款。贴现票据应登记在备查簿中，以便将来进行后续管理。(3)对不能在期限内变现的应收票据，经财务经理批准后转为应收账款，并通知相关责任人员及时催收。第五章销售记录的控制第十九条销售过程记录公司在销售和发货的各个环节建立相关记录，填写相应的凭证，并对销售过程进行完整的登记。第二十条销售账户(1)销售部门应建立销售台账，及时反映各种商品和服务的开票、发货和收款情况。(2)销售台账应记录客户订单、销售合同、客户收据等相关采购文件；(3)销售部的销售台账应定期与财务部核对。第二十一条销售档案管理销售部应定期相互核对销售合同、销售计划、销售通知、发货凭证、发货凭证、销售发票、客户收据等文件和凭证，并存档。第六