浅谈会计电算化系统的内部机制

1/4浅谈会计电算化系统的内部机制会计电算化的应用使会计人员摆脱了繁重的手工记账、算账、编制会计报表工作，取而代之的是快速、高效、准确的微机处理方式。这不仅大大提高了工作效率，节约了大量的人力、物力、时间，还增加了会计核算的准确性和可靠性，促进了财务管理水平的提高。但我们也应看到，会计电算化的应用也对会计的内部控制工作提出了更高的要求，原有的手工会计核算方法下的内部控制制度已失去作用，不能适应会计电算化的特殊需要。这就要求我们建立一整套电算化模式下的科学、可靠的内部控制制度，保证会计信息真实、准确、完整以及数据资料的安全。加强会计电算化下企业的内部控制，应从以下几方面着手1合理设置岗位，实行操作人员分级授权管理目前，我们应根据会计电算化系统的业务要求，调整现有岗位设置，将现有的财务负责人、主管会计、出纳、稽核等岗位，调整为电算化主管、系统管理员、电脑操作员、系统维护员、电脑审核、会计档案管理员等。在岗位设置的同时，应建立岗位责任制，明确职责，责任到人。在分工时，应做到相互牵制、相互制约，从而防止出现舞弊和欺诈行为。应将数据维护管理岗位与审核岗位分设，系统操作岗位与系统档案管理分设。另外，还应建立岗位轮换制。2/4对设置的各个岗位，我们还应建立权限控制制度，用密码加以控制，防止非法操作和越权操作，防止财务机密外流，确保会计数据的安全、准确、可靠。密码应由电算化主管统一管理。严格上机管理制度会计电算化系统下，会计信息的安全尤为重要。因为储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改，有时甚至是不留痕迹的。LOCALHOST目前，许多企业虽然有上机管理制度，但能严格执行的不多，大多数流于形式，这就给会计数据安全种下了隐患。为了确保财务信息的安全、完整和保密，我们应认真对待上机管理制度，填写上机操作记录，注明上机人员姓名、上机时间、上机操作内容、离机时间等。会计数据的输入控制数据输入的正确性和可靠性是保证会计信息准确的首要环节，这个环节任何细小的错误都会导致整个会计信息的不准确和失真。首先，应对进入系统的数据设置相应的审批制度；其次，应对较重要的数据设置各种密码来控制输入。如建立科目代码与名称参照；试算平衡控制，即每笔分录和借贷方进行平衡检查，防止输入金额出错；顺序检查法，即检查记录、凭证号码有无遗漏或重复。加强档案管理3/4对会计电算化系统的有关资料应及时存档，并对档案定期进行备份。磁性介质数据应保持双重备份。制订档案被破坏事件发生时的应急措施和恢复手段。会计数据的输出控制目前，对会计数据的输出大多未作设定，几乎每个会计人员都可以打印输出会计资料，而会计资料是一个企业的机密，任何疏漏都可能给企业带来一定损失。为此，我们应采取相应措施，规定输出权限，对输出的打印资料和磁性资料均要登记名称、份数、日期、送达部门等，从而达到限制输出信息的目的。对数据的输出还应进行人工审核，以确保输出会计资料的可靠、正确，并经财务主管审批后方能报出。提高软件自身的控制功能财务软件应有防止重复操作、遗漏操作和错误操作的控制程序，并及时予以提示和制止。财务软件的修改功能在方便使用的基础上应加以限制，设定修改权限和修改痕迹控制。一是已复核凭证若需要修改，必须首先取消复核，然后修改，修改后再复核方可记账。二是对已记账凭证，不允许恢复记账，必须作冲账