发票管理办法.doc

美即控股有限公司发票管理办法为了进一步规范我公司经济活动，加强财务监督和管理，根据中华人民共和国发票管理办法的规定，结合我公司实际情况，特制定本办法。 该办法适用于美即控股有限公司各部门。一、 发票的领购、缴销、保管 1、公司所用发票由财务部按规定统一向税务部门购买，财务部按税务部门要求对发票进行管理。 2、公司所用发票由财务部专门人员保管并建立完整的发票登记簿，详细登记各种发票购买、领用和结存情况。 3、 已缴销或使用完毕的发票，按会计档案管理规定进行保管。 4、 若发票丢失，则由经办人承担造成的一切经济损失（不仅限于税务罚款）。二、 发票的开具 1、客户需要开具发票（包含增值税专用发票和普通发票），首先由公司业务人员填写发票开具申请单（见附件1），经公司分部经理及大区财务人员审核后，连同相应的与合同原件相符的复印件、发货单、（新购货单位开票信息（必须加盖企业公章或者财务专用章），提交财务部开票人员开具发票。 2、具体开票申请填写要求1）、回款申请开票：请在是否收款栏，构是或否收款，若“是”收款，请在收款金额栏上注明收款金额 及 收款时间；若当次申请开票的金额为几笔不同时期的回款合计数，请在备注栏上注明详细的回款时间及金额；2）、费用申请开票：请在“代垫费用金额栏”注明费用发票金额；请在“对应费用核销单号栏”注明费用核销单号传真费用核销单及费用发票的复印件至财务部发票会计收或扫描发至其邮箱，主题及Excel表格中注明：某某公司费用开票核销表及费用发票复印件;费用申请开票若未按以上要求制表，不给与开票；针对经销商费用发票未寄回总部又急需先申请开票的情况。经销商开的费用发票若为打印版的，请要求经销商打印字体一定要清晰明了，若收到的费用发票打印字体不清晰，导致扫描或传真回财务部的资料不清楚时，请按以下方法操作：复印该发票，在复印字体不清晰的地方（包括收款单位、发票品名、发票金额）注明，再写上发票原件什么时间可以寄回总部财务部，最后签上财务助理的名字。3）、出库单号：请在“对应销售出库单号”栏注明开票项目明细所对应的出库单号；对于先打款申请开票，后发货的情况，请在“对应销售出库单号”栏注明：已回款，未开票。4）、开票项目明细：开票项目除渠道外，其他客户都要是按出库单上的项目来申请开票。开票项目所对应的开票编号、销售编号、货物名称，规格型号可在右边的开票项目明细中查找；开票项目明细会不定期更新，增加一些新品种，若在开票项目明细中找不到所需的品种请与财务部开票会计联系；若多张出库单申请1张开票申请表，相同货物名称的可汇总再填表；审核时，可选用抽查的方式来确定是否有按出库单的项目品种来申请开票。5）.收件地址：请填分部或联络处的地址，收件单位名称填美即XXX分部或美即XXX联络处，收到发票后，请分部负责人在发票签收回执中签名，回传公司财务部收或扫描发至邮箱；发票签收回执会与发票一同寄出。对于没有及时（次月1号前）回传发票签收回执的各分部或联络处，将不给与邮寄发票。以上要求是针对经销商申请开票，渠道申请开票，不需按此点要求制表。6）、新客户申请开票：除了开票申请表，需另外传真一份开票资料，开票资料(Word用三号字，Excel用22号字）注明：公司名称、纳税人识别号、开户银行、账号、注册地址、电话，加盖公章；当开票资料有变动时，需及时传真变更资料加盖公章杨相如收7）、所有开票申请须检查系统发货单是否按合同单价申请，合同规定是否为含税来申请开票。8）、经销商申请开票：制表人为分部制表人，审核人为大区财务9）、月底，要确认经销商是否有退票，若有退票的情况下，需先打电话通知财务部开票人10）、作废发票，再邮寄退票回公司财务部，；若次月才发现经销商退票的情况下，需先打电话告知财务部为何退票，再邮寄退票及购方拒收发票的书面报告加盖购方公章回公司财务部；11）、遗失发票：及时通知财务部，确定承担责任人，个人、大区、快递公司、客户，告知承担责任人需承担遗失发票所发生的费用。费用：中国税务报400元、南方都市报380元、快递费10元，合计790元；打一份书面报告，报告内容为：是什么原因遗失发票，由于丢失发票所发生的费用由谁承担，大区还是业务员等，若是业务员还要业务员签名 ，最后还要大区批意见，签名。12）、 已开好的发票，经业务人员复核无误后，在发票登记簿上签字领取发票相应联次；财务人员依据记账联登记入账。 13）、 发票填写规定:开发票时，应按顺序号全份复写，并加盖单位发票或财务专用章；各项目内容应填写清晰、真实、完整，包括客户名称、产品名称、规格型号、数量、单位、金额；作废的发票应整份保存，并注明“作废”字样（或依照税务当前规定进行处理）。四、发票的取得 1、 经办人员取得各类发票时，包括增值税专用发票、普通发票、特殊收据，应严格审核其真伪、内容开具是否合规。2、 经济业务发生后，业务人员取得发票时，应向对方索取发票及税务登记证复印件，以确定其是否具有发票开具的资格。若其经营范围中不包含此业务，则其不具备开具发票的资格，需要到税务部门代开发票。 3、 业务人员取得发票后应及时送交财务部门入账。日常经营活动取得的发票应在取得日后15天内（不超过发票开具日期30日内）提交财务入账。若出现发票滞后入账，使增值税进项不能抵扣（一般发票抵扣期为90天），不能税前列支的问题，应追究有关当事人的责任。 4、 本年度发票应在本年度结束之前提交财务挂账或付款，每年1月1日起不再报销以前年度各类发票及票据。 5、 财务部门在进行账务处理时将发现的假发票，退回经办人员，由经办人负责联系客户进行发票的更换。如不能更换，财务部可拒绝付款，并提请领导追究相关人员的责任。五、发票真假辨别方法介绍（一）、辨别方式： 图1第一步，拿到发票时，应先查看下发票印章（图1中处所示）与收款方或你所消费场所的名称是否一致，如不一致，很有可能是假发票；此外，还应查看发票的有效期（图1中处所示）。对于定额发票来说，拿到校财务处报销的时间应在发票上标注的有效期内；对于非定额发票来说，还应注意查看开票日期是否在发票的有效期内，过期的发票为无效票，不能用作报销。 第二步，有效的发票必须同时拥有“税务部门监制章”（图1中处所示）和“收款单位盖章”（图1中处所示）。“税务部门监制章”为鲜艳的椭圆形印刷章，分国税和地税两种；“收款单位盖章”处盖的应为发票专用章（通常为椭圆形，标有税号）。 第三步，观察票面情况。假发票与真发票比较，一般有下列几点区别： 1、真发票刮奖区和密码区（图1中的处）表面涂层的银色与假发票相比特别耀眼，粉是很容易刮掉的，刮掉后里面的纸张是白色的；而假发票奖区和密码区涂层的银色相比下黯淡无光，且不易刮开，而且因为粉粘在纸上面的缘故，刮奖区是黑乎乎的，且一般情况下不会中奖； 2、真发票的发票号码（图1中的处）和密码是采用针式打印机打印出的，数字有很强的颗粒感，边缘不是光滑的，有毛刺，且密码区的数字都是随机的，前后连号的多张发票的密码数字之间无规律联系；而假发票的发票号码有可能很多张都是同号的，且密码区的数字都成规则排列。 3、一般假发票印刷质量较差（粗糙），字迹模糊；真发票一般纸质薄，有韧性，大多都会采用专用水印纸印制，在对光的情况下，肉眼能清晰地看到发票水印纸上的水印图案为菱形，中间还标有“”的字母。若消费者在不对光时就能清晰地看到这一水印或者在对光下无法看到水印，极有可能是假发票（因发票版本有很多，有些没有采用水印的方法，如国税发票中有一些手开票就不能用此方法鉴别）； 4、假发票的收款单位印章模糊，看不清收款单位的名称。（二）广东省发票辨别方式1、看水印，虽然很多的假发票都会有水印，真发票的水印是很清晰的，对着光处照，菱形的水印，中间的MS字样显而易见。假发票有的无水印，或者水印模糊。2、看字体和颜色，正发票整体看上去感觉舒适，颜色成自然的酒红色，无白点，印刷的字体较粗。而假发票印刷比较粗糙，字体的颜色是酒红色偏红点，而且细看有白点。有的假发票在开票日期中的年月日中的“月”字，里面两横是一样长的。真发票是上短下长的。3、发票背后的彩条，这个好看些。但只有07和08年版的发票才有彩条，真发票的彩条颜色细腻，纹理像羽毛一样清晰自然。下面的珠海红山票证印刷有限公司印制字样中的“珠”字，真发票是不完整显示的。王旁的最后一笔是隐形的。假发票的“珠”字是完整的。（三）发票真假辨别渠道