九略—山东路桥—行政管理制度030608邓宏.doc

1 48 山东省路桥集团有限公司山东省路桥集团有限公司 行政管理制度行政管理制度 20032003 年年 6 6 月月 1 48 目目 录录 第一章第一章 出差管理制度出差管理制度 1 第二章第二章 文书管理制度文书管理制度 1 第三章第三章 公司印章 执照 资质及其复印件的管理制度公司印章 执照 资质及其复印件的管理制度 2 第四章第四章 办公用品管理制度办公用品管理制度 3 第五章第五章 库房管理制度库房管理制度 4 第六章第六章 车辆管理制度车辆管理制度 6 第七章第七章 办公场所安全卫生管理制度办公场所安全卫生管理制度 8 第八章第八章 集团例会管理制度集团例会管理制度 9 第九章第九章 管理信息系统使用制度管理信息系统使用制度 10 第十章第十章 保密制度保密制度 10 第十一章第十一章 合同管理制度合同管理制度 13 第十二章第十二章 公司部门电话管理制度公司部门电话管理制度 21 第十三章第十三章 对外接待管理制度对外接待管理制度 22 第十四章第十四章 档案管理实施档案管理实施细细则则 25 第十五章第十五章 图书管理制度图书管理制度 44 1 48 第一章第一章 出差管理制度出差管理制度 第一条第一条为了规范公司的出差 报销的管理 特制定本制度 第二条第二条出差管理的原则是 必需 从简 适度 第三条第三条公司正式员工出差可向财务部借款 含限额支票 填写 借款单 借款单 须有借款人 财务人员 部门经理签字 第四条第四条除经特殊批准外 公司兼职员工 试用期内员工不得借款 第五条第五条借款额在 3000 元以上时 须经集团公司分管财务的副总经理审批 第六条第六条员工出差长途交通报销标准参看 集团公司财务管理制度 第七章 费用管理 制度 第七条第七条员工出差时 员工住宿费 市内交通费 伙食费标准参照 集团公司财务管理 制度 第七章 费用管理制度 第八条第八条报销时 报销人必须在市内交通发票上注明起止点 在发票上签字 第九条第九条员工出差及其它费用报销 填写 差旅报销审批单 先由会计审核时间 天 数无误后签字 后报本部门经理审批 若报销额在 3000 元以上者需总经理审 批 第十条第十条借款人在返回公司后须在 3 日内报销冲抵借款 并返还余款 超期转为应收账 款 在借款人当月工资中扣除 第十一条第十一条 每月 25 30 日各部门报销当月相关费用 由部门将报销明细汇总后交办公室 由办公室主任签字认可后 部门经理审批后 到财务报销 如有特殊情况需总 经理批准 第十二条第十二条 本办法由办公室修改解释执行 由公司总经理批准颁布生效 第二章第二章 文书管理制度文书管理制度 第一条第一条为确保文书事务正常顺利进行 促进与提高组织管理工作的效率 特制定本制 度 第二条第二条文书管理的原则 格式统一 传递高效 安全保密 第三条第三条文书包括 业务工作上往来公文 报告会议决议 规定 合同书 许可证书 各种账簿等一切业务公文 第四条第四条全部文书归公司所有并收藏 任何个人不得私自占有 第五条第五条必须严格保守文书的秘密 2 48 第六条第六条文书的收发 领取与寄送 原则上由办公室负责 第七条第七条关于规范公司行文的规定 各部门向公司的上行文件必须使用规定形式和格式 格式由办公室规定 一律 用电脑打印 第八条第八条收发传真复印由专人负责 并登记 收发文件 传真 登记表 复印登记表 未经批准不得擅自使用复印机 传真机 第九条第九条请示审批的事项 必须以提案文书的方式 格式由办公室确定 经主管呈交 相对应的管理部门 如果事情紧急 允许直接以非文书形式请示 但事后必须 尽快书写请示提案文书上报 请示提案文书的内容包括标题 正文 理由 说 明和附录 第十条第十条文书按内容进行整理后 分为两类保管 一类是尚未完结的文书 一类是可以 归档的文书 第十一条第十一条 可以归档的文书 分别按所属部门 文件机密程度 整理编号和保存年限进行 整理与编辑 并在 文书保存簿 上做好登记 归档保存 重要的机密文书 一律存放在保险柜或带锁的文件柜中 第十二条第十二条 制度规定 不动产权利书 合同书 往来公文与特许专利等特别重要的文书 由办公室填写 重要文书目录 后 予以存档 第十三条第十三条 必须做好重要文件的借阅登记工作 填写 文件借阅登记表 并注明归还日 期 第十四条第十四条 公司各部门下发执行的各项规定 制度 文件需在办公室存档 并注明与原有 相关规定 制度 文件的关系 第十五条第十五条 由办公室牵头 各部门协助定期检查下发文件是否存在冲突问题 第十六条第十六条 本办法由办公室修改解释执行 由公司总经理批准颁布生效 第三章第三章 公司印章 执照 资质及其复印件的管理制度公司印章 执照 资质及其复印件的管理制度 第一条第一条目的 为加强对公司印章的制发 改正 废止 使用及管理 以及执照 资质 原件及其复印件的有效合理运用 特制定本制度 第二条第二条公司印章 执照和资质复印件管理的原则是 严格管理 安全存放 第三条第三条公司印章 执照和资质原件及其复印件由办公室统一管理 第四条第四条公司印章的定义 3 48 本制度中的印章是指在公司的或管理的文件 凭证文书等与公司权利义务相 关的文件上 因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印鉴 第五条第五条公司印章的刻制 改制与废止议案由集团公司总经理提出 董事长批准 公司 印章的刻制由办公室主任负责 同时 需要更换或废止的印章应由其管理人迅 速将旧印章交还办公室 第六条第六条办公室统一管理和审批使用印章 执照 资质原件及其复印件 公司印章 执 照及资质原件由办公室保管 其中财务印鉴由财务部保管 第七条第七条公司内部各部门用章由各部门经理负责保管 签定 印章保管责任书 印章 保管责任书 由集团公司办公室统一存档 第八条第八条印章 执照 资质复印件的使用须按规定填写 公司印章使用登记表 公司 执照使用登记表 资质使用登记表 第九条第九条发现丢失或乱用印章 证件等 对公司造成损害的应追究责任人法律 经济责 任 第十条第十条本办法由办公室修改解释执行 由公司总经理批准颁布生效 第四章第四章 办公物品管理制度办公物品管理制度 第一条第一条为使公司办公物品管理工作规范化 结合公司实际情况 特制定本制度 第二条第二条办公物品的采购及发放原则 保证供应 方便工作 节省开支 第三条第三条办公物品由办公室统一负责管理 第四条第四条采购需从实际需要出发 严格按照办公物品采购预算执行 员工使用办公用品 和设备时要珍惜爱护 杜绝破坏和浪费行为 第五条第五条本制度所指办公物品包括 1 文具 纸张等文案用品 2 办公桌椅 档案柜等办公家俱器具 3 电话机 传真机 计算机等办公机具设备 4 空调等家电设备等 第六条第六条非消耗性办公物品管理 公司电脑由信息管理部统一管理 并指定专人维护软件 硬件系统 除系统管理员外 其他人无权改变计算机配置 删除或添加软件 禁用个人 VCD 禁止玩电脑游戏 违 4 48 者予以处罚 因此引起的机器故障 相关责任人负责维修费 并予以处罚 第七条第七条办公用品采购 1 各部门办公用品由申请人填写 物品采购申请 并上交办公室 由办公室审批预 算 预算审批合格的可以购买 否则不予购买 2 未经办公室主任签字许可私自购买的办公用品 不予报销 3 在验收办公用品时 需有具体办事人员同库房管理员共同验收 第八条第八条公共物品使用管理 1 各部门固定资产 物品 文具用品等由各部门经理负责 办公室统一管理 丢失 予以赔偿 并处以处罚 2 物品调拨时须填写 物品调拨单 交办公室 由办公室统一调拨 不得自行调拨 第九条第九条办公用品的维修 办公用品出现需要维修等问题 由办公室统一安排进行维修 发生的费用在 2000 元 内由办公室主任签字审批 2000 元以上报主管副总经理签字审批后 由财务部门报销 第十条第十条办公用品的报废 非消耗性办公用品不能使用或不能满足使用需求时 可以申请新的办公用品 旧的 办公用品交回办公室 由办公室会同财务部予以报废处理 第十一条第十一条 本办法由办公室修改解释执行 由公司总经理批准颁布生效 第五章第五章 库房管理制度库房管理制度 第一条第一条为规范公司的库房管理 特制定本制度 第二条第二条库房管理的原则 账 卡 物相符 物品分类 分区 分架 八防四检 第三条第三条库房由办公室统一负责管理 第四条第四条仓库管理员负责办理采购物资的验收入库手续 并搞好库房管理 第五条第五条采购员在办理入库手续时 仓库管理员应根据采购合同进行认真核对 仔细检 查品名 规格 数量和质量是否符合要求 如不符合要求 有权拒绝入库并监 督办理退货 如果符合要求 应填写 入库单 本单一式三联 一联仓库管 理员留存 一联交财务部 一份交办公室 办理入库手续 并登记库存数量 第六条第六条仓库管理员应确保库房及库存物资的安全完整和库容整洁 要做到 八防四检 5 48 1 八防 防火 防盗 防潮 防霉 防鼠 防尘 防爆 防漏电 2 做到四检 上班必须检查仓库门锁有无异常 物品有无丢失 下班检查是否已锁门 拉闸 断电及是否存在其它不安全隐患 经常检查库内温度 湿度 保持通风 检查易燃 易爆物品是否单独存储 妥善保管 第七条第七条仓库管理员应合理有效地使用库容 分门别类码放物品 保证出入方便 整齐 有序 第八条第八条仓库管理员应严格遵守仓库保管工作纪律 仓库保管工作纪律内容如下 1 严禁在仓库内吸烟 动用明火 2 严禁无关人员进入仓库 3 严禁在仓库堆放其它杂物 4 严禁在仓库内存放私人物品 5 严禁私领 私分仓库物品 6 严禁在仓库内谈笑 打骂 7 严禁随意挪动仓库的消防器材 8 严禁在仓库内私拉乱接电源电线 第九条第九条仓库管理员对库存物资要经常盘点 做到日清月结 发现盈余 短少 残损必 须查明原因 分清责任 写出书面报告 呈报办公室 第十条第十条各部门要指定专人负责办公物资的领用 内部发放及统计工作 需要时负责同 办公室核对 1 领用时由指定专人填写 物品领用单 本单一式四联 一联领用部门存根 一联 仓库管理员留存 一联报财务部 一联报办公室 2 仓库管理员要认真核对 物品领用单 所列项目和审批手续 准确无误办理发放 并登记库存数量账 3 每月末前一个工作日填写 月度库存报表 本表一式三份 一份自存 一份报办 公室 一份报财务部 同时按部门汇总统计各部门本月办公物资的领用情况 编 制 月度各部门物品领用汇总表 本表一式三份 一份自存 一份报办公室 一 份报财务部 6 48 4 办公室根据仓库管理员上报的 月度各部门物品领用汇总表 审核各部门的办公 物资领用是否超出了预算 视情况采取相应的措施 第十一条第十一条 本办法由办公室修改解释执行 由公司总经理批准颁布生效 第六章第六章 车辆管理制度车辆管理制度 第一条第一条为加强本公司车辆的保管及有效运用 特制定本制度 第二条第二条车辆管理的原则 统一管理 合理运用 责权明确 第三条第三条本制度所指车辆系指公司的行政办公用车 第四条第四条集团公司的办公用车由办公室统一管理 第五条第五条部门人员用车 由部门负责人核准后填写 用车申请 再由办公室批准 第六条第六条车辆由专职司机驾驶 专职司机应每周实行定期车辆检查及保养 确保行车安 全 第七条第七条车辆的有关证件及保险资料统一由办公室保管 按车建立资料 费用档案 第八条第八条车辆发生故障 应立即停止使用 并立即进行修理 违者予以处罚 第九条第九条司机每日负责填写 车辆使用登记表 每月底汇总至办公室 违反者予以处 罚 第十条第十条车辆由他人驾驶 须报办公室批准 任何驾驶员须遵守交通法规 违反者如果 出现交通事故的 由司机承担一切损失及经济纠纷 公司根据情况 处以扣发 一定工资 第十一条第十一条 车辆标识的张贴必须遵守公司相关规定 任何人不得随意撕改标识 第十二条第十二条 公司用车应设置车辆行驶记录表 并在使用前应核对车辆里程表与记录表上前 一次用车的记载是否相符 使用后应记载行驶里程 时间 地点 用途等 第十三条第十三条 公司用车应设置车辆使用表 由办公室核准每次加油及修养时记录 以了解车 辆受控状况 每月初连同行驶记录表一并转办公室稽核 第十四条第十四条 节假日或业余时间车辆的使用应呈请办公室负责人核准后方可调派 第十五条第十五条 司机管理规定 1 公司各司机必须遵守 中华人民共和国道路交通管理条例 及有关交通安全管 理的规章规则 安全驾车 并应遵守本企业公司其他相关的规章制度 2 司机应爱惜公司车辆 平时要注意车辆的保养 经常检查车辆的主要机件 每 7 48 月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修 确保车辆正常行驶 3 司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆 经常保持车辆的清洁 包括车内和车 外的清洁 4 出车前 要例行检查车辆的水 电 机油及其他机件性能是否正常 发现不正 常时 要立即加补或调整 出车回来 要检查存油量 发现存油不足一格时 应立即加油 不得出车时才临时去加油 5 司机发现所驾车辆有故障时要立即检修 不会检修的 应立即报告办公室负责 人 并提出具体的维修意见 包括维修项目和大致需要的经费等 未经批准 不 许私自将车辆送厂维修 6 出车在外或出车归来停放车辆 要注意选取停放地点和位置 不能在不准停车 的路段或危险地段停车 司机离开车辆时 要锁好保险锁 防止车辆被盗 7 司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查 出车时一定保证证件齐 全 8 晚间司机要注意休息 不准开疲劳车 不准酒后驾车 9 司机驾车应要遵守交通规则 文明开车 不准危险驾车 包括超速 紧跟 争道 赛车等 10 司机因故意违章或证件不全被交通部门处罚的 费用公司不予报销 违章造成 后果由司机负责 11 司机对乘车人要热情 礼貌 说话注意文明 车内客人谈话时 除非客人主动 搭话 不可随便插嘴 12 上班时间内司机未被派出车的 应随时在公司等候出车 有要事确需离开公司 时 要告知办公室负责人去向和所需时间 经批准后方可离开 办完事情回公 司后 应立即到办公室报到 13 司机对办公室的工作安排 应无条件服从 不准借故拖延或拒不出车 有公事 应随叫随到 14 司机出车执行任务 遇特殊情况不能按时返回的 应及时设法通知办公室负责 人 并说明原因 15 不论什么时间 司机身上必须带传呼机或手机 对公司领导或办公室负责人的 传呼或电话 应尽快复机或应答 16 下班后 应将车辆停放规定地点保管 不准私自用车 8 48 17 司机未经领导批准 不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶 严 禁将车辆交给无证人员驾驶 任何人不得利用公司车辆学开车 18 司机应对各级领导在车内的谈话保密 19 违规与事故处理 在下列情形之一的情况下 违反交通规则或发生事故 损失由驾驶人负担 并予处 罚 1 无照驾驶 2 未经许可将车借予他人使用 3 故意违反交通规则 受到交通管理部门的处罚费用由驾驶人负担 4 各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的事故发生 应先急救伤患人员 向附近 交管部门报案 并立即通知公司办公室 如属小事故 可进行处理后向办公 室报告 5 意外事故造成车辆损坏 司机没有违反公司的 损失由公司承担 司机有违 反公司规定的 由公司视具体情况判罚司机承担全部或部分损失 6 发生交通事故后 如需向受害当事人赔偿损失 经扣除保险金额后 司机没 有违反公司规定的 损失由公司承担 司机有违反公司规定的 由公司视具 体情况判罚司机承担全部或部分损失 第十六条第十六条 本办法由办公室修改解释执行 由公司总经理批准颁布生效 第七章第七章 办公场所安全卫生管理制度办公场所安全卫生管理制度 第一条第一条公司的安全卫生关系到集团公司的整体形象 关系到公司的工作质量和效率 为此 特制定办公场所安全卫生管理规定 望全体员工认真自觉执行 第二条第二条安全卫生管理的原则 干净整洁 保障有力 第三条第三条安全卫生的工作由办公室统一管理 第四条第四条办公室内的办公电器 微机 空调 热水器 充电器 电话等 用电必须按 规定安装使用 不得随意增加或随意拉线 如确实需要须经办公室同意安排办 理 第五条第五条办公室内所用电器必须做到 人离断电关机 并随手锁门 确保安全 每天 下班后由传达保卫人员检查一遍 以确保带电设备断电 9 48 第六条第六条全体工作人员应保持办公室内的设备用具 用品摆放整齐有序 每天坚持打扫 室内外卫生 垃圾废物要及时放入垃圾桶 下班前集中放在指定的垃圾堆放点 不得随地吐痰 扔垃圾 第七条第七条保持男 女卫生间的清洁卫生 做到大小便后随手冲洗 不准在卫生间内随便 扔烟头 茶根 手纸等 第八条第八条建立卫生安全检查奖罚制度 各部门每周五下午进行自查并随时整改清理 办 公室每月进行一次全面检查 对安全卫生保持好的部门给予表扬 对做得差的 部门限期整改并给予批评 直至处罚 第九条第九条传达人员必须严格遵守传达制度 坚守工作岗位 严格坚持来往人员登记制度 值班记录制度和交接班制度 如发现问题要及时向集团公司办公室汇报 并做 好妥善处理工作 第十条第十条各部门认真执行周六 周日值班制度 杜绝离岗 脱岗 空岗现象 确保值班 制度的正常进行 第十一条第十一条 本办法由办公室修改解释执行 由公司总经理批准颁布生效 第八章第八章 集团例会管理制度集团例会管理制度 第一条第一条为规范集团公司例会的召开 发挥会议的作用 特制定本规范 第二条第二条会议管理的原则 精简 高效 第三条第三条会议由办公室统一召开和组织 例会召开的时间 第四条第四条每月例会要进行记录 汇总各部门本月内出现的问题 至总经理处 共同商榷 解决方式 第五条第五条会议纪要记录执行方式 1 记录人按照会议纪要的格式 认真记录每项会议决议 2 记录人在 小时内与每项决议主要负责人核对无异议 如果有异议 需在 4 小时 内上报 签字交办公室下发 3 在完成决议规定时间前一日 各决议事项责任人向总经理汇报其工作完成 进展 情况及出现的问题和建议 是否能按时完成 4 对完成时间无异议而未完成工作的 办公室予以登记并报人力资源部备案以备日 后考评使用 第六条第六条例会主要内容为 1 各部门经理汇报一月工作情况 以及需提请总经理或其他部门协调解决的问题 10 48 2 由总经理对本月各部门的工作进行讲评 提出下月工作的要点 进行布置和安排 3 其他需要解决的问题 第七条第七条与会者在会上要畅所欲言 各抒己见 允许持有不同观点和保留意见 但会上 一旦形成决议 无论个人同意与否 都应认真贯彻执行 第八条第八条严守会议纪律 保守会议秘密 在会议决议未正式公布以前 不得私自泄露会 议内容 影响决议实施 第九条第九条所有子公司形成的重要决议 均须报请集团公司办公室备案 第十条第十条本办法由办公室修改解释执行 由公司总经理批准颁布生效 第九章第九章 管理信息系统使用制度管理信息系统使用制度 第一条第一条每天登陆系统规定 1 所有员工每天到公司开始的第一件工作必须察看系统中的相关信息 2 如中途外出 回公司第一件工作必须察看系统中的相关信息 3 在外地出差员工 每天必须二次登陆系统察看相关信息 如出现无法登陆情况 须及时通知本部门相关员工代为处理 4 员工每天必须至少二次登陆系统察看信息 早午各一次 第二条第二条信息内容的录入规定 1 每个员工在完成一项工作后 必须在半个小时内按管理系统规定录入相关信息 2 入遇特殊情况 不能按时录入 须上报直接上级主管 并由直接上级主管安排其 他人员代为录入 3 对于当天未能完成的工作 须按实际完成情况录入系统或按管理系统的相关规定 进行处理 第三条第三条各部门经理要严格监督下属员工的信息录入工作 发现未能按规定时间录入者 要立即予以纠正 并报办公室处理 第四条第四条各部门经理要严格监督下属员工的系统登陆工作 发现未能及时登陆系统 要 立即予以纠正 并上报办公室处理 第五条第五条各部门每周例会要及时总结系统使用中出现的问题 对于不能解决的问题 要 及时上报集团公司信息管理部 第六条第六条对于违反上述规定的员工 部门经理要予以严肃处理 如造成公司重大损失 11 48 须承担相应的法律责任 第七条第七条本办法由信息管理部修改解释 由公司总经理批准颁布生效 第十章第十章 保密制度保密制度 第一条第一条为保守公司秘密 维护公司权益 使公司能够长期 稳定 高效地发展 特制 定本制度 第二条第二条保密的原则 分级存放 分级使用 第三条第三条总 则 1 公司秘密是指一切关系公司安全和利益 在一定时间内只限一定范围内的人员知 悉的事项 2 公司所有员工都有保守公司秘密的义务和责任 3 公司保密工作 实行既确保秘密又便利工作的方针 4 对保守 保护公司秘密以及改进保密技术 措施等方面成绩显著的部门或员工实 行奖励 第四条第四条保密范围和密级确定 1 公司秘密的范围包括 1 公司经营 发展战略中的秘密事项 2 公司就经营发展做出的重大决策中的秘密事项 3 公司内部掌握的合同 协议 意向书及可行性报告 主要会议记录 4 公司财务预决算报告及各类财务报表 统计报表 5 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息 6 公司员工人事档案 工资收入及资料 7 公司其他应当保密的事项 2 公司秘密的密级分为 绝密 机密 秘密 三级 1 绝密是公司最重要的秘密 泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害 2 机密是公司重要的秘密 泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害 3 秘密是公司一般的秘密 泄露会使公司的权力和利益遭受损害 3 公司秘密的内容 12 48 1 绝密 与本公司生存 发展 经营 人事有重大利益关系的事项 包括 公司投标方案 成本 利润率 投资情况等直接影响公司权益的重要文件 资料 总体发展战略 营销策略 商务谈判的相关材料 正式商务合同和协议书 公司其他重大决策等 2 机密 与本公司生存 发展 经营 人事有重要利益关系的事项 包括 公司财务预决算报告及各类财务报表 统计报表 公司重要会议记录 尚未确定的公司重要人事调整及安排情况 公司的经营情况等 3 秘密 与本公司生存 发展 经营 人事有较大利益关系的事项 包括 公司人事档案 合同 协议 员工工资收入 尚未进入市场或尚未公开的各类信息等 4 各密级内容知晓范围 1 绝密级 董事会成员及与绝密内容有直接关系的工作人员 2 机密级 公司部门经理以上干部 与机密内容有直接关系的工作人员 3 秘密级 公司部门经理以上干部 与秘密内容有直接关系的工作人员 5 属于公司秘密的文件 资料 应当依据规定标明密级 并确定保密期限 保密期限 届满 自行解密 第五条第五条保密措施 1 保密工作在董事会直接领导下 由总经理监督 办公室实施 制定相应制度 规定 对保密工作进行检查 督导 具体核实 2 属于公司秘密的文件 资料和其他物品的制作 收发 传递 使用 复制 摘抄 保存和销毁 由办公室主任委托专人执行 3 对于密级文件 资料和其他物品 必须采取以下保密措施 1 未经总经理批准 不得复制和摘抄 2 收发 传递和外出携带 由指定人员担任 并采取必要的安全措施 3 在设备完善的保险装置中保存 13 48 4 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的 应当事先经集团公司总经理批准 5 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动 主办部门应采取下列保密措施 1 选择具备保密条件的会议场所 2 根据工作需要 限定参加会议人员的范围 对参加涉及密级事项会议的人员 予以指定 3 依照保密规定使用会议设备和管理会议文件 4 确定会议内容是否传达及传达范围 6 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密 不准在公共场所谈论公司秘密 不准通过 其他方式传递公司秘密 7 公司工作人员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时 应当立即采取补救措施并及 时报告办公室主任 办公室主任接到报告 应立即做出处理 第六条第六条责任与处罚 1 公司所有员工有权对违反保密制度的行为予以抵制举报 2 出现下列情况之一者 给予警告 1 违反本制度第三条中的相关规定的秘密内容的 2 已泄露公司秘密但采取补救措施的 3 出现下列情况之一的 予以辞退并酌情赔偿经济损失 1 故意或过失泄露公司秘密 造成严重后果或重大经济损失的 2 违反本保密制度规定 为他人窃取 刺探 收买或违章提供公司秘密的 3 利用职权强制他人违反保密规定的 第七条第七条本办法由办公室修改解释 由公司总经理批准颁布生效 第十一章第十一章 合同管理合同管理办法办法 第一条第一条总 则 1 为了加强公司合同管理 使合同管理规范化 制度化 提高公司的经济效益和 社会效益 预防经济纠纷 根据 中华人民共和国合同法 等法律 法规及有 关规定 结合本公司实际情况 制定本办法 2 本办法所称的合同是指集团公司 集团公司所属的分支机构及集团公司授权批 准的项目经理部在开展经营活动中 与其他民事主体之间签订的各类经济合同 包括涉外经济合同 及具有合同性质的意向书 协议书等 14 48 3 本办法所称的合同管理是指公司对外或内部签订的合同进行审查 监督 管理 即包括资信调查 意向接触 商务谈判在内的合同签订 履行 变更与解除及 纠纷处理等全过程的管理 4 公司对合同实行授权委托 归口签订 分级和全过程管理的原则 建立集团副 总主管 合同管理机构统管 各职能部门分管 承办人专管相结合的合同管理 体制 5 各单位负责人对本单位的合同管理负有全面的领导责任 必须认真负责地领导 组织合同的签订 履行 纠纷处理等各项工作 第二条第二条合同管理机构 人员职责 1 合同管理机构的设置 1 集团公司企管部是公司合同管理职能部门 统一负责合同管理工作 对法定代 表人和分管领导负责 2 各下属单位必须设专 兼 职合同管理员 负责本单位的全部合同管理工作 对集团公司企管部和单位负责人负责 3 各项目部必须设专 兼 职合同管理员 负责本项目部的合同管理工作 对上 一级合同管理机构和项目经理负责 2 合同管理机构的主要职责 1 制定 完善 实施合同管理办法 组织监督 检查 中华人民共和国合同法 及相关法律 法规的贯彻执行情况 2 检查 考核合同签订 履行情况 对合同签订 履行过程中的问题及时提出法 律意见及解决方案 3 参与对重大合同签约对方的经营范围 资信情况和履约能力的审查 4 参与重大合同的可行性论证 起草 修改 谈判 审查及签订工作 5 代理公司对外处理合同纠纷事宜 6 负责对合同专用章的保管和使用 7 对公司各单位的有关业务人员进行合同管理的培训和考核 8 宣传 贯彻国家和上级机关有关合同管理的法律 法规和规章 总结推广合同 管理经验 通报合同管理中出现的问题 3 合同管理员的主要职责 1 贯彻实施合同管理办法 15 48 2 监督指导 协助合同承办人依法签订或变更合同 参与本单位重大合同谈判与 签订 3 审查合同 保证合同的完整性 合法性 可行性 防止不完善或不合法的合同 出现 4 检查合同履行情况 协助合同承办人解决合同履行中出现的问题 5 对签订 履行合同中出现的重大问题 及时向集团公司企管部和单位负责人报 告 6 参加处理本单位合同纠纷 7 负责合同台账 档案的建立及合同文本 包括协议书 有关文件 信函 图表 的管理 8 每季度向集团公司企管部汇报合同管理工作 送交合同登记总台账及合同管理 情况统计表 4 合同承办部门的主要职责 1 依法签订 变更 解除合同 2 负责审查承办人草拟的合同的可行性 对方经营范围 资信及履约能力 3 依法履行合同 及时向合同管理机构通报履行中发生的重大问题及解决方案 4 依法参加对合同纠纷的协商 调解 仲裁 诉讼 5 负责本部门合同文本管理及归档移交工作 5 合同承办人的职责 1 办理签订 变更 解除合同事宜 2 提供草拟合同的可行性论证及对方经营范围 资信情况及履约能力的调查材料 并对其真实性和合法性负责 3 按资金使用和合同签订的权限 提前向合同承办部门提交合同草本及前款规定 的材料 提请有关部门审查 4 认真履行已生效的合同 随时检查合同履行情况 5 及时向合同承办部门和合同管理机构汇报在履行中发生的问题 并提出解决问 题的建议 6 保管合同文本及履行 变更和解除合同的凭证 协议等有关资料 并按时交合 同管理员归档 7 依法参加合同纠纷的协商 调解 仲裁 诉讼 16 48 第三条第三条合同的签订 履行 1 签订合同必须内容合法 具体 条款齐全 责任明确 用语确切 手续完备 程序合法 2 集团公司具有法人资格 董事长是法定代表人 凡集团公司所属单位一律以集 团公司某单位 或集团公司派出项目经理部 对外 签订经济合同 10 万元以 上合同须经集团公司审批后方可签订 并报集团公司企管部备案 3 合同承办人签订合同 必须先办理授权委托书 明确授权范围和权限 未经授 权委托或超出授权范围签订的合同为无效合同 由承办人承担责任 法人授权委托书 由集团公司企管部办理 各下属单位由合同管理员办理 4 承办人凡签订不能即时清结的合同 都必须采取书面形式 凡标的额在 30 万元 以上虽能即时结清的重大合同 也必须采取书面形式 当事人协商一致同意的有关修改合同的文书 电子邮件 图表等均是合同的组成 部分 计划单 调拨单 订货单不能代替合同 5 凡国家或行业有示范文本的 应当优先选用 但在选用时 对涉及权利义务关 系的条款重点审查 必要时可以进行修改 无范本的合同应以我方起草为主 原则上由承办人起草 重大合同或特殊合同可以请法律顾问起草 6 由承办人自拟合同文稿签订的合同 协议书等 必须事先将合同草本交合同管 理机构审查 订立合同均需填写合同签约审批表 集团公司签订合同 先由所在部门领导审 核后 提交有关职能部门审查 经分管领导或总经理审定签字批准后才能对外 签订合同 下属单位订立合同按各自合同管理顺序送有关职能部门及单位负责人审批同意 后方可签订 凡涉及合资 联营 承包经营 租赁经营 重大工程承包 涉外 技术合同和 标的巨大的 1000 万元以上 其他合同 必须经总经理批准 7 承办人在合同送审前应完成对对方的主体资格 资信等情况的审查 审查的内 容 1 主体资格 具有经年检合格的企业法人营业执照或非法人营业执照 其核载的内 容与实际相符 17 48 2 经营范围 合同标的应符合对方经营范围 涉及专营许可的 应具有相应的许 可 等级 资质证书 3 代理权限 由代理人代签合同的 应出具真实有效的法定代表人 负责人 身 份证明 授权委托书 代理人身份证明 4 履约能力 具有支付 生产 运输 技术能力 必要时应要求出具资产负债表 资金证明 注册会计师签署的验资报告等相关文件 需提供担保的合同 应查 明担保人的担保资格和担保能力 5 履约信用 重合同 守信用 无违约事实 现时未涉及重大经济纠纷或重大犯 罪案件 8 自拟的合同应包括的内容及注意的问题 1 首部 包括 合同名称 订约的各方全称 订约目的和依据等 2 正文 包括 合同标的数量 质量价格或酬金 履行期限 地点和方式 违约 责任 还应包括 根据法律规定或按合同性质必须具备的条款以及双方要求规 定的条款 数量和质量条款应符合国家质量法规和质量规范的规定 写明计量单位 计量 办法 正负尾数 合理的磅差 超欠幅度 自然损耗率 质量标准 技术要求 和检测 验收 方法等 应特别注意质量责任规定 价格条款应符合国家物价法规和国家金融法规 一般应写明单价 总价 计价 单位 支付手段和支付方式 并可根据实际情况选择适当的保值方法 违约责任条款 应具体写明约定的违约金额或计量方法 但同时应根据具体情 况 灵活处理 根据民事诉讼法规定 在合同中应约定争议解决方式和争议解决地点 3 结尾和附则 结尾部分包括合同正本及副本份数 发送单位 合同有效期限 签约地点和日期 并双方代表签名 同时加盖双方合同专用章 附则应写明合 同的附件及开户账号等有关事项 9 合同经法定代表人或委托代理人签字 加盖公章或合同专用章后即具有法律约 束力 合同 协议用印应建立专项登记制度 并作为归档考核依据 10 任何人不得将公章 经济合同专用章 业务介绍信或空白合同书借给其他单位 使用 禁止外单位以公司及公司所属单位的名义挂户经营或借用账号进行经营 18 48 活动 11 严禁与只有业务介绍信而无具体授权范围的人员签订经济合同 严禁为谋取私 利而收受他人回扣或其他好处 签订有损于本单位利益的经济合同 12 合同签字盖章后 根据订约的其他程序 法律规定或实际需要 合同必须呈报 上级主管部门见证 批准或报工商管理部门鉴证 公证处公证的 必须办理有 关手续 13 合同签订生效后 承办人应及时 准确地将合同内容传递到有关部门 一切与 合同有关的部门都必须严格履行合同所规定的义务 14 合同签订后五日内 承办人应将合同正本交合同管理机构保管 合同管理员对 已生效的合同应当编号登记 分类归档 并将合同总台账按期上交集团公司企 管部 15 合同生效后 各有关部门应妥善保存合同履行过程中的各种凭证 包括结算单 结算证明 支付凭证 银行进账单 收料单 入库单 过磅单 发票等 第四条第四条合同的变更和解除 1 合同在履行过程中 遇到法律规定或合同约定允许变更 解除合同的条件时 可以变更或解除合同 2 变更 解除合同的审批权限和程序与原合同订立的审批权限和程序相同 3 合同承办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件 电子邮件 电话后 必须及时请示领导 立即处理 紧急事宜不得超过一天 一般事宜不得超过三 天 并在有效期限内正式答复对方 超过期限再作答复 造成严重后果的 承 办人应承担相应的责任 涉及经济纠纷的复电 复文 须经合同管理机构审阅 后方能发出 4 变更解除合同必须采取书面形式 包括双方的信函 文件 传真等 由双方签 订确认书 5 合同的变更 解除应注意以下事项 4 主体变更应征得合同各方同意 5 有担保条款的合同变更 应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单 位的印章 6 经上级主管机关批准的合同或协议变更 解除 应报原批准机关批准 7 经公证 鉴证的合同 所达成的变更 解除协议 应报原公证 鉴证机关备案 19 48 8 联营 承包经营 租赁经营 涉外等合同的变更或解除 法律有特别规定的 应依特别规定办理 6 变更 解除合同的协议在尚未达成或批准以前 原合同继续有效 仍应履行 第五条第五条合同纠纷的处理 1 合同在履行过程中发生纠纷的应按 中华人民共和国合同法 中华人民共和 国民事诉讼法 等有关法律 法规和本办法处理 2 提请合同纠纷的程序 1 纠纷发生单位的合同管理员应及时向集团公司企管部汇报 企管部根据合同纠 纷的不同情况 向集团公司有关领导汇报 2 经协商无法解决的纠纷 经集团公司批准后 可向仲裁委员会申请仲裁或直接 向人民法院起诉 3 公司内部各单位之间发生的合同纠纷 由主管部门和分管领导按公司有关规定 处理 4 公司各单位与对方当事人协商处理纠纷的时间 应在法律规定的时效内进行 并考虑留有申请仲裁或起诉的足够时间 5 20 万元以上的合同纠纷申请仲裁或诉讼由集团公司企管部协助办理 20 万元 含 20 万元 以下的合同纠纷由下属单位自行办理 6 发生合同纠纷时 承办人应将纠纷情况及时报告法定代表人或单位负责人 同 时应迅速收集下列有关证据 1 合同文本 包括附件 变更或解除协议 信函 图表 视听资料 广告 授权 委托书 介绍信及其他有关资料等 2 开工 验收 提货 发票等有关单位票据 3 货款的承付 托收凭证 有关的财务账目 4 工程项目 产品的技术规范 质量标准 5 证人证言 6 其它与处理纠纷有关的材料 7 第三十八条 处理合同纠纷 应特别注意以下问题 1 在证据可能丢失或以后难以取得的情况下 及时采取证据保全措施 2 发现对方当事人或利害关系人有可能隐匿 转移财产将使我方权利难以实现时 20 48 适时依法申请采取财产保全措施 3 对于债权债务关系明确 合法且双方对债务无异议的 依法及时向人民法院 申请支付令或提起诉讼 4 做好每起合同纠纷实况记录 存案备查 5 凡属我方责任的合同纠纷 应逐笔查明原因 分清责任 要求责任人员承担责 任 并责成其提出补救措施 8 合同纠纷经协商达成一致处理意见的 应订立书面的协议 双方代表签字并加 盖单位公章 9 双方已签署解决纠纷的协议书 仲裁机关的调解书 仲裁决定书及法院的裁定 书 调解书 判决书 在正式生效后 应复印若干份 交给有关部门收执 10 各有关部门应由专人负责该文书执行情况的了解或履行 11 对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书 仲裁决定书或判决书的 由 公司合同管理机构依法向人民法院申请强制执行 12 合同纠纷处理完毕 应及时将有关材料汇总 归档 以备考查 第六条第六条检查与考核 1 集团公司各下属单位要建立健全合同签订履行过程中的检查与监督制度 对合 同签订履行情况进行检查与监督 2 集团公司对合同的管理工作应进行定期 半年 或不定期检查 检查的主要内 容 1 合同签订情况 检查合同主体是否合格 条款是否齐全 示范文本是否严格按 要求填写 2 我方合同履行情况 督促有关单位按合同规定全面履行 发现履行中的困难或 问题 及时处理 3 对方合同履行情况 了解对方全面履行合同的进度 发现问题立即告知有关部 门及时处理 4 合同管理的基础工作 3 集团公司将各单位的合同管理工作列入经济责任制考核范围 作为经济责任制 考核的一项重要内容 21 48 4 凡有下列条件之一者给予奖励 1 建设单位评为 重合同 守信誉 施工单位 2 严格执行经济合同法等有关规定和本办法 确有成效者 3 在合同签订过程中 发现重大缺陷使国家和本单位免受重大经济损失的 4 在合同履行过程中 发现重大问题 及时采取补救措施 避免重大经济损失的 5 能够利用合同条款维护企业的合法权益 避免经济损失和进行索赔的 6 敢于揭发 抵制利用合同进行违章 违法和犯罪行为的 7 在经济纠纷中给企业挽回重大经济损失的 8 其他应予奖励者 5 有下列情形之一者 应给予责任者经济处罚或行政处分 1 因过错订立无效合同或合同条款不齐全 造成重大经济损失的 2 无权代理 超越代理权限 采用欺诈方式或未经批准擅自对外签订合同或对外 提供担保的 3 合同履行不谨慎而造成经济损失的 4 变更合同未按规定程序办理 造成经济损失的 5 合同承办部门及其人员或合同管理员丢失 损毁 不按期归档或擅自变更 解 除 销毁合同及合同附件 造成经济损失的 6 发生合同纠纷不上报和不及时采取措施 放弃追究对方当事人责任 造成经济 损失的 7 因合同方面造成经济损失 隐瞒不报的 8 其他失职行为 造成重大经济损失的 第七条第七条附 则 1 本管理办法由集团公司企管部负责解释和监督实施 未尽事宜 由企管部根据 情况逐步完善 2 集团公司各单位可根据本办法制定实施细则 报集团公司企管部备案 3 本办法如与集团公司其它特殊合同管理有关规定相抵触 以特殊合同管理规定 为准 4 本办法如与国家法律 法规和上级主管部门新颁发的有关规定相抵触 以国家 法律 法规和上级主管部门新颁发的规定为准 22 48 第十二章第十二章 公司部门电话管理公司部门电话管理办法办法 第一条第一条为了加强集团公司内部电话的管理 节约话费开支 减少经济损失 充分利用 好各种电话 做到真正为工作服务 特做本规定 第二条第二条电话管理的原则 节约 简洁 高效 第三条第三条电话管理由办公室统一负责 第四条第四条工作人员不准使用办公电话办私事 第五条第五条工作人员尽量不使用电话进行本楼层之间的联系 第六条第六条各部门电话要严格控制使用 更不准借给外来人员使用 第七条第七条各部门工作人员不准打私人长途 如因公拨打长途电话时 要经过部门同意 并作好长话通话记录 长话通话记录每月汇总报办公室统计 与电信部门核对 后归入部门费用 有较大出入者 由相关部门负责 第八条第八条严禁工作人员拨打服务信息电话 违者予以处罚 第九条第九条手机话费应严格按 集团公司费用管理制度 执行 超出标准部分应自付 有 国际业务超出标准者可经总经理批准后报销 第十条第十条本办法由办公室修改解释执行 由公司总经理批准颁布生效 第十三章第十三章 对外接待管理对外接待管理办法办法 第一条 总则 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分 为使对外接待工作规范有序 具 有统一的公司形象 特制定本办法 本办法适用于全公司各部门 第二条 对外接待范围 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门 各事业部经营管理活动所必需的 接送 食宿 购票 会谈和陪同参观等方面的安排和工作 第三条 对外接待部门 公司办公室为公司负责接待的职能部门 遇到重大接待工作和活动 可由办公室协调若干部门共同做好此项工作 有关部门 要积极主动配合 第四条 对外接待原则 23 48 接待应遵循 平等 对口 节约 周到 保密 的原则 使客人高兴而来 满意而 去 1 平等原则 对来宾无论职务高低 都要平等相待 落落大方 不卑不亢 一般情 况下 级别与权限相等 同级别出面 特殊情况高规格接待 2 对口原则 各职能部门对口接待 综合性接待时各部门应予以协调 谁出面接待 谁结账 3 节约原则 内部成本效益核算 招待来宾从简 不铺张浪费 不重复宴请 主方 人数不多于宾客人数 陪餐人员就餐之前必须到办公室登记领取 客饭通知单 按照通知单的要求控制实际就餐标准 4 周到原则 接待程序应衔接周密 接待方式应完善 以礼相待 使客人感到热情 周到 5 保密原则 向不熟悉来宾介绍情况 注意保守公司情况 国家机密 重要会议要 有记录 巧妙回避不宜回答的问题 第五条 接待规格的确定 1 高规格接待 陪客比来宾职务高一些 适用于上级机关派员来人 其他企事业单 位来人洽商重要事宜 2 对等接待 适用于一般性接待活动 3 低规格接待 陪客比来宾职务低一些 适用于经常性业务往来 第六条 接待礼仪 1 见面 原则为主动 热情 礼貌 2 接待 主动起迎 问明来意 3 安排交谈地点 根据来客来意和身份 安排适当地点 办公室 接待室 会议室 进行交谈 业务较忙 一时难以抽身时 应向客人说明 暂请他人代接 切忌让客人久候而无人问津 客户提出与领导或他人交谈 应立即联络 并将客人引至约定地点等候会面 介绍后再行离开 第七条 引见 首先向领导介绍客人 单位 职务 姓名 引见顺序 24 48 把身份低 年龄轻的人介绍给身份高 年纪大的 按职务高低 依次介绍一行来客 职务相同 先介绍年纪大的 领导与来宾见面交谈后 对客人原定日程有变化的 与客人共同协商安排 第八条 行路 陪同客人行路 请客人行于自己右侧 乘坐车 上下楼梯 电梯 礼让在先 主动开关门 自己处于主陪地位 应并排在客人旁边 不要落在后边 第九条 其他 穿着不得过于随便 按规定着装 衣着整洁 有风度 主动照顾来宾中的老人 妇女 儿童和残障人士 因故未能准时赴约 尽早通知对方 并以适当的方式致歉 第十条 接待内容和程序 1 接受任务 弄清来宾的基本情况 单位 人数 姓名 性别 职务和使命 抵离 时间 乘坐交通工具及车次或航班 2 布置接待 提出接待意见 接待部门 人员 规格 方式 安排 费用预算 并 报请上级批准 3 迎接安排 根据来宾身份 人数 性别 预订招待所或宾馆 安排好伙食标准 进餐方式 时间 地点 按抵达时间 派人派车迎接 4 看望 商议日程 来宾住下后 公司有关人员前往看望 表示欢迎和问候 了解 来访日程和目的 商定活动日程并通知有关部门 5 安排有关领