沃尔玛供应商结款培训手册.doc

沃尔玛供应商货款结算须知 为确保货款能及时顺利地支付，供应商在结算之前请仔细阅读此须知。 更新日期：2006年08月30日第一部份 结算程序一、发票的开具 （一）开票信息 1、请根据订单抬头的各沃尔玛公司的开票信息开具发票。 “沃尔玛（中国）投资有限公司”开票信息如下： 公 司 名 称： 沃尔玛(中国)投资有限公司 地 址： 深圳市罗湖区文锦北路洪湖二街50号院新南滨大楼四楼 电 话：8356 税 务 登 记 号： 440301710936858 开 户 银 行： 中国工商银行深圳市红围支行 帐 号： 4000021219200065217 2其它沃尔玛各合资公司的开票信息详见附件。 （二）发票的开具要求 1以订单为最小结算单位开具发票。即当一份订单有两次或超过两次以上的送货时，须将订单的所有送货金额开在一张发票上结款。一张发票可对应多份订单。 2对提供增值税专用发票的供应商，须在发票备注栏处注明供应商号、订单号和索赔号。 3. 开票金额=商品实际送货数量*订单商品单价 备注：1）订单上的商品单价为不含税价 2）如订单上有折扣，商品单价以折扣后的为准(现金折扣不能在发票中扣除)3）折扣可以直接以负数显示在发票上。4 增值税专用发票（包括税务局代开的6%和4%税率的增值税发票）须在规定时间内到税务机关认证，供应商的发票一旦开出，请尽快交至沃尔玛财务部，最晚不迟于开票日第45天。5 发票必须严格按照税法要求开具，注意事项如下：1） 发票抬头信息(购货单位信息)应与我司提供之沃尔玛各公司开票信息须一致。2） 发票上“货物或应税劳务名称 ”栏必须使用中文填写。发票必须按项目完整地填写，内容齐全，字迹清楚，不得涂改，并加盖发票专用章或财务专用章。发票密码区需完整，清晰，不压线。3） 对不足额填开的手工版发票，必须在大写合计数前用“”符号封顶，小写合计数前用“”符号封顶，大写金额为零的，应填写“零”，不得填写其他符号或字样。4） 一次性开票的产品品种很多时，可以分类汇总填写或附销货清单（销货清单填写要求与发票填写要求一致）。销货清单上不含税金额必须与发票的不含税金额相符，销货清单的日期须与发票开票日期保持一致。5） 发票开票人处必须有供应商单位填开人签名或盖章。二、发票附件的要求1 必要资料： 1） 发票2） 结款清单（按样本一的格式提供，须盖供应商公司原件章方有效）3） 送货单原件，并盖有我司收货办的收货章方有效 货款结算时每份发票 须对应一份结款资料，并按第1点顺序摆放。（样本一） 结款清单（须盖供应商公司章方有效） 供应商号：xxxxxx(供应商号前6位) 付款条件：_天供应商名称： 部门号：_购货单位：沃尔玛XX公司 发票号码订单号或索赔号订单及索赔不含税金额备注6235225000003936,230.00233.00 6550162648679.00 28-2701-4304-3,280.00 6505005840-1097.25供应商公司章 合计3,764.75 此结款清单中的送货单已附齐填写注意事项：1） 如供应商未将一张订单所有收货一次结清时，必须将当次结款涉及的收据（收货）号码填写在备注中。 2） 供应商号码、供应商名称、付款条件必须填写，如供应商的付款条件与合同签署的不一致，请另附情况说明，否则将影响货款支付。3） 若以上信息有任何更改，如付款条件改变等，请另附情况说明，否则将影响货款的支付。2、特殊情况下需另外附以下资料：1) 订单（以下两种情况须提供订单）：l 订单为本地订单l 订单上有采购部授权人员关于订单内容变更的签字，如单价,折扣,付款条件等与结款有关的内容 2） 由我司代开发票的农户供应商，还须提供农产品销货清单（请参照以下样本填制）农产品销货清单（税局未统一版本）购货单位名称销货单位名称农产品名称计量单位数量单价（含税）销售额（含税）总计 签名： 3、相关单据号的识别技巧：l 订单号：位于订单的右上角，由10位数字组成。举例说明：2500000393l 收货号：货送配销中心或山姆会员店，收货部收货后盖收货章确认，在收货章上会注明订单号、收货单号码等信息，收货号为6位数字。l 收据号：货物直送商场，收货部收货后盖收货章确认，并产生一10位数字的收货号，收货号将注明在送货单上。如28 - 05010015构成如下：2805010015 商品所属分区号 收货时间（月日）流水号l 索赔号： 索赔即为退货，索赔定案后，产生一10位数字的索赔单号，举例说明：如超市索赔单号28 - 2701- 4304，构成如下：2827014304 商品所属分区号 我司各分店店号流水号 如山姆会员店索赔单号6505005840，构成如下：6505005840我司各分店店号流水号三、问题发票的处理1、 问题发票产生的原因：l 发票未严格按照税法要求开具。例如购票单位信息错误、密码区无法通过税局认证、未盖财务或发票专用章等。l 供应商所提供的附件有误或未提供。l 供应商开票金额与我司系统收货金额存在差异。即发票不含税金额多开或少开。2、 问题发票退票封面的样本说明l 我司在退回问题发票时已在问题单封面上清晰注明退票原因。(以下问题单封面供参考)“票 面 及 附 件 问 题” 退 票 信 息 表出单人： 店名 ：日期： 供应商号：一此次发票的退票原因如下:（请仔细阅读下述可能引起退票的原因，避免您在今后交票时的重复退票！）A、因缺少右框中第( )种单据或附件退票1、发票（普通发票还需提供复印件）；2、销货清单(一式两联)；3、结款清单(一份发票对应一份结款清单，并必须盖章)；4、盖有我司收货章的送货单原件。结款单据请按上述顺序摆放。B、因右框中第( )种单据未盖章或盖章模糊不清退票1、发票；2、销货清单；3、结款清单；4、送货单C、因右框中第( )种票面问题退票1、密码区压线、断线、乱码、污损、无法认证；2、票面毁损、涂改；3、购货单位名称错；4、购货单位地址错；5、购货单位税号错；6、购货单位电话错（无）；7、购货单位开户行错；8、购货单位帐号错（无）；9、发票（销货清单）上的货物名称应用中文表述；10、除“折扣”外发票上不允许开具负数；11、发票（销货清单）打印不完整；12、发票（销货清单）无开票人签名；13、发票（销货清单）上无货物单位、数量、单价或税率；14、发票剪裁金额与发票金额不符；15、金额大小写不符或大小写错误；16、销货清单上发票号（发票代码）与发票不符；17、销货清单金额与发票金额不符；18、销货清单涂改。D、因右述第( )种其他情况退票1、发票过期；2、发票及附件摆放顺序错，在摆放时按一份发票对应一套附件摆放。切勿将所有发票放在一起，所有附件放在一起；3、多余资料退回；4、2005年1月1日开始，普通发票需开全国统一的新版发票。5、结款清单不合格（未填写供应商号、供应商名称、订单号码）。 其他退票原因：二、最新开票要求1.以订单作为最小结算单位开具发票（即一份订单有两次或两次以上送货，须将所有送货一次开票结清）一份发票可对应多份订单。2.对于提供增值税专用发票的供应商，须在发票“备注栏”处注明供应商号、订单号、索赔号。三、开发票的注意事项：1）交票前,请对发票票面及附件进行仔细检查,减少退票的发生。2）请贵司在发票开出后的45天内将发票交到我司。3）请及时扣减索赔,如果索赔从定案日期算起超过60日的.我司将在供应商已交来到期发票中直接扣除索赔金额差异问题单信息表金额差异：供应商发票不含税金额：供应商名称：店名；我司系统成本金额明细：我公司系统不含税金额：发票号码：供应商号：收货金额收货日期收货号交易号交易类型（不含税成本） （年-月-日） 直送商场为订单号/送DC为收货号/索赔换货为索赔号 直送商场为收据号/送DC为订单号/索赔为索赔号 1-DC送货，2-财务调整， 3-索赔，4-商场收货 供应商处理意见（超过1000元需盖章）： 商场收货280429087442001648592005-04-29121.46095015287400003691862005-05-021,460.67DC送货四、结算相关知识介绍（一）付款到期日计算1、计算依据：根据订单上的付款期限及送货日期进行计算，如果一张发票需结算几次送货的款项时，将以最晚送货日期起计算付款日。举例如下：1) 如果付款条款为N30 (货到30天付款),付款时间将为送货日期加30个自然日。如送货日期是10月1日，那么付款日期是10月31日。2) 付款条款为EOM.30(月结30天付款)。月结指每月24日前(含24日)送货以当月24日作为送货日期, 24日以后送货则以下月24日作为送货日期。如： - 送货日期是10月1日，那么付款日期是11月23日。 - 送货日期是10月25日,那么送货日以11月24日计算，付款日期为12月23日。 3) 如果付款条款为2% 10，即货款将在送货后10天内支付。（注：此2%为现金折扣，现金折扣不能在结款发票金额中扣除，发票须按送货金额开具）。2付款周期：我公司实行周付款制，即每周二支付上周三至本周二的到期货款。 （二）索赔的处理1索赔产生后，请供应商尽快自行在发票中扣除或交款。2对供应商帐上超两个月未处理的索赔，我司将会从最近的货款中强行扣除。(各店索赔办电话号码见附件三)索赔交款或扣款金额 = 索赔定案金额（不含税）*（1+适用税率）提醒：供应商在处理索赔时，请留意索赔的到期日。 （三）协议及年佣的处理1协议的处理方式：1）帐扣：协议一旦签定，协议款将被立即从供应商货款中扣除。2）支票支付：我司须在两周内收到款项，逾期将会自动转为帐扣。（注：协议金额为含税金额，供应商不可以自行在发票中扣减协议款） 2年佣的处理：1）年佣的计算：年佣是按部门、按月份计算，不分地区不分店计算。年佣=（当月进货-当月退货）*（1+适用税率）*合同中签订的返佣比例 2）财务部一旦收到采购部确定的年佣，将被立即从供应商货款中扣除。3）年佣由采购部门计算，如供应商对年佣金额有异议，请与采购联系。（四）缴款注意事项1以上款项（包括索赔款，协议款）如果是现金缴款，请及时将“银行现金交款书”原件交到深圳财务部换取发票。否则，财务部将无法得知交款来源及用途。2如果是电汇交款，请注明供应商号及款项用途，所处理的索赔号或协议号。3供应商交款或我司在付款时扣除的索赔款、协议款，其对应的扣款发票我司将在交款或扣款后两个星期内开出。（注：沃尔玛各公司收款银行信息见附件四）第二部份特殊情况处理程序一、采购问题单的处理。1供应商在结款时出现以下问题，请填写“问题单说明表” (见附件五)，加盖财务章或公章后递交。1）遗失盖有收货部收货章的送货单(核查单)原件。2）对于订单或索赔单价、折扣或数量有异议3）订单上商品税率与实际开票税率不一致(须提供税局证明)2财务部收到“问题单说明表”及相关单据后将与相关的部门(如采购、营运等)进行核查及确认，并根据采购或营运部门的回复做出处理。二、因供应商开户行资料变更引起银行退票的相关处理1、所有涉及购买合同条款的相关变更请直接与我司采购联系。2、因供应商开户行资料变更，已发生银行退票的，与我司采购联系变更，我司将根据变更后的开户银行信息重新付款。第三部份 供应商沟通渠道 一、交票方式：1直接交至深圳沃尔玛总部4楼发票窗口窗口对外时间：每周一至周五，上午8：40-11：30，下午13：1016：30，每月末最后一个工作日不对外。2邮寄至: 深圳市罗湖区文锦北路洪湖二街50号院新南滨大楼4楼 沃尔玛财务部供应商服务组 邮编：518020 电话转 8888注：1）建议供应商通过EMS(特快专递)邮寄发票。 2）对于邮件的查询，邮寄后3日后可通过当地EMS公司（当地电话11185）确认是否送达沃尔玛公司。二、问题单据的退回方式：1 凭供应商授权卡到深圳财务部4楼窗口领取。2. 签署“供应商确认函 ”(见附件二) 盖章后传真或邮寄至我司总部财务部，我司根据供应商填写的地址将单据寄出。同一供应商（前6位数字）对应一份DDS确认书。（请有若干分公司但使用同一供应商号码的供应商注意提供唯一的邮寄地址信息。） 三、供应商沟通渠道1、零售链查询：零售链以后将作为供应商的主要查询渠道。目前供应商可在零售链上查询以下信息：l 在线查询90天内已付款的明细,内容包括发票号、发票金额、支票金额等信息。l 协议的相关内容，包括协议所签类型、部门、金额、采购员名字等信息。l 开票资料l 零售链财务信息查询培训手册零售链网址： 非零售链供应商请通过电子邮箱CNRLREGISTERWAL-MART.COM申请成为零售链供应商2、 供应商电邮信箱:。（收到邮件后两个工作日内回复）邮件的主题(subject)及附件的名字请用供应商号码命名。 另外，我司将自动提供以下财务信息： 付款发票明细(每周五)* 已扣索赔明细(每周五)* 问题发票明细(每周一)* 未处理索赔明细(每月初) 3、 传真查询。（收到传真件后四个工作日内回复）请将加盖贵司公章（财务章）的查询函传真至并在左上角注明“供应商服 务组收”。另外，我司将在每月底自动传真当月付款明细。 4、 财务问题信箱。邮寄地址及邮编如下：深圳市罗湖区文锦北路洪湖二街50号院新南滨大楼4楼 沃尔玛财务部供应商服务组 收 邮编：518020 电话转 88885、供应商电话服务热线8888。服务时间为每个工作日的8：40-12：00，13：10-17：10 查询注意事项： 1请供应商向采购部申请零售链。以后零售链将作为供应商的主要查询渠道，我司将逐步减少相应的人工服务。 2请供应商选择上述我司提供的五种查询方式中的一种进行查询。建议采用零售链或电子邮件方式查询。3所有查询事宜供应商须提供以下信息：供应商号码、查询内容及联系方式。附件 (一) ：常见退票问题单举例及解决办法。问题类型常见问题举例解决办法金额差异供应商金额开错A、 按正确金额重新开票B、 不需重新开票，签字同意按低金额付款（1000元以上需盖章）因我司系统差异填写“问题单说明表“盖公章确认，交供应服组务组，待我处与相关部门确认，回复后，附回复文件原件及正常结款单据重新结算。票面问题发票过期距开票日期超过45天，须重新开票票面不规范票面涂改、毁损、打印不清、打印不完整、书写不规范、除折扣外票面出现负数（不能写“折让”字样）等，须重新开票。票面抬头资料错票面购货单位名称、税号、地址电话、开户行及账号须严格与我司开票资料相符，有误须重新开票。密码区问题密码区污染、打印不清、压线、无法通过税务局认证等均须重新开票。结算清单问题无结算清单须退票补齐。结算清单未盖章结算清单须盖公司章确认。如未盖章须退票补盖结算清单不规范结算清单须写明供应商号、付款条件、订单号、收货号、或索赔号及不含税金额等信息，并与发票对应，一份结算清单对应一份发票。如不规范须退票重填送货单问题无送货单原件结款须提供送货单原件。如果送货单原件丢失，须写情况说明，待采购确认回复重新结算。送货单未盖章须到我司收货部补盖。(附件二)供 应 商 确 认 函沃尔玛公司财务部：我公司联系方式等信息如下：供应商号码： 供应商名称: 财务联系人及电话：业务联系人及电话：Email 地址：传真机号码：如我司所交发票及其附件因差异需退回，及扣款发票等，请邮寄到以下指定地址，邮费由我司承担。（到深圳总部自取的供应商不用填写以下部份）邮寄地址:授权收件人（可1-2人）：邮编: 如有变更，将另行书面通知。谢谢。(需用正楷字填写或打印,要求字迹清楚,内容正确) 供应商名称： (加盖公章) (附件三) 各店索赔办/收货办电话清单（更新时间：2006/2/13）公司代码沃尔玛公司名称所在城市店号店名索赔办电话收货办电话WI沃尔玛(中国)投资有限公司深圳2701深圳洪湖店0755-255027040755-25502703/255024793402深圳中山店0755-823051340755-823051213403深圳福星店0755-837529230755-83752920/837529213404深圳蛇口店0755-268167170755-268167163406深圳园岭店0755-832704120755-83270590/832705913409深圳华侨城店0755-269411410755-26941125/269412313424深圳嘉里中心店0755-823614720755-823614793432深圳宝安店0755-276705960755-27670570/276705715722深圳南山店0755-264609260755-26460500/264604965824深圳布吉店0755-847391480755-847391466505深圳山姆店0755-827000370755-82700034 / 35 / 70南昌5782南昌八一广场店0791-62164260791-6216587/6216742天津3421天津新开路店022-24332579022-24410833/243325355781天津和平路店022-58292916022-58292921/58292922厦门3417厦门SM店0592-55695620592-5569579/55695753420厦门国贸店0592-58270160592-5827018/5827019济南5744济南泉城路店0531-861375700531-86137575长沙5746长沙黄兴南路店0731-48841120731-48841081006长沙雨花亭53040320731-5304008/5304030青岛5745青岛台东店0532-836756160532-83675515/83675575北京4788北京山姆店010-68889357010-68889336/688897315845北京知春路店010-58733636010-587336083423北京宣武门店010-63168927010-63168924/63168925大连1008大连新天地广场分店0411-845460440411-84546024/845460213407大连奥林匹克店 0411-837713310411-83771301/837713023414大连华南店0411-865305620411-86530014昆明3401昆明大观店0871-53861260871-53862433416昆明集大店0871-33974730871-3397401/33973115835昆明春城店0871-35734840871-3573497/3573495东莞3400东莞东湖店0769-223430180769-22343075福州3410福州利嘉店0591-833486950591-833486793413福州长城店0591-833675120591-833673954754福州山姆店0591-837756050591-83775418/83775489贵阳1000贵阳沙冲路店0851-57655160851-5765503/57655131001贵阳人民广场店0851-58780260851-5878040/5878041长春1009长春前进51622410431-5162235/51622373425长春重庆路84038360431-8403838/84038393430长春银座店0431-27507280431-2750726/2750727哈尔滨1004哈尔滨友谊路店0451-859820990451-859820013422哈尔滨中山路店0451-825703360451-825703325822哈尔滨先锋路店0451-822985010451-82298488 / 89 / 90南宁1002南宁朝阳路店0771-26390030771-2639096/2639097汕头3411汕头南国店0754-89208120754-8920811/8920814沈阳3408沈阳鹏利店024-24343115024-243431695780沈阳太原街店024-31505687024-31505685南京5823南京新街口店025-84782876025-84782880/84782879武汉1003武汉中山大道店027-82759957027-82759955/827599561013武汉徐东大街店027-68898657027-68898654公司代码沃尔玛公司名称所在城市店号店名索赔办电话收货办电话WI沃尔玛(中国)投资有限公司太原1010太原长风街店0351-75260950351-7526058/7526059上海1014上海南浦大桥店021-50945811021-50945809重庆1005重庆九龙广场68789486023-68789451/68789452晋江1035晋江SM店0595-881590320595-88159010/88159030潍坊1033潍坊东风东街店0536-22582010536-2258200/2258300芜湖1018芜湖中山北路店0553-59916090553-5991616/5991717玉溪1021玉溪东风广场店0877-26625850877-2662572岳阳1036岳阳巴陵中路店0730-82905310730-8290529(附件四) 沃尔玛各公司收款银行信息（更新时间：2006/08/25）公司名称开户银行帐 号沃尔玛深国投百货有限公司（FOR 超市）中国工商银行股份有限公司深圳红围支行4000021209024217701沃尔玛深国投百货有限公司（FOR 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