南疆业务版2016.01.10.pptx

财务结算中心2016年1月,西北油田分公司费用报销系统培训,1中石化财务共享费用报销系统2单据填报详解3业务举例4系统运维,目录,项目背景介绍,建立集中部署、统一管理的中国石化费用报销管理系统；实现总部及下属企业报销业务处理的程序化、自动化、集成化、影像化。分公司为总部第三批上线企业。,通过统一的系统支持企业现有业务，包括行为申请、事后报销、员工借还款管理、凭证生成、付款集成等功能；提供员工自助查询、财务部门统计分析、领导综合查询等功能；将内控要求固化到系统中并统一部分关键业务流程；与总部统一建设的ERP、会计集中核算、HR、TMS、MDM、门户等系统进行集成。,1.测试系统网址：7/fss/2.正式系统网址：,系统登录,办公平台,费用报销系统已纳入西北油田分公司办公平台，用户可登陆办公平台进行审批操作。1.申请人登录办公平台，通过“费用报销”节点，填报、提交出差申请单。2.审批人登录办公平台，审批“费用报销”代办事项。费用报销系统也纳入了移动审批平台，可以在平台内进行代办审批。登录方式：西北油田办公平台网址：/Portal/Login.aspx登录账号：统一通讯账号+密码（初始密码与账号一致）Eg：账号：zhangsan.xbsj密码：zhangsan.xbsj,办公平台-登录界面,办公平台-登录界面,进入系统检查个人信息：个人银行帐号、报销级别、其他信息等是否正确。若发现错误，请及时与各单位管理员联系修改。,出差回来后填,1中石化财务共享费用报销系统2单据填报详解3业务举例4系统运维,目录,系统应用讲解登录界面,1、工作助理：待办事项、已办事项、保留事项、委托代办、个人信息2、事前申请：新建事前申请、我的事前申请3、报销申请：新建报销申请、我的报销申请4、借款申请：新建借款申请、我的借款申请5、还款申请：新建还款申请、我的还款申请,系统应用讲解委托代办,填报注意事项,事前申请1.出差前，登录系统做事前申请2.主办培训事前申请在“其他费用申请”中申请3.一次出差事项，对应一张差旅费事前申请单，每张申请单只可关联一次差旅费报销单报销申请1.外出参加会议/培训1）产生会议费/培训费、差旅费，在境内差旅费报销中录入单据Eg：A员工出差参加培训，机票、住宿、培训费发票全部计入培训费2）只产生会议费/培训费，在其他费用报销中录入2.一张差旅费报销单需关联至少一张差旅费申请单3.一张主办会议报销单需至少关联一张主办会议申请单4.一张业务招待费报销单需至少关联一张业务招待费申请单5.一张主办培训报销单需至少关联一张主办培训申请单,填报注意事项,1.申请事由事前申请：据实填写报销申请：*单位*报*地差旅费/会议费/培训费/接待费Eg：供电中心安全科张三报北京差旅费3.报销申请中行程信息，点击“引入机票”，系统引入与事前申请单关联的机票信息（大厦订票）。4.行程信息中“支付类型”：公司代付从大厦订购的机票个人支付非大厦订票（报销时需选中该项！）5.基本信息中业务种类。普通单据”（不得修改此项内容）6.员工个人报销个人单据时，支付方式选择：银企直联多名员工共同报销单据时，支付方式选择：支票。7.结算“登记住宿酒店”费用，在住宿信息中“供应商字段”输入相应供应商信息。EG:西北石油大厦、轮台县金胡杨宾馆等。,填报注意事项,关于行程日期与实际出行日期不符的特殊说明依据“西北油发财【2015】181号”文中管理要求的相关规定：出差前填报出差申请、不得擅自更改出差区域，确因工作需要改变的，需补办相关申请（详见该管理办法），特作如下说明：行程日期与出差申请日期不符，填报人员需补事前申请单。简单说明就是：出差申请日期必须大于等于实际行程日期9.其他需要注意事项，以各单位财务科说明为准。,系统应用讲解基本信息填报,出差目的：公务出差、无会务费会议、无补助培训学习、有会务费会议、有补助培训学习、司机出车、其他出差公务出差南疆值班、疆外出差（无会议、无培训）其他出差针对科研项目出差其余出差目的，据实填列费用部门：决定审批流程。如：A员工选择费用部门在A部门，则A员工提交申请后，A部门领导审核该笔单据；申请人：填报单据人；报销人：默认与申请人一致，为报销费用收款人。如：申请人为A，报销人为B，业务可描述为：A替B报销费用，收款人为B；成本中心：默认费用部分对应的成本中心；发票张数：实际票据张数+1（报销单）附件张数：票据粘贴的A4纸张数+1（报销单）举例：10张发票，粘贴在2张A4纸上发票张数：11附件张数：3；,统一A4，横向摆放。字迹上下，纵向平铺。互不遮蔽，不折不叠。从左到右，先大后小。错缝黏贴，显露金额。纵向进纸，左边黏贴。仔细计算，数字准确。审核审批，清楚完整。,票据粘贴口诀,1.原始票据务必不要使用订书机。2.A4纸横向粘贴票据，务必将票据四个角粘贴牢靠。,系统应用讲解人员信息,【复制】：将选择人员的行程信息、住宿信息以及补助信息复制给其他同行人，可以快速完成申请单的填写。例如，首选填写张三的行程信息、住宿信息和补助信息，然后勾选张三再通过【复制】功能将张三已经填写完成信息全部复制给李四，则李四就有与张三完成相同的住宿、行程以及补助信息；【增加多个】：可以一次增加多个人；【报销职级】：系统自动带出，每个员工都会对应一个报销职级，不同报销职级对应的行程标准、住宿标准以及补助标准都不相同；,系统应用讲解基本信息填报,注：红色*是必填项目,系统应用讲解行程信息,有几张交通工具发票，填报几行行程信息！,【交通工具】：选择报销人乘坐的交通工具，系统预制了出差经常乘坐的交通工具，当报销人乘坐的交通工具超标时，系统将用红进行标注，同时必须填写超标原因后单据才能继续提交；【引入机票】：引入与出差申请单关联、在出差申请时间区间内的机票信息；【发票金额】：填写实际发生的交通费金额；【超标原因】：如果超标必须输入超标的原因；,系统应用讲解住宿信息,【引入】：可以将行程信息引入，然后直接根据行程信息修改住宿信息，可以快速完成住宿信息的填写；【住宿地点】：选择入住地点所在的城市；【住宿地级别】：根据选择的城市自动带出，不允许修改；【住宿天数】：系统自动根据入住日期和离开日期自动计算（算头不算尾），可以修改；【住宿标准/天】：根据分公司差旅费管理办法后台配置；【住宿标准总额】：系统根据住宿标准/天*住宿天数自动算出，不可以进行修改；【费用金额】：填写实际发生的住宿金额；,系统应用讲解补助信息,【引入】：可以将行程信息引入，然后直接根据行程信息修改补助信息，可以快速完成补助信息的填写；【出差区域】：选择出差区域；【出差城市】：选择出差地点；【住宿地级别】：根据选择的出差城市，不允许修改；【补助类型】：选择补助类型；【四级费用项目】：如果补助有四级费用项目，则需要选择四级费用类型（分公司无此项数据）；【补助标准】：根据报销职级+出差区域+出差目的+补助类型+城市级别自动带出【补助天数】：根据出发日期和返回日期自动算出（算头算尾），可以修改；【补助金额】：根据补助标准*补助天数自动算出；,系统应用讲解其他信息,其他信息主要是填写与差旅相关但是又不能归结到行程、住宿、补助、会议以及培训信息中的，例如公交车费、打车费、火车的退票费等等。,1中石化财务共享费用报销系统2单据填报详解3业务举例4系统运维,目录,业务场景多人共同报销差旅费,业务场景描述职工报销伙食补助（野外津贴）解决方案：由各分队/科室填报科室伙食补助，在人员信息中录入信息，补助信息中据实录入野外值班天数，系统自动计算出补助金额。填报方式：各分队/科室填报所辖人员单据（事前申请单、报销申请单）补助发放方式：各单位财务科代各分队/科室领取支票，由银行代为打卡发放。优点：各分队/部门报销伙食补助时不受其他科室影响，先填报、审批完的单据先领取支票,业务场景多人共同报销差旅费,人员信息中添加需要一起报销差旅费的员工信息，行程信息等中录入金额。,多人报销差费填写报销单据时，支付方式一定要修改成“支票”！,业务场景多人报销差费结算至酒店,在其他费用报销单中填报，费用项目选择“差旅费”。并在供应商数据中选择“供应商”信息。则系统将该笔差费转为对公业务（只挂账，不付款）。报销单据时，“供应商”数据必填，账务处理环节无法做修改。不需要填事前申请,业务场景个人报销非大厦定票业务,录入行程信息时，选择“个人垫付”，交通工具较多时，点击“增加”按钮进行添加。,业务场景员工借款,涉及四项费用借款，通过报销系统“借款申请”提报单据。还款时，通过“还款申请”还款。并将钱通过网银转账支付的方式汇入分公司账户。收款单位名称:中国石油化工股份有限公司西北油田分公司开户银行:建行乌鲁木齐新城支行帐号:65001612100052500668银行码(现代化支付行号)105881000399,业务场景招待费报销,招待费报销选择“采油一厂管理费用/采油二厂管理费用”等专用成本中心！,业务场景更改费用部门,报销人与申请人不是同一人，且不在同一部门时，修改报销人数据时，系统会提示：申请人可根据实际情况选择“确定”或“取消”。确定：单据费用部门改变为与报销人所在部门一致。取消：单据费用部门与申请人所在部门一致。,系统应用讲解报销单据状态说明,1中石化财务共享费用报销系统2单据填报详解3业务举例4系统运维,目录,1.分公司费用报销QQ群：3280749252.项目负责人：孙剑公司系统管理员：王机关系统管理员：王龙采油一厂程英采油二厂渠桂玲林冬梅采油三厂秦建科雅厂轩科科完井马莉田勇电管吴浩运销部蒋鑫基地张敏监督李国选消防刘君物管