印章管理制度办法规定

文件名称: 印章管理制度编 制 : 批 准: 版本：A版一、目的为加强对各类印章的管理，明确印章管理工作流程和使用权限，保证印章的安全妥善管理和正确使用，特制定本制度。二、印章分类1、行政章“公司行政章”用于以公司名义上报下发、对外传递的文件、函件，以及以两个或两个以上部门名义下发的文件。2、法人章指公司法人的个人私章。3、财务章包括公司“财务专用章”及“发票专用章”。公司财务专用章用于公司收付、往来结算业务，现金收费业务及其他业务；“发票专用章”仅限于发票开具使用。4、合同专用章指用于以公司名义对外签订的所有合同、协议等文件的专用章。5、职能章刻有部门名称的印章，限于公司内部各部门之间的业务沟通和协调，对外不具备法律效力。如：“公司名+部门名称”样式的印章。6、标识章包括“作废章”“确认章”“受控章”“保密章”“PASS章”“业务章”“发货章”等，指用于标识、标记的印章，用于按工作程序或规定须加盖标识章的文件、资料、票据或其他物件上。三、印章的制作1、制作申请公司所有印章制作均须经过申请。使用部门填写“印章制作申请表”交行政部负责人审核，由相关领导审批：公司行政章、法人章、财务章、合同专用章由法定代表人审批；用于各体系与部门的标识章由各体系与部门主管人员审批；职能章由总经理审批。所有印章都须由行政部负责到公安部门指定单位统一刻制。2、印章制作行政部按审批后的“印章制作申请表”，联系制作方按申请要求制作。审批手续不完备的，不予制作。3、印章备案与领用行政部将印章取回后，通知委任印章专管员领取，印章专管员在“印章留样备案表”上签字后方可领取。行政主管应及时建立与维护“印章总揽表”，对印章管理总体情况进行管理备案。四、印章保管1、保管责任1.1 公司行政章：由总经理办公室会议秘书保管；1.2 法人章：由财务部出纳保管；1.3 财务专用章：由财务部负责人保管；1.4 发票专用章：由财务部负责人保管；1.5 合同专用章：由商务部负责人保管；1.6 职能章：由印章所在部门负责人指定专人负责保管；1.7 标识章：由印章所在部门负责人指定专人负责保管。1.8 以上印章保管人员，为印章专管员。原则上公司行政章、法人章、财务章、合同专用章必须由总经理指定设立印章专管员及临时印章专管员。2、保管要求2.1 印章保管必须安全可靠，加锁保存。2.2 印章用完，须立即放回保险柜或抽屉上锁，不得随意乱丢乱放。2.3 保险柜或抽屉钥匙必须由专人专管，不可随意丢掷或随意转手他人保管。2.4 印章专管员因事外出时，须将印章移交至临时印章专管员处，并邮件发送通知知会相关部门。2.5 印章如遇损坏，影响使用效果时应及时报告行政部负责人，行政部视情况做出相应处理。印章如有遗失，必须立即报告行政部负责人，以便采取紧急措施。遗失公司行政章、法人章、财务章、合同专用章必须到公安部门报备。2.6 经确认作废的印章由使用部门提出“印章作废申请表”，经审批后，将作废印章交回行政部封存。公司行政章、法人章、财务章、合同专用章的作废都必须到公安部门报备。五、印章的使用1、申请需使用公司行政章、法人章、财务专用章、合同专用章时，使用部门须填写“用印申请（审批）表”，由经办人持单与需盖章的文件一起交所属部门主管审核。其他印章使用不需填写“用印申请（审批）表”。2、审批2.1 公司行政章申请：由副总经理审批2.2 法人章申请：由法定代表人审批。2.3 财务专用章申请：由财务部负责人审批2.4 发票专用章申请：由财务部负责人审批2.5 合同专用章申请：由副总经理审批2.6 员工因个人事情要求加盖行政章的，必须由所在部门负责人签署意见，然后根据事情性质送有关职能部门审核。涉及重要的事项可能会引起不良后果或其它无法预料的情况，必须上报有关领导同意后方可用印。3、盖章3.1 公司行政章、法人章、财务专用章、合同专用章须由分管审批领导在“用印申请（审批）表”签字确认后，才能加盖。否则印章专管员有权拒绝用印。如遇分管审批领导出差，经办人须在印章专管员在场的情况下进行电话请示，请示同意后可以盖章。审批领导返回后，1个工作日以内，经办人必须完成补签手续。3.2 盖章时，由印章专管员盖章，或经办人在印章专管员监督下盖章，严禁将印章带离印章专管员办公位。加盖“合同专用章”时，必须审核合同原件是否经相关领导签名后才能加盖。3.3 严禁任何员工私自将公司印章带出公司使用，若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写“用印申请（审批）表”，征得其部门主管同意，并经总经理批准，由印章专管员陪同前往办理。如确因印章专管员不便陪同的，经总经理批准，可将印章带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。4.业务要求4.1 使用公司证照复印件需加盖行政章时，必须在复印件上写明用途，且印章须骑压公司名称。4.2 复印件与原件相符的公司文件，只要注明用途（政府部门等有特别要求的除外），报本部门负责人签字确认即加盖行政章。4.3由企业法人或总经理签字的公司文件，且据签字日期在十个工作日内，可直接加盖行政章。4.4严禁在空白纸张、凭证、合同、空白介绍信和空白便函等内容不详的文件上用印。六、印章（临时）专管员的责权 1、公司行政章、法人章、财务专用章、发票专用章、合同专用章的专管员无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此公司行政章、法人章、财务专用章、发票专用章、合同专用章的专管员对印章的使用结果负主要责任，经手人负部分责任；未经审批同意擅自使用的，专管员对使用结果负全部责任并按公司有关规定进行处分。2、职能章、标识章专管员对印章具有独立使用权力，同时负全部使用责任。七、印章管理处罚规定 1、违规责任凡违规使用印章的，一律视作个人行为，由此而引起的法律责任以及其它任何形式的纠纷，均由违规使用印章者承担全部法律责任。同时，公司将视其情节轻重，及对公司造