编码原则-基础数据的准备

.第四章基础数据的准备 第一部分 编码原则 ERP 系统的实施涉及到很多的基础数据，包括零件、物料、设备、工具等硬件也包括设计图纸、工艺规程等各种文档资料。如何管理这些数据呢这就涉及到对数据进行编码了。一说到编码大家首先想到的就是个人身份证它唯一且能很方便的让人记忆和查询。编码就是物料的唯一身份证。 编码的主要用途是帮助用户进行检索，实现快速选择或输入，它是 ERP 系统最基础的内容，其编制是否公道，直接关系到 ERP 项目能否成功。编制编码时，必须满足以下特性要求 1、唯一性一物一码绝不能出现一物多码或多物一码的情况。 2、规则性编码应当是按照一定的编码原则编制出来的并配合描述进行规范。 一说到规则就有人想到这是一个绝对的标准比如 XX-XXXXXXXX这些 X 是必填数据。这种想法不可取。在实际运用上一个企业针对不同物料会有不同的编码规则所以通常是几个规则并存。 通用的规则为“大类+中类+小类+流水号” 再加上描述一些参数如零件规格。在查询时选择大类后在描述中输入规规加上一个通配符% 就可以最大限度的满足用户查询的需要。就像图书馆都是按大类、中类、小类逐步检索书籍的。比如要查询一本小说倚天屠龙记 先后按照文学(大类)、小说(中类)、武侠(小类)再输入“*倚天”就能找到对应的书架。这大大的减少了我们检索的范围进步检索的效率。 企业还会针对零件容易成系列化的物料如标准件单独设置一个较为简洁的规则 “大类+中类+流水号” 。 3、可使用性编码的长度应在 6-20 之间不宜过长否则不易识别记忆。 在物料编码中不要想把全部信息都纳进其中。一般来说编码时只要考虑物料的大中小类即可如此的话12 位已经足够使用。若把物料的颜色、尺寸、供给商、加工工艺等信息都包括进往的话20 位都不够的反而增加记忆难度。同时限定这些信息之后反而不能变更了。 比如有的编码限定供应商供应材料、塑料制品、标准件等那么一个供应商现目前供应标准件如果以后它还能提供质量更好、价格更低的材料就只能重新添加一个编码了。 再如有的编码将员工设定为经理部编码为 JLB0001 如果以后调入销售部那这个编码就作废了。 4、可读性可检索性 物料编码不一定要求一看就知道是哪种物料但应当做到一看到物料就能够识别出它属于哪一个大类、小类的物料。同时应避免使用“i、O、Z”等容易与数字混淆的字母编码。 物料编码应尽量使用字母+数字的比如有些公司喜欢用数字来进行编码。如用 10 表示零件20 表示包装材料。在零件10之后又用 10 表示一个小分类钢制品最后用 01 表示两位流水码。这个零件的编码就是 101001。这个编码无论谁都难以接受也比较难理解特别是刚到公司的新员工记不住这么多材料、这么多分类也就会影响其工作效率。当然如果全部采用机器处理流程那就无所谓了比如采用 POS 机的超市员工。 5、通用性同一编码原则应能涵盖大多数物料新增加的品种也能够适应。请尽量不要将似是而非的信息写入编码比如颜色、1#、2#、大、小、长、短等信息。 建议尽量采用通用编码比如身份证号码所用的全国行政区域编码、长途电话区号。比如供应商、客户这一类代码就可以输入电话区号比如“GYS010-001”表示北京市的供应商序号码 001。 建议尽量不要采用中英文结合的编码方式要么全部采用英文外资企业 要么全部采用拼音简称或单字母表示。 比如部门编码 如果用英文表示 经理部 Mange 和生产部 Manufacture都可以是 M外贸部Trading和技术部Technician都可以是 T、财务部Accounting和广告部Advertising都可以是 A。建议按照不排名顺序表示AZ 分别表示财务部、经理部、销售部、技术部、生产部、采购部、广告部、资产部等。 建议尽量不要采用具有常规意义的字符比如 Kg 字符大家常用来代表公斤这个单位。 6、可扩展性编码原则的制定应能考虑公司 5-10 年内物料的变化趋势并且要对不同的情况留有一定的余地。 建议各类的编号采用数字甚至多位数比如 X1-XX12-XXX123-12341234 就是可扩展的零部件。 建议尽量不要使用自动编码更不要全部采用数字的自动编码。特别是企业零部件分解层级较多、数量巨大时前两级大类+小类 、三级大类+中类+小类之后都将归为同一个类别反而不容易检索和归类。2Bizbox 系统的自动编码就只有两级层级很多差异较大的零件都归在了同一类中。同时企业上 ERP 前进行数据库初始化时大家为了追赶进度反而容易漏掉或重复零部件。 建议不要将供应商信息或加工性质外委或自制、铸造或锻压等信息加入编码也许以后会调整供应商 或是改变生产模式 外委变成了自制生产 、 生产工艺 铸造改为了锻压工艺 。 7、效率性编码原则不仅要考虑使用者是否可以较容易地解读方便记忆和识别还应当考虑是否有助于提高日常操作的效率。 编码时位数越少越好能够 7 位解决的就不要用 8 位只要能建议尽量不要采用中英文结合的编码方式这样将影响键盘的输入效率频繁切换中英文输入法很耽误时间。 建议尽量不要采用特殊符号的编码方式比如加 Shift 键才能输入的“.” 、 “_” 、 “&”等比如转换输入法才能输入的日文俄文“” 、 “” 、 “ ” 、 “” 它们不但影响键盘输入效率也容易忽略、混淆。如果能用“-” 不用加 Shift 键就能输入 就不要用“.” 、 “_” 。 建议为不同种类的物料设置不同的编码长度。企业在设置物料编码规则时可以为不同的物料设置不同的长度没有必要为了统一而把一些无用的编码加进其中。如企业某种物料的编码至少要 11 码而有的物料只需要 9 码而企业为了追求统一把这种物料的编码增加到11 码这是没有必要的。 8、兼容性本公司的物料编码应当考虑与主要客户、重要供应商的编码的兼容这要求建立一个物料编码对照表 把客户、 主要供应商的编码、 本公司编码放在一张表内可以自由查询。 1尽量对各种五金标准件、电子元件、常规件、各种材料等能按照 GB 生产的物料统一进行规划。 比如五金标准件取为 B 常用的 12 大类紧固标准件有螺栓可取为 B01 、螺柱可取为 B02 、螺钉可取为 B03 、螺母可取为 B04 、自攻螺钉可取为 B05 、木螺钉可取为 B06 、垫圈可取为 B07 、挡圈可取为 B08 、销可取为 B09 、铆钉可取为 B10 、组合件和连接副可取为 B11 、焊钉可取为 B12 其他还有很多种五金标准件。 螺栓一类取的是B01 那么方头螺栓取为B0101 六角螺栓取为B0102 内六角螺栓取为B0103。 在此之后的流水号可以取标准号 也可以取顺序号。 比如M8的方头螺栓取为B0101-M8 0001 M12 的方头螺栓取为 B0101-M120002 M16 的方头螺栓取为 B0101-M160003 。 又如螺母一类取为 B04六角螺母取为 B0401薄螺母取为 B0402加厚螺母取为 B0403方螺母取为 B0404。 M8 的六角螺母取为 B0401-M8 0001 M12 的六角螺母取为 B0401-M12 0002 M16 的六角螺母取为 B0401-M160003 。 又如各种材料取为 C 根据企业的产品不同企业有不同的材料常用到的材料可分为钢材可取为 C01 、化工原料 可取为 C02 、 橡塑原料 可取为 C03 、 建筑材料 可取为 C04 、 医药原料 可取为 C05 、农产品原料可取为 C06 、布料可取为 C07等很多种。 钢材一类取的是 C01其中又分为板材、棒材、管材、型材等可分别取为 C0101C0104 鉴于板材 C0101 分类太多不同尺寸、不同材质可以组合成几千上万个规格建议之后的流水号取顺序号。 比如 C0101-0001 代表的是热轧工艺、 Q235D 材质、 厚 2mm、 宽 1500mm、 长 6000mm的板材。 再如电子元件取为 D 电阻一类取为 D01、电容一类取为 D02、二极管一类取为 D03、三极管一类取为 D04 等等。 电阻一类取的是D01 那么实芯碳质电阻取为D0101 绕线电阻取为D0102 碳膜电阻取为D0103金属膜电阻取为 D0104金属氧化膜电阻取为 D0105合成膜电阻取为 D0106金属玻璃铀电阻取为 D0107贴片电阻 SMT 取为 D0108压敏电阻取为 D0109湿敏电阻取为 D0110光敏电阻取为 D0111气敏电阻取为 D0112力敏电阻取为 D0113 等。 其中考虑到电阻常用的参数为标准电阻值1 、1.1 、1.5 10m 另外还包括额定功率 1/8W1/2W、1W、2W、4W 等 、尺寸规格、温度条件、精度等这些参数都可以在描述中表示。它涉及到的规格多达几千个所以碳膜电阻 D0103 一类可取为“D0103-1234” 比如D0103-0001 代表国标型号为 RT4-0.1255kI 5k 、 额定功率 1/8W、 精度 5% 的碳膜电阻D0104-0001 代表国标型号为 RJ4-0.12518kI18k 、额定功率 1/8W、精度 5%的金属膜电阻。 以此类推可按这个规则分别为电容、电感、电压器、二极管、三极管等编码。 2做好与客户、供应商的编码兼容。 比如专门为客户配套加工的企业客户有一个零件 A编码为 C01-1234。那么企业可取为A-C01-1234。如果企业内部也是一个系列化的零件不如 B 系列则可取为 B-A-C01-1234。 3做好零部件的通用可替代编码。 有的企业编码时将每一件产品的每一个零部件都编一个码即使很明显就是同一个零件。他把这些零件设置成统一的大类、中类、小类只是流水号不同这样做的目的是让这些零件可以自动归为同一个小类再归为同一个中类再归为同一个大类显得一目了然。实际上在操作上随时都要考虑这些零件是否是同一个零件是否需要统一排产或采购它所带来的麻烦更大。 9、技巧性巧用“大类”分类 在考虑到物料的分类过程中 有时候一个小类只有一个物料 甚至一个大类都只有一个物料。针对这种情况若给其一个大类或小类编码的话给人一种占着茅坑不拉屎的感觉。我们在编码时没有必要为这种罕见的物料进行专门的编码。完全可以把这些罕见、少用的材料合并在一起用其他类来表示。一方面可以减轻用户记忆的压力毕竟要记住这些意义不大的字符有点困难。另一方面由于其物料比较少而且不经常用把他们归为一类不会影响用户的查询效果。 比如企业包装需要一小截单面巧用代用件比如一个产品使用的都是同一个包装袋可以将其归为第一个产品的一个零件其它产品都用这个号就不需要单独设立一个包装材料的大类了。 还要巧用“B-”和“B01”之类的区分。比如“B-”代表一个 B 类的产品及其非标件有设计图纸需要加工 “B01”代表一个标准件大类。 10、综合性编码原则也应考虑与产品BOM 单 、生产、采购、货仓运作、物料控制、财务、使用软件系统等相关方面的配合使用问题。 比如仓库的编码一般企业都有一个几个库房而仓库可以是库房内的一排货架或是一排柜子或者就是一块空地。仓库编码时考虑到物料编码的字母大类所代表的意义可以将仓库的编码一致设置。 比如一个标准件 大类 的代码是 B 那么仓库的编码也不妨设为 B。再细化一点的流水号可以和物料的中类编码一致。这样很方便结合物料编码来查找或领取物料。至于库房是否需要设置编号就无所谓了可以在库房门上贴上物料大类的代码以示分别。 11、及时性这一点很不容易让人理解。 在企业上 ERP 系统前或多或少都有了自己的编码体制。但是这些编码体制也许并不符合ERP 的要求或者说不符合编码的原则。比如对于同一种物料不同的供给商就按不同的编码来归类 物料全部按流水号进行编写 没有分类 连最基本的原材料跟成品都没有区分难以记忆甚至有的物料编码都是正确的但一物二码、二物一码的情况都存在。最容易出现的上 ERP 系统前 建立物料编码时 很多人不知道编码的具体含义 查询不到某种物料时就以为系统里没有这个物料很随意的重新建立这就导致了物料编码的重复。 为此企业要特别留意即使企业已经拥有编码体系对物料编码也要进行逐一梳理逐一核对其正确性。对于不合理的编码必须及时更正或抛弃。这么做固然比较花时间但是从长远来说绝对值得的。 第二部分 编码案例 下面以一个遥控板生产厂的所涉及的软硬件为例进行讨论。它涉及的产品非常简单也易于理解。 一、产品型号分解 从产品上来分解它们包括电视遥控板、空调遥控板、DVD 遥控板、音响遥控板等。厂家将电视遥控板取为 A 系列、 空调遥控大家还会问道 假如产品系列有几百上千 AZ 不够用呢那就用 AAZZ 吧。 以电视遥控板为例又按客户来分比如长虹、海信、海尔、创维、TCL 等。厂家将这几类电视遥控板取为 A-CH、A-HX、A-HR、A-CWA-TCL 等系列。 以空调遥控板为例按客户分有长虹、海信、海尔、创维等。厂家将它们取为 B-CH、B-HX、B-HR、B-CW 系列等。 继续分解。以长虹电视遥控板为例又按型号分可为液晶电视 LT42630FX、3DTV42738X、42860IX、ITV42850EB 等型号配套。厂家将配套长虹电视 LT42630FX 的遥控板取为 A-CH01、长虹电视 3DTV42738X 的遥控板取为 A-CH02、长虹电视 42860IX 的遥控板取为 A-CH03、长虹电视 ITV42850EB 的遥控板取为 A-CH04 等。 以海信电视遥控板为例又按型号分可为液晶电视 LT42630FX、3DTV42738X、42860IX、ITV42850EB 等型号配套。厂家将配套海信电视 LED48K510G3D 的遥控板取为 A-HX01、海信电视 LED46K16X3D 的遥控板取为 A-HX02、 海信电视 LED55T36X3D 的遥控板取为 A-HX03、 海信电视 TLM42V78X3D 的遥控板取为 A-HX04 等。 以此类推可分解成各种型号规格的遥控板。 二、产品组成零部件分解 以上的 A-CH01 A-CH04、A-HX01 A-HX04 就是该遥控板厂家的最终产品。下面细分产品的构成。 以 A-CH01 为例它是一个套件包括一个遥控板A-CH01-1、一个小纸盒A-CH01-2、一张说明书A-CH01-3 、一个封口袋A-CH01-4 、一节 10 厘米长的单面胶通用 、一对电池通用 。 再以遥控板 A-CH01-1 为例它包括遥控板线路板A-CH01-1-1 、底壳A-CH01-1-2 、电池盖板A-CH01-1-3 、面壳A-CH01-1-4 、电池弹簧双头子、装在底壳上的 、橡胶按纽、螺钉。 其中遥控板线路板 A-CH01-1-1又包括线路印刷板A-CH01-1-1-1 、电池弹簧单头子各一