采购管理信息系统

摘要本文以材料采购管理信息系统为背景，从实际工作中分析了当前我公司采购管理存在的问题，结合管理信息系统开发的概念、结构及系统开发的基本原理和方法，开发了材料采购管理信息系统。 企业采购过程通常是指有制造需求的制造商选择并购买生产所需的各种原材料、零部件等材料的全过程。 在此过程中，购买者首先需要寻找相应的模型，生产方式、搬运方式必然会发生相应的变动，一起构成。关键词：材料管理采购管理信息系统业务流程图数据流程图E-R图目录1系统开发背景和调查结果11.1开发背景11.2调查结果11.2.1现行系统的组织结果和工作任务11.2.2现行系统的业务流程和概况11.3系统计划32系统分析32.1系统目标32.2数据流图32.3数据词典52.4 E-R图83系统设计113.1系统功能框图113.2系统为硬件，软件结构为113.2.1硬件构成113.2.2软件构成113.3输入设计123.3.1订货单123.3.2入库通知123.3.3供应商错误更正133.4输出设计133.4.1订货单133.4.2缺货单133.5系统HIPO图144参考文献14正文作为企业，为销售而生产、为生产而购买，是循环材料进口、出口的动态过程。 在此过程中，销售流程从物流的角度来看，最初的采购流程是否成功直接影响企业的生产，销售最终产品的价格状况和整个供给的最终利润状况，换句话说企业采购流程的“领先”作用不容忽视。企业采购过程通常是指有制造需求的制造商选择并购买生产所需的各种原材料、零部件等材料的全过程。 在此过程中，购买者首先需要寻找相应的模型，生产方式、搬运方式必然会发生相应的变动，一起构成。1 .系统开发的背景和调查结果1 .发展背景本系统是为企业采购业务而设计的，该公司接受顾客的订单，调查库存作成库存缺货，采购员汇总库存缺货状况和供应商状况确定采购数量。 收到供应商提供的材料后放入库存，不满足要求后返还给供应商。二.调查结果(一)现行系统的组织结果和工作任务；采购科的任务是汇总缺货单，根据统计状况和各厂家的交货状况向相关厂家发出订货单。 交货商发来采购订单的时候，要和控制好的采购订单进行核对。 如果正确，则创建进货帐户和应付帐款帐户，同时创建到货通知，更改库存记录。如果采购订单与采购订单不匹配，则将采购订单返还给供货商。(二)现行系统的业务流程和概况；现行系统的业务流程如图1所示。1缺货通知书D3D4订货书P1按厂家总结D5收货通知书P3核对S3供应商P5记账D6应付帐款S4会计科S2仓库管理员P4还有订货单B1编写报告图1系统业务流程图S1采购员d2.d2库存帐户d1.d1订货单P2确定订货量23、系统计划(1)实现商场整体业务信息流程的计算机管理。(2)采购子系统的缺货单据汇总，缺货货物的统计和订货单的制作由计算机进行，订货单的核对和库存的修正也由计算机进行。(三)改进订货战略；二、系统分析一、系统目标(一)减少人力和设备费用；(2)处理速度的提高(三)降低采购成本；(四)提高决策科学性；(五)提高人员利用率2、数据流程图本系统的顶级数据流程图如图2所示，二次数据流程图如图3所示。 仓库管理员将缺货单交给采购员，采购员汇总缺货单，制作采购订单并交给供应商。 检验收到的供应商订单和货物后，满足要求入库，不满足的返还供应商。3缺货状仓库管理员S2缺货状交货单P1采购处理订货单订货书图2-第1层数据流程图采购员S1供应商S34F1缺货P1.2制作订货单F2F3系列F4订货单S3供应商d1.d1制造商名单d2.d2订货单文件F6键F7P1.3核对订货单F10战斗机F11系列F12系列P1.5寄发货单F13系列进货情况F8D5应付账款F9P1.6改建库存帐户F14系列F15系列D4进货簿F5系列图3-第2级数据流程图P1.4开应付帐款P1.1按货物汇总d1.d1库存文件3、数据字典5数据辞典还定义和描述包括三个类别的全部数据项目，即数据流辞典(表1所示)、数据存储辞典(表2所示)和数据处理辞典(表3所示)。总编辑编号名字调味汁目的地包含的数据结构1-01战斗机F1缺货状S1P1.1缺货单编号、货码、数量、日期1-02战斗机F2货物数据P1.1P1.2商品代码、供应商编号、型号、名称、单价1-03战斗机F3系列供应商数据d1.d1P1.2供应商编号、名称、地址、联系电话号码1-04战斗机F4订货单P1.2S4订单编号、客户编号、货物代码、订货量、日期、订单金额1-05战斗机F5系列库存数量D3P1.2商品代码、供应商编号、仓库编号、数量、日期1-06战斗机F6键订货单P1.2S4订单编号、客户编号、货物代码、订货量、日期、订单金额1-07战斗机F7订货单d2.d2P1.3订单编号、客户编号、货物代码、订货量、日期、订单金额1-08战斗机F8订货单P1.3P1.4订单编号、客户编号、货物代码、订货量、日期、订单金额1-09战斗机F9与数据对应D5P.4应付帐款帐号、商品代码、供应商编号、数量、金额1-10F10战斗机订货书S4P1.3订单编号、货物代码、订单、数量、金额1-11F11系列错误订货单P1.3S4错误订货单、货码、订货单、数量、金额1-12F12系列订货书P1.3P1.5订单编号、货物代码、订单、数量、金额1-13F13系列交货单P1.5S1进货单编号、进货单编号、货码、订单、数量1-14F14系列库存数据P1.6D3商品代码、供应商编号、仓库编号、数量、日期1-15F15系列入库书P1.5D4入库编号、供应商编号、仓库编号、货码、日期6表1-数据流字典表1是数据流辞典，在此仅对F1进行说明，数据流F1(参照图3 )是仓库管理者S2提交的缺货单，其目的地是按货物汇总P1.1，F1中包含缺货单编号、货码、数量、日期等信息。 F2、F3F15表示流名，表示其源、目的地、该流中包含的内容。合计编号编号名字输入数据流输出数据流包含的数据结构S-01战斗机d1.d1制造商名单F3(P1.2)供应商编号、名称、地址、联系电话号码S-02战斗机d2.d2订货单文件F6(P1.2-D2)F7(D2-P1.3)订单编号、客户编号、货物代码、订货量、日期、订单金额S-03战斗机D3库存文件F14(P1.5-D3 )F5(D3-P1.2)商品代码、供应商编号、仓库编号、数量、日期S-04战斗机D4进货簿F15(P1.5-D4 )入库编号、供应商编号、仓库编号、数量、日期S-05战斗机D5应付账款F9(D5-P1.4)应付帐款帐号、商品代码、供应商编号、数量、金额表2-数据存储字典表2是数据存储词典，全部用d表示。 在此只说明D1，其馀类推。 D1(参见图3 )是用于记录制造商状况的制造商列表。 将数据流F3写入P1.2 (制作订货单)。 D1包含有关供应商编号、名称、地址和联系人电话号码的信息。7合计编号编号名字的双曲馀弦值处理逻辑情况输出P-01战斗机P1.1按货物汇总F1根据缺货单和供应商情况编制订单F2P-02战斗机P1.2制作订货单F2，F3汇总缺货单，确定缺货数量F4，F6P-03战斗机P1.3核对订货单F7，F10核对订单，确定供应商，检验进货单F8，F11，F12P-04战斗机P1.4开应付帐款F8，F9根据订单状况和应付帐款明细行建立应付帐款P-05战斗机P1.5寄发货单F12系列根据收到的货物发出发货单F13系列P-06系列P1.6改库存出来，根据入库文件变更库存，立帐F14，F15表3-数据处理字典表3是数据处理辞典，说明流程图的所有处理功能。 在此仅以P1.1(货物摘要)为例(参照图3 )，根据库存缺单和供应商状况制作订货单。 图4中的所有块都表示处理，代表p。4，E-R图如图5、图6所示，请看本系统的E-R图8仓库管理员管理员编号姓名性别仓库编号年龄m缺货n采购员采购员编号姓名性别采购订单编号年龄货物代码E-R图4仓库管理员(管理员编号、姓名、性别、仓库编号、年龄)采购员(采购员编号、姓名、性别、采购员编号、年龄)缺货(管理员编号、采购员编号、商品代码)9采购员采购员编号姓名性别采购订单编号年龄采购处理m订单编号n供应商供应商编号名字地址打电话E-R图5采购员(采购员编号、姓名、性别、采购员编号、年龄)采购处理(采购员编号、供应商编号、采购单编号)供应商(供应商编号、名称、地址、联系电话)10三、系统设计1 .系统功能框图采购管理供应商管理缺货管理订单管理图6-采购科管理功能图2 .系统硬件、软件构成a .硬件结构一台微机，包括主机、显示器和磁盘驱动器。双打印机。3其他网络附件，如适配器、电缆等。4IC卡五读卡器b .软件配置1汉字多用户操作系统。11双汉字dBASE数据库系统。3企业申报专用软件4其他应用程序3、输入设计输入的数据有3种，分别为订货单、入库通知、供应商纠错。 分别说明如下(1) .订货单来源采购部介质卡(每份订单占用每件商品的卡)字段采购代码(8位字体)商品代码(八位字体)订购数量(六位字体)制造商代码(6位字体)单价(八位字体一二位小数)估计卡数日平均1，600张每天最多2,500张(二) .入库通知来源仓库媒体卡(每批货物占用一张卡)字段商品代码(8位字体)12数量(六位字体)制造商代码(6位字体)订购日期(6位字体)卡数据估计是平均每天800张每天最多500张(三)