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1/5浅析中职学校档案管理初探【论文关键词】中职学校档案管理【论文摘要】档案管理是学校管理的基础性工作,本文通过对中职学校档案管理工作中存在问题的探讨,提出了加强和改进学校档案工作的针对性措施。一、中职学校档案管理工作存在的问题及成因1领导重视不够,思想认识不到位。档案管理是学校管理的基础性工作,是制定决策的依据。很多同志认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性,存在“重教学、轻档案”的思想认识,一部分同志对档案管理的认识较为肤浅,总认为学校档案管理没必要要求得那么严格,甚至有人认为档案工作可有可无。有的学校领导对档案工作不重视,表现为对档案工作不理不问,或对加强档案管理的重要性认识不足的问题,上述对档案管理不够重视的思想认识,导致了工作中档案人员归档意识不强、收集档案证据不足,造成了许多资料丢失,或者找不到。档案管理人员缺乏,素质较低。档案管理的专业人员缺乏,业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中职学校无专职档案管理人员,有的是临时配备的。因此,既有理论知识,又有丰富实践经验的档案技术人员实在是凤毛麟角。另外,一些档案管理人员不是档案专业出身或者不经过培训就上岗,不具备最基本的档案管理业2/5务素质。档案管理人员业务水平不高,缺乏系统培训,尤其是档案保管技术专题的培训。档案管理人员对分类、归档、整理、保管、利用等知识未能很好掌握,这就很难使档案工作走上规范化。以上问题的存在,明显制约了档案管理的专业性。档案资料不够完整,档案管理方法陈旧落后。LOCALHOST思想上的不重视,人员素质的低下,导致档案资料收集不够完整。科室工作人员的档案意识谈薄,除个别重要文件归档外,很多基础性文件却随意处理。目前,中等职业学校档案工作的管理方法陈旧落后。文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式,致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用,而且因管理方式落后,导致在查阅档案时速度慢、准确率低。同时,很多中等职业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管,没有形成主动对档案资料进行分析、编研,以便有效地提供利用服务的意识,操作上也都是传统的、低效率的手工方式,极少运用计算机及网络技术进行管理,工作上也只是“你查我调”,还处于一种被动的、消极的状态,这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。中等职业学校档案不仅是一种历史资料,更是一种信息资源。因此,如何更为有效地利用这种资源成为中等职业学校工作发展的关键。3/5档案立卷工作不规范,档案载体结构单一。目前,档案立卷工作不规范主要表现在领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐,没有形成完整的档案利用和管理体系,比如教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等。对档案资料的收集、整理、录入不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐,整理不规范,电子文档的挂接不全,特别是对教学档案的收集、整理、录人、有些学校还未进行整理。这些问题的存在,极大地影响了档案工作的质量和利用效果。二、加强中等职业学校档案管理工作的对策1提高认识,加强领导,强化档案管理意识,建立和完善科学的档案管理机制。提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识,是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习档案法,深人进行档案法律知识的学习和宣传,使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义,树立和增强全民的档案意识,坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为,树立“档案就是资源”的理念,扎扎实实地搞好学校档案工作,建立起严密并切实可行的档案管理制度,按档案法要求,规范各类档案的分类、归档要求和管理办法,使档案工作做到有章可循,有法可依。其次,要加强对档案工作的领导。主要领导应亲自过4/5问档案工作,解决档案工作中存在的各种实际问题,促使学校档案工作跟上当前新形势下教育教学改革的步伐。再次,要按上级档案管理部门的要求,建立综合档案管理机构,集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员,负责管理本处室的档案资料,形成档案工作齐抓共管的局面,以保证学校的各种资料齐全完整。加强人员配备,搞好档案设施建设。为了不使那些奠基性材料缺失,学校教学档案要实行统一保存和科学管理,首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责,健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保管保密制度,严格按规章办事。其次,硬件建设是提高档案工作水平的基础,同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室,教学档案按文书类、教学类、学籍类、声像类分别设橱,配备六防设施,确保档案材料保管安全,利用方便,管理规范。加强档案化建设,提高现代化管理水平。档案化建设是社会化发展不可缺少的组成部分,也是现代档案工作的基础,是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化,即要正确确立中等专业学校档案是重要的资源这一重要观5/5念。其次在具体管理上要与时俱进,正确确立中等专业学校档案管理的理念,制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三,档案管理中实现技术现代化,即采用计算机、传真机和检索终端等现代化办公设施,处理、传递档案资料,对档案进行数字化管理,提高档案的服务质量。加强档案整理和研究。学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则,着重本单位形成的文件材料,上级针对本单位制发的文件材料,本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料齐全后,要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归
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