时间管理讲座（经典课件）.ppt

时间管理,主讲刘敏兴,第一讲时间管理的优先矩阵,时间管理优先矩阵,时间管理优先矩阵图,紧急不紧急,重要不重要,紧急不紧急,重要不重要,时间管理重要性与紧迫性示意图,紧急不紧急,重要不重要,成为优秀领导人物的关键,工作表现重视结果,如何区分事情的轻重缓急,第二讲时间管理的80/20法则,优先顺序决策的必要性运用ABC分析法来设定优先顺序,决策,对优先执行任务的种类与规模做出选择及设定优先顺序,设定优先顺序的好处,只做重要而且是必要的任务每一次只集中在一件事情上,80/20时间原则,在一个特定的组群或团队内,这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值.,80:20时间原则,投入造成产出,运用ABC分析法来设定优先顺序,C任务,A任务,B任务,65%20%15%,15%20%65%,由功能有效的达成角度观之,占所有任务的百分比(目的达成),占所有任务组合的百分比,任务价值观,15%A计划,65%B计划,20%C计划,100%,85%,65%,15%,任务量（消耗）,任务价值（贡献）,80/20与授权的关系,授权是任何工作技术者以及领导人关键性的作为其直接或间接的好处是很可观的帮助领导者减轻负担或减省时间,授权的规则5W1H,What什么？Who谁？Why为什么？How如何？Which用什么？When何时？,自检,在一天里你怎样运用时间管理80：20原则？在工作中你的领导在授权给你时是否考虑到5个W一个H？当你成为领导时，你如何运用5个W一个H？,第三讲浪费时间的外在因素及解决方法(一),电话干扰的原因及解决方法不速之客的原因及解决方法用人不当的原因及解决方法社交闲谈的原因及解决方法,电话干扰的解决方法,浪费时间的原因：1.害怕冒犯别人2.希望保持消息灵通3.自我膨胀4.享受社交的乐趣,电话干扰的解决方法,阻绝干扰1.处理2.转接3.暂缓4.速办5.清净时间,运用电话节省时间,暗示他谈话即将结束提到有时间限制,突然造访的不速之客,1.解决方法延后处理把访客转交给别人另外安排时间2.回答问题简明扼要长话短说,门户开放的不速之客,解决方法1.学会过滤2.转移地点3.站起来说话4.不要让别人找到你,用人不当的原因及解决,原因：员工能力不足1.公司雇人程序出错；2.该职位提供了不正当的训练，导致员工不知道工作中，每一天做的最有价值的事情是什么。解决的方法：1.教导员工善用时间2.提升员工时间管理的成本意识,社交闲谈的原因及解决,解决方法：过滤访客与电话衡量办公地点是否恰当设置一些暗示社交时间的结束技巧,本讲总结,主要针对浪费时间的电话干扰，不速之客，用人不当，社交闲谈四种外部因素进行分析。首先分析浪费时间的原因，然后对这四种干扰因素提出了解决之道。,第四讲浪费时间的外在因素及解决方法(二),浪费时间的外在因素权责混淆的解决方法沟通不良的解决方法进度失控的解决方法资料不全的解决方法,权责混淆的原因及解决,权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最主要的因素：1.权责问题主要是发生在工作项目的说明上，说明含糊不清就会导致权责不清。2.权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪费精力。有些管理者每天都给很多员工做某件事的责任，却没有授予他们完成指示的权利。,案例,某公司的总经理聘用了一位秘书A，他上班不到一个星期，出差的董事长在外面打电话到总经理室，A接了电话。董事长交代了很多事情叫她去办，她非常负责任，把事情都安排好了。其中有一件事情，就是帮董事长订机票，而董事长的秘书也订了机票。你认为这个秘书的问题出在哪里？,权责混淆的解决,1.定期更新所有员工的工作说明，以保证他们真正的权责得到清楚的界定2.权责对等交出职责时一定要授予同等的权利主动检讨并提供对等的职权,案例,某公司销售部的一名副经理A计划对销售人员做一次培训，他直接跟外面的一些培训师资联络、讨论、甚至谈到报酬问题。可是公司的人力资源部主管B，在他的年度计划里已经安排在某一段时间对销售部的员工进行类似的培训。这就造成了权责混淆，没有做好协调工作，造成公司无谓的浪费。,沟通不良的原因及解决,浪费时间的原因：不明白事情的重要性没有时间没有倾听沟通的目的不明确时机不当沟通的机会不够,沟通不良的解决,1.学习改善沟通技巧的步骤2.学会做好一个倾听3.使用恰当字眼4.运用非语言式的沟通,改善沟通技巧,弄清目标；排除偏见及时记录用字谴词是一件非常重要的事情,进度失控的原因及解决,浪费时间的原因：不明白事情的重要性，不知道控制的进度工具，认为完善的计划会自行达成目标，没有加强控制及提出适当的进度报告,资料不全的原因及解决,浪费时间的原因：1.不明白事情的重要性；2.没有系统，不知道要何种资料以及这些资料的可靠性，这种情况也会造成浪费时间。解决方法：1.认清事情的重要性，排除优先顺序2.系统强调的是有条理，有步骤，还要有组织性。,本讲总结,本讲对权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全这四种外部因素进行了分析并提出了解决之道。重点对权责混淆、沟通不良这两种因素进行了分析。,第五讲浪费时间的外在因素及解决方法(三),会议耽误的原因及解决方法文件复杂的原因及解决方法工作搁置的原因及解决方法旅行不当的原因及解决方法,会议耽误的原因及解决,浪费时间的原因：1.会议没有适当的准备，或者没有会议目的2.会议没有议程3.开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少，或者是关键的人没有到会4.开会没有计划5.会议过多或会议时间过长6.不能准时开会，或者不能准时散会7.开会时间有外来干扰8.讨论脱离议程的内容浪费时间9.会议没有结论，甚至会而无议，议而未决10.没有追踪对会议的执行情况,会议耽误的解决方法,会议要有目的，没有目的就不开会召开会议首先安排会议的议程对于找错人参加、参加的人数太多、太少的解决方法安排适当的计划会议的时间和次数要适当务必准时开会和散会应付干扰、提高效率的办法就是指定规则对于脱离讨论议题的解决办法会要有议，议要有决，决要有行追踪会议决议的执行,文件复杂的原因及解决,解决的方法对于优柔寡断解决的方法不要拖拖拉拉学会授权抛开完美主义及时销毁过时的文件档案要分类存放对于各自工作的解决方法量力而行要有系统读速要快,文件复杂的解决方法,文件读一遍后处理掉不做授权给别人的事文件过期一定要销毁给档案表明寿命符号不在一个时间做很多事,工作搁置的原因及解决,浪费时间的原因：1.不明白问题所在2.没有目标，优先的次序、完成的期限不明确3.没有自我奖励4.遇到急事立刻反映5.桌上一片混乱，没有条理6.缺乏完成工作的决心，缺乏目标，懒惰成性7.没法把事情分派出去，授权不当8.接受干扰9.变更优先程序10.不完全，或者不可靠的资料妨碍了工作的完成,工作搁置的解决,应明白问题的所在对于没有目标、先后次序、完成期限的解决方法自我奖励遇到急事不立刻反映桌上东西安排的井井有条，条理分明强迫自己完成期限，保证事情的完成，控制事情的进度学会授权排除干扰更新，重新安排优先顺序取得适当的资料是有必要的，展开工作之前，一定要取得必备的资料,第六讲浪费时间的内在因素及解决方法,条理不清的原因及解决欠缺自律的原因及解决无力拒绝的原因及解决方法做事拖延的原因及解决方法,条理不清的原因及解决方法,1.不知道事情的重要性2.没有系统3.自我膨胀4.害怕失去控制5.害怕忘东西6.允许外来干扰7.拖拖拉拉、优柔寡断8.没有目标、没有优先次序、没有日计划9.没有授权10.没有过滤,条理不清的解决方法,写下工作日志利用整合系统来记录不要自我膨胀利用工作计划表来提供控制利用联络日志来帮助记忆过滤干扰先处理棘手的，重要的，强迫自己定期限安排好工作计划学会授权要学会过滤,欠缺自律的原因及解决,1.设立个人和组织目标2.安排优先顺序3.安排完成期限4.设定追踪表5.运用日计划检查6.学会专注的技巧7.好习惯代替坏习惯,欠缺自律的解决,指定目标和标准要安排完成的期限，要追踪进度没有运用随手可得的工具与技巧的解决方法及时完成工作不做白日梦做事干脆不要养成拖延的习惯,无力拒绝的原因及解决,1.渴望受到别人的赞许或者接纳2.怕会冒犯别人3.对义务的认识错误4.不知道如何拒绝5.缺乏工作目标与优先次序6.别人毫不考虑的就假定你会答应7.无法拒绝老板,无力拒绝的解决,认清可能的陷阱学会拒绝的技巧有必要培养拒绝别人的能力检讨造成的理由并加以控制仔细聆听别人的要求替没有优先次序的人决定优先次序学习说抱歉，善意的拒绝出示双方同意的优先顺序清单,做事拖延的原因及解决,1.没有能力辨认事情的重要性2.做事拖延是一种自我幻觉，也是一种习惯，同时也可以说是一种态度3.认为遇到压力才有最好的表现，只有让自己到最后一刻才去做4.习惯先做简单琐碎的，拖延困难的5.工作时间的估算不切实际6.贪求过多，没有定期的监控进度，缺乏自律7.搁置工作，没有完成期限,做事拖延的解决,要有能力辨认事情的重要性自我分析，认清自己先做最重要的事情监控自己的进度,第七讲管理时间等于管理自己,管理时间等于管理自己时间管理的步骤,人生的领域,1,1,管理时间,对每一个有成就的人来说时间是您最重要的资产管理时间就是管理你自己,时间管理的步骤,列单组织删除习惯成就感,缺乏时间管理,容易感到恢心、愤怒和焦虑没有多大的成就缺乏自尊没有办法真正的享受生