通辽市诚信药业连锁有限公司拟建计算机管理信息系统规划书

通辽市诚信药业连锁有限公司拟建“计算机管理信息系统”规划书 一、建设“计算机管理信息系统”的必要性 根据国家食品药品监督管理局药品经营许可证管理办法的规定，以及我国政府对于入世的承诺，医药分销全面放开的形势，我们正在拟办“通辽市诚信药业连锁有限公司”。根据申办要求和今后发展的需要，规划和建设好“计算机管理信息系统”显得十分必要：第一，信息系统的建设是药品经营许可证管理办法的要求，是申领药品经营许可证的必要条件；第二，是今后公司经营管理及GSP管理的需要，也是便于接受当地药监管理的需要；第三，是解放手工劳动，提高劳动效率的有效手段；第四，是获取现代信息技术，提高决策水平和现代企业档次的有效途径。因此，必须加快规划和建设信息系统的步伐。 二、建设“计算机信息系统”的总体规划信息化水平是企业现代化水平和综合实力的重要标志，也是建立现代企业制度的重要组成部分。信息化时代的深刻变革，让我们充分认识到加快信息系统建设的重要性和紧迫性。因此，做好“总体规划”，是建设好“计算机管理信息系统”的前提。 （一）总体规划的指导思想和原则根据近几年信息技术突飞猛进发展的形势，和信息系统建设的自身特点，结合本企业的实际情况，确定拟建“计算机管理信息系统”的总体规划指导思想和原则是：“整体规划分步实施、立足当前、着眼未来。”（2） 总体规划的内容和目标根据上述指导思想和原则，确定信息系统总体规划的目标为：近期目标是建立一个能覆盖并符合在库药品分类、存放和相关信息的检索以及对药品的购进、入库验收、在库养护、销售、出库复核进行记录和财务、人事、信息、考核、决策等管理的计算机和服务器中央数据处理系统；远期目标是在原信息系统基础上与国内外先进信息技术接口，构建协同电子商务信息系统大平台。具体内容分为技术（硬件）和管理（软件上）建设两个方面。1、 技术（硬件）建设包括：（1） 网络的综合布线、互联网的连通、企业内部网的构建；（2） GSP流程、营销、财务和办公等各种应用软件系统的开发或集成，特别是突出管理决策信息系统的核心作用；（3） 仓库专用客户端电脑与系统的对接和开发建设；（4） 企业内部信息资源的挖掘与综合利用；（5） 信息中心的组建以及信息技术、信息经济与信息管理人才的培养。 2、管理（软件）建设包括： （1）相关的标准规范问题以及安全保密问题的研究与解决； （2）信息使用与操作以及数据的录入与更新的制度化； （3）全体员工信息化意识的教育与信息化技能的培训； （4）与信息经相适应的管理机制、经营模式和业务流程的调整或变革； （5）仓库专用客户端电脑的连接技术及相关应用软件。 三、具体建设和实施方案 （一） 构建最先进的网新易盛管理软件网络平台，根据本企业管理信息，今后电子商务网络平台的需求及功能，现在可选择的网络技术很多，关键在于性能价格比。但是网新易盛管理软件与专线、专网技术和传统的软件相比，有着无比的优越性，现在已经被认为是更为理想的技术选择。它可适用于一切需要由传统专线实现的网络应用，并在经济性、可靠性、灵活性和可用性等方面都有了很大的改观，更加实用。 它的优越性如下： （1）节约费用； （2）具有高度的可伸缩性； （3）配置与管理简单； （4）增加了网络可靠性； （5）与专网相当的网络安全性。 （二）全体员工的参与配合 企业管理信息系统是一个综合集成应用系统，它将先进的信息数据管理、GSP流程管理、办公方式渗透到各相关部门的主要环节，并为领导决策提供科学的依据和先进的手段。显然，如果在系统的开发过程中没有全体员工的直接参与，那就会使应用系统的开发最终只能做表面文章，缺乏实际应用价值，这是在实施过程中需要特别注意的。我们参与和配合主要表现如下几个方面： 1、参与系统方案设计和评审，从开始就把握住系统的总体功能和目标方向； 2、参与并负责应用系统的需求分析，从而保证应用系统的适用性和针对性； 3、及时了解并督促应用系统的开发，以便不断修改和完善应用系统，提高系统的开发和应用水平； 4、积极推广成熟应用系统在各部门业务中使用，确保系统在实际工作中不断发挥作用，并不断得以提高。（三）完全符合GSP流程的应用系统软件 1、技术上 （1）基于intenet/intranet技术，在完整的网新易盛管理软件计算机网络平台上，进行数据动态传输，将分布在不同地域的总部和各部门之间紧密地连接起来，统一按照GSP要求进行动作，形成决策统计分析的平台，为企业提供规范的管理流程和迅速准确的经营决策； （2）系统严格按照规范的软件工程管理，充分利用面向对象技术； （3）以微软公司的大型关系型数据库splser2000为平台。 （4）系统选用windows98/xp windows2003senver作为客户端操作系统和网络操作系统，充分利用windows系统的内存管理和多任务特性，从技术上保证了系统的稳定性，可靠性和先进性。 2、管理上 （1）用过程管理代替原有的职能管理，取消不必要的管理环节； （2）用事前管理代替事后管理，减少不必要的审核、检查和控制活动； （3）用信息技术实现过程自动化，抛弃手工管理过程，取消不必要的信息处理环节，消除冗余信息集。 （4）以计算机协同处理为基础的并行过程取代串行和反馈管理过程；3、功能上 （1）完整的GSP管理功能：各模块有机结合，将业务处理与GSP管理融合贯通，真正达到严格规范的过程控制，构成完整的GSP管理系统，覆盖GSP管理的各个环节。首先，做到准确管理每种药品批号、有效期、产地、包装和出库复核（批号跟踪）等。第二，要实现药品GSP档案管理，使企业GSP管理规范化。第三，全方位的库存管理功能，实现上限。下限、有效期和滞销品报警，保证最佳库存和畅通的物流，减少资金积压，杜绝因过期导致商品报损。第四，应收应付账款管理科学、查询准确快捷，避免企业的死账、吊账（如有需求，可以提供完整的会计电算化财务管理软件）。第五，成本、毛利计算方式灵活，提供多种成本计算方式，多种销售统计汇总方式，提供准确的决策支持。第六，提供多角度、全方位统计分析，以便为经营决策。第七，业务/财务/仓库三套账不致带来的决策依据不统一造成的混乱，保证数据的唯一性。第八，将各部门的经营情况通过intenet/intranet快速反馈，为决策者进行全面决策提供依据，使决策者在快速变化的市场中始终处于主动。第九，规范的业务管理模式，使业务人员从繁忙的手工开票/统计报表工作解脱出来，提高劳动效率，减少人为差错。 （2）快速药品检索功能：快速查找药品品名是任何药品管理系统的关键，本系统设计了药品编码，采用了检索技术，查找药品相当方便和快捷。（3）实用的打印功能：在进行日常业务的同时产生GSP认证所需要提交的各种表格，并随心所欲打印所需报表格式。（4）严密的权限控制：可针对不同级别的人员赋予相应的权限，利用用户名及口令验证，防止越权操作和查询，保证系统安全可靠，对不同级别的人员可要根据实际岗位分别赋予权限。（5）简洁的操作界面：系统全部采用业务员最熟悉的业务流程、提示用语和操作方式，力争用最简洁的操作完成复杂的业务处理和灵活的查询统计，使得不懂计算机的人也能熟练使用本软件完成业务管理。（四） 全方位的人员培训为使今后系统顺利的实施，有关人员的培训相当重要。 1、培训对象 计算机管理信息系统是一项人机系统，工程人员与技术的有效结合必须通过培训和长期实践来实现，一个系统运行的好坏，不只是与软、硬件产品和应用系统的质量有关，而且和人员在计算机应用/维护及操作方面的素质有密切关系，因此，人员培训工作是一件极其重要的工作，培训对象与培训目标分三个层次 （1）管理人员：培训对象是公司的领导与主要管理人员，培训目标是使他们具有计算机基本知识，了解支持自己业务处理的应用软件结构与功能。 （2）普通职员：培训对象是频繁使用计算机的一般管理人员，培训目标是使他们具有计算机基本知识，了解支持自己业务处理的应用软件结构与功能，能熟练地操作使用计算机进行业务工作。（3）系统管理与维护人员：培训对象是对专职的计算机系统管理与维护人员，培训目的是使他们具有系统的计算机知识，了解与熟悉计算机系统、网络系统和计算机系统软件，能管理与维护系统，排除一般故障，进行日常维护，保证计算机系统的正常运行。 2、培训方法主要通过如下各类培训：（1） 现场培训：主要由有经验的工程师或特聘专家在方案实施过程中培训有关技术人员，建立可靠的维护队伍。（2） 标准课程培训：参加有关产品及其技术的正规课程培训，提高技术人员的产品知识和技术。（3） 特别培训：主要是根据要求安排对有关技术和产品的特别培训。（4） 开设仓库专用客户端电脑系统，为构建现代物流系统提供网络支持。为实现药品分拣/出库等环节的自动化，利用网新易盛管理软件网络平台，开设仓库专用客户端电脑系统，同时根据仓库的实际情况和药品的分类原则，根据要求和实际需要，在连接后的系统中，编入应用软件程序，把已完成的开票信息传递到仓库专用客户端电脑系统，仓库控制室根据发货程序和优先级别，给出发货指令，联网系统即滚动显示详尽的发货信息内容（包括销售单位、品名、规格、单位、数量、批号、有效期至、生产企业、货号等）。仓库保管员则按照系统的发货信息内容和销货单准确快速发货，本轮开始下一轮发货程序。从而提高发货的准确性，加快物流配送速度，也实现了药品分拣、出库的自动化。 四、今后的发展思路本规划在设计过程中，也考虑最新的协同电子商务的发展，并提供了接口。随着中国经济的高速发展和中国加入WTO,对商业企业来说，外部竞争更显残酷。协同电子商务就是指不但是企业内部协同且也是企业对外的协同。企业仅对内部加强管理、提高效率、降低成本是永远不够的，其空间也是极为有限。因此，如何通过信息共享来提高合作伙伴的效率。降低以本企业为核心的有共同商业利益的整体成本，从而提高企业与合作伙伴的整体竞争力，加快物流速度，以此来节约资源，就显得尤为重要和必要。协同电子商务构建一容btob/btoc/scm/crm及与公司相关业务系统为一体的大型信息化门户平台，应用先进intemet/intranet技术将不同区域、企业的不同部门以及供应商系统进行计划、控制与分析等。使企业不仅能够进行账务管理、采购管理、销售管理、库存管理、人力资源管理、项目管理等方面的内部计划与控制，还可以获得供销渠道、市场营销、客户需求以及竞争对手等的最新信息，并进行分析处理，加快做出反应，在竞争激烈的市场中生存。这样，就为企业的供应更为透明的协同工作环境，增强了配合度，提高了工作效率，降低以本企业为核心的上、下游企业和客户的整体经营管理成本。随着宽带网络的普及资费的下降，网速的改善，为协同电子商务系统的实现营造了良好的外部环境，同是以j2ee为首的灵活的开发平台已趋于成熟，以b/s架构为主流的信息系统已活跃于市场，为协同电子商务系统的建设及应用提供了技术保障，这是我们今后发展的基本思路和规划。我公司的计算机软件系统是浙江网新易盛网络通讯有限公司开发的一套用于药品采、验、销、存管理的软件系统，该系统具有远程管理控制能力。为了保证药品流通企业能够满足国家GSP管理的需要，保障药品在流通环节的质量安全，天成公司为药品流通企业提供了GSP管理系统。天成GSP管理系统是天成公司根据国家最新的GSP规定，结合多年医药流通行业经验设计、研发的一套面向医药流通行业药品质量管理信息系统。系统设计过程中充分考虑了药品质量管理与业务流程效率等多个因素，同时将质量管理融入到企业业务流程中，满足了企业经营效率和质量控制的双重需要。网新易盛GSP管理系统针对GSP实施严把“五关”的核心，即：进货渠道关、到货验收关、在库养护关、出库复核关、售后服务关，将质量管理渗透到企业的各项业务环节中，形成完整的质量控制体系，让质量管理深入到企业的各个方面使GSP管理与公司管理紧密结合。如：采购业务处理时可以通过GSP进行供应商资质审核、药品经营审批、药品申验；建立GSP质量控制专有的药品养护管理、化验管理功能；GSP结合库存，进行入库商品质量验收、药品报损审批、药品信售管理、登记和管理药品台帐、药品有效期预警、近效期药品催销等；与销售业务融合，进行销售出库复核，对客户经营品种资质控制，防止客户超范围经营等。网新易盛软件是基本平台化、架构化的产品，具有灵活的业务流程组织方式，企业可以根据管理需要进行业务流程优化，建立与经营活动完全吻合的质量管理循环程序，满足企业经营效率与质量管理控制的双重需要；网新易盛软件除了提供国家规定的GSP报表外，还提供了开放的GSP报表设计工具，满足医药企业对GSP管理的要求。方案特点基于国家GSP管理政策开发，GSP管理规范的要求，实现对药品流通环节全过程的管理与监控；采用B/S架构，突破时间和空间限制；在网新易盛CCETP系统的架构上开发，与业务管理系统完全一体，实现质量管理与业务管理信息的共享、互通、共用；可根据企业的需要制定个性化的GSP管理流程，把GSP管理融合于业务处理流程，建立与经营活动完全吻合的质量管理，既保证药品质量管理的要求，又能够满足企业经营效率和管理控制的需要；运用色标管理方式对库存药品的质量状态进行直观的管理；提供预警的报警功能。对老批号、近效期药品预警和报警，自动生成药品催