招标采购管理办法

xxxxxxx公司招标采购管理办法（试行）目 录第一章总 则2第二章组织机构及职责2第三章纪律与监督3第四章招标采购的范围、方式及信息发布5第五章招标采购模式7第六章评、定标及合同管理8第七章紧急招标采购8第八章招标采购数据库的建立11第一章 总 则第一条 为规范公司及各项目部的招标采购行为，加强对招标采购行为的监督，维护公司的利益，明确各部门职责，有效利用市场竞争机制，降低成本，提高资金使用效益，保证工程质量，防范风险。第二条 本办法适用于公司招标采购部主导的招标采购项目及各项目部主导，公司招标采购部及其他相关部门参与的招标采购项目。第三条 招标采购工作是源头性的工作，关系到公司及各项目成本、利润、现金流的有效控制，渗透到项目的各个环节。第四条 招标采购工作必须坚持并遵循主动、合理、高效、透明，规范与简便相结合的原则，建立健全制约和监督机制。第五条 接受公司董事长的领导及指导质询。第二章 组织机构及职责第六条 组织机构设置及主要工作职责1、招标采购部：n 经 理：1名n 成 员：2、招标采购部主要职责：n 根据项目部提出的招标采购需求编制部门招标采购工作计划，报公司审核；n 根据公司审核通过的招标采购工作计划，编制周、月度工作计划并逐项实施；n 负责编制招标文件、合同，负责发布招标信息，标书的发售，组织开标、答疑、评标等工作；n 组织并参与对投标人的考察及市场调研；n 组织并参与合同谈判，编制合同并负责流转，签订合同并将合同原件交财务部及档案室归档，将合同复印件及合同单位与项目工程部交接；n 做好招标采购全过程的记录工作，并归档备查；n 对项目部的招标采购工作进行监督，收集全程资料归档备查；n 建立公司招标工作数据库、做好文档管理工作。3、招标采购评审组（非常设机构）n 由公司根据招标采购项目的不同情况指定相关部门人员组成；n 参与的部门：各项目工程部、总工办、财务部、法务部、招标采购部及其他相关部门；n 为保证评标过程的合理性及规范性，该评审组人员不得少于五人且为单数。4、招标采购评审组的主要职责n 参与招标采购的考察、评标及谈判环节，并出具考察、评标及谈判报告，报公司供其决策；n 招标采购评审组在评审完成时如认为所有投标单位均不符合招标方的要求，可向公司出具书面报告，申请此次招标作废，经公司批准后可责令招标采购部选择其他投标单位进行二次招标；第三章 纪律与监督第七条 对招标采购部的监督1、 对于采用询比价的采购，参与询价及谈判的人员不得少于3人，并形成书面询价报告（材料设备比价单），报相关部门审核。2、 所有招标采购项目完成后7个工作日内，把过程的所有资料整理归档，公司不定时抽查和监督。3、 凡对评审组责令进行二次招标的项目，招标采购部必须满足该招标采购项目的使用时间，如因二次招标给工程进度造成影响，招标采购部应承担全部责任。4、 招标采购部应充分行使好对项目部主导的招标采购工作的监督权。5、 招标采购部的人员应接受全公司的监督，一经发现有违规行为，按照涉及金额的大小给与相应的处罚，对于情节严重者保留诉诸法律的权力。第八条 对项目部的监督1、 项目部参与招标采购的人员由项目部各职能部门（工程、财务、预审）人员组成并不得少于5人。2、 项目部主导的招标采购项目，由招标采购部进行监督；项目部在签订合同之后3日内必须把招标采购全过程资料提供给招标采购部归档备查。3、 招标采购部有权对招标采购过程提出质疑，项目部经理必须对质疑作出合理解释，如有分歧报公司解决。4、 参与招标采购的人员应接受公司的监督，一经发现有违规行为，按照涉及金额的大小给与相应的处罚，对于情节严重者保留诉诸法律的权力。第九条 对于参与招标采购工作人员行为的要求1、 所有参与招标工作的人员不得同投标方私下接触，不得接受任何形式的宴请、馈赠及参加投标方组织的各种活动。2、 参加招标工作的人员如与投标方有私人因素存在，应主动申请回避，如确因工作需要，经公司同意后可列席有关会议。3、 招标采购部应向前来报名的投标单位和个人告知河南新合鑫置业有限公司的招标工作纪律并要求中标人阅读并签署“合作承诺书”。4、 由公司指定编制及评定标底的人员，在开标前不得询问投标人的情况，不得与投标人接触，不得向任何人泄漏标底，编制标底的人员原则上不允许参与评定标。5、 参与招标工作的人员不得向投标人泄漏公司内部决策及可能影响招标工作的各种信息，不得向投标方泄漏有损另一投标方的信息。6、 参与招标的工作人员必须自觉地接受公司的监督，如被举报且经调查情况属实者，按照情节的严重程度给与处罚，直至追究法律责任。第十条 招标过程中职责纪律要求1、 参与考察或评定标的人员必须认真填写考察情况记录表（见附表一），并在每日考察汇总情况或评定标会议纪要上签字确认，如有疑义请明确签署意见，如未签字或签署意见者视为认同此次招标过程及评定标结果。2、 凡参与招标工作的人员应对本人意见认真负责，对于整个招标过程的文字记录不存在任何默认意见，参与人员应行使好自己的权利和义务。3、 各部门在招标采购过程中应严格履行各自职责，在此过程中由公司进行督察，如未履行其职责或消极配合所造成的不良后果由该部门承担一切责任。第四章 招标采购的范围、方式及信息发布第十一条 招标采购范围的划分1、 招标类：指通过招标形式获取的非实物的服务、技术咨询、劳动力等的招标项 目，如建设项目的设计、勘察、检测、土方基础、主体施工、监理及建设过程中的分包工程等。2、 采购类：通过招标采购形式获得的为实物的类型，如工程用各种材料、设备等。第十二条 招标采购方式的类型1、 招标采购的方式一般可采用：公开招标、邀请招标、寻比价方式（招标材料、设备比价单见附表二），招标采购方式可根据项目的实际情况进行选择，并公司批准。2、 采用不同的招标采购方式应遵循的原则：简化程序、保证质量、降低成本。第十三条 招标采购方式的划分办法1、 按照金额划分（单位：万元）类 型主导单位招标方式招标采购部项目部公开招标邀请招标市场寻比价招标类101050010-50010采购类22505-505备 注n 项目部具有2万元以下材料及小型设备的采购权利，并按照本办法中项目公司主导采购方式之规定进行采购。n 如改变上述规则，应由公司讨论决策，并上报公司办公会批准。2、 按照项目类型划分类 型招标方式公开招标邀请招标市场寻比价招标类主体施工单位、监理单位、支护、降水工程等大型工程基础土方工程、基础检测、建设过程中分包项目如水、电、气、暖工程、雨污水工程、消防工程、门窗工程、外装饰工程、内装修工程等采购类电梯设备、变电所设备、散热器、给水设备、热换站设备、通风设备等大型设备的采购及外墙面砖或石材、大面积使用的外墙涂料、入户门、窗户等大宗设备和材料小面积使用的外墙涂料、电表箱、开关插座，面板等需统一外观的材料或设备，工程建设过程中零星材料的采购如电线、电缆等备注如金额划分标准与项目类型划分标准发生矛盾时，以金额划分为准。第十四条 招标采购范围的适用原则1、 凡在上述未包含的招标采购项目也同样适用于本章内容的规定。2、 凡是可以在同一期进行招标采购的项目不能划分为多期进行招标与采购。第十五条 招标采购信息的发布的渠道及金额划分见下表：序发布渠道金额（万元）1权威媒体（报纸、电视台、内、外部网络等）5002业内推荐、数据库、网络公告、内部推荐500第十六条 招标采购信息的发布及反馈收集1、 招标公告应载明招标人的名称、联系电话、地址，招标项目的内容、地点以及获取招标文件的办法等事项。2、 招标信息发布后应对反馈信息进行积极收集，以方便后继招标工作开展。填写反馈信息汇总表（见附表三）。3、 反馈信息资料与数据库管理员交接进入招标采购信息数据库。第五章 招标采购模式第十七条 招标采购部主导项目的工作流程（见附表四），补充说明如下：1、 由各项目部提供的招标采购项目的计划，应包含约定的内容（见附表五），若该计划报招标采购部时资料不齐全，招标采购部有权不予受理，但应在24小时内以书面形式提出需补充的资料目录，项目部应在48小时内重新报审，由此所造成的工期延误或其他后果，由提供计划方承担。2、 各项目部所报招标采购计划的时间应充分考虑招标采购部实施招标采购过程（含做标底时间）的时间和避开节假日（各项目招标采购时间见附表五）。年度招标采购计划应在每年元月1日之前提报，月度招标采购计划应在每月25日之前提报下月招标采购计划，单项招标采购计划应在满足完成招标采购时间的基础上提前5天报审该计划。3、 招标采购部依据总工办及招标采购部审定的招标计划编制实施计划，报公司审定后予以实施。第十八条 由项目部主导的招标采购工作流程（见附表六），补充说明如下：1、 项目部所报自行招标采购的项目应向公司上报招标采购计划，该计划中应明确招标采购项目的名称、预算量、预计完成时间等内容，经公司审定后方可实施。2、 项目部自行招标采购的项目应根据项目的实际情况结合该管理办法第四章之规定内容选择招标采购方式。第十九条 招标文件的内容：招标文件必须包括但不限于n 招标须知n 合作承诺书n 合同范本n 招标范围n 标段划分情况（主体施工单位招标用）n 项目简介n 工期要求n 付款方式n 质量、技术要求l 对施工单位资质的要求、项目经理的要求、机械人员配置的要求；l 材料的质量等级、规格、颜色、售后服务；l 设备的质量等级、型号；n 对投标人资格审查的标准n 投标报价要求n 开标、评标程序及评标办法第六章 评、定标及合同管理第二十条 评定标的原则1、评标原则： 序参考内容所占分值比例一投标单位的责任、诚信、市场口碑5%二实地考察情况25%1、项目部及项目经理的往来业绩2、合作方评价（详细的书面纪录报告）3、项目部综合实力：资金实力、履约合同能力、售后服务能力、人员及设备配置情况4、项目经理：人品、经验、知识结构、沟通协调能力5、材料及设备生产厂家的生产能力，产品的美誉度，厂家的售后服务三付款方式20%四投标报价35%五投标方案的合理性、经济性、可行性5%六以往好的合作伙伴5%七其他优惠承诺5%2、施工单位等公开招标的评标方式（评分表见附表七）3、评、定标及合同谈判的规则n 评、定标l 常规项目由评审组按照本章评标原则及方法进行评标，并出具评标报告报公司决策；l 如遇专业性强或金额大的项目，评审组可向公司申请邀专家参与评、定标，专家成员不得少于3人。n 由评审组成员共同商定合同谈判的主要条款；n 谈判人员要牢记谈判的主要条款，掌握谈判技巧，相互配合，达到最终谈判目的；n 定标之前，合同谈判人员不得向任何投标单位泄露相关谈判的过程和结果；n 招标采购部做好对开标、评标、定标全过程的会议记录，参与评、定标的成员应在评、定标会议纪要或记录上签字确认，以便存档备查；n 招标结束后7天内，招标采购部做好招标资料的收集、整理，并保留存档。 第二十一条 合同的编制：在各类工程合同范本的基础上结合谈判内容，由法务审计部协同招标采购部完成正式合同，并组织对合同进行流转。第二十二条 合同流转流程1、 合同初稿完成后，将合同审核意见表和合同电子版一起交给流转签字人员，在限定时间（24小时）内由招标采购部收取，汇总意见形成最终正式合同文本，进行流转汇签（24小时内）。2、 若参与审核人员未在规定的时间内提出审核意见且未说明原因者，视为认可该合同文本条款。3、 参与审核人员如确有其他重要事务不能在规定的时间内提出审核意见，应及时通知合同流转责任人，在征得对方同意后按双方另行约定的时间内签署审核意见。4、 合同审批手续必须在3个工作日内审批完毕，对于无故拖延合同审批的人员追究相关责任。5、 合同总价在10万元以上（包括10万元）的合同，需经董事长审核签字。6、 合同审批流转完毕，由公司财务部加盖合同章，合同文本在两页或两页以上时应加盖骑缝章。7、 项目部主导的招标采购项目合同流转按项目公司有关规定进行，并在公司备案。第二十三条 合同的管理及执行1、 合同签订加盖公章完毕后，送财务部、档案室各一份保存并统一编号管理，向相关部门提供复印件。2、 合同签订后，招标采购部连同合同及相关资料全部移交该项目工程部，如有必要可与项目部负责人及相关人员进行合同交底，填写招标资料交接表，合同交接完毕。（合同交接表见附表八）3、 合同交接后，对于合同单位的管理、合同履行的监督、合同各款项的支付等事宜均由各项目工程部负责；4、 如与合同单位产生争议时：由项目部出面商谈，招标采购部配合项目部解决合同争议问题。5、 如合同执行过程中发生合同内部变更或合同作废时：由项目部填报合同变更申请表（见附表九），审批通过后方可与合作方签订相应的变更（作废）协议。6、 在合同的实施过程中，合作双方应严格执行合同的相关条款，由项目工程部监督执行。第七章 紧急招标采购第二十四条 紧急招标采购是指当月因工程现场不可预见的情况（如设计变更、临时追加或工作失误等）而发生的时间紧迫的招标采购项目。第二十五条 计划上报流程：由项目部 主管总监审批，确定招标采购时间 确定招标采购主导部门 进行招标采购。该计划上报时间应在两日内完成（计划申请表、资料提交清单见附表十）。第二十六条 主导部门根据审批后的招标采购计划，按照相关招标采购流程执行。第二十七条 各项目部必须加强工作的计划性，原则上杜绝紧急招标采购项目。对于因工作失误而产生的紧急招标采购，造成严重损失的，追究项目部相应责任。第八章 招标采购数据库的建立第二十八条 数据库是公司的战略资源，能为公司节约成本、提高工作效率、增加经济效益、加强与市场的联系，是招标采购管理决策的重要依据和基础。招标采购工作更应重视数据库的建立和有效使用，充分发挥数据库的巨大作用。第二十九条 招标采购部对数据库建立和管理的目标：成为新合鑫利用率最高的数据库、成为最能节约成本的数据库、成为新合鑫核心竞争力的数据库。第三十条 与公司档案管理办法的对接：由于数据库的资源战略地位，同时为保证资源的保密性和安全性，一些重要项目的信息数据库由招标采购部汇总后定期向公司档案管理处进行留存，并按照档案管理办法进行管理与借阅，避免信息流失。第三十一条 招标采购部对招标采购数据库建立及管理办法：台帐式（按项目、类别）、电子目录式等的方式。第三十二条 数据库资料信息收集的途径1、 每季度的第一个星期，市调员负责对建筑材料、设备的产品型号、规格、价格、市场占有率等建筑市场行情信息进行调研，并出具相关建筑市场行情的通报文件等资料报公司。2、 根据郑州市在建楼盘情况进行深入调研，了解与之合作单位的相关信息，形成文字资料，归入信息数据库。3、 公司内部人员及业内专业人事的推荐。第三十三条 数据库的管理（一） 数据库种类序数据库名称资料内容一、文字资料类1商家（施工、设计单位等）基本信息数据库搜集市场上经销商、代理商、分公司、办事处的相关的基本信息，如：注册资金、资质、价格（单价）、过往业绩、主营业务、产品（工程）情况等，从中了解对方的实力，为寻求优秀合作伙伴提供有利的数据参考价值2以往合作单位数据库汇总以往合作单位情况，合作关系好的，建立长期战略合作伙伴关系，合作不好的列入“黑名单”3同行业信息数据库搜集郑州市同行业公司的建设项目的合作商、供应商等情况，作出评价4行政文件管理数据库由合同复印件、各种函件（复函）、招标文件、投标文件、相关图纸、申请、通知、会议纪要等公司内部资料组成，便于公司内部人员的查阅二、样品材料实物资料类甲供或甲指材料样品资料库，供应商所送材料样品标注名称、规格、型号、产地等基本信息，分类、编号归入资料库（二） 样品材料实物封存管理：为保证合同方按照合同约定进行供货，需对材料样品进行封存备案，同时在材料使用部门（各项目工程部）也进行样品封存。所采购物品到货后，有采购部门、项目部共同进行检查、检验，并双方签字认可，如在使用过程中因使用不当影响工程质量，采购部门不予承担任何责任。（三） 数据库的资源共享1、 以上所有信息要输入电子版或电子目录，形成电子数据库上传公司OA系统（限制权限），方便查阅。2、 如需借阅原始资料，请填写档案借阅申请表（见附表十一），文字资料借阅后复印，原件归还至资料库，实物资料借阅后2个工作日。附则：1、本办法由董事长签发，自签发之日起开始执行。2、本办法解释权归河南新合鑫置业有限公司招标委员会所有。附表一 投标单位考察情况记录表（工程类）考察人员考察时间考察单位考察项目项目经理情况年龄资历年限学历程度及职称整体素质、综合能力项目经理主要业绩项目经理所获得的荣誉或奖励在建项目现场施工质量、进度在建项目是否采用新技术、工艺在建项目安全文明施工情况施工设备、人员配置情况建设及监理单位的评价考察人员综合意见 投标单位考察情况记录表（ 采购类）考察人员考察时间考察单位考察项目企业成立年限行业口碑企业供货业绩及价格（以往合同）产品通过国家或省级质量体系认证产品质量、市场占有率售后服务（业主使用反馈情况）考察人员综合意见附表二 材料、设备比价单申购项目数量用途采购部门参与采购人员比价情况供应商名称采购项目单价（元）数量总价（元）合计（元）品牌付款方式联系人及电话采购部意 见工程部意 见总工办意 见法务部意 见财务部意 见财务总监意见常务副总意见总经理意 见附表三招标采购反馈信息汇总表 编号： 招标采购项目名称信息发布时间信息发布方式序单位名称联系人及电话时间获得信息渠道资质以往业绩备注附各项目提出招标采购项目计划审核该计划完整性及可实施性选择招标采购方式招标文件、合同主要条款拟定汇总投标人并进行资格预审发布招标采购信息，并进行市场调研、考察制定招标采购实施计划招标比价否是否符合要求是进入招标程序发放招标文件、投标、开标淘汰，进入数据库评标人评标，合同谈判报公司办公会会决策确定中标人，签订合同评审组公司领导是否合格各项目部招标评审组、招标采购部招标采购部、相关部门招标采购部、相关部门招标采购部、相关部门招标评审组、招标采购部、法务部、财务部招标评审组、招标采购部招标采购部、相关部门招标采购部是否表四 ： 招标采购流程（招标采购部主导）报招标委员会决策组织评标人评标、合同谈判议价、密封报价、比价方式 附表五： 工程、设备及服务类招标采购项目一览表序项目名称招标采购主体招标采购方式说 明招标时间招标采购部项目部分包甲方指定甲方采购其他一工程类1主体施工单位45天2桩基工程30天3场区三通一平工程包括土方调配、垃圾清运4场区临时工程包括道路、围墙、大门、水电、照明、管道改造5售楼中心区域的景观、照明6自来水、电、天然气等外网配套工程7土方、降水、护坡工程30天8主体建筑的暖气、通风、空调的安装工程20天9护栏、钢百叶护栏、钢百叶、阳光棚工程10小区标示、智能系统小区标示、智能系统11场区建筑垃圾清运12室内精装修工程工程项目定位是精装修工程的，招标采购部负责此装修工程的招标30天13室外装修工程外幕墙工程、外保温工程30天14消防工程特指小区内整体消防工程20天15智能化工程特指小区内整体系统工程包括智能化设备25天16场区正式道路、管网及照明工程不包括垄断行业工程20天17正式景观工程包括景观土建工程、铺装工程、绿化工程及景观照明工程30天18社会公共有线电视、通讯、网络工程19外门窗工程25天二技术服务类1地质勘探2人防3桩基检测4土壤氡浓度检测5工程空气环境质量监测6工程监理20天7招投标代理据实际情况看是否需要15天8预决算审计三设备类1消防系统设备及器材20天2强弱电设备变压器、高低压柜、电缆25天3热交换站设备20天4供水设备20天5电梯设备（包安装）20天6大型通风、空调设备20天四材料类1商品混凝土10天2钢材10天3水泥10天4电线5电料6灯具7水暖管材10天8阀门10天9面砖10天10涂料10天11防水材料10天12地砖10天13石材10天14铝板10天15幕墙玻璃10天16装修辅材（个别）10天17外墙保温材料10天备注： 以上划分类型中如与按金额划分相矛盾的项目，以金额划分标准为准。附表六： 招标采购程序（项目部为主导）报招标采购计划至招标采购部，总工办、招标采购部在3日内审核完毕项目部计划未通过计划通过 项目部按照项目特点，自行选择合理方式进行招标按照总工办、招标采购部意见重新制定招标采购计划项目部及各相关部门项目部及各相关部门招标采购项目评定标项目部、招标采购部组织评定标会议，招标采购部进行监督并形成会议纪要确定中标人，合同的流转及签定项目部招标全过程资料移交招标采购部备案，并填写资料交接清单项目部资料员合同执行项目部注明：以上程序各环节的参与部门及人员由项目部来定，负责做好全过程的考察、会议记录工作，整理好相关文件等重要资料，并报公司招标采购部备案。附表七： 评分汇总表序类别公司报价评标标底一商务标评定分值（0-50分）50投标人基本分40分，如投标人投标报价高于评标标底，每高1%，在40分的基础上扣3分（保留小数两位），扣完为止；如投标人投标报价低于评标标底，每低1%，在40分的基础上加2分（保留小数两位），最多加10分；如投标人投标报价低于评标标底5%以下，每低1%，在40分的基础上扣2分，扣完为止基准分40二投标工期（1-3分）1-3符合招标文件得1分，所报工期与招标文件相比，每缩短10天加1分，最多加2分1-3三投标质量（