浅谈时间管理新知(ppt 103页).ppt

时间管理浅谈新知,前言,时间的特性（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。（2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。,前言,时间的特性：,时间不可以缺少，时间不可以替代，时间不可以存储，时间不可以增减，但时间可以管理！,莫等闲/白了少年头,前言,据调查：一个活到72岁的美国人一生的时间分配：睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年旅行6年排队5年学习4年开会3年打电话2年找东西1年其他3年,你应该如何分配管理你有限的时间呢？,前言,时间的价值,时间就是金钱！你的时间价值几何？,前言,时间的价值你的每一天、每一小时、每一分钟都有很大的价值钱是一分一分挣来的，时间是一分钟一分钟挤出来的浪费多少时间，就会浪费多少钱规划时间，让有限的时间产生最大的效益和收益,前言,浪费他人的时间，无异于谋财害命！鲁迅,浪费自己的时间呢？,前言,时间管理时间管理的定义：在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧，引导并安排管理自己及个人的生活，合理有效的利用可以支配的时间。“减少时间浪费，有效利用时间”时间管理的目的：将时间投入与你的目标相关的工作，达到“三效”，即效果、效率、效能。,前言,为什么要做时间管理？,时间管理就是自我管理！,缺乏时间管理,容易感到恢心、愤怒和焦虑没有多大的成就缺乏自尊没有办法真正的享受生活一团糟的状态,前言,时间管理的理论发展,第一代时间管理理论第二代时间管理理论第三代时间管理理论第四代时间管理理论,磨刀不误砍柴工！,前言,第一代时间管理,属于备忘录型优点：应变能力很强，压力小缺点：随意忽略整体规划,忙碌中调配时间和精力,前言,第二代时间管理,属于记事薄规划与准备优点：1.追踪约会事件2.达成率比较高缺点：产生安排的习惯,注意到规划未来的重要,前言,第三代时间管理,强调价值规划、制定优先顺序优点：以价值为导向提高生产率缺点：忽略了自然法则缺乏远见,分配有限的时间和精力、争取最高效率,前言,第四代时间管理,属于自然法则和罗盘理论优点：效率高方向对,以原则为重心、兼顾重要性与急迫性,时间管理的方法原则,时间管理的原则,原则一：80/20原则原则二：目标ABC原则三：四象限法则,时间管理的方法原则,原则一：80/20原则(柏拉图原理）,協助我們，將大多數時間投入在能帶來更高回報的工作上，結果=生產力提高，工作量降低,運用柏拉圖原理的三個步驟：確認要達成的目標確認達成目標下的關鍵重要活動重新安排時間，將更多時間投入在關鍵重要活動上,80/20原则,在一个特定的组群或团队内,这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值.,80/20原则,时间管理的方法原则,如何坚持80/20原则？列出全部工作项目对工作按价值进行分类分配自己的时间和精力,常见误区：面面俱到都想做好完全主义都想做完平均分配时间和精力,时间管理的方法原则,原则二：目标ABC,A：必须做的B：应该做的C：暂时可以不做的,运用ABC分析法来设定优先顺序,C任务,A任务,B任务,65%20%15%,15%20%65%,由功能有效的达成角度观之,占所有任务的百分比(目的达成),占所有任务组合的百分比,时间管理的方法原则,原则三：四象限法则(优先原则）,把每天要做的事列一份清单确定优先顺序，从最重要的事做起每天都这么做,准备工作客户管理建立关系（内、外)团队培养个人成长、学习,危机有限期的任务安全事故投诉,重要,紧急,不速之客某些会议某些电话很多流行活动,打发时间的工作看报纸闲聊赌博看肥皂剧,尽量避免扩大,尽量减少事情,多投资时间在,尽量避免事情,优先矩阵,事关重大者不可受制于细枝末节-哥德,重要：你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首要目标有意义的活动。紧急：你或别人认为需要立刻处理的紧急事件或活动。,偏重各类事务的结果,活在第II象限,身体健康愉快假期和谐的人际关系真正有效的授权确定自己的个人使命长期的职业生涯规划品格的培养关于人生的思考,NO,NO,活在第II象限,有效管理时间四大技巧,技巧一：明确目标树立时间观念设计职业生涯切实的短期目标合理进行目标管理技巧二：分清轻重缓急运筹时间，充分应用只做最重要的事情时间管理矩阵20/80原理的运用,技巧三：制订计划表六项工作法制订有效计划逐步实现远期目标自我激励技巧四：立即行动克服拖延有头有尾重视今日,有障时间管理的四种观念,视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石）视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑）视时间为神物：忘记时间视时间为奴隶：工作狂,工作狂的害处,工作效率降低养成拖延的习惯（珀金森定律）可能导致工作的失败,我不是工作狂！,！,“工作狂”的原因,勤勉等于成就？勤能补拙？天黑就吹口哨？欠缺时间管理的技能显示重要性满足烈士感不知休闲的乐趣逃避不愉快的家庭生活,常见问题及对策,我们为什么那么忙？-（浪费时间的内因与外因）目标及其设定如何授权？良好习惯的建立,浪费时间的外在因素及解决方法(一),电话干扰的原因及解决方法不速之客的原因及解决方法用人不当的原因及解决方法社交闲谈的原因及解决方法,电话干扰的解决方法,浪费时间的原因：1.害怕冒犯别人2.希望保持消息灵通3.自我膨胀4.享受社交的乐趣,阻绝干扰1.处理2.转接3.暂缓4.速办5.清净时间,运用电话节省时间,暗示他谈话即将结束提到有时间限制,突然造访的不速之客,1.解决方法延后处理把访客转交给别人另外安排时间2.回答问题简明扼要长话短说,门户开放的不速之客,解决方法1.学会过滤2.转移地点3.站起来说话4.不要让别人找到你,用人不当的原因及解决,原因：员工能力不足1.公司雇人程序出错；2.该职位提供了不正当的训练，导致员工不知道工作中，每一天做的最有价值的事情是什么。解决的方法：1.教导员工善用时间2.提升员工时间管理的成本意识,社交闲谈的原因及解决,解决方法：过滤访客与电话衡量办公地点是否恰当设置一些暗示社交时间的结束技巧,浪费时间的外在因素及解决方法(二),权责混淆的解决方法沟通不良的解决方法进度失控的解决方法资料不全的解决方法,权责混淆的原因及解决,权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最主要的因素：1.权责问题主要是发生在工作项目的说明上，说明含糊不清就会导致权责不清。2.权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪费精力。有些管理者每天都给很多员工做某件事的责任，却没有授予他们完成指示的权利。,权责混淆的解决,1.定期更新所有员工的工作说明，以保证他们真正的权责得到清楚的界定2.权责对等交出职责时一定要授予同等的权利主动检讨并提供对等的职权,沟通不良的原因及解决,浪费时间的原因：不明白事情的重要性没有时间没有倾听沟通的目的不明确时机不当沟通的机会不够,沟通不良的解决,1.学习改善沟通技巧的步骤2.学会做好一个倾听者3.使用恰当字眼4.运用非语言式的沟通,改善沟通技巧,弄清目标；排除偏见及时记录用字谴词是一件非常重要的事情,进度失控的原因及解决,浪费时间的原因：不明白事情的重要性，不知道控制的进度工具，认为完善的计划会自行达成目标，没有加强控制及提出适当的进度报告,资料不全的原因及解决,浪费时间的原因：1.不明白事情的重要性；2.没有系统，不知道要何种资料以及这些资料的可靠性，这种情况也会造成浪费时间。解决方法：1.认清事情的重要性，排除优先顺序2.系统强调的是有条理，有步骤，还要有组织性。,浪费时间的外在因素及解决方法(三),会议耽误的原因及解决方法文件复杂的原因及解决方法工作搁置的原因及解决方法旅行不当的原因及解决方法,会议耽误的原因及解决,浪费时间的原因：1.会议没有适当的准备，或者没有会议目的2.会议没有议程3.开会找错人参加，或者是参加的人太多或太少，或者是关键的人没有到会4.开会没有计划5.会议过多或会议时间过长6.不能准时开会，或者不能准时散会7.开会时间有外来干扰8.讨论脱离议程的内容浪费时间9.会议没有结论，甚至会而无议，议而未决10.没有追踪对会议的执行情况,会议耽误的解决方法,会议要有目的，没有目的就不开会召开会议首先安排会议的议程对于找错人参加、参加的人数太多、太少的解决方法安排适当的计划会议的时间和次数要适当务必准时开会和散会应付干扰、提高效率的办法就是指定规则对于脱离讨论议题的解决办法会要有议，议要有决，决要有行追踪会议决议的执行,文件复杂的原因及解决,解决的方法对于优柔寡断解决的方法不要拖拖拉拉学会授权抛开完美主义及时销毁过时的文件档案要分类存放对于各自工作的解决方法量力而行要有系统读速要快,文件复杂的解决方法,文件读一遍后处理掉不做授权给别人的事文件过期一定要销毁给档案表明寿命符号不在一个时间做很多事,工作搁置的原因及解决,浪费时间的原因：1.不明白问题所在2.没有目标，优先的次序、完成的期限不明确3.没有自我奖励4.遇到急事立刻反映5.桌上一片混乱，没有条理6.缺乏完成工作的决心，缺乏目标，懒惰成性7.没法把事情分派出去，授权不当8.接受干扰9.变更优先程序10.不完全，或者不可靠的资料妨碍了工作的完成,工作搁置的解决,应明白问题的所在对于没有目标、先后次序、完成期限的解决方法自我奖励遇到急事不立刻反映桌上东西安排的井井有条，条理分明强迫自己完成期限，保证事情的完成，控制事情的进度学会授权排除干扰更新，重新安排优先顺序取得适当的资料是有必要的，展开工作之前，一定要取得必备的资料,旅行不当的原因及解决,浪费时间的原因1.旅行的目的不明确2.没有发觉替代的方法3.忘了需带重要物品4.没有善用旅行时间5.旅行安排的时间不好6.旅行归来后办公桌上堆积如山7.变更，或者重新安排行程浪费时间,旅行不当的解决,首先要弄清楚旅行的目的寻找替代的方法列好清单做好安排，达到最佳的结果把你工作准备好，不要旅行归来后让你的办公桌上堆积如山在安排旅行之前首先要确定所有的约会，利用旅行安排的行程跟他们约会，这也是一种节约时间的方法,浪费时间的内在因素及解决方法(一),危机应付的原因及解决方法计划欠妥的原因及解决方法贪求过多的原因及解决方法事必躬亲的原因解决方法,危机应付的原因及解决,1.不明白事情的重要性2.没有预期会发生问题3.反映过度把问题当危机看4.忙着救火5.做事拖延6.工作时间预算的不切实际7.机械故障、人为错误8.部署不愿透漏坏消息9.因重要人物提出要求而引起的过度反应10.进度失控,危机应付的解决,记录危机工作日志，分析危机的来源预期意外事故的发生不要理会不必要的问题，授权，做自己的事情预防星星之火担任主管角色的人应该主动积极，做好总结低估状态，增加缓冲动用最能迅速有效调整弥补的资源培养大家可以范错，强调迅速报告坏消息弄清楚他们真正的要求是什么把所有重要计划都安排好时间,计划欠妥的原因及解决,1.不明白事情的重要性2.没有建立系统3.没有时间拟订计划4.以危机为导向，假设危机不可避免5.缺乏自律6.害怕许下承诺7.没有指出明确的结果8.无法指定工作的优先顺序9.假设计划被紧急事故破坏10.心里虽然有计划，却认为这计划还没有重要到可以写下来的地步,计划欠妥的解决,建立系统，包括计划表、每日目标、优先次序、完成的期限，运用好整合组织系统花时间拟订计划，拟订计划应有先后顺序认清“危机不可避免”这种危机导向假设是一种错误思想，预先为偶发事故做好应变计划要有自律，强迫自己定好完成期限，尝试第一个月目标优先次序及每日计划，列出同时可提供的协助、监控进度、评估成果等不要害怕许下承诺要指出明确的结果指定工作的优先次序紧急事故可能把一天的事情打断，如果这天的工作已经计划妥当，损失就可以降到最低,贪求过多的原因及解决,不了解事情的重要性欠缺优先顺序与计划工作时间评估的不切实际遇到急事紧急反应，或反应过度野心太大，成就感要求过高渴望加深老板的印象过度渴望表现合作的态度人手不足完美主义,贪求过多的解决,填写工作周的工作计划要多授权设定年、月、周、日计划认清每一件事情所花的时间分清事情的要义限制自己的反映控制自己的野心讨论老板真正的意图是什么，长期成功比短期印象更重要敢于提出拒绝长期教育训练引导部署把标准降到合理的程度,事必躬亲的原因及解决,缺乏安全感，怕失败对部下缺乏信心不清楚不完全令人困惑的指令期望人人知道事情的细节不能适当的控制工作管人过多，没有最终进度，人手不足,事必躬亲的解决,学习让他独当一面从错误中去学习，引导他信任部署利用进度报告加以控制学会表达完整把标准降到大家可以接受的程度时间成本要授权合理的分派工作，检查进度,浪费时间的内在因素及解决方法(二),条理不清的原因及解决欠缺自律的原因及解决无力拒绝的原因及解决方法做事拖延的原因及解决方法,条理不清的原因及解决方法,1.不知道事情的重要性2.没有系统3.自我膨胀4.害怕失去控制5.害怕忘东西6.允许外来干扰7.拖拖拉拉、优柔寡断8.没有目标、没有优先次序、没有日计划9.没有授权10.没有过滤,条理不清的解决方法,写下工作日志利用整合系统来记录不要自我膨胀利用工作计划表来提供控制利用联络日志来帮助记忆过滤干扰先处理棘手的，重要的，强迫自己定期限安排好工作计划学会授权要学会过滤,欠缺自律的原因及解决,1.设立个人和组织目标2.安排优先顺序3.安排完成期限4.设定追踪表5.运用日计划检查6.学会专注的技巧7.好习惯代替坏习惯,欠缺自律的解决,指定目标和标准要安排完成的期限，要追踪进度没有运用随手可得的工具与技巧的解决方法及时完成工作不做白日梦做事干脆不要养成拖延的习惯,无力拒绝的原因及解决,1.渴望受到别人的赞许或者接纳2.怕会冒犯别人3.对义务的认识错误4.不知道如何拒绝5.缺乏工作目标与优先次序6.别人毫不考虑的就假定你会答应7.无法拒绝老板,无力拒绝的解决,认清可能的陷阱学会拒绝的技巧有必要培养拒绝别人的能力检讨造成的理由并加以控制仔细聆听别人的要求替没有优先次序的人决定优先次序学习说抱歉，善意的拒绝出示双方同意的优先顺序清单,做事拖延的原因及解决,1.没有能力辨认事情的重要性2.做事拖延是一种自我幻觉，也是一种习惯，同时也可以说是一种态度3.认为遇到压力才有最好的表现，只有让自己到最后一刻才去做4.习惯先做简单琐碎的，拖延困难的5.工作时间的估算不切实际6.贪求过多，没有定期的监控进度，缺乏自律7.搁置工作，没有完成期限,做事拖延的解决,要有能力辨认事情的重要性自我分析，认清自己先做最重要的事情监控自己的进度,高效时间管理之目标及其设定,目标的定义：一种未来的远景,为了实现它,人们愿意做些努力.如果说你没有去做努力,那只不过是一个企图.,目标及其设定,为什么要设定目标让生活的方向有一种目标感克服懒惰的心态专心致志产生热忱区分事情的轻重缓急节省很多时间,把时间摆在最有生产力的地方.可以省钱确认价值重要性有了目标以后,会提高有助于成长和进步,目标能唤起你最高尚的才能！,重视书面目标的好处,步步高,8.高价值的提升,7.创造人生的预期,6.良性的抉择,5.学会更关注,4.增强自尊心,3.减少矛盾,2.锻炼自信心,1.学会独立思考,步步高,目标及其设定,目标设定的指导原则,强调选择强调内容白纸黑字注明达成时间表,目标及其设定,如何设定目标-SMART原则,Specific（具体的）,Time-based(基于时间的）,Relevant（相关的）,Attainable（可达到的）,Measureable（可计算的）,目标搜寻四个阶段,勾勒出生命远景依据时间标准区分远景目标及生命体系职业理想的推拟目标清单开列,下年目标,3-5年目标,10年目标,20年目标,人生目标,目标金字塔,使命宣言,角色,目标,每日目标,每周目标,月度目标,季度目标,年度目标,目标金字塔,每周目标,角色,目标,计划,行事历,授权,目标设定步骤,强烈的欲望信念、信仰、信心白纸黑字写下来要问自己怎么做分析现在的位置你有哪些障碍所需要的知识谁是你的客户坚持不懈地努力,日计划的步骤,写下任务估计做事的时间长短留些缓冲的时间给未预见的事情(60/40规则)确定优先顺序,简化及授权追踪与检讨,日计划的好处,你可以对第二天有较好的心理准备集中到重要事情上借着任务整合,合理的达成你想要得目标你可以控制你的人生目标或年度目标的进度,成功就是实现预先决定好的目标或者计划,高效时间管理的秘诀之授权,为什么人们不会授权为什么要授权授权的类型授权应该把握的原则如何接受授权,管理是通过他人将事情办妥。授权就是将分内的若干工作委托部属履行。主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。授权不卸责。,高效成就的秘诀之授权,不会授权和要授权,不会授权的管理者不是一个好的管理者授权时做事的效益更大,事必躬亲与管理者之间的区别,事必躬亲者：输入输出,管理者：输入输出,授权的类型,下达指令型充分信任型,下达指令型的特点,管理者独挑大梁忙碌依旧下属惟命是从很难重复,充分