浅谈企业会计电算化后财务档案管理

1/9浅谈企业会计电算化后财务档案管理【摘要】随着我国企业BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之,网络财务档案的在线管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理能力和质量。、搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案财务档案信息通过采集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高,仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的,必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。四、如何做好电算化会计档案工作电算化会计档案是电算化会计活动的产物,又是电算化2/9会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证,是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证,是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此,必须做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。1、加强企业财务档案管理的基础设施建设软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。LOCALHOST它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。3/9、做好电算化会计档案的收集所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内如一个会计年度,把计算机系统中的所有会计数据拷贝备份存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统财务软件的编程语言、数据库系统类型财务软件的系统名称、版本号财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。、做好电算化会计档案的管理与保存由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,贴上保护字样,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档4/9案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此,本文建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的。、做好电算化会计档案的整理和利用电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。另外还可以得出本单位、本部门,甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现会计电算化会计档案的再利用。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调5/9阅的会计档案会有下述两种情况1所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅或数据恢复功能进行调阅即可2所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。、提高财务档案管理人员的信息化素质财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况,满足信息化建设工作的需要加强财务档案人员的继续教育,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定,对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰,激励大家学信息化、用信息化。此外,还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管6/9理工作知识和技能的介绍,使其了解财务档案工作的客观规律,更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。五、电算化会计档案应注意的问题1、实行会计电算化之后,存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份根据账务系统管理制度和报表系统管理制度的规定,账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次备份的软盘与档案管理员办理存档手续用做备份的软盘必须妥善保管备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封备份软盘应装在保护封条和包装盒内,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转贮双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患会计电算化系统数据执行主体是计算机。计算机系统由硬件和软件构成。由于硬件系统存在物理易损性,一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因,将导致数据不能被处理,会计工作不能进行。数据处理的准确、高效主要7/9依赖于财务软件的质量和性能。一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。一旦程序中出现严重的病毒,将会严重危害系统的安全,若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中,一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏,保存的会计数据将会丢失,如果没有相关备份的话,将给会计电算化系统造成严重的损失,严重影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息,如果数据被人恶意修改不会留下任何痕迹。所以我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作,如计算机病毒的防范。、电算会计档案必要有专人管理会计电算化系统的实施主体是“人”,但无论软件质量如何优良,规章制度如何完善,作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用,有制度而不去执行,甚至恶意地修改软件程序,修改数据库中的数据,非法取得口令,都是不行的。因此,企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养,增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平,达到电算会计档案管理系统的主体诚信。这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理,并制定相应的管理制度。8/9、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取起用防火墙,隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系,限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患,保障会计电算化系统网络环境的安全运行。六、结束语随着电子计算机技术、网络技术的不断发展,档案管理信息化代替传统的手工工作是必然趋势。目前,档案管理信息系统已经在各个企事业单位、政府部门广泛应用。进入WTO后,中国经济的发展将进入快车道,中国的企业要走国际市场,参与国际竞争和国际分工。加强和完善电算化会计档案管理,将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题