费用报销及支付管理制度

费用审批及报销管理制度(初稿)一、总则1、本制度为了加强集团公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。 2、本制度规定了借款及费用报销程序、要求及相应的实施细则。3、本制度适用于*公司及下属各公司。二、范畴 1、费用报销和采购支付主要指人事、行政及差旅费用报销支付，固定资产、办公用品、非固定资产及因生产需要购买原材料、半成品和其它服务费用等支付。 2、各项开支符合国家及公司的相关政策，保证各项费用对应的原始单据的齐全性、完整性和真实性，并且要保证及时报销及时入账。 3、 车贷、房贷、保险等业务费用开支不在本制度内，财务部将结合C6和业务现流程另行出台匹配的制度流程。 4、 因集团及各公司部门管理经费执行定额包干方式，故每月各部门部门经费提报管理执行本制度，开支合理和必要性由其部门负责人确认，财务部只审核相关票据和报销单据填写、签批手续合规性，并且不得超过其额度。 三、原则 1、授权审批原则：借款、预付款及费用报销等财务事项按*有限公司审批制度执行。 2、价格核定原则：（1） 、对于一次性1万元或全年累计规模5万元以上的采购（如办公用品、耗材、促销品等），责任部门应组织3家以上供应商询价，报销时附上书面的正式询价单；（2）、对于一次性3万元或全年累计规模10万元以上的采购，责任部门应组织至少4家以上的供应商招标。（3）、另1万元以下的商品或服务，具备比价条件的，原则上也要比价购买。3、费用预算原则：（1）、各部门大额费用支出前应有尽量详细的预算和申请手续，所有费用必须遵循“先申请、后发生”的原则。（2）、广告支出、大型会务费及其它专项费用每笔发生前必须有详细的预算并报总裁审批。（3）、费用报销标准须尽量控制在规定的预算标准内，费用支出超预算部分需经总裁补批。 4、预算管理原则：（1）、专款专用原则：对于预算款项必须做到专款专用,不得挪作它用；（2）、责任主体及额度控制原则：费用预算时应明确费用使用主体，做到谁申请，谁使用。（3）、及时性原则：费用发生后及时报帐，原则上要求在结束后五个工作日内报账。四、费用开支标准和要求1、 业务招待费（1）、除公司统一组织活动外，禁止公司内部互相请客、送礼。（2）、公司对外的重要应酬中，礼品/礼金的报销要求有两人或两人以上人员同时经办证明 并经部门负责人确认。（3）、超预算标准事先须由经办者申请，特批后实施。（4）、以公司名义组织招待费用原则上由行政部统一安排，统一结算。（5） 部门因公需招待时，应事先申请，经公司负责人批准后方可招待。 （6） 报销业务招待费用时应填写“费用报销申请单”，应详细注明招待事项、时间、地点、对方人员、我方陪同人员等信息。 （7）其它非公招待一律由经办人个人承担 。 2、办公用品购置费（1）、各部门应定期按需求提交购置计划给行政部汇总集中采购,按需领用,并作好OA领用记录，以便对各部门实际领用金额进行核算。（2）、如无采购计划的一般不予采购和报销，紧急或特殊采购须经总裁办特批。（3） 综合部负责办公用品统一采购，在0A上填写办公用品申购申请，报常务总裁批准后方可进行采购。（4） 采购人员在采购完成后五个工作日内，必须采购完成并办理报销事宜，执行公司费用报销流程。 3、邮政快递费 （1）、各部门所属的直拨电话、传真机应明确管理责任人，部门内电话号码增减变动应及时到综合部备案，否则由原部门继续承担该电话号码的有关费用。 （2）、公司所有对外发送邮包、快递件、书函由行政部统一结算，行政部通过招标竞价指定邮政快递公司负责公司对外邮包、快递件、书函的发送. 4、差旅费 （1）、国内出差 A、符合开支标准的长途交通费用实报实销： a）部门经理（不含）以下人员因特殊情况乘坐飞机的，须经部门主管批准，否则按火车 硬卧金额报销； b)部门经理（含）以上人员出差可乘坐飞机。由机场到目的地的来回交通费，按照机场 大巴费用标准报销，超过大巴标准金额需报部门主管特批。 C)其余出差期间的交通费按定额度内实报实销，不另外报销。 d)飞机票的购买和报销按相关要求执行，一般情况下，应由行政部统一订购。 B、 相同性别的员工多人（含两人）一同出差，要求按二人间标准一同住宿，住宿费按 较高者标准实报实销，其余费用在规定额度内各自单独实报实销。 C、公司委派参加国内各种会议、培训的费用开支： a)凭会议通知和收费票据报销差旅费。 b)由会议或培训方统一安排食宿或交纳了会务费的，以及由公司驻当地办事处安排食宿 的，公司不再另外报销住宿费和伙食补助费。 C、住宿费发票正面须含有出票日期、入住和退房日期、单价、总金额、酒店消费清单、 住宿费用项目等重要信息。 D、住宿费以外的其他费用（如洗衣费、长途电话费等消费性费用）不在住宿费的报销之 列。 E、当天出差跨两个城市以上的，住宿费按住宿地的标准报销，伙食补助费和市内交通费 按业务实际发生地的标准报销。（2）、境外出差 A、员工境外（含港、澳地区）出差所发生的差旅费统一按出国人员差旅费标准开支和管理。 B、受境外客商邀请的出国人员，已由邀请方承担支付费用的，不适用上述标准。 C、属于由国家、省、市外事、外贸部门组团赴国外参观和贸易洽谈者按代表团统一规定的 费用标准执行，不适用于本规定。（3）、出差地区分类及标准：一类地区：北京、上海、深圳、广州、天津、南京、杭州、厦门。二类地区：一类地区以外的国内其它城市和地区。职务一类地区二类地区重庆市内住宿费伙食补助费市内交通费合计住宿费伙食补助费市内交通费合计按原规定执行总监32070704603005050400经理/助理经理30050704202803050360区域经理/普通员工220505032020030302605、 通讯及网络费（1） 各部门或驻外人员按公司制定的相应或报批标准执行，公司内所用通讯费及端口费由综合部统一结算和报销，报销需提供相关协议通讯商的正式发票。（2） 业务人员及中高管理人员手机费用以按通讯补贴每月通过工资发放，不再另行报销；（3） 部门电话及网络费按照公司规定额度标准开支，超过部门标准由部门自行承担，公司不予承担。4） 总裁办各总裁的电话费及移动网络费用由综合部统一结算报销，报销需提供相关协议通讯商的正式发票。6、图书资料购置费各部门的业务图书资料购置根据业务项目要求报部门负责人批准后按需采购,并经各部门指定的图书管理员验收 签字后才可凭票报批。7、外出公干交通费 交通费标准按照公司规定执行，在部门经费额度内提报部门负责人批准，在部门内自行报销，原则上公司不再另行报销。8、广告及促销费 公司的广告费及促销费用由市场部统一向总裁办上报预算和广告计划，并统一结算报销，报销需提供正式发票和相关协议或合同。9、水电及物管费公司的水电费及物管由综合部统一结算报销，按照实报实销原则；报销需提供正式发票和相关交费协议。10、力资费用因业务原因在外公干产生力资费用，须提供支付凭证（力资收条），并写明产生力资费用业务项目。11、其它费用未涉及其它事项或新增业务发生的费用，根据业务和事项情况，根据相公司相关批文执行，以财务部和总裁办审批为准。五、 费用报销及审批流程及票据要求1、 流程：（1） 报销人/借款人 部门负责人审复核 财务部审核财务总监审批总裁办审批 出纳付款领款人签收。（2） 各部门费用开支签字确认原则为部门负责人， 部门有分管总监或副总须双签，但分管总监或副总可根据分管部门情况，可书面授权部门负责人（可全部授权或部分授权），如部门负责人或签批人外出或出差需授权指定其他人员签字确认；可书面授权；书面授权书须向财务部事前提交并抄报总裁办。（3）费用报销金额在一万以下，财务部经理审核可提报总裁办，一万以上（含一万）财务部须报财务总监审批方可提报总裁办。（4）费用报销单据提报财务部审核时间是每周二、四（业务提报给财务审核人），请各报销人合理安排好时间，财务部审核完成后由其统一在次日提报总裁办秘书处，秘书处在总裁签批完成统一提交到出纳组作支付。（5）各报销人请在提报前先作好自核（填写报销单和相关附件），以免补件或改单延迟单据签批时间，造成支付受影响。2、报销提供的发票、单据的要求：（1）所有发票应当清晰记明单位名称（公司全称）、金额、开票日期，发票上必须有开票单位的发票专用章和当地税务机关的发票专用章。（2）采购、推广等发票的要求发票应当清晰记明单位名称、货物名称、型号、单价、大小写合计金额、开票人签名、发票的开票单位必须与合同签定单位、付款单位一致；增值税发票要保持票面清洁、字体清晰，并且收货人与送货人纳税号不能有误码。（3）业务招待费发票要求：定额餐票已被税务机关取消停止使用，现有效票据是机打餐票，正面必须有消费日期、单位名称、消费金额及清晰的单位盖章。发票上的时间与地点应与“业务应酬事前申请”的时间、地点吻合。（4）业务客户礼品发票要求:发票正面必须有礼品具体名称（但不能是礼品概称）、单价、总金额、采购地点、背面必须有两个以上经办人签名，并附有采购之前已获得审批的申请；（5）差旅费发票要求：A、飞机、车、船票：日期、地点、发票专用章、票面金额清楚，并附上出差申请表。B、住宿费发票正面必须有出票日期、入住和退房日期、住宿金额等，并与出差日程相符。C、一次出差到多个目的地的，要提供按行程汇总的费用支出明细清单（需列示：日期、起止地点、费用项目、合计等项目）。（6）电话费单据要求：A、电话及网络费发票需有收款单位鲜章，日期、金额清楚,无支出明细须附上报销月份的话费账单。话费账单可以从通讯运营商的营业厅获取，也可从网上查询并打印（如重庆移动网址：；重庆联通网址：.）B、员工本人的手机号码以公司通讯录上公布的为准。如本人手机号码发生变更，请及时通知综合部。C、报销月份应与发票上标明的日期段相符，一般按月报销，如因系统商原因需累计报销, 不超过一季报销一次.D、报销的发票须应以当月话费的实际发生额为报销依据，且在报销发票上应能表明当月发生的费用分类摘要。以“预付费”方式开具的发票不能作报销凭据。（7）邮费快递发票要求:A、除邮费快递发票外,还需附邮局或快递公司的项目费用明细表，须注明邮寄物品具体内容，如发票、合同、样稿、广告样报、客户资料等。B、除综合部统付的邮费外,部门特殊到付费的邮费需提交邮寄明细和发票.（8）短途交通费票据要求：汽车票面金额，票面界线不正确的，以界线处最明显的金额为报销金额。票据量大的情况下而依次粘贴并写上该列小计以方便审核，不按规定整理的单据视同非法单据拒绝受理。 （9）广告及促销费票据要求：A、广告费用均需正式广告发布费的发票，单位名称填写相应公司名称。B、发票上有付款方识别号的必须填写清楚。C、出具发票单位需加盖本单位“发票专用章”，若为代开发票必须有地方税务局“代开发票专用章”方为有效，否则不予报销。D、各项广告及促销单据要求：1）报纸广告经办人报销时需提供：广告合同、报纸样报1份、客服中心核实签字广告版数表、发票2）.DM单经办人报销需提供：合同（如签订）、发票、印刷申购单、（额度预算需报总裁办审批）、DM单样稿1份、综合部或收货人签收确认送货单或入库单。如报销费用因业务超标，超出部分需补报总裁办审批。3）.电梯广告经办人报销需提供：合同、发票、广告样稿1份、发布点位检测表、资产部核实签字广告版数表。4） 户外广告经办人报销需提供：合同、广告图片，广告发布监测报告、市场部核实版数表。（10）其它报销费用项目如涉及外币的，以外币借款时的汇率换算。2、 报销的发票、单据的粘贴填制要求（1）费用报销单应严格按公司要求妥善贴好，不符合标准，或填报单据不符、金额不符、重复报销，一律退回不予报销。（2）单据报销规定填写时表单所有内容须填写完整，大小写须一致，不得有涂改，并填写上所附的单据张数；（3）按面额的大小分类整齐粘贴，并在粘贴处注明各类面额票据的张数和总金额。（4）丢失单据提供的情况说明并报批可作证明附件，但发票丢失需附上对方补票（复印件加发票鲜章）。六、 费用报销及审批要求及责任界定（一） 报销人的责任1、 报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责，单据及附件应合法、完整；2、 各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部有权拒绝报销。（二） 部门负责人的责任1、 负责审查费用项目申请及批准手续，报销金额是否控制在标准之内；2、 对所报销项目的真实性、合理性负责。3、 对预算的执行进度进行监控、相关制度执行情况的执行检查与考核。（三） 财务审核人员的责任1、 负责审查单据的合法性、真实性，报销内容是否符合有关公司标准和规定；2、 审查报销项目审批手续的完整性。（四） 总裁办审批者的责任审批者对报销项目的必要性、与公司制度、业务要求是否匹配、费用总体的合理性负责。七、 非业务款项的借支流程及要求（一）借款类型：1、出差借支出差借款填制“借款申请单”，附上经审批的“出差申请表”（注明还款期限），按程序办理借款；2、专项费用借款：（1） 专项费借款原则上只限于各项专项会议活动费等。（2） 借款时必须附上批文,以及活动预算表,报销时需附预算执行表以及旅行社等签定的协议或合同。（3） 直接支付给外单位的劳务费、咨询费、广告费、材料费、大宗物资采购等一律不能以个人借款的形式支付，须 由财务部门统一对外转帐付款,如特殊情况需现金支付须报总裁办特批；如确需借采购备用金，提供总裁办的批件和相关采购申请。3、其它杂费专项或备用金借款： 各部门、门店水电费、物管费等以及总裁办汽车使用费，需提交借款申请单时，附上相关交费凭据，待交费后再凭相应发票冲销其借支款项。4、离职借支清算:员工离职,必须按人事部流程到财务部作借支清算，以确保员工离职日前处理完所有未报销的借款款项。 5、其他类型借款，参照上述程序审批。（二）流程（1）借款人 部门负责人