人事行政部文员作业指导书(DOC-9页)模板

.第一章职位手册第一节工作职责职位名称：人事管理办事员直接下属：人力资源管理经理直接下属：无协调部门：采购部、生产部、产品管理部、保管部、财政部工作说明：在人力资源管理部经理的指导下，负责人力资源管理部的事务管理。负责文件的打字、复印、发行、报纸(邮件)的收发。负责文件、文件和其他相关资料的存档和存档。工作职责：第一，负责文件材料的打字、校对工作。第二，负责集团和分公司的文件发行、资料存档、贷款、存档管理。第三，负责分公司报纸、信件、电子邮件和传真的接收和发送。第四，负责人事管理部门的日常评价管理和月末评价上报工作。第五，集团董事长、副会长负责查询手机费及继续支付业务，确保手机不中断机器和每月财务报表。六是负责分公司文件资料复制、登记管理。第七，负责分公司文件的发行。八、负责分公司图书借阅管理。9.负责人事管理部复印机、传真机、电脑的清洁管理工作。第二节主要权限一、有人事管理部文件、图书、资料、文件及各种物品的保管权。第二，收到的传真件、报纸、邮件有权及时发送。第二章日常工作内容第一节经常工作一、工作要做的事1、把要做的事情清单放在书桌上的明显位置，很适合提醒自己。2.经常记录要做的事，看经常要做的事，排列各事的工作顺序，一天工作结束后认真总结，第二天制定工作计划，写要做的事。前日要做的事没有完成，要转到第二天要做的事上写。3、当天工作项目记录、摘要。二、每周部长会议1.每周一，采购部经理召集所有采购部人员参加部长会议，制作会议记录。请向部门经理报告一周内的工作。请做好会议记录，保管好供以后参考。4、填写登录帐簿。三、考勤管理1、记录印度部全体职员的出席情况，员工士兵休假应履行公司规定的手续。2、每月月末将考勤表交给本部门经理签字后，分行负责人签字后，将派遣财政部成本会计师事务所。3、支持部门经理检查州分公司各部门出席情况及月末出席情况。四、每月工作摘要1，在月30日16: 00之前完成个人工作摘要。2、分支机构各部门、各级主管人员每月的工作摘要，收集整理后报告分公司的总经理。3、工作摘要要按照公司规定写，内容真实、全面，不遗漏项目。五、写稿1、每月15日16: 00点之前，将各部门集合起来，向分公司人事管理部提供私人稿件。2.要求的稿子的内容有知识性、趣味性、娱乐性，所以要有实际的感情，不能随便抄写，以应付工作。3、将选定的稿件转发给集团总部。第二节健康检查与人力资源部经理一起，随时检查分公司各部门的室内、外部、个人卫生。第一，检查分公司各部门的室内卫生，主要内容如下。1、门、门把手、窗、柜顶、墙等是否有灰尘和霉菌。东西合理，没有杂乱。3、没有地面卫生清洁碎片。各部门检查养花是否符合公司规定。5、检查室内防蝇设施，是否有蚊蝇进入办公室或工作场所的危险。第二，主要内容如下：1、室外共享区地面碎片、纸屑、废弃塑料袋和包装。检查各部门是否将垃圾倒入指定的场所，是否有任何颠倒的现象。3、冬季土地是否有积雪，以雪下达命令，随时组织各部门做扫雪工作。第三，主要内容如下：1.检查是否有长发挂，指甲染色，头发染色，饰品佩戴等。2、工作中化妆套装按公司规定大方，不浓妆，不穿奇装异服。第三节文件打字、复印、发行第一，打字1.在人力资源部打字文件的时候，要检查打字稿是否有相关部门负责人的签名。2.检查该稿件是否符合工艺制、工艺标准、新产品开发等公司规定的打字要求。3、如果印刷符合公司的打字要求，人力资源管理经理在原稿上签名，注明紧急程度，全体调配后，将打字发给人力资源管理职员。4.打字完毕的稿子由人事管理部文官提交给起草者，校对有误后，确认签名；击球手出错的话，人事行政部文员有责任纠正，直到完全正确为止。二、复制1、严格执行公司复印机使用规定。2、复印申请部门复印登记表包括复印时间、数据名称、用途、密件、纸型、复印数、卫生纸数等由复印申请人在处理者栏上签名并提交给本部门经理，经人力资源部审查后，可以复印资料。3、原则上，10份以上的数据复印和大规模使用消耗性报告应发送到蜡印或印刷厂进行批量打印。4.公司的绝密资料复印必须留在复印申请人、复印机旁，直到复印完成，复印绝密资料时，废纸由复印申请人收回，废纸数由有关部门消耗。三、文件的发行1.文件发行前，文件制作部门要填写文件签阅单，该部门的负责人签署后，发送到人事管理部门，人事管理部门的组织文件相关的部门负责人要填写文件。2、文件签署后，人力资源管理部经理根据文件签阅单中规定的发行范围，人力资源管理部文职人员将按照文件名称、文件编号、秘密级别、发行范围向各部门发送文件，由各部门接收。人事管理部经理定期检查各部门的文件归档。4、对公司的相关文件精神，向各部门传达和执行文件精神。5.人事管理部长应该根据公司的要求，对需要学习和讨论的文件各做各的好部门学习，讨论，情况检查记录。第四节报纸(邮件)、传真发送和接收一、收发报纸(邮件)1、人事管理部魏某收到报纸和邮件后，交给了人事管理部文官。2.人事管理部文官将报纸、邮件注册到文件下发登记表，显示收发日期、姓名、接收部、接收等内容。3.人事管理部文官拿着报刊、邮件收发登记表，将报纸和邮件传递给接收部，由接收人签名。二、发送和接收传真1、接收传真(1)人事管理部文史收到传真后，要妥善保管。(2)接收的传真在报刊、邮件收发登记表注册，并指定传真接收时间、传真名称(内容)、秘密级别、页数等。(3)人事管理事务员带传真接收登记表和传真到接收部，由接收人签名。2，我会发传真的(1)各部门向人力资源管理部门发送传真时，必须标明发行时间、对方单位传真号码、接收单位、接收人、传真名称(内容)、密件、页数、发件人签名、部门主管签名。国际传真需要分公司总经理的签名。(2)人事行政部文官在传真接收登记表审查中，内容必须正确，才能发送传真。第五节各部门的货物介绍第一，矿泉水、寻呼机电池、一次性纸杯、信封、软盘等物品由人力资源管理部门文官保管。第二，各部门在申请矿泉水、寻呼机电池、一次性纸杯、信封、软盘等物品时，应在传真发出登记表上标明领事日期、物品说明、用途、领事部门等，并由领事及其负责人签名。第三，人事行政部经理在传真发出登记表审查时出错，人事行政部文员才能支付费用。第六节图书馆管理第一，买书1、申请人提交购书申请，物品领用登记表标明申请部门、经调查人员、购买要求签名、价格等，部门经理签字后，提交人事管理部门审查，经总负责人或分公司经理签字后方可购买。2.购书必须符合公司规定，不能购买与工作无关的图书。3、购书后，购买图书发票，到人事管理部办理购买图书的登记手续。4.人事管理部经理对购买的图书进行审计后，在购书发票上签名确认。5.在审查购书发票的时候，要仔细验证图书价格是否打折。6.对购买的图书，经人事管理部经理审核后，在人事管理部文史物品领用表登记，对图书编号，并加盖“希葡书印章”保管。二、图书借阅和归还1.从图书借阅者到人事管理部，图书购置申请书填写贷款图书名称、数量、规定的期限、贷款日期、返还日期、贷款者。2、填写后，人力资源管理经理签字批准。3.图书在贷款过程中由人事管理部文官督促，根据督促结果做好现存图书情况明细表。4.图书过期者由人事管理部文官敦促。按照规定的借用时间归还，如果要继续借用，就要重新办理图书贷款手续。5.图书返还时，人事管理部门文员要仔细查看图书是否有缺失的页面，是否损坏，并估算折旧度和实际价值。6.职员办理离职手续时，人事管理部门文员对图书贷款进行检查，如果贷款还没有还书，应立即督促还书，确认检查无误，并再次签署借（还）图书登记表。第VII节打印管理一、印章管理1、申请人(部门)创建图书催要记录，以显示申请人、职务、部门、打印名称、宣传品名称、宣传品来源、打印份数和用途等。2，离职（任）申请书在部门经理、人力资源管理部经理、分公司本部长签署后，交给人力资源管理部文员后，才能用于印刷。3、如果紧急处理公务，相关领导不在公司内，可以通过电话询问上级，经人事管理部门文人的验证，立即用于印刷。领导回到公司后，打印申请者找领导重新签名。4、每月月末，人事管理部的文人将用印申请单定为书，编号供以后参考。二、管理介绍信1、发行一般介绍信，人事管理部门的文官必须填写，同时介绍信存根与正文一致，中间接缝和正文右下角要盖章。2、一般介绍信由经理签名后提交给人事管理部经理审批。3、如有特殊情况，需要签发空白介绍信，应由经理、人事行政部、分公司总经理签署，人事管理部经理应请求集团董事长同意。第八节电话费用指数评估和通信费用查询一、评估各部门的电话费用指标1、根据通信局提供的通话记录确定各部门前一个月的电话费。2、根据公司批准的电话费用指标，审查各部门全月的实际电话费用。3、将电话费用的审查结果每月1日前报告分公司的财务部门。二、手机费用查询1.人事管理部文官打电话或去通信公司查询公司董事长、副会长手机费。2、人事行政部经理以职员为标准，查询手机费用结果(董事长手机费用馀额不足1000韩元，副会长手机费用馀额不足500韩元)，立即安排人事行政部文员通过电话继续收取手机费用，防止董事长、副会长手机停机。3、为了及时掌握通信费，要缴纳电话费。三、寻呼机成本管理1.业务上需要公司缴纳寻呼机费的员工，应当将缴费收据提交人事管理部门经理结算。2、人力资源部经理安排沟通员登记寻呼机缴费，指定缴费时间、使用期限、缴费金额、下一次缴费时间等事项，并保存预备调查。3.呼叫者再次支付报销时，人力资源管理部门应审核上次支付的注册，然后签署报销。IX节文档，管理文件(信息)一、文档管理1.集团及分公司发行文件的情况，人事管理部文笔员应按照文件发行时间顺序统一编号，超过一个月后，填写文件目录，将上月文件装订成册。2、集团和分支机构发行的文件必须单独装订。二、文件