城建档案管理工作

城建档案管理工作一、城建档案整理工作的意义城建档案是指在城市规划、建设、及其管理工作中形成的，应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。它是城市规划、建设及其管理的真实记录，是城市建设和发展的重要依据。城建档案工作包括收集、整理、鉴定、统计、保管利用等六项工作环节，每个环节在技术档案工作中有着不同的地位与作用，城建档案整理工作是城建档案工作的基础。1、城建档案整理工作是城建档案业务建设的中心环节：城建档案六项工作环节中，收集是城建档案工作的起点，利用是目的，即通过利用工作充分发挥城建档案的作用。要想使城建档案便于利用，必须对收集来的城建档案进行科学的整理，正确的鉴定，确切的统计，妥善的保管，在城建档案工作的业务建设中，整理是中心环节，是进行鉴定、统计、保管等工作的基础。2、整理工作是城建档案能够发挥作用的前提条件：提供城建档案为规划、建设、管理服务是城建档案工作的目的。从城建档案业务本身来说，整理工作是城建档案能够发挥作用的前提。因为城建档案是我们为生产建设和科学研究工作服务的物质条件，我们的任务就是通过各种方式提供城建档案为利用者服务。城建档案的好、坏，科学、不科学，将直接影响提供利用。二、城建档案整理工作的内容城建档案整理工作，一般经过两个过程：即归档前城建文件材料的整理和归档后城建档案的整理工作。从理论上和认识上应该明确：两者既有密切联系又有互相区别，具体的工作内容各不相同。1、归档前的整理工作。即城建文件材料的形成者，尚未向城建档案馆（室）移交之前所进行的整理工作，其主要内容和任务包括：（1）、对城建文件材料进行鉴别。其内容包括：对城建文件材料完整性的鉴别，准确性的鉴别、属性的鉴别（区分城建专业文件材料、城建政务文件、城建资料）、保存价值和保管期限的鉴别等。（2）、将城建文件材料组成保管单位。保管单位也称案卷，案卷是由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。其形式有卷、册、袋、盒。组成的保管单位应是一组具有有机联系的、有一定数量界限的、保存价值和秘密等级基本相同的城建文件材料。（3）、对保管单位进行编目。其内容包括：编张（页）号、填写案卷卷内目录、填写案卷审核备考表、填写案卷封面等。 2、归档后城建档案的整理工作。即城建档案移交到城建档案馆（室）之后的整理工作。其主要内容包括：对城建档案的保管单位进行检查、分类、编制档号和登记著录目录卡片等。以上两个过程，符合城建文件材料及城建档案的自然形成规律，也符合国家现行的有关要求和规定。档案部门如能及时协助与指导，就可达到整理的最佳效果，确保城建档案的质量。但是，由于部分城建单位尚未把城建档案工作纳入技术工作程序，这两步工作由城建档案馆（室）一家承担了。这在正常情况下是不应该的。在建馆初期由于城建单位业务不熟、人员不够，承担部分初期整理工作是可以理解的，但从长远考虑这两步工作应当分开，这样才有利于保证城建档案的质量。三、城建档案整理的原则城建档案的整理，应依据科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-89）、建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）及城市建设档案案卷质量规定（建办1995697号）等规范或文件的规定进行。城建档案整理工作的基本原则是：遵循城建档案的自然形成规律和保持城建档案材料之间的有机联系，分门别类，便于安全保管和提供利用。1、第一步整理工作必须由城建档案文件材料形成单位来做。因为城建档案是城市规划、建设及其管理活动中形成的，城市建设专业很多，各专业既有其本身的客观运动规律和科学程序，也有直接形成者根据客观实际的发展和创造，真正掌握这个“自然形成”和“有机联系”的，只有直接形成者。因此，由城建文件材料的直接形成者承担第一个过程才是科学的。也就是说，工程准备阶段文件和竣工验收文件由建设单位收集整理，监理文件由监理单位收集整理、施工文件由施工单位收集整理。2、第二步整理应由城建档案馆（室）来做。这就要求档案工作人员学习档案管理理论和掌握城市建设各专业的活动规律和程序。首先要对城建档案形成单位进行监督、检查、指导。其次，要拟订科学的分类方案和一系列的编目形式。通过再整理，即第二个整理过程，达到安全保管和方便利用。任何人为地、主观地拆散这种自然规律，都是违背科学、脱离实际的。3、整理工作要有利于安全保管和方便利用。安全保管和方便利用是整理工作达到的最终目的。在整理过程中，要根据各类城建档案不同载体的特点，从有利于安全保管和方便利用出发，把需要不同保管条件的城建档案，分别加工整理、专门保管，而不能绝对地为联系而组合在一起。一套城建档案在整理、编目时，应在保持联系的前提下，对其中的蓝图、底片、胶片、照片、模型等另编保管号，分别专门保管；对不同密级（秘密、机密、绝密）分别组卷，对机密以上案卷要专人专库保管，保证安全，避免发生泄密；整理工作的目的是为了方便提供利用，所以不能“为联系而联系”，有利于安全保管和方便利用，才是整理工作的最终要求。四、城建档案案卷的排列1、组成城建档案的案卷是由一组具有有机联系、价值大体相同的城建文件材料组合而成的一种档案保管单位。就一个建设项目或一个科研课题的全部城建文件材料，可以组成一个案卷，也可根据材料的多少分别组成若干个案卷。组织案卷应符合下列要求：（1）、案卷必须是有内在联系的城建文件组成，最大限度内保持卷内城建文件材料的完整、准确、系统性。（2）、案卷最好是保存价值相同的文件材料，少量保存价值不同的文件材料要以方便利用出发，不要强行分开，在鉴定保存价值时保存价值小的服从保存价值大的。（3）、绝密的文件材料如有可能单独组成案卷，少量密级不同的文件材料要从方便利用出发，不要强行分开，确定密级时，密级低的服从密级高的。（4）、案卷内城建文件材料有一个相对的数量界线，凡是组成案卷必须便于保管，方便查找利用，力求整齐划一、美观。经过长期实践和研究，案卷厚度以100-150张基本图幅厚度或3cm左右为宜，不要超过4cm。2、组织案卷的主要方法：城建文件材料之间的联系是多方面的，因此组织案卷的方法也是多种多样的，通常的方法有：（1）、按单位工程组织案卷。即一个小型单位工程形成的城建文件材料不多时，可组成一个案卷。在群体大型建设项目中，也应按单位工程（子项）组织案卷，如一个单位工程城建文件材料较多时，可按其“有机联系”分成数卷，但一个单位工程的城建文件材料不能与另一个单位工程的城建文件材料混合组卷。（2）、按专业组织案卷。即按照城建文件材料所涉及的专业分别组织案卷。如一个大型单位工程形成的图纸很多，可按其专业分别组成建筑、结构、暖卫、和燃气、电气、通风与空调、电梯、工艺等案卷。（3）、按问题性质组织案卷。即按照城建文件材料反映的不同性质的问题分别组织案卷。如一个大型综合建设项目可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分，工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；竣工图可按单位工程、专业等组卷；竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。（4）、按地域（或图幅）单位名称组织案卷。这一方法在城市建设管理中应用广泛。如城市规划管理中的建设用地、测绘勘察管理等多采用行政区划或地形图幅进行城建文件材料的组卷。（5）、其它还有按名称、时间、作者等特征，分别组织案卷。总之，城建文件材料种类繁多，类型和载体复杂，在具体运用时，可根据城建文件材料的具体情况，选用既能保持城建文件材料的有机联系，又便于城建档案管理和使用的方法。3、案卷内城建文件材料的排列（1）、科研课题文件材料按形成时间排列，按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。（2）、建设工程文件材料大体按建设程序排列（3）、竣工图按建筑、结构、给排水、采暖、电气排列（4）、设备文件材料按依据性材料，设备开箱验收、设备安装调试、设备运转维修、随机图样排列，随机图样可单独组卷。（5）、城建管理性文件材料按问题、时间、地区、重要程度排列（6）、其他排列：（a）按重要程度排列。按城建文件材料重要程度的高低依次进行排列，重要的排在前面，次要的排在后面。（b）按时间排列。即按城建文字材料形成的时间或其内容反映的时间进行排列。（c）按城建文字材料之间的逻辑关系排列。这主要是指来文和复文，复文在前，来文在后；正文和附件，正文在前，附件在后；正本和原稿，正本在前，原稿在后。（d）图文材料混合排列的一般文字在前，图纸在后。五、城建档案组卷的要求1、组卷要遵循城建文件材料形成规律，保持案卷内城建文件材料的系统联系并便于保管利用。2、城市规划、管理、建设工程科研项目文件材料应按专业性质，结构阶段等分别组卷。3、报送市城建档案馆的材料必须是原件。4、案卷内城建文件材料必须齐全、完整并有完整的签章手续。5、案卷内城建文件材料必须准确反映城市规划、建设、管理等活动真实内容。6、案卷内的文件制作材料和书写材料必须能长期保存。应采用不易褪色的墨水书写，不得使用红色墨水、复写纸、铅笔和圆珠笔等。7、案卷内文件材料书写字迹要工整，图样整洁、线条清晰。六、案卷装订要求1、案卷可采用装订和不装订两种形式。文字材料卷必须装订，既有文字材料又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，装订结打在背后；装订要整齐、牢固、便于保管和利用，要符合210mm297mm标准。图样材料可不装订，将卷内封面、目录、卷内备考表三件用棉线在左上角斜面装订在一起，放在案卷之首。案卷内小于A4幅面的文件要用A4纸衬托.2、不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法(GB/10609.3-89)的要求折叠成A4幅面(210mm297mm)为标准，折叠成手风琴式，图标栏外露，不装订。3、案卷装订必须除掉金属物。七、城建档案编目城建档案编目是通过一定的形式按照一定的要求，固定城建档案系统整理成果，揭示城建档案内容和成份的工作。具体内容包括：1、编写案卷页号。编页号（或张号），就是将案卷内每一张城建文件材料（不含封面、目录、备考表）都编上顺序号，目的在于固定排列次序，便于统计数量，便于保护查找。页号编写位置，单面书写的文件材料编写在右下角；双面书写的文件材料，正面编在右下角，背面编在左下角。折叠后的图纸,页号一律编写在右下角,采用阿拉伯数字“1”开始依次逐张编号。某些成册城建文件材料，自成一卷，在形成时已有编号时，原目录可代替卷内目录，可不另编页号，但出现不连贯时仍需重新编页号。2、填写卷内目录。卷内目录是每一份城建文件材料的明细表，对保管和使用案卷具有重要作用。（1）、序号。指该份文件材料在案卷中的排列顺序号，用阿拉伯数字“1”依次标注。竣工图一张图纸代表一份文件.（2）、责任者。填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用等代替。竣工图填写竣工图的修改单位,而不是填写设计单位.（3）、文件编号。填写工程文件原有的文号或图号。图纸填写图号.（4）、文件题名。填写文件标题的全称。如文件无标题时,应根据文件内容拟订标题.（5）、日期。填写文件形成日期。如果卷内文件形成的日期是一个时间段时,填写起止日期。竣工图填写竣工图的编制日期而不是施工图的绘制日期。（6）、页次。填写文件在卷内所排的起始页号，注意只填写起始页号。最后一份文件填写起止页号。（7）、卷内目录排列在卷内文件首页之前。3、卷内备考表编制。（1）、卷内备考表是用来记载和说明归档后案卷内城建文件材料基本情况和变化情况的一种工具。它主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数、图样材料页数、照片张数，以及立卷单位对案卷情况的说明。（2）、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。4、案卷封面编制。（1）、案卷封面，是以一定的格式概要介绍案卷内城建文件内容和形式特征的一种工具。编制的质量和水平将直接影响城建档案著录和检索工具的编制，以及城建档案的管理和开发利用。（2）、档号填写。档号是档案馆（室）在档案整理过程中对档案的编号，档号由档案保管单位填写。档号构成的原则：分类号-项目代号-案卷号档号设置的一般方法：分类号（大类号+属类号+小类号）+项目流水号+案卷号。J2.6.758-03J_基建档案代字、2-基建档案大类号、6-基建档案属类代号758-工程项目流水号03-案卷顺序号（3）、档案馆代号。根据国家档案馆设置的原则,填写国家给定的本档案馆编号。档案馆代号由档案馆填写（4）、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件内容。（5）、编制单位填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。工程准备阶段文件及竣工验收文件编制单位是建设单位,监理文件的编制单位填写监理单位,施工文件的编制单位填写施工单位,分包的工程填写分包单位,如果由总包单位汇总的填写总包单位。（6）、编制日期填写案卷内全部文件形成的起止日期。（7）、保管期限分为永久、长期、短期。1988年建设部颁发的城乡建设档案保管期限暂行规定有规定。永久60年以上，20-60年长期，20年以下短期。GB/T50328-2001规定的保管期限永久就是永久保存、长期同工程使用寿命，20年以下为短期。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应该从长。（8）、密级分为绝密、机密、秘密三种。1988年建设部颁发的城乡建设档案密级划分暂行规定有规定。如同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。5、案卷背脊编制。案卷背脊的内容包括档号、案卷题名，与案卷封面填写相同。因为我们就这么一辈子，几十年的光景，无法重来，开心也好，不开心也罢，怎么都是活着，那么何不让自己开开心心的过好每一天呢！生活虽辛苦，但我们一定要笑着过，以积极乐观的心态让日子过得有滋有味，这样才不