项目材料采购操作指南(装饰行业上市企业内部版)

项目材料采购操作流程(一) 材料员进驻工地现场前期工作包含：1. 材料员进场后，首要工作是获取项目详细物料表（即项目主材清单）。2. 填写项目整体概况表（见附件1）。材料员到场之日起3日内将主材清单以电子邮件或纸质版形式递交所属条线主管。各条线主管收到信息后2个工作日完成整理分析工作，及时报备部门经理；3. 做好项目人员后勤保障工作，包括管理人员住房租赁，项目非外包工人住房租赁、租用房水电费缴纳、网络接入及其费用交纳等。说明：项目人员住宿用租房需出租方提供房产所有权证明，房产所有人有效身份证明，房产所有人开户账号（如委托收款的，需另提供有效委托授权证明及被委托人身份证明）。租金由材料员发起付款流程以电汇形式由公司财务统一支付。租金含税费。需开发票4. 项目部办公家具、用品购买，施工用零星材料、工具采购，临时水电设施采购。说明： 项目所需一切需采购的物料，申购人必须填写纸质采购申请单（附件2）； 材料员需帮助项目部开具按集采中心架构进行分类的材料采购申请单；1. 木制品采购申请单2. 石材采购申请单3. 标准品采购申请单4. 非标材料采购申请单 采购申请单内容必须填写完整，数量必须为明确的数字表达； 采购申请单必须由项目经理签字确认，原则上还需现场核算员、工管公司总经理/工程总监、成本部签字确认。签字格式严格由签字人、签字日期两部分组成。(二) 材料员进驻工地现场后，工作内容包含：材料员到场之日起，2周内以电子邮箱或纸质文件形式将下列资料或扫描件发送至条线主管：（1）编制主材采购计划表（附件3）暂无说明：项目材料员根据项目总施工进度计划编排主材采购计划表。该表含项目材料重点、难点、问题困惑、资源需求（2）具体采购工作：项目材料需求信息及时传递到各相关招标部门1、 材料员取得由项目部开出且符合要求的材料申购单，明确项目材料需求。2、 所取得的申购单，材料员依据集采中心组织架构对其分流，并进行有效传递，且信息传递书面化： 集采供应部 标准品招标部 石材招标部 木制品招标部（3） 明确三种材料采购方式：公开招标、定点限价、零星比价。 公开招标：材料员将材料需求信息传递至各材料招标部，由材料招标部进行招标； 辅料定点：截至目前，杭州区域严格实施辅助材料定点采购，待条件成熟后杭州以外区域逐步实施集采辅料定点。通过这种非典型集采采购方式，我们可以极大的降低采购过程中的人力物力，大大的提高采购效率，为公司创造效益。 零星采购：零星材料采购，优先使用公司战略合作供应商资源。战合资源无法满足项目材料需求，在保证质量等前提下执行比价采购。(4).合同签订禁止先斩后奏。合同签订生效，材料到场。严禁合同未签订完成的前提下，通知供应商生产、发货。合同签订过程，遵循公司合同文本，确保公司利益。所有合同单价及金额必须以含税金额填报。(5).履约跟踪 有效沟通项目部，知悉材料到场要求 密切联系供应商，掌握材料备货、加工、运输、到场情况 依据合同，申请支付材料款项 以周报形式每周汇报项目材料动态(三) 其他事项 材料员需做好沟通交流、信息传递：材料员与条线主管的沟通项目部与集采各部门之间的信息传递材料员与项目部的沟通材料员与供应商（含定点供应商、中标供应商）的沟通 材料员自身定位：材料员始终隶属于集采供应部，对集采供应部负责；材料员服务于项目材料采购工作。 材料员考勤管理：严格遵循公司和项目部考勤制度，因特殊原因需离场时须向项目负责人及部门经理请假，并获批准，合理安排时间，不得影响项目材料采购工作。 材料员工作周报：现工管中心已采取周报汇报形式，集采中心今后也将采取相同形式，所以周报填写工作不能马虎，须认真填写材料员每周将工作以周报的形式提交条线主管；材料员工作过程中遇到的待解决问题，需请求公司领导或者其他部门解决的，第一时间反映到主管。 材料送样打样：项目施工所用的材料样板，由材料员组织落实。投标报价及样板制作用小样，材料员需给与配合和帮助。 制度学习：部门的相关信息传达到部门的信息平台上，如QQ群、微信群、OA等，大家都要及时阅读，不要以自己没看到作为犯错误的借口。公司的信息不了解，违反公司规定，责任在于个人。附表1工程项目整体概况工程名称项目地点项目性质自营考核重点项目是否项目归属第 工管公司或工管_部项目造价施工面积工程性质酒店精装住宅公共建筑其他 开工日期竣工日期总工期日历天（以书面开工报告为准起算）项目经理Tel邮箱/QQ材料员Tel邮箱/QQ材料员进场时间所在城市材料市场了解 不了解主要材料清单有无机电安装需采购 不采购材料计划有无施工单位（除亚厦装饰外）填写人员填写日期1、此表格，各地项目材料员应填写发回所属主管2、材料员将此表格与所在项目主要材料清单、图纸打包发回。附表2材料采购申请单工程名称：序号材料配件名称生产厂家规格品牌单位数量单价金额备注12345678910111213施工员：日期：材料员：日期：项目经理：日期：现场核算员：日期：工管公司总经理、工程总监：日期：成本部：日期：材料采购计划表工程名称： 施工单位： 第 页序号材料名称规格型号单位采购数量使用