会务筹备作业指导书

0 四、公关接待工作作业控制 会务筹备作业指导书 会务筹备工作一览表 序号工作内容工作项目备注 1 接受任务并制 定方案 了解会议要求，包括会议议程、参会人数及召开时间、会期，考察会议场地，拟 写会议筹备方案 2筹备分工 根据会议筹备方案，成立会务筹备工作组，包括会务组、秘书组、资料组、新闻 组等，明确各组职责，细化分工 3组织实施 根据分工，各小组分头落实筹备工作任务，开展会议设计、场地布置，安排餐 饮、住宿、交通、接待、材料、宣传等事宜，审核会议细化方案 4会前检查 全面检查会议筹备情况，包括会场布置、嘉宾和领导接待、住房安排、会议用 餐、车辆保障、代表接送、资料印刷、新闻宣传准备情况，编写会议流程，组织 彩排 5会中监控根据会议整体流程，作好会议期间监控工作，包括会议、餐饮、活动监控等 6活动安排根据会议需要做好会见、视察、调研等安排 7应急处理做好应急预案，及时跟踪处置 8收尾工作回收会议物料，安排来宾返程，结算费用等工作 9会务总结召开会务工作总结会，总结筹备工作中的经验，分析得失，提出下一步改进建议 1 0资料归档整理印发领导讲话稿，立卷存档会议筹备资料和重要来宾信息 备注： 一、公司会议主要分为一类、二类和三类会议，各单位参照分类标准执行。 二、符号说明 1、任务分类中“”表示适用于对应会议分类 2、标有“*”的内容特指有外单位人员参加的会议，未标注的表示内外都适用 三、自选内容分别在内文标明 四、会议筹备中，凡涉及有关接待的内容，可参照接待试点成果实施。 0 办公室系统一体化管理手册（2 0 1 0 年版） 附：会务筹备流程图 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? N Y 否 是 拟写场地布置、嘉宾和领导接 待、住宿、餐饮、交通、后勤 等子方案 拟写小组筹备方案 按照方案 分头准备 按照方案 分头准备 0 四、公关接待工作作业控制 接受任务并制定方案 工作项目工作内容三类会议二类会议一类会议 接受任务 明确会议有关要求，了解相关信息，包括会议名称、主 题、时间及会期、地点、议程、参会人数、会议代表情况 （参会单位、人员情况等）、场地要求等 考察会议场地 根据会议要求、规模及重要性，初选酒店（可三家）并进 行实地考察。了解备选酒店以下信息：酒店会议室、宴会 厅、住房情况及档期；预订会议室、客房及相关场地，并 了解价格等信息 汇报考察情况 汇报备选酒店情况，包括酒店总体情况，房间类型及数量 和价格，会议室的面积及容纳人数，会议室和价格，餐饮 设施，周边环境，交通情况等综合信息，提出会议酒店选 择建议 报审会议筹备方案 编写并报审会议筹备方案，方案包括会议时间、地点、议 程、参会人员、会务组织机构、会议预算等 附件1 ：会议地点考察情况报告（模板） 关于会议地点考察情况的报告 月日，公司考察了会议举办地点。重点考察了酒店、酒店以及酒店，现将有关 情况报告如下： 1 、经实地考察，结合会议的要求，建议会议地点首选，次选。 2 、对比几家酒店，建议酒店为第一备选；酒店为第二备选；酒店为第三备选。 3 、因酒店档期很紧，目前正在尽力协调，建议尽早确定会议时间，以便于开展下一步的工作。 特此报告。 附：1 、会议对酒店的基本要求 2 、酒店基本情况 年月日 附1 ： 会议对酒店的基本要求 （以公司年度工作会议为例） 项 目具 体 要 求 时间年月日至日 会期会期天，提前天报到 会场 至少需个会场 其中：个会场（平方米，可容纳人）；个贵宾休息室；个分组讨论会场 住房以会议为例，共需各类房型约间。其中：套房间；单间间；标间间 就餐同时容纳人就餐的宴会厅、自助餐厅、包间 0 办公室系统一体化管理手册（2 0 1 0 年版） 附2 ： 酒店基本情况 项 目具体情况 酒店基本情况 酒店档期月日至日，月日晚点后才能入场布置 会场平方米会议中心， 间多功能会议室，可以满足会议要求 住房间客房，其中套房间，单间间，可以满足会议住房需求 就餐平方米宴会厅，个餐饮场所，同时容纳人就餐，可在用早餐，会餐可在 活动 其它 住房到会场距离：步行约分钟 自助餐厅到会场距离：步行约分钟 交通情况：酒店离机场距离公里，车程约分钟：离广州火车站距离公里，车 程约分钟：离市中心距离公里，车程约分钟 附件2 ：会议筹备方案 （以公司年度工作会议暨职代会为例） 一、会议主题 认真贯彻会议和会议精神，总结年工作，分析公司面临的形势，部署年的工作。 二、时间和地点 （一）时间 月日（星期）报到，日全天、日上午开会 （二）地点 酒店 三、主要日程 （一）月日上午大会 1 、省委、省政府领导讲话 2 、作工作报告 3 、上级领导、邀请单位代表讲话 （二）月日下午 分组讨论 （三）月日上午 1 、专题发言 （1 ）关于的说明（部准备） （2 ）关于的说明（部准备） （3 ）关于说明（部准备） 2 、签订年目标考核责任书（部准备） 3 、颁奖 4 、做会议总结 0 四、公关接待工作作业控制 四、参加会议人员（约人） （一）邀请单位（约人，对口单位负责邀请和陪同） 1 、中共中央组织部 2 、国务院国有资产监督管理委员会 3 、国家发展和改革委员会/ 国家能源局 4 、国家电力监管委员会（含南方电监局） 5 、国家审计署 6 、国务院国有重点大型企业监事会 7 、中国电力企业联合会 8 、省委、省政府 （二）新闻单位（约人） 新华社、中新社、人民日报、经济日报、中国电力报、日报、中央电视台、电视台等 （三）会议代表（约人） 1 、公司领导，总经理助理，总法律顾问，总工程师，总经济师，总部各部门、南网总调、信息中心正副 主任（约人）； 2 、各子分公司党政主要负责人、工会主席（约人）； 3 、各子分公司所属企业由公司党组直接管理的干部（约人）； 4 、各子公司市（地）供电局、超高压公司所属超高压局，调峰调频发电公司所属电厂行政负责人（约 人）； 5 、公司职工代表（约人） 6 、获奖单位代表（约人） （四）列席会议人员（约人） 1 、公司总部各部门处级（含副处级）干部（约人） 2 、联络员、秘书、工作人员等（约人） 五、会务组织机构 大会秘书长： 大会副秘书长： 下设四个工作小组：会务组、秘书组、资料组、新闻组，分别负责场地布置、嘉宾和领导接待、餐饮安 排、住宿交通、会议文件、资料印刷、新闻宣传等工作。 六、会议预算 会期天（含报到），参加人员约人（含会议正式代表、邀请嘉宾、新闻媒体代表以及列席会议人 员）。经测算，本次会议预计发生各类费用总计人民币元。其中，会议费元，场地租赁元，场地 布置元，文件印刷元，车辆租赁费元，其他费用元。 现将会议筹备方案上报，请予审定。 年月日 0 办公室系统一体化管理手册（2 0 1 0 年版） 筹备分工 工作项目工作内容三类会议二类会议一类会议 成立筹备机构 成立筹备机构，并进行分工。一般分为以下四组：会务组、秘书 组、资料组、新闻组，明确各小组负责人 明确具体分工 和职责 明确各小组具体分工和职责，明确工作重点和工作进度 自选内容：根据会议需要设立会务工作组。有关组别可合并或分设（如住宿、餐饮、后勤服务、医疗、活动、交 通、保供电及职代会等）。 附：会议筹备小组工作职责（以公司年度工作会议暨职代会为例） 名 称工作职责 会务组 场地 布置 负责会议整体策划和设计，编写场地布置方案 现场踩点，价格谈判，预订会议场地 制作邀请函，落实来宾和代表名单 制作会议指南、编排分组讨论人员名单 设计会议形象（含会场内外环境、指示系统、会议材料封面、会议证卡、接待用品 等）并实施 布置会场内外环境（含分组讨论会场）、布置就餐背景 制作会议桌签和会场座次安排表并布置 布置贵宾休息室、茶歇点，安排会场鲜花和绿色植物 安排会议录音、投影等，调试灯光、音响、空调等 安排会议礼仪，协助颁奖和责任书签字 编写会议整体流程，组织现场演练，会议现场监督 嘉宾和 领导接待 制定并实施嘉宾和领导接待方案 培训接待人员，制定嘉宾和领导接送机表 负责安排嘉宾和领导所有接待事宜，包括接送、住宿、餐饮、活动、会议、合影等 事宜 住宿组 编写住宿方案，分配房间及制作房间安排表 现场踩点，价格谈判，预定住房，汇总并结算会议费用 负责会议报到，制作和发放房卡和回收房卡 布置房间物品（鲜花水果）和分发会议指南 设置房间叫醒和免打扰 安排返程机票的预订 餐饮组 编写餐饮方案，安排会议期间餐饮，确定菜单，编排就餐座次表等 现场踩点，价格谈判，预定就餐地点 布置就餐场地、安排就餐桌次，制作就餐席位卡和菜单等 准备就餐用酒水、饮料和会议茶歇物品 交通组 编写交通方案，根据会议回执，编排会议代表接送机表（按航班抵达时间顺序） 培训司机，落实接送车辆，负责会议代表接送机 落实机场接送贵宾室，安排会议和活动用车 四、公关接待工作作业控制 会务组后勤组 编写后勤保障方案，采购会议物品，提供后勤保障 联系医院，做好医疗保障工作 安排会议保供电，做好安全保障工作 建立会议服务中心 编印会务人员通讯录 准备会务用对讲机等 秘书组 拟发会议通知 负责准备会议工作报告和会议总结 负责拟写会议主持词 审核专题发言材料和来宾讲话代拟稿 负责目标考核责任书签订的相关工作 资料组 联系印刷机构，负责文件印刷 收集、校对、印制、发放会议文件资料，包括会议指南 归档会议文件 新闻组 制定新闻宣传方案 邀请新闻单位，负责新闻单位对口接待 负责会议宣传，拟写新闻通稿 负责会议合影，编排合影座次表，制作照片并发放 负责会议期间的摄影、摄像 负责会议同步传输，编排会议现场录播流程 组织实施 工作项目工作内容三类会议二类会议一类会议 编写筹备文件根据筹备小组分工，编写各小组详细子方案 汇报筹备方案汇报总体筹备方案 印发会议文件印发会议通知，确认参加会议人员名单和有关信息 分别落实 各项准备工作 根据审核通过的方案，分头着手各项准备工作 审核会议方案审核各组具体实施方案，审定制作小样 注：根据实际情况，可建立信息支持和发布平台，负责会务信息发布。 附件1 ：会务筹备工作汇报及子方案（以公司年度工作会议暨职代会为例） 一、会务筹备工作汇报 1 、会议基本情况 2 、会议组织机构及职责 3 、场地布置 （1 ）会议形象设计（配酒店现场图和效果图） （2 ）会场分配（配会场内外实景图） （3 ）场地布置计划 4 、嘉宾和领导接待 续表 办公室系统一体化管理手册（2 0 1 0 年版） 5 、住宿安排 （1 ）住房分配原则（配住房内外实景图） （2 ）房卡制作和发放 （3 ）房间物品配送安排 6 、餐饮安排 （1 ）总体安排（配餐厅内外实景图） （2 ）特色菜式和自助餐、小型宴请、会餐安排 7 、交通安排 （1 ）交通总体安排 （2 ）接送安排 8 、后勤保障（医疗、活动） 9 、筹备工作进度计划 二、组工作子方案 1 、组织机构 组 长： 副组长： 顾 问： 成 员： 2 、工作分工 3 、主要工作方案 4 、工作人员联系电话 5 、倒计时 四、公关接待工作作业控制 附件2 ：会务筹备工作职责细化分工及倒计时表 （以公司年度工作会议暨职代会为例） 名 称工 作 项 目责任人联系电话完成时间完成情况 会务筹备总表 考察会议地点，提交会议地点考察报告会务组会前两个月 预订会议会场、住宿、餐饮及活动场所，洽谈 价格 会务组会前一个月 建立会议筹备机构明确职责并初步分工会务组会前一个月 到酒店开现场会，熟悉场地和要求（通知广告 公司参加） 会务组会前一个月 策划并设计会议整体方案（主题形象，会场背 景，会议文件，指示系统，会议证件，会议接 待用品等） 会务组会前一个月 召开筹备小组第一次会议办公厅会前一个月 第一次审核会议整体方案办公厅会前一个月 第二次到酒店开现场会，现场解决有关筹备问题会务组会前半个月 第二次审核会议整体方案办公厅会前半个月 印发会议通知，印制和发放邀请函；审核细化 方案 办公厅会前半个月 召开筹备小组第三次会议，检查筹备工作进展 情况 办公厅会前8 天 完成所有准备工作（场地布置、嘉宾和领导接 待、餐饮住宿安排、后勤保障、新闻宣传、文 件印刷、设计制作等），准备进入现场实施 各小组会前5 天 落实邀请嘉宾和会议代表和列席代表、工作人 员名单 会务组会前5 天 所有会务工作人员（含顾问）到位各小组会前5 天 各小组按方案开展会务前期筹备工作，组织现 场演练 各小组会前4 天 完成会议指南制作和签到处布置会务组会前2 天 接机，报到，完成会场布置，完成文件印刷各小组会前1 天 会议举行，监控整体进程各小组会议当日 送机，总结经验教训，归档会务资料会务组会议结束日 办公室系统一体化管理手册（2 0 1 0 年版） 组别工 作 内 容责任人联系电话完成时间完成情况 场地布置组 现场踩点，选择广告公司，策划并设计会议整体方案 （主题形象、会场背景、会议文件封面、指示系统、 会议证件、会议纪念品等） 拟写会议签报，申请费用，细化会议筹备方案 印发邀请函 落实邀请嘉宾及参会代表回执并共享 编印会议指南（先印文件封面） 主会场背景板制作、布置（植物、鲜花等） 会议签到处及指示系统设计和制作、布置 协助安装同步传输设备及现场调试，协助确定导播流 程 编印会场座次表和布置席位卡 确定分组讨论名单 主会场主席台上布置（会议文件、桌签、茶杯、矿泉 水及水杯、热毛巾、公司信笺、普通铅笔和红蓝铅 笔、鲜花、绿色植物，发言台） 主会场主席台下布置（会议文件、桌签、矿泉水及水 杯、公司信笺、铅笔） 会场音响、同步传输、麦克风调试 会场灯光、录音检查（准备录音磁带盒、伴奏音 乐） 贵宾室布置（鲜花、茶水） 分组讨论会场布置（茶杯、矿泉水、公司信笺、铅 笔） 安排会议期间茶水服务 布置茶歇（茶水、咖啡、水果、小食品等） 协助布置会餐场地背景板 编写会议流程并彩排 嘉宾和领导 接待组 制定详细接待方案，重要嘉宾和领导安排专人负责 负责嘉宾和领导接待相关的所有工作 住宿组 编写住房方案 提前检查房间，包括气味、设施等，分配代表房间， 编排会议代表房号 签到并发放房卡 房间物品放置（参见公关接待试点成果） 负责退房及费用结算 布置嘉宾和领导活动场所 负责会议返程票预订 四、公关接待工作作业控制 组别工 作 内 容责任人联系电话完成时间完成情况 餐饮组 编写餐饮方案 布置会餐和宴请场地 编排会议就餐座位表，制作和布置餐卡 安排公司领导宴请，确定菜单、地点，通知人员，预 订包房（约间） 安排会议期间所有用餐并跟进做好服务 后勤组 建立会务服务中心，配置电脑、打印、复印、传真等 办公设备，提供上网、传真等服务 准备常规药品，与当地医疗机构提前取得联系 采购会务用品 安排会务值班 准备会议用对讲机等物品 安排保供电和安全保卫工作 交通组 编写交通方案 编写会议代表接送表 会议接送及会议用车安排 联系并安排机场贵宾室 秘书组 拟写会议文件，审核来宾讲话代拟稿，负责目标责任 书签订（签字桌布置，签字笔、文本准备，礼仪小姐 配合演练） 资料组印刷、校对、发放、归档会议资料 新闻组 编写新闻宣传方案 邀请并确定新闻单位，准备新闻通稿 现场摄影和照相并存档 与同步传输配合调试，并制定现场导播流程 准备合影（选定合影地点和专业摄影机构；确定合影 时间；安排前排座次图；准备站台架；会议结束前将 冲洗好的照片送交会议代表） 附件3 ：会议指南模板（以公司年度工作会议暨职代会为例） 一、扉页： 热 烈 欢 迎 公司 会议 的各位来宾和代表！ 二、目录： 会议日程 续表 办公室系统一体化管理手册（2 0 1 0 年版） 会议须知 邀请嘉宾名单 新闻单位名单 工作会议代表名单 职工代表大会代表名单 获奖代表名单 列席人员名单 工作人员名单 分组讨论安排 酒店平面示意图 三、会议日程： 日期时 间内 容主持人地 点 月 日 星 期 全天代表报到会务组酒店大堂 : 0 0 : 0 0 大会 月 日 星 期 : : 大会 嘉宾、会议代表、获奖代表合影 : : 分组讨论 各组 召集人 详见会议须知 : 各组召集人会议详见会议须知 月 日 星 期 : : 大会 四、会议须知： 请凭会议证件出席会议、就餐，参加活动。 请参会人员提前1 5 分钟进入会场。 开会时请遵守会场纪律，手机请调至静音或关闭。 会场安排 1 、会议 地点： 2 、会议 地点： 四、公关接待工作作业控制 3 、分组讨论 地点： 第一组：总部和子分公司代表（室） 第组： 4 、各组召集人会议 地点： 合影安排 时 间：月日上午会议结束后 地 点： 1 、邀请嘉宾、工作会议和职工代表大会全体代表 2 、公司领导、获奖代表 就餐安排 1 、会议自助餐安排 地 点： 时 间：早 餐 0 7 : 0 0 0 8 : 0 0 午 餐 1 2 : 0 0 1 3 : 0 0 晚 餐 1 8 : 0 0 1 9 : 3 0 2 、月日晚会餐安排 地 点： 时 间： 人 员：邀请嘉宾、工作会议和职工代表大会代表，获奖代表，列席人员，工作人员 交通安排 会议安排往返酒店交通车。 至酒店 发车时间：月日下午点 乘车地点： 酒店至 发车时间：月日中午点 乘车地点： 公司总部各部门、直属机构正职乘坐号车，副职乘坐号、号车，公司总部其他人员乘坐号、号 车。 活动安排 常用电话号码 1 、会务协调 房号： 内线： 联系人： 电话： 办公室系统一体化管理手册（2 0 1 0 年版） 2 、职代会和表彰活动 联系人： 电话： 3 、会议服务中心 房号： 内线： 联系人： 电话： 提供上网、打印、复印、传真、装订等服务。 4 、机票预订和查询（酒店大堂签到处） 联系人： 电话： 5 、车辆调度 联系人： 电话： 6 、各单位联络员及电话 7 、会议医务室 房号： 内线： 联系人： 电话： 如遇紧急情况，请拨打1 2 0 急救电话。 8 、酒店总机： 酒店地址： 拨打内线： 拨打外线： 温馨提示 1、会议住宿集中安排在酒店区，会场、就餐和住宿区相对独立，请提前熟悉各会场位置。 2、请参会代表统一着正装，系领带，女士着职业套装。 3、会议期间如需用车请提前1小时与车辆调度联系。 4、会议期间，天气，平均温度为。早晚温差较，请注意。 五、邀请嘉宾名单： 姓 名单 位 职 务 六、新闻单位名单： 姓 名单 位 职 务 七、工作会议代表名单： 姓 名单 位 职 务 八、列席人员名单 姓 名单 位 职 务 四、公关接待工作作业控制 九、工作人员名单 姓 名单 位 职 务 十、分组讨论安排： 第一组（人） 召集人： 参加人员： 1 、公司参会人员（含代表） 2 、公司总部各部门 联络员： 地 点： 十一、酒店平面示意图： 注： 1、邀请嘉宾排序，按照嘉宾所在单位和职务、职级综合考虑。 2、人员排列时，不同单位之间相互间隔，同级别人员排在一起。 3、一般邀请嘉宾和新闻记者应排在公司代表之前。 4、平面示意图，应将会议餐饮、会场、住宿等内容在图上标注。 5、上述大写序号（一至十一）应在指南中省略，此为表述方便而用。 6、上述名单所示虚框供参考，实际印刷指南时请取消。 附件4 : 会议会场座次安排表 时间： 地点： 主席台 一般安排邀请的主要嘉宾、公司领导、大会主席团人员，必要时可以排两排 第1 排 中间排列主要嘉宾随员、总助总师。会场两边分别排列公司总部主要负责人及各子分公司主要负责人 第2 排 排列公司总部主要负责人及各子分公司主要负责人 第3 排 排列公司总部部门副职和子分公司副职及下属单位由公司党组管理的干部 第4 排 排列公司总部部门副职和子分公司副职及下属单位由公司党组管理的干部 第5 排 排列职工代表方阵和会议代表方阵（具体以单位为排列顺序） 第排 排列列席代表 0 办公室系统一体化管理手册（2 0 1 0 年版） 最后1 排 排列办公室主任、公司领导秘书等工作人员。 注：一般按职位高低排序，邀请嘉宾和公司领导交叉排列。根据会议需要，获奖代表可集中排列在会场前部一侧，新闻记者 排位应考虑方便出入。 附件5 : 会议会餐座次安排表 时间： 地点： 主 桌 一般安排邀请的主要嘉宾、公司领导、总助总师、各子分公司主要负责人、大会主席团人员、办公厅 主任 第桌 一般安排公司总部部门主要负责人 第桌 一般安排公司总部部门副职 第桌 一般安排公司总部部门副职和子分公司副职及下属单位由公司党组管理的干部 第桌 一般安排其他代表（分单位） 注：新闻记者应尽量和新闻中心人员安排在一起。 工作人员、公司领导秘书等一般安排在一起。 自选内容：各地可以根据情况布置会餐场地。 会议会餐桌次平面图 ? ? ? ? ? ? ? ? 75 3 1 24689 18 1614 12 10 11 13 1517 19 28 26 2422 20 0 2123 2527 33 3129 3032 ? ? 四、公关接待工作作业控制 附件6 ： 会议会场桌面物品摆放清单 序号物品要 求备注三类二类一类 1席位卡 2茶杯 3矿泉水 4直身玻璃杯 5干湿纸巾 6热毛巾 7红蓝铅笔 8铅笔 9笔记本 1 0公司信笺 1 1会议文件 1 2麦克风 1 3鲜花 附件7 ： 会议餐桌物品摆放清单 序号物品要 求备注三类会议二类会议一类会议 1主桌席位卡 2副桌席位卡 3主桌菜单 4热毛巾 5餐巾 6酒杯（红酒、白酒） 7餐具 8鲜花 自选内容：餐桌可布置当地特色物品。 办公室系统一体化管理手册（2 0 1 0 年版） 附件8 ： 会议住房物品摆放清单 序号工作项目内 容三类会议二类会议一类会议 1鲜花 2水果 3其它 公司欢迎卡 矿泉水 会议指南 接待手册（根据需要） 取电卡 个性化物品 注：需削皮水果请配水果刀。可参见公关接待试点成果内容。 自选内容：各单位也可根据需要，统一订做可多次使用的房间物品摆放架。 附件9 ： 会议代表房号表 姓 名单 位 职 务房 间 号 注：同一级别领导房型尽量统一。安排住房时，办公室负责人与公司领导在同一楼层，房间靠近；秘书房间靠近领导 房间。同省代表相对集中住宿。 四、公关接待工作作业控制 会前检查 工作 项目 工作内容 三类 会议 二类 会议 一类 会议 场地布置 检查 检查场地布置方案落实情况 酒店外围布置是否符合要求 检查酒店内部布置是否符合要求，包括会议相关背景板检查（文 字内容、标识、尺寸、摆放位置）；会议室氛围布置检查（绿色 植物、鲜花等）；会议指示系统检查 检查会议室相关设施和设备，包括音响、灯光、投影等设备，是 否齐全并处于良好可用状态 检查台面摆设及要求：会议桌面物品、文件资料是否齐全；桌面 物品摆放位置是否规范 会议座位安排是否合理 组织彩排，检查各个环节配合情况 嘉宾和领导 接待检查 检查嘉宾和领导接待方案落实情况和准备情况，包括住宿安排、 用餐安排、活动安排、接送安排等 住房 检查 检查住房方案落实情况及房间分配情况和代表抵达前客房入住条 件满足情况 检查重要来宾和领导房间安排情况及物品配置 检查会议人员变化情况 餐饮 检查 检查餐饮方案落实情况，检查会议期间餐饮安排；检查用餐物品 准备；检查小型宴请和会餐安排；检查用餐场地的布置 交通 检查 检查交通方案落实情况，检查嘉宾和领导车辆到位情况，检查车 辆物品配备情况 后勤 检查 检查会议物品准备到位情况；检查会议服务中心准备情况；检查 会议安保情况；检查会议医疗服务工作准备情况等；检查会议保 供电工作安排 资料 检查 检查会议文件准备情况，检查文件资料设计、印刷是否符合规范 新闻 检查 检查新闻方案落实情况，新闻媒体及相关工作人员到位情况；会 议新闻宣传工作准备情况；同步传输导播流程落实情况 办公室系统一体化管理手册（2 0 1 0 年版） 序 号 姓名 性 别 民 族 部门 和职务 手机 号码 房间号 航班号 / 自驾车 出发 日期及 时间 到 达 时 间 接送 机领 导 出发 时间 网公司 联系人 接待人员 姓名及 电话 接送 机车 辆 接送机司 机姓名及 电话 机场联系 人及电话 备 注 附件1 : 会议接送机表 备注：1、按抵达或离开时间先后顺序排列，邀请嘉宾和公司领导单列。 2、一般由各对口接待部门负责人负责接送机。 3、提前办理机场手续。 四、公关接待工作作业控制 附件2 ：嘉宾和领导个性化接待一览表 姓名职 务 房号到达时间领带司徽* （相片） 一对一服务人员信息 联系人司机接待专员 联系方式联系方式联系方式 房号房号房 号 车型颜色车牌号码 陪同人员及 房号 嘉宾或领导个性化接待需求 房间内物品 会议资料袋内容 纪念品 个人喜好信息 饮食习惯休闲兴趣爱好 喜好禁忌 每日接待安排 年 月 日 行程安排时间地点接待要求及陪同人员 接机 抵达酒店 午餐 午休 抵达贵宾厅 出席会议 返程 当日工作备注 注：此表供接待人员使用。 办公室系统一体化管理手册（2 0 1 0 年版） 附件3 ：会议短信发送一览表（模板） 发送对象发送时间短信内容发送形式 邀请嘉宾 参会代表 新闻记者 会前会议举办地每日天气预报群发 报到后欢迎短信群发或单发 会中会议议程安排群发 会议结束欢送短信群发或单发 会务工作人员会议期间 会务筹备进展信息，嘉宾和领导抵达信息，会议议程进展信息，会 议就餐信息，会务变化信息，会务通知事项，其它必要信息 群发 注：根据需要，可建立短信平台，发送短信，便于信息沟通和传递。 附件4 ：会议整体流程（模板） （以公司年度工作会议暨职代会为例） 月日 入场布置背景板，排列桌椅。主会场通宵开抽风，散去异味。 月日 继续布置背景板、音响控制台和调试灯光、音响、音乐。 : ，入场布置同步传输设备。布置签到处和欢迎牌。 月日 继续布置场地。 会场排位。 布置会场指示系统。 布置职代会第一次全体会议会场。 排列主会场主席台（两排）及与会代表座位、台面物品等。 摆放鲜花和植物。 礼仪小姐彩排。 检查麦克风的电池。 试录现场。 调试音乐、灯光、音响、投影、照相等。按照月日大会流程演练一遍。包括播放南网方略或公司其它 宣传资料及现场直播。 检查所有会场效果并整改。 检查第二天会场准备情况。 第一次全体会议 : 会前音乐滚动播放。 会务人员开始做好迎接代表，引领座位。 （参考音乐：金蛇狂舞彩云追月旱天雷南网之歌等）。 四、公关接待工作作业控制 : 再次检查麦克风，包括插座。 : 主席台领导就座，会议正式开始，音乐渐停。 : 主持人说会议结束，休会时。 播放结束音乐（参考音乐：明天会更好、We a r e r e a d y 等）。 检查会场及桌面物品。 月日 : 酒店所有工作人员（服务人员、音控人员、灯光人员, 同步传输人员，礼仪小姐）就位，检查 并启动设备，打开空调和灯光，进行最后调试。 会务所有工作人员到位，进行全面检查。包括桌面材料。 : 会前音乐滚动播放和投影屏幕开始滚动播放南网方略。 参考音乐：南网之歌金蛇狂舞彩云追月旱天雷春天的故事等 在会场外分发座次表（背面可标明座位区域）。 会务人员开始做好迎接代表，引领座位。 : 会前再次检查麦克风（尤其插座） 礼仪小姐在贵宾室门口迎宾。 : 做好播放国歌准备工作。 做好播放欢迎进行曲准备工作。 投影屏幕定格到会议名称，蓝色底。 : 监控贵宾室领导情况，领导从贵宾室出，下完台阶要进入会场大门时，开始播放欢迎进行 曲，在领导进入会场门口时音量调大，直至主席台主要嘉宾就座，音乐渐渐停止。 途中由礼仪小姐引导。 摄像开始，同时同步传播会场图像。在不传输会场形象时，投影显示屏上显示会议名称，蓝色底。 : 会议正式开始。主持人开始主持。 拍摄主持人。 当主持人分别介绍领导和嘉宾时，镜头切换到相关领导（提前演练） 按顺序 : 在主持人说奏国歌后立即播放国歌，不能有延迟。 直播主席台全景和会场全景。 : 国歌停，主持人继续主持工作。 播宣读领导批示情况。（时间 分钟） 播董事长工作报告及会场情况。（时间 分钟） 播省政府领导讲话情况。（时间 分钟） 播邀请嘉宾讲话情况。 讲话（时间 分钟） 会议服务人员现场监控会场情况，包括空调，灯光，音响、录音和同步摄像，添加茶水。（注意不能让照 办公室系统一体化管理手册（2 0 1 0 年版） 相人员遮挡直播镜头而临时移动领导席位卡） 如果会议中途有休息，则播放会议中途休息音乐（参考音乐：春节序曲春天的故事喜庆的日 子大地飞歌红旗飘飘等）和滚动播放南网方略。 : 检查分组讨论会场 : 前往合影地点检查场地准备情况和排位情况。 : 主持人说上午会议结束，休会时。 播放会议结束音乐，参考音乐南网之歌。 引领嘉宾和代表参加合影留念。 : 准备晚上会餐。 布置会餐背景板（注意控制布场时间）。 : 开始做好会餐前迎接嘉宾和代表准备 : 开始播放餐前音乐（参考音乐：彩云追月月光下的凤尾竹）。 : 组织代表入场。 : 引领公司领导和嘉宾入场（根据会餐座次表） : 公司领导和嘉宾入场时，播放迎宾曲。音量提高。 : 主桌领导坐下后，音乐渐停。 : 主持人讲话，公司领导致辞。 : 宴会正式开始。播放伴奏音乐（参考音乐：万事如意好日子春之歌在希望的 田野上好运来常回家看看），根据现场情况调整音量。 : 会餐结束，播放结束音乐（参考音乐：难忘今宵） 开始布置第二天会场，预备演练（包括签订责任书和颁奖）。 设立主席台（两排），摆发言台和脚垫。 晚上通宵通风，散掉味道。 月日 : 酒店所有工作人员（服务人员、音控人员、灯光人员，同步传输人员，礼仪小姐）就位，检 查并启动设备，打开空调和灯光，进行最后调试。 会务所有工作人员到位，进行全面检查。包括桌面材料。 在会场外分发会场座次表（背面可标明座位区域）。 : 会前播放音乐（参考音乐：南网之歌越来越好幸福万年长爱我中华等）和 投影开始滚动播放南网方略。 会务人员开始做好迎接代表，引领座位。 : 再次检查麦克风。 礼仪小姐在贵宾室门口迎宾。 : 做好欢迎进行曲播放准备。 : 监控贵宾室领导情况，领导离开贵宾室快进入会场时开始播放欢迎进行曲，在领导进入 四、公关接待工作作业控制 会场门口时音量调大，直到主席台主要嘉宾就座，音乐渐渐停止。 摄像开始，同时同步传播会场图像。在不传输会场形象时，投影显示屏上显示会议名称，蓝色底。 具体参见导播流程。 : 会议正式开始。主持人开始主持。 专题发言时给发言人镜头及主席台、会场镜头。 专题发言一：部（时间 分钟） 开始准备责任书签字（包括签字物品及桌椅等） : 听到主持人说下面准备签订责任书时，在工作人员抬桌子时，播放音乐步步高。 工作人员抬桌椅、铭牌、责任书等到主席台。 在主持人说请董事长和总经理时音乐停，礼仪小姐引领。 公司（时间 分钟） 礼仪小姐协助。 在每个单位领导从座位上台签字的过程中，持续播放音乐（参考音乐：步步高），就座后音乐停止。 给签字镜头。 签字时无音乐。 签完字后领导握手时音量增大步步高。 上午的会议如果有中间休息，则播放中间休息音乐（参考音乐：春天的故事欢乐中国年走进新 时代）。 部发言（8 分钟） 代表发言时给发言人镜头及主席台、会场镜头。 会议服务人员现场监控会场情况，包括空调，灯光，音响、录音和同步摄像，添加茶水。 如果会议中途有休息，则播放中途休息音乐（参考音乐：南网之歌、走进新时代）和滚动播放南 网方略。 : 表彰 宣读表彰决定（时间 分钟） 表彰文明单位（时间 分钟） 表彰劳动模范（时间 分钟） 表彰工人先锋号（时间 分钟） 表彰技术能手（时间 分钟） 礼仪小姐现场协助。 滚动播放伴奏音乐喜洋洋。 镜头切换到颁奖场面。 : 通过决议（举手表决）（时间 分钟） : 总经理总结讲话，投影直播。（详见直播流程） : 主持人说会议结束时，播放结束音乐（参考音乐：南网之歌、欢送进行曲、国际 歌。） : 会议结束。 0 办公室系统一体化管理手册（2 0 1 0 年版） 会中监控 工作项目工作内容三类会议二类会议一类会议 前期工作 根据会议流程，明确会议监控责任人、监控工作分工、监控 内容及监控时间点、应急预案等 会议监控 按会议流程对各个环节实施监控 音响、灯光、同步传输、摄像最后测试检查并根据实际情况 微调；会前3 0 分钟会议室内温度、湿度情况检查，空调一般 设置于2 4 。 相关工作人员提前1 2 个小时到位；会场服务人员提前到位 并作好准备工作；会场现场服务：毛巾、茶水、纸巾及时提 供；维持会场秩序和巡视会场；在会议开始后摆放茶点，做 好会议茶歇服务 贵宾室工作人员和服务人员到位，作好相关准备工作 根据会议安排，播放会议音乐 就餐监控 服务人员提前就位，及时跟进服务 活动监控 活动安排 工作项目工作内容三类会议二类会议一类会议 会见安排 布置会见场地、贵宾休息室 放置欢迎牌、指示牌 摆放茶杯、瓶装矿泉水、直身玻璃杯、干（湿）纸巾、公 司信笺、铅笔、席位牌等物品 准备汇报或交流材料、公司简