协商和沟通管理程序

附件4： 协商和沟通管理程序1 目的为保证公司员工参与职业健康安全管理事务，使内、外部信息能够准确、快速传递，确保体系有效运行，特制定本程序。2 适用范围本程序适用于公司体系范围内各部门/单位。3 术语、定义本程序除引用GB/T28001-2001职业健康安全管理体系 规范中的“术语和定义”外，还使用如下术语、定义：3.1 内部信息交流：是指公司内部各部门/单位之间的职业健康安全信息的传递和交流。3.2 外部信息交流：是指公司与外部相关方职业健康安全的信息交流。4 管理内容及要求4.1 协商4.1.1 公司组织进行以下活动时，应有相关员工或其代表参与。a. 危险源辨识、风险评价和风险控制策划过程；b. 职业健康安全管理体系文件，特别是作业指导文件的制定、修订和评审；c.作业场所职业健康安全问题发生变化时。4.1.2 员工或其代表参与方式：a.员工代表大会、座谈会等相关会议；b.用口头或书面形式对职业健康安全工作提出的意见和建议。4.2 内部信息交流4.2.1 内部信息交流的主要内容：a.高层管理者及各单位对职业健康安全管理体系做出的决策；b.体系运行中产生的信息；c.各部门/单位有关职业健康安全的报告、报表、建议等；d.应急信息：如伤亡事故、火灾、爆炸、有毒有害物质的泄漏等情况下的信息；e.员工及其代表的意见或建议；f.其他内容。4.2.2 内部信息交流方式：a.会议；b.文件、报表、通报、通知、纪要；c.板报；d.酒钢内部网；e.其他方式。4.2.3 内部信息交流管理a.公司每季度召开一次安委会会议，每月召开一次安全、生产例会，及时传递高层管理者对职业健康安全管理体系做出的指示或决策，并交流体系运行情况；b.公司有关职业健康安全的文件、资料由安全处根据职业健康文件和资料控制管理程序办理；各单位有关职业健康安全的文件、资料由各单位自行办理，重要的文件、资料报安全处备查；c.工会通过与员工交流或与员工代表座谈形式收集员工的意见和建议，对形成的有关信息，及时通报相关部门/单位办理，并做好记录；d.各部门/单位有关职业健康安全的报表按体系文件相应要求，向相关部门传递，有关的报告、建议以公文或电子邮件的形式传递；e.紧急状态下的信息按公司突发事件应急准备和响应管理程序的要求进行信息交流。f.发生人身伤害事故或意外事件时，相关单位按公司工伤事故管理办法的要求进行信息交流；g.不符合、纠正与预防措施实施单位的整改情况，按职业健康安全事故、事件、不符合、纠正和预防措施管理程序的要求进行信息交流；h.以上信息传递方式，要有会议记录、报告及报表、信息登记等记录。4.3 外部信息交流4.3.1 外部信息交流的主要内容:a.上级部门对职业健康安全检查、检测的结果及反馈信息；b.相关方的抱怨与投诉；c.法规和其他要求；d.其他外部信息。4.3.2 外部信息交流的方式:a.上级来文；b.各相关外部机构来函、来信、来电；c.对外提交报告、报表、回复等；d.对外宣传及媒体传播；e.其他方式。4.3.3 外部信息交流管理a.各部门/单位接到相关职业健康安全法律、法规及其他要求时，按职业健康安全法规和其他要求管理程序办理；上级文件由党政办公室报最高管理者或主管领导批示，交承办部门/单位处理。b.各部门/单位接收到相关方职业健康安全信息时，由信息接收部门/单位根据业务范围和职能进行相应处理，重要的职业健康安全信息，向主管领导汇报，由主管领导做出处理批示，主管部门按主管领导批示要求进行处理，处理结果及时反馈相关单位和相关方。c.各部门/单位保持业务范围内与相关方的交流，及时将体系的有关信息通报相关方。d.科研单位要保持与外部科研机构的交流，及时收集、获取国内外职业健康安全的新技术和相关标准，并传递到公司有关领导及安全处。e.各部门/单位信息由接收单位填写事故报告登记表（见附表一）、职业健康安全信息交流记录表（见附表二）。f.公司有关外报和接收外部信息的记录。接收的外部文件由党政办公室登记在收文登记簿上；各相关部门根据政府相关部门、行业管理部门及有关协会的要求，向其提供公司有关职业健康安全的信息（报告、报表等），并保存底稿，对外提供的信息填写职业健康安全信息交流记录表。4.4 以上各项活动所形成的记录和台帐，由形成部门/单位按职业健康安全记录和记录管理程序保存。5 记录序号记录名称产生部门保管部门保存期限1事故报告登记表安全处安全处5年2职业健康安全信息交流记录表安全处安全处、部门/单位5年6 附表/附录1.事故报告登记表2.职业健康安全信息交流记录表-6-附表1:事故报告登记表报告时间