中佳(厦门)担保投资有限公司担保项目档案管理办法

中佳（厦门）担保投资有限公司担保项目档案管理办法第一章 总则第一条 为了加强对担保项目档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，为担保业务有序发展提供服务，依据档案法，结合公司实际情况，制订本办法。第二条 本办法所称的担保项目档案，是指公司在从事担保业务的经营活动中形成的，具有保存意义的各种文字、图表、声像等不同形式的记录。第三条 担保项目档案分为明确担保责任的文书档案、经济档案、客户档案和反担保标的物权利凭证、过渡监管物权凭证。第四条 凡签署公司保密协议的人员，均负有保护档案的义务。第五条 担保项目档案实于分类集中管理原则。第二章 责任人第六条 文书档案、经济档案和客户档案的管理机构为市场部。第七条 反担保标的物权利凭证、过渡监管的物权凭证的管理机构为财务部。第八条 业务部为担保业务档案的归档责任人，负责将业务档案及时归缴相应管理机构。第三章 归档要求第九条 各担保、委托贷款项目的业务档案必须在担保合同、保函或委托贷款协议生效后的七个工作日内完成归档手续，并交市场部立档保管。第十条 对于在担保合同、保函或委托贷款协议生效后的七个工作日内档案资料不齐全的，仍必须将已有资料先行归档，对缺项资料应列入缺项资料清单（见附件3），并注明缺项的原因，交风险管理部审核。档案管理员根据合理的时限跟踪缺项资料的归档。对于业务部门归档的资料，市场部不得拒收。第十一条 归档资料的要求：（一）首次归档时必须具备的资料：（1）确立业务关系的经济合同类资料：与银行签订的保证合同、借款合同等；与客户签订的协议，如担保协议、委托贷款协议、经济咨询服务协议等；（2）反担保措施类资料： 在签订保证合同前应已办理的反担保措施文件，如抵押协议、股权质押协议、无限责任保证书、内部认购协议、预售合同等； 与反担保措施相关的其他重要文件，如客户的董事会决议、董事会成员名单及签字式样、股东会决议、法定代表人身份证明等；（3）客户基本资料；（4）其他资料。（二）可后续归档的资料； 在申请签订保证合同、保函或委托贷款协议时暂未完成的相关资料，但此类资料须经有权审批人审批认可； 在正常操作情况下，后续发生与业务相关的资料： 保后监管报告； 保后监管过程中获得的资料； 所取得的物权凭证的复印件； 担保过程中同意用款审批表； 同意用款通知书复印件； 其他应归档的资料。市场部对担保业务后续发生的与业务相关的资料的归档，须积极督促项目经理归档，并定期检查档案，确保每一个业务档案的完整性；第十二条 一笔业务的档案应按照“一般档案”和“要件档案”分两个档案夹分别进行归档；（一） “要件档案”包括所有与保障公司利益有关的具有法律效力的正本文本及合同，如担保项目审批表、评审会决议、担保协议书、董事会决议、各类反担保合同、监管协议、借款合同、保证合同，等等；（二） “一般档案”包括与同一业务相关的全套资料（包括要件档案的复印件及存放于财务部的反担保标的物权证的复印件）。“一般档案”资料的归档要求按以下类别和顺序进行：A类：内部操作和审批资料；B类：客户基本资料；C类：反担保措施的相关资料；D类：银行资料；E类：其它相关资料。第十三条 档案内的文件资料要去掉金属物；对破损的文件资料应进行修补，字迹已扩散的应复印并与原件一并存档；纸页小的文件材料应加贴在A4纸上，纸页宽大的应折叠整齐、压平；第十四条 归档的项目文件档案必须为原件或与原件核对盖有“经核对与原件相符”章，并由核对人签名确认对原件复核的责任。第十五条 在归档的文件资料中，应当将每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件、多种文字形式的同一文件分别立在一起，不得分开。第十六条 不同年度的文件一般不得放在一起存档，但跨年度的请示与批复放在复文年存档，没有复文的放在请示年存档；第十七条 档案内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列；第十八条 档案内文件要逐页按A、B、C、D、E等类别进行编号；1、档案内资料清单不用编号；2、档案内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；3、使用号码机在文件正面右上角、背面左上角边缘按顺序打号，如A-1，A-2，A-3，依此类推；第十九条 归档资料由归档责任人按“一般档案”和“要件档案”逐件填写一式三份担保资料清单（附件2），连同档案移交市场部，并履行移交手续。市场部综合管理员负责审核所交档案资料与担保资料清单是否吻合、齐全；再由该业务的原项目评审员作为监交人审核应上交资料的齐备性，即所有与该业务相关的资料，特别是集团公司评审会要求落实的条件、相应反担保措施等方面是否已落实并归档；第二十条 担保资料清单归档责任人、监交人各存一份，档案夹里一份第二十一条 凡归档资料，都应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，宜用蓝黑墨水、碳素墨水书写，禁用铅笔书写，以利长期保存。第二十二条 任何部门或个人都不允许私自保存、损毁、涂改、伪造和销毁应归档的业务资料。第二十三条 物权凭证的归档要求：各担保、委托贷款项目的反担保标的物的物权凭证必须在担保合同、保函或委托贷款协议生效前完成归档手续，并交风险管理部监管经理审核后交财务部立档保管；过渡监管的物权凭证需由风险管理部监管经理按过程控制的进度办理归档、领取等手续。第四章 立档、移交和保管第二十四条 立档责任人和归档责任人对移交、接收的档案必须分别进行纸面和电脑登记，建立档案登记簿（见附件7）；第二十五条 “要件档案”和“反担保标的物权证书”实行双人双锁控制进行管理，并建立登记薄对整个存、取、阅、释放过程进行完整记录；第二十六条 立档责任人对所接收的档案要进行审核、分类、编号、整理等立档工作；第二十七条 各项档案案卷排列按照年度、办理完毕的时间顺序、业务部门（企业担保部代码D1，个人担保部代码D2，保函担保部代码D3，投行业务部代码D4）、业务品种（代码见附件4）及业务顺序号（为三位数）以“-” 联结进行编排。档案号的编排按照以下方法进行： 年份 - 部门代码 - 业务类型 顺序号。各项业务按业务部门、业务品种、年份和业务顺序号建立业务号。合同协议编号由业务号和协议种类号（代码见附件5）构成，以“-”联结。当出现两份以上（含）同类协议时，可在协议种类号后加“A、B、C.”,以此类推。合同协议编号由专人统一编号，建立合同协议号登记簿（见附件8）备查。第二十八条 要遵循科学性和稳定性的原则，在同一全宗内目录号不能重，在同一目录内案卷号不能重，在同一案卷内页号不能重。不能设虚号、空号。案卷号以每本案卷目录为单位进行编制，每本案卷目录只能编一个统一的流水号；第二十九条 档案室应坚固、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染，室内要保持清洁、整齐、通风；第三十条 在保项目和已解除担保责任项目的档案应分开存放管理；第三十一条 市场部定期（至少每半年一次）对档案保管的状态进行检查，发现问题及时解决，以保证档案的完整与安全。第三十二条 项目档案的保存期限一般为：担保责任解除后两年；第三十三条 超过保存期限的项目档案，必须经风险管理部进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，报总经理签字批准后销毁；第三十四条 销毁档案时，应由市场部、风险管理部分别指定两人负责监销，防止档案遗失或泄密，销毁完毕，监销人员要在销毁清册上签字，并将销毁册存档；第三十五条 档案工作人员因工作需要调动时，应在离职前办好档案交接手续。第五章 借阅、领用和退还第三十六条 当工作需要查阅有关档案时，要办理“一般档案”的借、查阅手续，首先填写档案借、查阅审批表（附件6），经所在部门经理同意，风险管理部经理批准后，方可借、查阅。第三十七条 “要件档案”在没有特殊的情况下不能借、查阅；如确有需要，需项目经理提交专门报告，由所在部门经理、风险管理部经理同意，总经理批准后方可借、查阅；第三十八条 要件档案只允许在档案室现场查阅，如特殊需要可复印原件；第三十九条 档案管理员应对外借档案的归档进行跟踪，确保外借档案的及时归还，一般档案借出时间最长不超过一个月，因特殊情况不能按期归还的，应办理延期手续，但节假日或借阅人员出差之前（连续时间超过3天），应将档案材料归还档案室；第四十条 借阅人查阅后，必须保证档案资料的完整性并保守机密，不准带到公共场所，未经风险管理部准许，不得转借他人；第四十一条 外单位人员查阅一般档案，由业务部门经理同意，风险管理部经理批准后可查阅，属机密范围的档案和“要件档案”一律不对外查阅；第四十二条 公、检、法人员因工作需要查阅机密档案，凭单位介绍函并经公司总经理批准后，方可查阅；第四十三条 市场部在对外借出档案时，应交由风险管理部审核借阅的合理性，风险管理部可根据实际情况缩短借出期限或不予批复（可以是将借出改为现场查阅）。档案外借逾期未归还的，按档案未归档处理；第四十四条 档案管理员对归还的档案，应认真检查，核对无误后，办理注销手续，如有破损、丢失、涂改等情况，应写出书面报告，根据不同情况上报总经理，追究责任。第四十五条 档案管理人员应对借、查阅的档案的情况进行登记造册备查。第四十六条 业务办理过程中过渡监管的物权凭证的领借和退还，由部门经理、风险管理部经理批准后方可办理；第四十七条 “反担保标的物权证书”的借取（原则上不得借取，如因特殊原因需借取的需由项目经理提交专门报告），应由申请人提交书面报告，说明借取原因、期限，并由所在部门经理、风险管理部经理确认后，报总经理审批；“反担保标的物权证书”解保后的释放，应由项目经理提交申请报告（并附解保凭据），报部门经理、风险经理及风险管理部经理审批。第四十八条 借阅人查阅后，必须保证物权凭证的完整性并保守机密，不准带到公共场所，未经风险管理部准许，不得转借他人；第四十九条 外借的物权凭证应及时归还，过渡监管的物权凭证原则上当天归还，最长不得超过两个工作日；反担保标的物权证书在批准的期限内按期归还；第五十条 对归还的物权凭证，财务部管理人员应认真检查，核对无误后，办理注销手续，如有破损、丢失、涂改等情况，应写出书面报告，根据不同情况上报总经理，追究责任。第五十一条 财务部在对外借出物权凭证时，应交由有权审批人审核借阅的合理性，有权审批人可根据实际情况缩短借出期限或不予批复（可以是将借出改为现场查阅）；第五十二条 财务部管理人员应对借、查阅的档案的情况进行登记造册备查。第六章 附则第五十三条 本管理办法自公司董事会签发之日起实施。中佳（厦门）担保投资有限公司二00八年一月一日附件一：领借/退还物权凭证审批流程财务部管理人员办理总经理风险管理部经理部门经理填写档案借、查阅审批表（见附件2） 反担保标的物权证书 过渡监管的物权凭证 要件档案的借、查阅一般档案的借、查阅 总经理档案管理员办理风险管理部经理部门经理填写档案借、查阅审批表（见附件2） 项目档案借阅流程附件二：担保项目资料清单项目名称： 档案号：索引号内容原件复印件份数备注A一、担保公司内部文件资料A-11、 担保项目操作流程表（原件）A-22、 委托担保申请书（原件）A-33、 企业基本情况表（原件）A-44、 担保项目调查报告（原件）A-55、 担保项目风险等级分类表（原件）A-66、 担保项目调查问卷（原件）A-77、 担保项目调查提纲（原件）A-88、 担保项目审核报告书（原件）A-99、 资产评估报告书（原件）A-1010、 担保项目评议表（原件）A-1111、 担保项目评审会决议（复印件）A-1212、 担保意向书申请表（原件）和担保意向书（复印件）A-1313、 反担保文件审查申请表（原件）A-1414、保证合同申请表（原件）A-1515、同意用款通知书申请表（原件）同意用款通知书（复印件）A-1616、董事会决议（复印件）A-1717、保后监管资料：监管报告和客户回访记录（原件）A-1818、其他资料B 二、担保客户基本资料B-11、营业执照副本（复印件）B-22、法人代码证（复印件）B-33、税务登记证副本（复印件）B-44、纳税凭证（复印件）B-55、担保客户工商信息查询单（原件）B-66、担保客户介绍（原件）B-77、担保客户公司章程（复印件）B-88、验资报告（复印件）B-99、最近三年审计报告（复印件）B-1010、近期财务报表（复印件）及主要科目明细B-1111、贷款卡及信贷记录B-1212、银行对帐单（复印件）B-1313、法人代表和企业资信证明（原件）B-1414、法人代表个人资产清单（原件）B-1515、资产权属证明（复印件）B-1616、法人代表证明书（原件）及身份证（复印件）B-1717、法人代表及主要领导人简历（原件）B-1818、担保客户董事会决议B-1919、担保客户董事会成员名单及签名式样（原件）B-2020、担保客户法人授权委托书B-2121、其他资料C三、反担保资料C-11、委托担保协议书C-22、经济咨询服务协议C-33、各类反担保协议C-44、个人提供无限责任反担保的，应提供其个人资产清单；第三方法人信用反担保的，应参照B类资料提供。C-55、其他资料D四、银行资料D-11、借款合同（原件）D-22、保证合同（原件）D-33、放/用款通知书回执（原件）D-44、还款证明D-5