人事档案管理规定

.1 目的为了规范对人事档案的管理，确保人事档案的完整性、准确性及机密性，特制订本规定。2 适用范围适用于公司人事档案的管理。3 职责综合管理部是南通金轮研发中心有限公司（以下简称金轮研发）人事档案的归口管理部门，负责金轮研发各类人事档案的建立、存档与具体管理。4 规定负责部门综合管理部。5 定义 无。6 关键点 人事档案的建立、归档、管理。7 管理指标 人事档案的完整性、正确性、机密性，管理成熟度。8 管理内容8.1人事档案管理内容分为a) 公司层面人事档案管理b) 员工个人档案管理详见人事档案管理范围界定表。8.2 人事档案管理的流程分为：a) 归档b) 建立c) 保管及保密d) 利用8.3 归档8.3.1 归档范围8.3.1.1 具体归档范围详见人事档案管理范围界定表。 8.3.1.2综合管理部负责人及人事档案负责人的档案应保存在科技档案室。8.3.2 归档的要求8.3.2.1 对材料内容进行鉴别，看其是否符合归档的类别及要求；8.3.2.2 按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；8.3.2.3 在目录上补登材料名称及有关内容；8.3.2.4 将新材料放入档案。 8.3.2.5 建立归档资料台帐.8.3.3 归档的时间8.3.3.1档案应按人事档案管理范围界定表中规定的时间归档。8.3.3.2 综合管理部相关档案需要交到科技档案室的，在每个活动周期结束后一周内由综合管理部人事组移交至科技档案室。8.4 档案的建立8.4.1 新进人员需要下列基本档案a) 职位申请表b) 简历（二线文员及以上人员）c) 员工需求申请表d) 员工面试评价表e) 员工录用确认表f) 学历证书复印件或相关资历证书复印件g) 身份证复印件（正反面复印）h) 原单位的离职证明或退工单i) 劳动合同书j) 就业失业登记证k) 体检合格证明l) 新员工入职通知单m) 新员工入职声明与承诺n) 新员工入职培训考试试卷o) 公司员工安全责任保证书8.4.2 转正人员需要下列基本档案a) 新员工转正考核表/新员工试用期考核表b) 实习小结（二线文员以上岗位）8.4.3 出师人员需要下列基本档案a) 出师考核表8.4.4 人员离职时需要下列基本档案a) 辞职申请表b) 员工离职面谈记录（二线文员以上岗位）c) 经验总结传承表（二线文员以上岗位）d) 移交清册（二线文员以上岗位）e) 离职签单f) 离职协议8.4.5 发生下列情况的，员工个人档案需及时进行更新： a) 员工发生岗位变动时，需将人事变动申请表及调岗单及时归档。b) 三级及以上管理人员任免、升职、降职时，需在管理人员变动记录表上及时更新。c) 员工退休、退休再聘时，应把退休申请表、退休再聘申请表、社保机构申报退休办理的相关资料归档。d)公司内部网上上传的员工奖罚通报。8.4.6公司层面的人事档案每年进行梳理与存档，包含以下内容： a) 员工保险申报明细 b) 员工公积金申报明细 c) 员工工伤、生育、意外险保险明细 d) 人事总台帐、各类异动台帐e) 劳动合同签订、签证、下发、存档花名册8.5 档案的保管及保密8.5.1 档案必须存放在独立的档案室里，并由人事专员保管钥匙。8.5.2 档案室必须保持清洁，不准存放无关的物品。8.5.3 除本部门人员外，其他人员不得进入档案室。8.5.4 人事专员离开时，档案室必须上锁。8.6 档案的利用8.6.1 档案的复印8.6.1.1档案未经批准不得复印。8.6.1.2因工作需要复印档案的，需在人事专员处登记。8.6.2 档案的查、借阅8.6.2.1 应由人事专员填写档案（借）查阅登记表（记录1），相关查、借阅人签字确认。8.6.2.2借阅档案的人员必须爱护档案，不得涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散档案。8.6.2.3 借阅的档案交还时，档案管理员需当面检查，如发现缺少、涂改或损坏，应立即向综合管理部经理汇报。8.6.2.4借阅人员应对所借阅档案保密，对泄密给公司造成损失的，视情节赔偿损失直至承担法律责任。8.6.3档案的销毁8.6.3.1 人事档案保存期限原则上为永久保存。8.6.3.2 如有特殊需要销毁的档案，人事专员整理档案清单，填写档案资料销毁审批表（记录2），经综合管理部负责人确认后方可销毁，如需保留的，经综合管理部负责人签字确认后加盖作废保留章。档案资料销毁审批表永久保存。8.6.3.3 档案销毁时综合管理部经理或其授权人应在场进行监督。9 相关文件无10 附录 无11 记录记录1：档案（借）查阅登记表 记录2：档案资料销毁审批表12 发布对象 全体人员。附件：记录1：档案（借）查阅登记表 档案（借）查阅登记表表单号：GYMF006-YD-1 版本：第一版 保存期限：3年序号（借）查阅日期姓名部门（借）查阅用途批准人备注记录