日常费用报销制度及流程

日常费用报销系统和流程第一章基本原则1.公司的员工在花费日常开支时应该坚持节俭的原则。2.应尽可能获取日常费用的原始发票。如果无法获得原始发票，另一方应出具收据证明。3.报销必须由经办人员在发票上签字并简要说明原因，并经相应领导签字后向财务部申请报销； 4.此外，如果报销审批人出差，审批人应签署指定代理人，并提交给财务部备案。指定代理人可以在此期间行使相应的审批权限。或者财务人员先与审批人电话联系，借钱或报销费用，待审批人返回公司后再签字。5.这个制度适用于公司的所有员工。第二章贷款管理的规定和程序(一)贷款管理规定1.出差贷款：出差人员在出差申请表批准的基础上，按照批准的额度申请贷款，并在出差回来后5个工作日内申请报销。2.其他临时贷款，如业务费用、营运资金等，应及时向借款人报告。原则上，除营运资金以外的贷款不允许按月借入。3.如每笔贷款金额超过1000元，应提前一天通知财务部计提准备。4.贷款核销规定：(1)贷款核销以贷款申请表为依据。报销应实事求是。超出申请表范围的使用须经主管领导批准。否则，财务部门人员有权拒绝核销；(2)支票的借款人和收款人原则上应在5个工作日内办理注销手续。5.未偿还贷款的借款人原则上不得再次借款。逾期未偿还贷款的借款人应转为个人贷款，并从其工资中扣除。(二)贷款流程1.借款人应按规定填写借款单，注明借款原因、借款金额(必须完全相同，不得涂改)、支票或现金。2.审批流程：主管部门经理审批签字-财务经理审核-总经理审批3.财务支付：贷款根据批准的贷款单到财务部出纳处办理收款手续。第三章日常费用报销制度和流程(一)日常费用报销制度1.日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品和业务招待费、培训费、信息费等。在一个预算期内，各项费用的累计支出原则上不得超过预算。2.费用报销的一般规定(1)报销申请人必须取得发票背面有经办人签名的相应的合法票据相关规定见发票管理制度。(2)填写报销单时应注意：并根据费用性质填写相应的单据；严格按照文件要求，项目应认真编写，注明附件数量；金额大小写必须完全相同(不允许修改)；简要描述费用的内容或原因。(3)按规定的审批程序进行审批。 (4)1000元以上的报销，应提前一天通知财务部做好准备。第四条费用报销的一般流程：报销人整理报销单，填写相应的费用报销单必须处理的申请单或收发单应附经批准的申请单或收发单部门经理审核签字财务部审核总经理批准出纳提交费用报销。 第五条差旅费报销制度和流程。(一)成本标准：邮政车辆住宿标准食品标准市外交通费用总参谋部火车硬卧150元/天60元/天30元/天系主任火车硬卧4.招待费用只有在总经理批准招待顾客后才能报销。同时，出差当天的食品补贴按比例扣除(早餐20%，午餐或晚餐40%)。5.出差期间由对方接待单位提供的餐饮、住宿和交通费用不予报销。(三)报销流程1.出差申请：出差人员应先填写出差申请表，详细说明地点、目的、行程、交通方式、预计差旅费等。旅游申请表应经总经理批准。 2.借用差旅费：出差人员将批准的出差申请表交给财务部，按照贷款管理规定办理借用手续，出纳按规定支付借用物品。3.购买机票的33，360名旅客将在行政部门用批准的旅行申请的副本订票(原则上，所有机票将以支票支付。特殊情况下不能使用支票的，必须事先书面说明情况，经批准人签字后，报财务部门备案。4.返回报销：出差人员返回公司后五个工作日内办理报销事宜，按照差旅费标准填写差旅费报销单，由部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批。原则上，前款未清理的人员不得申请新的借款。第六条电话报销制度和流程(1)成本标准1.移动通信费用：为了兼顾效率和公平的原则，员工手机费用的报销采用岗位关联制度，即根据不同的岗位和员工的性质和职位，设定不同的报销标准。具体标准请参照行政部相关管理规定。2.固定电话费：公司提供员工工作所需的固定电话，公司统一支付电话费。不鼓励员工在工作期间打私人电话。(二)报销流程1.每月初(10号前)，公司人力资源部将向财务部移交本月员工手机费执行标准(包括特别批准的执行标准)。 2.财务部通知员工每月中旬(20日前)按照电话费标准向财务部提交发票，办理集中报销手续。3.财务部应指定专人按照日常费用审批程序办理员工手机费审批手续。4.员工应在每月25日前到财务部出纳室签收付款。5.固定电话费用由行政部门指定的专人按照日常费用审批程序和报销程序办理。电话费用发生异常变化时，应报告电信局查明原因，特殊情况应报告总经理请示。第七条运输费用报销制度和流程(一)成本标准：1.需要用车出差的员工可以根据公司的相关规定向公司申请送车。没有车的，经行政部门车辆管理人员批准，可以乘坐出租车。2.本市内部公共汽车票价应当通过保存相应的车票予以报销。(二)报销流程1.员工应安排好交通车票(包括公务车票)，在车票背面签上售票人员的姓名，行政部派人签收，并按要求填写交通费报销单。2.批准：须遵守每日费用批准程序。 3.员工凭批准的报销单到财务部办理报销单手续。第八条办公费用、低值易耗品等报销制度和流程(1)管理条例：为了合理控制费用，此类费用应由行政部门管理1.招待费：为了规范招待费的支出，大量的招待费需事先经总经理批准。 2.培训费：为了便于公司根据需要进行统筹安排，费用由公司人力资源部统一管理，各部门的培训需求应及时提交给人力资源部。人力资源应根据实际需要制定培训计划，并提交总经理批准。 3.信息费：在满足需求的前提下，尽量节约成本，注重资源共享。各部门在采购材料前必须填写资料申请表，并在报销前向行政部数据管理人员登记(数据管理人员应在数据发票背面签字)。 4.其他费用：根据实际需要支付。(二)报销流程：1.招待费