《报销付款规定》模板

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 公 司 管理标准 编制审核批准归口部门实施日期 绝 密 机 密 秘 密 文档名称： 报销付款规定报销付款规定 文档编号: ND-IA-F-005版本号8页数10 NOEDND-IA-F-005 第 1 页 共 12 页 目录目录 1 1目的目的.2 2适用范围适用范围 .2 3术语和定义术语和定义.2 3.1外来原始凭证.2 3.2自制原始凭证.2 3.3报销.2 3.4付款.2 4职责权限职责权限 .2 4.1业务经办人.2 4.2审批人.2 4.3财务部.2 4.4综合管理部.3 5报销的控制要求报销的控制要求.3 5.1时间规定.3 5.2审批分权控制.3 5.3报销要求.3 5.4报销证明文件.5 6付款的控制要求付款的控制要求.6 6.1一般要求.6 6.2时间规定.6 6.3付款流程.6 6.4付款申请单审批流程.6 6.5付款要求.7 7罚则罚则.8 7.1未按规定时间履行报销手续 .8 7.2无法取得合法票据也无法收回货款 .8 8附则附则.9 8.1付款申请单的样式和说明 .9 8.2报销单的样式.10 9相关文件和记录相关文件和记录.12 9.1ND-IA-F-005-R01公司报销单请款单.12 9.2ND-IA-F-005-R02差旅费报销单出差申请单 .12 9.3ND-IA-G-14 审批权限规定.12 9.4ND-IA-H-13-005 总经理基金使用规定.12 9.5ND-IA-H-13-007 误餐补助标准.12 9.6ND-IA-H-14 差旅费管理制度.12 9.7ND-IA-H-14-001 印尼出国费用标准管理办法.12 9.8ND-IA-F-004 手机话费报销管理办法.12 9.9ND-IA-H-21 奖惩制度.12 NOEDND-IA-F-005 第 2 页 共 12 页 1目的 本文件规定了报销时限和付款时间，规范了票据的取得、粘贴和填 写，办理ERP付款申请要求。 2适用范围 本文件适用于海王星母子公司及其事业部。 3术语和定义 3.1外来原始凭证 指在经济业务发生时从外部取得，证明其业务实质的票据。如购货时 取得的发票、车船机票、住宿发票、出租汽车票等正式发票和行政事 业性收费统一收据。 3.2自制原始凭证 指单位自行制定并由有关部门或人员填制的凭证，如报销单、请款 单、付款申请单、入库单、出库单、收款收据、成本计算单等。 3.3报销 指经办人使用备用金或个人款项等垫支后，取得原始凭证，按ND-IA- G-14审批权限规定批准后，到财务冲抵借款或领取款项的行为。 3.4付款 指因接受他人商品或服务，且满足ND-IA-G-14审批权限规定和公 司相关规定后，申请财务直接支付给对方款项的行为。 4职责权限 4.1业务经办人 4.1.1应取得符合报销、付款要求的原始凭证等资料。 4.1.2应按规定履行报销、付款申请手续，不得重复申请付款。 4.2审批人 应根据ND-IA-G-14审批权限规定审核与报销、付款有关的业务的 真实性、价格合理性，确认真实、合理后予以审核批准，审批人签字 确认后，若有问题需要承担行政责任。 4.3财务部 NOEDND-IA-F-005 第 3 页 共 12 页 4.3.1负责规范付款申请单审批权限。改成：（负责审查监督各审批人 执行公司审批权限） 4.3.2在规定时间完成报销单、付款申请单等的审核及销帐付款工 作。 4.4综合管理部 4.4.1应根据ND-IA-G-14审批权限规定设置用友ERP采购订单审批 流程。 4.4.2应根据本文规定设置用友ERP付款申请单审批流程。 5报销的控制要求 5.1时间规定 5.1.1办理时间 5.1.1.1一月份，5日（含）以前，每天办理报销业务；5日以后，每周二全 天、周三、周四上午半天办理报销业务。 5.1.1.2二月份至十一月份，每月27日（含）之前，每周二全天、周三、周四 上午半天办理报销业务，其他时间不办理报销业务。 5.1.1.3十二月份，20日以前的每周二全天、周三、周四上午半天办理报销业 务，20日（含）以后，每天办理报销业务。 5.1.2报销时限 5.1.2.1借领支票应在一周内报销。 5.1.2.2自外来原始凭证开具之日起30天内到财务部办理报销手续。为此，异 地作业的项目组，项目经理应指定经办人，以十五天为周期，每月5 日、20日将报销单据递交至财务部报销。 5.1.2.3跨年度的报销最迟不得超过次年的一月五日。 5.1.2.4一万元（含）以上报销需要支领现金的，应在前一天的14:30前通知出 纳。 5.2审批分权控制 费用实际报销人和审批人应按照分权原则，自己不能审批自己的费 用，主管部门负责人发生费用，则需上一级领导审批。 5.3报销要求 职责 人 事 项 要求 业 务 原 始 凭 证 的 取 得 1.取得与经营活动有关的合法真实票据。发生5.2所述业务，应附有证明文件。 2.应有清晰、齐全的发票专用章。税务机关代开的发票应有税务机关代开发票专用 章。 3.单位台头正确，票据项目齐全一致，字迹清楚。大小写金额不得修改。其他内容 发生错误，更正后应在更正位置加盖有发票章。 4.未注明具体内容的商品或服务发票，如“材料一批”、“办公用品”、“食品” “日用品”“图书”等，应附有加盖发票章的明细清单。材料、低耗品等实物采 NOEDND-IA-F-005 第 4 页 共 12 页 职责 人 事 项 要求 购的报销应随附入库单或接收单。 5.票据不慎丢失，应取得发票开具方加盖发票专用章的发票复印件。同时，应出具 详细的书面报告写明原委，按照审批权限报批。 6.开票方、收款方与合同供方应一致。 7.以公司员工名义在税务局代开的发票，与业务实质不符，不得报销。 8.代开发票税务局与施工（劳务）发生地不符的，不得报销。 9.抵票一律不予报销。 10. 报销机票时必须附行程单。 11. 报销快递费用需要附快递单。 报 销 单 据 的 填 写 1.涉及到出差（外出）办理公务的（即交通费、住宿费、差旅补助等），应填写 差旅费报销单，其他情况下使用公司报销单。 2.差旅费报销执行公司ND-IA-H-14差旅费管理规定。差旅费报销单上应注明出 差任务、时间、地点、行程安排、交通工具、出行人数等信息，两人以上出差 时，差旅费报销单应列明每个人的费用明细，如周末出差，则需要写明周末出差 原因，并由部门经理签字；差旅费报销涉及交通费、住宿费，应填写差旅费报 销单附表一，写明交通费和住宿费明细；差旅费报销时应附出差申请单。 住：出差补助应与交通费、住宿费同时报销，不得单独报销各项补助。 3.使用黑色签字笔，字迹工整，不得涂改、刮挖补擦。 4.同时用于多个部门或项目的，应根据每个部门或项目应负担的比例将费用分摊， 明确注明，分行填列。报销时无法区分归属部门的，按照谁签字谁暂时负担的原 则，月末25日暂时负担的部门应向财务部提供当月领用（耗用）统计表，列明领 用部门、领用金额等重要信息。 5.大小写金额必须一致，合计小写金额前加注币值符号。大写金额除有分的，后面 一律加“整”或“正”字。 6.每月固定发生的费用应注明所属期间。公司自有车辆每年固定发生的费用（交强 险、商业险、年检费、验车费、车船使用税等）应注明所属期间和车牌号。 7.招待费报销时须另附A5纸张大小明细，明细报告招待的客人单位、人员、人数及 陪同人员、人数及工作任务，报销餐费需要附点菜单。 8.加班报销餐费经考勤管理者签字确认后，由主管（副）总经理审批，报销金额参 照出差误餐补助标准报销，随附A5纸张大小用餐人员明细表。 9.公司报销单经办人处应填写实际报销人员，不能由其他人代填。 经 办 人 业 务 经 办 人报 销 单 据 的 粘 贴 1.所有报销的原始单据应另附粘贴纸，使用胶水一张张错落有致地按照报销单所列 时间顺序粘贴（粘贴纸为二分之一A4纸大小）。 2.粘贴时单据不应颠倒放置，不应覆盖金额等重要信息。在粘贴纸上应注明所贴单 据的张数及金额。 3.如原始单据背面为蓝绿色或紫色自动复写的，粘贴时应将单据的正面粘贴在粘贴 纸上，以防日久脱落。 4.增值税专用发票不要粘贴折叠，应保持整洁、平整。 5.不得使用订书钉、回形针、大头针等装订单据。 发票粘贴方式如下图： NOEDND-IA-F-005 第 5 页 共 12 页 职责 人 事 项 要求 备 案 1.总经理基金报销执行ND-IA-H-13-005总经理基金使用规定。业务经办人持审 批后的单据，到人力资源部指定人员处备案，然后到财务部会计处稽核。 2.通讯费报销执行ND-IA-F-004手机话费报销管理办法。业务经办人持审批后 的单据，到综合管理部指定人员处备案，然后到财务部会计人员处稽核。 3.差旅费报销执行ND-IA-H-14差旅费管理规定，业务经办人持审批后的单据， 到人力资源部指定人员处备案，然后到财务部会计处稽核。 会 计 财 务 稽 核 1.合规性审核合规性审核 （1）是否符合ND-IA-G-14审批权限规定。涉及委托授权的，是否有授权文 件。 邮件进行审批时，应抄送财务报销审核人员，不能将审核同意后的邮件转发 给财务审核人员。 （2）是否符合公司相关管理规定，如ND-IA-H-14差旅费管理规定、ND-IA-H- 13-005总经理基金使用规定等。 （3）财政专项资金补助项目必须在预算内报销，且符合国家有关制度办法。 （4）报销费用标准高于公司制度规定的标准，或公司制度未做规定的，则需总经 理特批。 2.完整正确性审核。完整正确性审核。 （1）外来原始凭证是否符合要求。 （2）报销单据的填写是否符合要求。 （3）开票方、收款方与合同供方是否一致，如不符，则不予报销。 出纳 付 款 出纳人员根据会计审核后的报销单据予以报销；基地出纳人员收到报销单应先由总 部财务部进行审核，审核无误后才能予以报销。 5.4报销证明文件 5.4.1会议费，应有会议通知、地点、会期、会议纪要、参会人员的签到单 等资料。 5.4.2向非金融机构或个人借款而支付的利息，须有借款合同（或协议）、 付款单据；在按照合同要求首次支付利息并进行税前扣除时，应提供 “金融企业的同期同类贷款利率情况说明”。 5.4.3根据法院判决、调解、仲裁等发生的支出，应有法院判决书、裁定 书、调解书，以及可由人民法院执行的仲裁裁决书、公证债权文书。 NOEDND-IA-F-005 第 6 页 共 12 页 5.4.4向员工及家属支付的赔偿费，应有赔偿协议、相关部门出具的鉴定报 告（或证明）、法院文书以及当事人签收单。 5.4.5因产品（服务）质量问题发生的赔款和违约金等支出，应有质量赔款 协议、质量检验报告（或质量事故鉴定）、相关合同、法院文书。 5.4.6水电费应有水表、电表的抄表记录。与其他企业、个人共用水电的， 应有盖章（或签字）确认的水电分割单、水电部门开具的水电发票的 复印件。 5.4.7运费的合同或佐证应有以下信息（1）实际受票方（甲方）；（2）承 运人（乙方）；（3）收货人；（4）发货人；（5）起运地、经由、 到达地；（6）费用项目及金额；（7）运输货物信息；（8）车种车 号；（9）车船吨位。 6付款的控制要求 6.1一般要求 6.1.1以下常规业务在报销时能同时提供完整原始凭证，且无未了应付款 项，可不通过用友ERP办理付款手续，填制纸质报销单据即可。 6.1.1.1工资、五险一金； 6.1.1.2体检培训费、人身安全保险费； 6.1.1.3专利费等行政事业性收费； 6.1.1.4投标、履约等保证金、押金； 6.1.1.5对外投资、归还贷款、支付利息、财务费用、缴纳税费； 6.1.1.6零星的办公费用、差旅费、通讯费、水电暖、车辆耗费、餐费、油耗 等。 6.1.2除上述情况，均应通过用友ERP办理付款手续。 6.2时间规定 6.2.1财务总监在2个工作日内完成付款申请单的审核任务。 6.2.2财务部在3个工作日内完成支付工作；需要付汇的，在5个工作日内完 成支付工作。 6.3付款流程 6.3.1业务经办人使用采购订单生成付款申请单，提交审核。 6.3.2部门负责人根据权限审核付款申请单，提交终审。 6.3.3财务总监根据合同及公司规定，审核付款申请单。 6.3.4业务经办人持终审的付款申请单，向财务部申请付款。 6.3.5财务部根据资金使用计划及付款申请单，办理付款手续。 6.4付款申请单审批流程 6.4.1总部部门审批流程 NOEDND-IA-F-005 第 7 页 共 12 页 6.4.1.1总部部门负责人主管副总经理财务总监总部总经理。 6.4.2业务单元或子公司审批流程 6.4.2.1事业部（子公司）子部门负责人事业部（子公司）主管副总经理 财务总监总部总经理。 6.4.3各级审核人审批权限 6.4.3.1依据公司审批权限制度执行。 6.5付款要求 职责人 事项要求 付款单 据间的 关联性 1.采购订单、付款申请单、入库单、发票等单据应可联查。 2.一个合同最多只能有两笔采购订单。第二笔采购订单金额为合同总金额减去第 一笔采购订单金额后的余额，并在请款理由及用途处注明第一笔订单编号。 3.必须由采购订单生成付款申请单。 4.办理入库手续的，必须由入库单生成发票。不办理入库手续的，用订单生成发 票。 5.由付款申请单生成付款单。 付款单 据填写 的规范 性 1.应准确、完整地填写单据所列事项。 2.不得随意增减公司、支付方式、结算方式档案。详见附件。 3.供应商、银行及账号，应为合同中的签约供应商（服务商）。 4.供应商为个体户，单笔金额等于或超过人民币两万元（￥20,000.00）或者全年 交易次数等于或超过10次的，不得使用“*省（市）个体户”，应为合同中的 签约供应商（银行账户对应的姓名）。 5.请款理由及用途规范： （1）应注明所购物资等的名称。 （2）付汇的，应注明外币金额。汇率以财务部要求为准。 （3）供应商为“*省（市）个体户”的，应注明该银行账户对应的姓名。 6.个人垫支或已使用备用金支付的，应按如下要求填列： （1）支付方式为现金； （2）供应商银行和账号为0； （3）结算方式为现结等； （4）请款理由及用途处应注明某人报销、冲某人借款等字样。 7.ERP单据上的录入人应是单据的实际录入人员，业务员应是业务实际经办人 员。 业 务 经 办 人 付款单 据提供 的完整 性 1.付款支持文件： （1）附件应字迹清晰、A4标准尺寸。 （2）通常单笔金额等于或超过人民币壹万元（￥10,000.00），应附合同。 （3）未签订合同的，固定资产等应附验收单、存货应完成入库手续、发票 应完成财务审核手续，即：货到票到方能付款。 （4）月结的，应附月结对账单。对账单以上期28日至本期27日的入库单 （接收单）为一个周期，办理入库的应由供应商（签章）、业务经办 人、财务部存货会计共同确认；不办理入库的应由供应商（签章）、 业务经办人共同确认。 NOEDND-IA-F-005 第 8 页 共 12 页 职责人 事项要求 业 务 经 办 人 （5）非固定价格合同，应附结算单。结算周期有约定的，以合同为准；没 有约定的，以上期28日至本期27日为一个周期，应由供应商（签 章）、业务经办人、项目或事业部负责人共同确认。 （6）验收合格后付款的，固定资产等应附验收单，存货应完成入库手续。 （7）货物到货后付款的，固定资产等应完成到货手续（有接收人确认）， 存货应完成入库手续。 （8）收到发票后付款的，发票应完成财务审核手续。 （9）支付质保金，应附资产管理部门出具的执行期间的证明文件。 （10） 供应商更名的，必须附证明文件。 （11） 订单已审批，但不符合上述条款而申请付款的，必须有按以下要求审 批的邮件或请款单等作为证明文件。 总部部门负责人初审主管副总再审财务总监终审。 事业部（子公司）子部门负责人初审事业部（子公司）总经理再 审主管副总再审财务总监终审。 （12） 上述付款支持文件应作为付款申请单附件上传到ERP系统中。 2.支付外汇支持文件： 支付外汇除满足前款“付款支持文件”外，还应提供如下资料： （1）预付货款 以电汇方式(T/T)汇款，还应提供合同原件、发票、供方银行开具 的预付款保函（单笔金额超过等值伍万美元的，应提供经金融机构 核对密押的外方金融机构出具的预付款保函）。 以信用证方式(L/C)结算，还应提供合同原件、供方确认的信用证 开证申请书、电子版开证申请书。 （2）货到付款 以电汇方式(T/T)汇款，还应提供合同原件、发票、箱单、报关单 付汇证明联原件及复印件。 以信用证方式(L/C)结算，还应提供合同原件、供方确认的信用证 开证申请书、电子版开证申请书。 （3）特殊事项以银行、外汇管理局要求为准。 财务 总监 财务稽 核 1.合规性审核。财政专项资金补助项目必须在预算内付款。 2.完整正确性审核。 出纳付款出纳根据财务总监审批后的付款申请单予以付款。 7罚则 7.1未按规定时间履行报销手续 经办人未按规定时间履行报销手续的，参照ND-IA-H-21奖惩制度 予以处罚。 7.2无法取得合法票据也无法收回货款 NOEDND-IA-F-005 第 9 页 共 12 页 对经办人个人原因造成预付款项无法取得合法票据，也无法收回货款