档案建立与台账管理

档案建立与台账管理,品质管理部,档案管理的必要性,引言： 物业从事的是服务性工作，服务质量是核心竞 争力，在如何提高服务质量的过程中，档案管理发挥至关重要的作用。必要性：是各项事物处理、设备维护的依据(报修投诉处理)有一定的凭证作用。（监控录像档案)是规避风险的主要途径之一。是开展物业研究的基本统计素材反应物业管理水平，评价物业质量并综合反应物业管理状况。是行业趋势，是各项评优的组成部门。（市优、国优）,档案管理的原则,一、安全至上原则： 防火、防盗、防湿、防虫； 专管（专人收集、专人管理）二、集中分散原则： 统一制度、统一标准、统一规范，集中收集 不同部门、不同业务（各领班各自分管）三、业务对应原则： 业务门类不同，分类方法不同,档案管理的原则,四、规范管理原则：避免特立独行、标新立异、自 搞一套。五、指标评价原则： 量化 目标考核重要指标。六、切实可行原则： 不刻意作假。,档案建立流程,优质档案的来源,第一步、档案收集,没有规范完整的物业资料，就不会有规范完整的物业档案，更谈不上整理；保管就失去意义了，利用价值当然就大打折扣。档案的来源：详见右图,第一步、档案收集,定义：按照有关规定、通过例行的接受制 度和专门的征集办法，将分散在各部门、个人手中和散失在其他地方的档案有组织有计划保存在一个地方。收集要求：常年累计、持久；制度化和规范化，及时并不断更新。齐全完整，保质量。 精简准确，并能反应企业的业务活动。,第二部、档案整理,（一） 归档文件书写要工整、清晰，不用普通圆珠笔、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。（二）文件收集是否齐全完整，底稿、附件是否装订在一起；一次会议、一项工作、一个事由(或问题)的文件是否全部归档。 （三）归档年度是否分清，跨年度文件是否分清；（四）归档文件保管期限划分是否准确，几种保管期限的文件是否混在一起；,第三步：装订,1、装订前，对破损的文件进行修复以延长其寿命。修复主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件进行修补。2、复制字迹模糊或易褪变的文件。一般采用复印的方式进行复制。比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。 3、去除易锈蚀的金属物，如订书钉、回形针等。,第三步：装订,4、装订的方法采用三种：一种是10页以内用胶水粘贴，第二种是40页以内用钢夹固定，三种是40页以上用“三孔一线”装订。要求：装订文件封面制作规范 档案封面.doc,第四步：编号,编号是编目工作的起点和基础，通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以固定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时提供实体条件。,第五步：编制目录,它是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础。编目必须按照分类、排列的结果、逐类、逐件编制目录，以系统、全面的提示归档文件的全貌。,第六步：装盒,装盒要求归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归档时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。要求：统一文件盒脊设置 档案盒标识.doc,备 考 表,备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。日期：归档文件整理完毕的日期。要求：备考表制作 备考表.xls,档案管理,推行计划,1、表单的内容讨论定稿2、推行计划 永康项目管理部 ： 3.25-4.5 肿瘤项目管